会议组织与策划

会议组织与策划第1页，共37页。问题：1、我们平时主要组织哪些会议？2、我们组织会议的目的是什么？第2页，共37页。会议中，谁最重要？主持人发言人参与人组织者第3页，共37页。目标从会议组织者的角度了解会议的基本流程明确会议组织中的注意事项和基本原则分享以往会议组织中的得与失“为更好的组织会议做好准备！！”第4页，共37页。Contents会议的基本流程1会议组织的注意事项2会议组织的基本原则3突发事件预防与处理4第5页，共37页。一、会议的基本流程准备执行总结/跟进会前会中会后第6页，共37页。1、会前准备会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。 无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。“有备无患！！”第7页，共37页。确认会议的基本信息What ——会议主题When —— 会议时间Where —— 会议地点Who —— 参会人员Why ——会议目标How-howtodo ——会议形式 howmuch ——会议预算“5W2H”第8页，共37页。1、会前准备确认会议的基本信息制定会议计划会场布置提出预防措施第9页，共37页。制定会议计划会议议程计划：主题、主持人、地点、发言人、时间、嘉宾会议准备计划：事项、要求、负责人、完成时间第10页，共37页。提出预防措施人预防：迟到、缺席财预防：不足，丢失物预防：不足、丢失、损坏第11页，共37页。2、会中执行根据会议计划完成分配的职责；了解会议需求及时提供方便；观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处；认真记录会议内容，以备执行；相互协助、配合解决突发事件。第12页，共37页。会议中可能出现的问题原因具体表现举例时间会议时间过长，没有休息，会议疲劳。地点场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心参与者选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人主持人会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断资料资料数据不准确，内容不详细，资料不够用会议主题开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。第13页，共37页。3、会后总结跟进安排参会者相互交流的场所和机会了解参会者的意见和建议（内容/组织）及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（如会议纪要、会议简报）根进会议决议的根进执行结果反省会议组织中的收获与不足-优点？问题？原因？改善？第14页，共37页。二、会议组织的注意事项5第三方沟通1场地选择2会议通知3会场布置4进程控制注意事项6VIP安排第15页，共37页。1、场地选择根据5W2H明确会议的场地要求城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境……根据场地要求和预算列出备选方案场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐了解周边环境如：客户距离，交通环境，娱乐条件第16页，共37页。2、会议通知通知的基本内容：5W2H表明后勤的关联信息：食宿安排、交通、后勤联系人与会者需要做哪些准备工作：会前再提醒准备工作、日程等第17页，共37页。2、会议通知通知的形式：邮件电话短信Outlook通知的常见附件会议资料日程表、交通图、参与人名单通讯录分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式第18页，共37页。3、会场布置场型的确认资料的准备和确认打印文件、PPT等设备的准备和确认投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…其他物品的准备和确认横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇第19页，共37页。几种常见的场型A.鱼骨型B．课桌式□C．U字形第20页，共37页。会议的准备和确认XX会议工作准备单负责人：酒店联系人：时间：地点：一、请确认准备以下教学用品负责人

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签到表人名第21页，共37页。会场准备白板挂纸板屏幕废纸篓会议桌课桌课桌课桌课桌课桌课桌投影仪第22页，共37页。4、第三方沟通对象酒店印刷公司培训公司航空公司…关键点明确要求准确传达信息确认信息到达确认做到确认对口人确认关键时点第23页，共37页。充分合作酒店能提供哪些免费服务？到店的资料发放叫醒服务资料店内的搬运桌牌制作？场地布置第24页，共37页。5、进程控制纪律：设定违规的规则时间提醒：发言时间、休息时间、返回时间午餐确认：留位确认、时间确认物品随检：麦克、纸笔、茶水…关于参会者反应对内容、对环境（如空调冷热）第25页，共37页。6、VIP安排会议要求确认鲜花茶点喜好确认饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求…日程安排车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…房间确认是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常…第26页，共37页。三、会议组织的基本原则责任到人烂笔头提前复查备份第27页，共37页。1、责任到人明确分工，专人专岗人人负责就是人人都不负责第28页，共37页。2、“烂笔头”原则“好记性不如烂笔头！！”第29页，共37页。3、提前确认时间、人数，留出提前量宁可先预定再取消提前做好预案关键点：资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排…第30页，共37页。4、复查自己重复确认换人重复确认关键点：物品准备的重复确认关键信息重复确认：时间、地点第31页，共37页。5、备份备不足、备意外人如：第二个紧急联系人财留出足够的备用金物留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏第32页，共37页。四、突发事件预防与处理你曾经遇到过哪些突发事件第33页，共37页。突发事件举例主持人迟到电脑损坏资料缺失突发疾病或意外停电……第34页，共37页。突发事件处