论秘书工作现代化和网络化

PAGEPAGEII论秘书工作现代化和网络化摘要：计算机和网络的普及给世界各个领域带来的影响是巨大的，秘书工作也受到了前所未有的影响。这其中有正面的也有负面的。文章就此作简单分析，并对负面影响提出了相应的对策。关键词：秘书；现代化；网络化；影响Abstract:thepopularityofcomputersandnetworkshasbroughtenormousimpactonvariousfieldsthroughouttheworldandsecretarialworkhasbeenaffectedunprecedentedly.Therearepositiveonesandnegativeones.Thispapermakesabriefanalysisonthisissueandputsforwardcorrespondingcountermeasuresagainstnegativeimpacts.Keywords:secretary;modernization;networking;influence

目录前言 1一、秘书工作现代化和网络化概述 1（一）秘书工作现代化 1（二）秘书工作网络化 2二、现代化与网络化对秘书工作的影响 5（一）现代化和网络化对秘书工作的积极影响 51.工作方式的电脑化 52.信息资源的网络化 53.秘书观念的转变 54.秘书素质的提高 5（二）现代化和网络化对秘书工作的消极影响 61.对材料原始性真实性的影响 62.对文书管理、信息传递的影响 6三、秘书人员如何更好的应用现代化与网络化 6（一）上层的组织和秘书人员的适应 6（二）秘书人员的素质应不断提高 7结论 8参考文献 9致谢 10PAGE10前言随着社会的发展进步以及市场经济体制的改革，各个领域工作中处理的信息量大增，企业的生产经营正不断向集约化、现代化迈进，产品的科技含量不断提高，在这种背景下，传统文秘工作中存在着许多弊端而无法满足现代办公的需求。许多事务工作，如速记、誊写等普遍由手工操作转向使用电脑，不仅如此，由于一些办公自动化软件（Excel、Powerpoint等）的应用，使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于现代化。传统的秘书工作只是一种更倾向于劳动密集型工作，知识或者技术附加值相对较少，而且长期下来，缺少创新，使得秘书的工作价值得不到认同。而且由于我国是一个人口大国，秘书的就业门槛相对较低，缺乏创新性的工作必然导致就业竞争压力更大。这样，秘书工作就会形成一个低价值、高竞争的恶性循环。而现代化和网络化对于秘书工作而言是一个提升自身工作价值的绝好机遇。随着我国社会市场经济的不断发展和完善，科学技术尤其是信息技术的不断发展和普及，社会竞争日益激烈，传统的工作方式在信息化和现代化的浪潮下，不断被取代。信息化浪潮是对传统秘书工作是一个巨大的冲击，但是，对于创新秘书工作、提升秘书的工作价值，又是一个难得的契机。因此，研究秘书工作的现代化和网络化，具有非常重要的现实意义。一、秘书工作现代化和网络化概述（一）秘书工作现代化秘书工作的现代化主要包括秘书工作观念的现代化，办公工具的数字化，秘书办公系统的信息化这三个方面。现代化的秘书工作与传统的秘书工作是有着较大的差异的，现代化的秘书工作要求秘书工作具有更高的附加价值，能够为组织做出更多的贡献，而传统的秘书工作则更多地是一种机械性的劳动，只是应付是的完成秘书的基本职责。在现代环境之下，秘书工作观念也必然需要经历一个现代化的过程。传统的秘书工作观念是一种线性思维，而现代秘书工作经验则是一种网状立体思维，通过运用各种途径，利用各种工具，采取各种策略，提升自身的工作价值，这就是秘书工作观念的现代化。秘书工作的现代化，在一定程度上是由秘书办公工具的数字化来体现的。办公工具的数字化，主要是指计算机，传真机，打印机，扫描仪，投影仪等数字化办公工具在秘书办公过程中的应用。这些工具的应用能够改变传统的工具条件下，秘书的工作效率低下的问题，使得传统的秘书工作占用秘书的工作时间逐渐减少，让秘书能够有更多的时间来做其他事情，从而提升其自身的价值。秘书办公系统的信息化是指，在一些组织内部，秘书办公不仅仅能够享有数字化办公工具的便利，同时还能够通过组织内部的办公系统来有效的提高自身的工作效率，对办公流程进行简化，及时、快捷的接受或发送信息。这种模式下，秘书的工作效率提升，相关信息的共享程度提高，能够促进组织的知识溢出，从而形成更好的经济效益，这个过程同时也是秘书工作增殖的一个过程。二十一世纪是一个信息时代，信息时代要求管理者在实现高效管理的同时，必须保证各种管理政策能在向下传达中不产生误差，并对员工、部科、合作伙伴、投资者和支持者产生预期的影响。来自各方面的建议和要求也要及时反馈到管理者的接收器中，确保管理的前瞻性和准确性。在外部关系中由于利益的需要，也对信息的共享提出了不同的要求。因此，在互联网发展的今天，管理者从居高临下的领导者开始演变成为推动高效沟通的联系人。公司面临的内外关系和部门之间的纵横关系在网络的作用下没有了明显的分界线。不同的管理者可以共享计划、需求信息以及各种必要的资料。在这种环境下，秘书是网络管理中的一个节点。每天都要接受或发出大量的信息，而且必须保证信息传输过程中的完整性和准确性。目前只有实现秘书工作的现代化，才能有效地提高信息沟通的速度和效率，节省运营成本，规范单位管理并使决策变得迅速科学。（二）秘书工作网络化对于任何一个组织而言，秘书的工作岗位都是一个信息的枢纽，通过秘书这个一个岗位，能够实现组织这种的信息的上传下达，从而维持组织的正常云状。在传统的工作模式之下，秘书的这一工作效率较低，秘书的信息网络节点效应并不显著。秘书每天都要接受或发出大量的信息，而且必须保证信息传输过程中的完整性和准确性。因此，传统的方式难以胜任，目前只有应用网络通讯资源，才能有效地提高信息沟通的速度和效率。具体而言，秘书工作的网络化主要是体现在利用内部局域网（Intranet）的众多沟通功能和以及利用外部网络与合作伙伴、投资者和支持者的及时沟通两个方面。利用内部局域网发布内部文件的网上公告板，从能够及时将那些周知性的事宜加以公布。或者通过网上公告板的方式，将组织的一些内部文件以及报告等信息公布，实现这些信息的共享，通过内部局域网法网企业的各个部门。利用内部局域网，能够使得秘书成为组织管理层与基层员工之间交流、对话的一个有效途径和通道，实现管理人员与员工间的平等沟通。这种网上角色的转变，极大地满足了员工的心理需求，在很大程度上鼓舞了员工的士气，提高了企业的凝聚力。同时这也是秘书价值的增殖，相交于传统的工作方式，秘书工作在网络的支持之下，能够有效地将减少组织内部的矛盾，促进组织的和谐，彰显其自身的价值。除此之外，还能够通过利用内部网络信息发布系统来出版组织的电子刊物以及利用内部网络完成电子档案的管理。电子刊物能够可以替代传统的组织内部刊物。从而能够大大的降低成本，减少使用纸张，一方面能够有效的提高组织的经济效益，另一方面也能够为环保做出贡献。利用内部网络以及数据库服务器管理档案，秘书人员直接就能够在计算机端完成电子档案的制作或者接受，电子档案就应运而生，然后通过运用MicrosoftSQLSERVER2003等数据库管理软件就能够实现对电子档案的保管工作。秘书人员只需要协助信息部门维护好数据库系统和内部网络就能够确保万无一失。利用外部网络，秘书能够做好信息管理工作。外部网络的延伸，消除了信息搜寻的时空便捷，使得秘书能够通过网络搜索引擎，直接面对网络世界之中缤纷的信息资源，从而采集自己需要的各类数据或者信息。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。这方面的信息主要来自于纵向的上级、中层和基层下达和上传的信息，秘书人员必须作到收集有用的信息，并且注意保存。来自横向的政治、经济、文化、社会方面的信息的收集，秘书人员只有利用广播、电视、报刊等新闻媒体去广采信息，从而打开各方面的信息源，开通多种信息渠道。秘书人员还可通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可实现个人与个人，企事业单位与企事业单位之间的资源共享。网络的出现，其最为重要的一个意义就是它实现了跨地域交流的成本的不断降低，同时也使得跨地域的信息交流方式多元化，IP电话、QQ、MSN等工具可超时间性、超地域性和沟通双方的进行互动，大增加工作效率。同样，这些工具对于秘书工作而言，能够大大的加强工作的效率，并且为秘书工作价值的提升带来了多种多样的可能性。秘书通过多元化的外部网络工具，能够促进组织与合作伙伴、投资者和支持者之间的实时沟通。利用外部网络，秘书平时的传真工作也能够提高效率，网络传真可通过互联网使传真件发送到对方的普通传真机上或电子信箱中，用户可以选择任何时间、任何地点发送传真。这就使得秘书的工作的灵活性大大的提高了，不必要非得在固定的时间来安排发送传真，从而使得其他工作无法开展。利用外部网络，秘书还能够将组织内部的相关新闻通过合适的渠道进行发布，从而能够满足公司合作伙伴以及主要顾客对公司经营信息的需求。这种需求的满足，本身也是秘书价值提升的一种体现，在传统的模式之下，秘书要负责新闻的发布，就必然只能够选择报纸、广播以及电视等传统的媒体来进行，这些媒体的门槛较高，而且资源相对有限，在无形之中加大了秘书的工作难度。而且在实践中，通过传统的媒体资源来发布组织的新闻，一方面其成本相对较高，组织难以接受；另一方面，秘书的工作难度太大，难以实时发布新闻。而利用外部网络则能够有效的解决这些问题。网络之所以能够产生如此巨大的影响，就在于它具有信息资源丰富性；传播双向性，交互性，个人化；速度快、时效性强；空间开放性和相对平等性；传播手段的多样化；信息的分散性这几个特点。网络把天南地北的人联系起来了，还把各地的信息共享，方便人们工作．秘书办公有了网络办公软件的办公平台，实现了轻松有序的管理，将来还可能实现办公的智能化，办公变得越来越轻松。无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。拥有一套现代化，网络化，智能化的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。二、现代化与网络化对秘书工作的影响（一）现代化和网络化对秘书工作的积极影响1.工作方式的电脑化计算机和网络给传统的工作方式带来了极大的冲击，意味着以手工操作和纸笔为主的工作方式正在被淘汰，无纸化办公将成为现实。以电脑为载体的工作方式具有很强的灵活性并能大大提高工作效率。写作时不仅提高了文稿的质量，而且减少很多重复性劳动，信息的剪切、复制、粘贴，以及跨文本的调用都非常方便。2.信息资源的网络化人类社会正在进入一个信息化、网络化的知识经济时代。社会信息的成倍剧增，使得经济的竞争实质上已发展为信息的竞争，信息化程度的高低正在成为一个国家发展水平的重要指标。秘书是领导的参谋和助手，除了做好日常事务性的工作外，最重要的就是收集整理有用信息，协助领导决策以提高工作效率。信息资源的网络化，加快了信息交换的频率与速度，加速实现信息资源的交流和共享，使得秘书收集有用信息更加方便、快捷，从而更好更快地为领导决策提供可靠有力的信息。3.秘书观念的转变网络给秘书工作带来了全新的观念。传统的线性思维模式将被网状立体思维模式代替。如今信息的传递已不是单项的，而是互动式的，它大大加快了政务活动的节奏，使得政务信息更加开放透明化，各级政务部门的管理能力、决策能力、应急处理能力和公共服务能力得到了较大提高。4.秘书素质的提高网络时代为秘书人员大显身手提供了历史性的机遇。为了更好的为领导服务，辅助决策，秘书人员在不断提高着自身的素质。一方面更新观念，自觉转变思维方式和工作方式，另一方面努力学习和掌握网络技术知识，提高实际应用水平。（二）现代化和网络化对秘书工作的消极影响1.对材料原始性真实性的影响秘书工作虽然琐碎，但是严谨性极高。这样的特殊性使得秘书工作时对原始材料的保存、备查显得尤为重要。随着计算机和网络的普及运用这方面出现了漏洞。比如，领导讲话稿的成文过程。现在领导的讲话稿一般都在计算机上操作完成，秘书人员根据领导的意图，网络中搜索信息完成初稿，初稿由领导审阅后，秘书人员直接在计算机上修改完成定稿，为提高工作效率，邮件来邮件去，优盘来优盘去，最后保存的只是最后一稿，这其中领导的修改意见，甚至最初的意图已部分或者全部丢失，材料的原始性真实性受到影响。会议记录的整理、存档。会议记录是秘书工作内容之一。随着录音机、电脑的普及，在很大程度上改善了人们对语言记录和书写的条件。携带方便，使用快捷的笔记本电脑自然成为会议记录的主角。可是如此记录是初稿定稿合一，存档时只有一稿，且其中多了几分记录人员的主观任意性。这不仅违背了存档时初稿定稿各一份的要求，材料的真实性也受到影响。2.对文书管理、信息传递的影响文书处理是办公室秘书人员的一项重要工作，信息传递是秘书的基本工作职责。就运用计算机导致的负面影响阐述如下。①文书处理方面。收文和发文都有一套固定的程序，这程序一般是不容删减和变动的。如果运用电子邮件传输文件经常是几个程序合一，这样既破坏了公文的严肃性，违反了国家颁布的新标准，也将使档案工作无法正常进行。②信息传递方面。信息工作讲求时效性和广泛性，对此运用电子邮件传递信息具有无法比拟的优势。但是我们在考虑时效性和广泛性的同时，信息的保密性和准确性却不容忽视。三、秘书人员如何更好的应用现代化与网络化（一）上层的组织和秘书人员的适应办公自动化给秘书工作带来如此大的冲击和改革，那么，秘书工作在办公自动化条件下的新情况、新特点及应当注意的事项，是我们应当认真考虑和研究的。秘书工作是办公室行政工作中最常见、最普通的一类，对于秘书工作来说，推行办公自动化还存在着一些误解。为了实现秘书工作现代化，应当有计划有步骤地从长远发展的角度去组织这项工作。比如认真实现秘书工作的规范化操作，科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范，严格规范秘书工作制度和程序；认真分析工作中所需要的信息处理功能，分清轻重缓急，把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上，切实取得成效和经验；要重视设备与软件的购置，更要重视它们的使用与管理。（二）秘书人员的素质应不断提高随着办公自动化进程的推进，秘书人员的素质需要不断提高，除了在日常工作中不断完善自己的专业知识，提高自己的业务技能，单位或部门还应组织或培训秘书人员熟悉常用的现代化办公设备以及常用的办公系统软件，使秘书真正成为一个办公自动化时代的行家里手，在办公自动化环境中从容高效地处理业务工作。办公自动化的实现从方方面面对传统秘书工作提出了挑战，处于转型期的秘书人员应努力适应办公自动化新环境。首先，应该从思想观念上应充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。其次，应落实到自己的行动上。秘书工作千头万绪，错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件，以适应新环境对秘书的新要求，充分发挥秘书职能；最后，要能逐渐地在日常工作中，把传统工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。秘书工作的现代化不是一朝一夕之功，是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧，就会影响整个单位的工作和效益。办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要，而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系，才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。

结论这个网络时代，秘书工作走向网络化与现代化是必要的，我们需要提高工作效率，跟上社会节奏，不在不必要的事情上浪费时间，利用现代化和网络化，起到事半功倍的效果。但是，从当前来看，秘书工作的现代化和网络化还存在一定的问题，现代化和网络化的工作环境在给秘书工作带来便利的同时，也给我们带来一些负面影响。如计算机的漏洞，文件保留的不完全，信息严谨性等。我们应该进一步完善这些不足，以保证秘书工作的效率。希望本文的研究能够有助于我国秘书工作的现代化和网络化进程的进一步深入，促进秘书工作效率的提高，提升秘书工作的价值。

参考文献[1]