高校合同审计审签工作的思考

高校合同审计审签工作的思考

随着教育体制改革的不断深化和高校规模的变化，高校资金的融资形式也发生了变化。越来越多的经济活动和更广泛的外部合同内容。为进一步规范高校的对外活动,加强监督,防范学校的经济风险,高校的合同审计审签逐渐成为高校内部审计的一项重要内容。如何在复杂的环境中做好高校的合同审计审签工作成为学校内部审计人员面临的新课题。一、大学签署合同的内涵和作用(一)设立、变更、终止民事权利义务的协议高校合同指高等院校及其相关部门与其他平等主体(自然人、法人和其他组织)之间设立、变更、终止民事权利义务的协议。高校的合同审计审签实际是指学校审计处对涉及物资、服务等采购活动、基建维修工程及房屋租赁、资产处置等经济活动,就合同签订与履行的全过程所进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。(二)经济合同的审核有助于防范风险通过合同审计审签工作,可以强化学校内部控制机制,明确合同签订程序,规范各级管理行为,对高校内控建设及发展有着深远意义。一方面可以完善高校合同条款,避免潜在的经济纠纷。高校内部审计部门对各职能部门或相关单位送来的各类经济合同,通过对合同主体、内容和形式的合法性、合同文本格式的规范性、合同条款的完备性、合同实质性条款与招标文件、询价信息的一致性等进行审查,可减少合同签订的失误,防范风险。另一方面可以强化内部控制机制,增强职能部门的责任意识。高校的内审部门通过对各部门提供的合同订立的依据及合同订立的流程进行审计,审查合同所涉及的经济活动是否经过授权批准、合同所涉及的经济活动是否履行了学校规定的相关手续、招投标项目有无招标记录、所签合同与招投标的结果是否一致、询价的项目有无用户及职能部门的共同调研结果及结果的合理性等。这样既可审查合同签署的流程,又加强了各部门的责任意识,强化学校的内控机制,更好地避免风险。二、大学合同审查和合同签订中的问题(一)以部门或学院的名义对外签订合同,缺乏统一管理目前高校所签订的合同种类繁多,大致可分为各类资产、服务、设备、药品采购合同、建设工程合同、修缮工程合同、对外合作办班合同、国外办学合同、科技服务合同、资产租赁合同、捐赠合同等经济类合同,另有人事管理、劳动用工合同等。合同签订的主体较复杂,既有基建处、后勤处、设备采购处、国有资产管理处、人事处等相关职能部门,又有教务处、外事管理处及各个二级学院。由于高校各部门平时均相对独立地对外开展各项社会活动,因此在对外签订合同时往往是以部门或学院的名义对外签订,各自为政,所签订的合同通常分散在各部门及学院,缺乏统一的管理。高校内部无专门的管理机构对各类合同的全过程进行必要的监督,这种多头管理多头对外的管理体制使一些合同无法及时归档、统一管理,相关领导及财务部门也无法全面了解所签合同的标的额,易形成潜在的经济及法律风险,给学校造成损失。(二)合同内容不同由于高校对外合同内容多样,既有工程项目的施工合同,又有购买设备资产的采购合同、还有对外办学办班的合作合同等类型,合同的文本格式各不相同。以物资采购合同为例:由于所购资产既有国内也有进口的设备及资产,供货方有国内生产厂家、有代理商,还有负责进口设备的外贸代理公司,既有小公司也有大公司。在实际工作中有时采用高校自已拟订的合同文本有时采用供货单位的格式合同,造成合同签订的文本各式各样,合同涉及条款也不一致,甚至大相径庭。合同中所涉及的质量标准、违约责任条款、安全事故责任的约定、货款支付方式的约定及纠纷解决的方式、管辖地等重要条款的约定不系统,增加了内部审计部门进行合同审计审签工作的风险。(三)合同未审签或失败审签目前高校的合同管理意识还不强,合同审计也没有较为成熟的审计依据、审计程序及评价体系。高校内部尚未出台系统的管理办法、实施细则等与合同相关的规章制度。部分高校虽出台相关文件要求对合同进行审计审签,但对合同审计的操作性层面却没有具体明确的规定,对于合同审计程序、各职能部门在合同签订及履行过程中的职责界定及未经审计的合同有何制度约束等,尚未有完整明确的制度规定。实际工作中各职能部门的合同虽大部分经审计处审签,但也有部分工程项目已做完,工程决算需送交审计时才临时补签合同补审签手续,各学院对外办班及其他用工合同等却未送审计处审签,各种科研及技术服务等合同未经审签但财务已付款等情况。由于缺少完善的制度约束,各职能部门无明确的责任边界,学校的合同管理工作随意性较大,学校的风险未能得到有效防范。(四)合同调查员的专业素质不足三、大学合同监督活动的改进(一)学校对对外签订合同的授权高校的合同管理工作可以规范学校的各项经济行为,有效防范财务风险、法律风险,预防合同纠纷,提高资金的使用效益,减少“暗箱操作”。因此学校为加强合同管理,规范合同管理行为,应成立合同管理工作领导小组,由校领导分管,纪委、财务、审计、设备采购、基建等职能部门共同参与,明确对外各部门的职责权限。鉴于学校才是独立的民事主体,学校内设各部门及院系均不能对外独立承担民事责任,学校对外签订合同时不应以内设部门或院系的名义对外签订,对外签订的合同主体需经学校授权,以学校名义对外签订合同,使用统一的合同专用章,各部门严格在授权范围内签订各类合同,并由学校统一管理。合同的文本形式,凡是国家或相关行业有统一示范文本的,由于其合同条款较全面、完整、严谨,应使用示范文本;没有统一示范文本的,学校应根据具体情况参照国家相关法律规定及学校具体要求组织相关人员拟定、设计出适合学校的各类合同的高校示范文本,提高合同的规范性,降低审计风险。(二)建立健全合同磋商、合同签订及履行过程的相关法律法规合同管理是各相关业务部门相互协作的一项系统工程,合同审计审签是合同管理中的一个环节。为使合同的签订、审签、履行及管理制度化、规范化,学校应根据《合同法》及其他相关法律法规,结合学校的工作实际,建立一套较为完善的合同磋商、合同签订及履行过程的有关制度及规定。制度中应根据合同的内容、合同类型明确授权相关职能部门进行归口管理,明确各职能部门及审计部门在签订及履行合同过程中的责任和权限。对合同审计审签的流程、规则、合同审计的重点及未经审计审签的合同财务不得付款等作出明细规定,为合同审计审签工作营造一个有法可依、有章可循、规范操作、相互监督、相互制约的合同审计审签工作环境,从而减少或避免法律风险,提高合同管理水平及审计工作质量。(三)培养专业人士,提高合同审签水平合同审计是一项专业性强、知识全面、法律法规意识要求高,具有丰富实践经验的工作,没有一支高素质的审计队伍就无法适应合同审计审签工作的需要。因此审计部门一方面应优化审计人员知识结构,在人员配备时充分考虑合同审计工作需要,申请学校配备适量的合同审计专业人员;另一方面依照合同审计人员素质要求,选择本单位的相关审计人员进行专业培训,加强对法律专业知识、专业技术知识、政策法规的学习及培训,培养复合型合同审计人员,增强其风险意识,以进一步适应合同审计工作需要;另外对于技术性较强的合同,可寻求学校法律顾问、校内外专业人士的帮助,更好地完成合同审计审签工作。合同审计审签工作是学校内控建设及风险管理的一个有效手段,对于完善学校内部控制、强化学校合同管理、规避合同风险、维护学校权益具有重要意义。高校内部审计部门应把合同审计作为一项单独的审计内容,积极探索新方法、新思路,提高合同审计审签水平,进一步发挥为学校节约资金,减少风险,增加价值的作用。高校合同涉及面广、专业性强,合同审计人员既需有相关法律、法规知识,还需具备一些专业技术的学习理解能力,目前高校的合同审计工作往往由原内部审计人员分工承担,审计人员的知识结构通常为财务审计、工程审计,