视频会议系统管理办法

附件：中交XXX工程局有限公司视频会议系统管理方法为规范中交XXX工程局有限公司（下列简称公司）视频会议系统的管理，确保公司视频会议系统的正常运行，特制订本方法。本方法合用于公司总部及公司所属各单位使用公司视频会议系统的管理。公司视频会议系统是指公司总部——公司所属各单位——工程项目部（专业分公司）之间互联互通的视频即时通讯平台。视频会议采用两种方式租用外部视频会议系统服务器；使用自建视频会议系统服务器。公司以租用外部视频会议系统服务器为主，使用自建视频会议系统服务器为辅。使用会议系统的单位涉及公司总部（部门）、公司所属各单位。视频会议是提高工作效率，适应节省、便利办公的有效方式，各单位应主动运用视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充足发挥其效能。公司办公室是公司视频会议系统的管理部门，公司公司发展部信息中心为公司视频会议系统的技术保障部门。公司所属各单位应明确视频会议系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。各单位的每个部门都必须要有2名以上的人员（下列称视频会议系统协助员）能够纯熟使用视频会议系统，并能够进行简朴的故障排除。视频会议的日常操作及保养按照《视频会议系统操作规范》(附件1)的规定进行。会议发起单位申请使用公司总部视频会议系统须经公司办公室同意，按下列程序办理。会议发起单位（部门）提前2个以上工作日在协同办公平台的会议管理申请会议室。视频会议的联调工作，重要涉及音频、视频和幻灯片准备等，由召开会议的单位（部门）负责，信息化管理部门提供必要的协助；除了总部发起的会议外，各单位使用公司自建视频会议系统，应提前申请，以免冲突；紧急状况下，会议发起单位可先将视频会议有关信息告知公司办公室和信息中心，并在会后补办有关手续。会议期间故障解决如分会场视频会议终端出现故障，分会场系统管理员应尽快予以排除，并避免影响会议的正常进行。系统管理员应具体统计故障解决状况；如租用的视频会议系统出现故障，主会场系统管理员应及时告知各分会场系统管理员改用公司自建视频会议系统。会议发起单位召开视频会议前，必须在协同平台的会议管理中发出视频会议告知，明确会议时间、地点、参会人员、联调时间、会议议程和会议规定等内容，并提前告知信息化管理部门。会议发起单位如有电子报告材料演示，必须在会议前做优化解决，并使用视频会议系统进行测试；在会议开始前十分钟自行将材料上载到视频服务器，以防视频会议系统出现不稳定现象，影响会议正常进行。电子报告材料内容规定格式简洁，严禁使用与会议无关的图片、视频和语音资料，详见《视频会议系统操作规范》（附件1）。会前准备主会场系统管理员应在各分会场开始准备前检查和调节会议室灯光、音响状态，进入值机状态；视频会议开始前，会议主办及承接单位必须派人到主会场做好会务安排和协调工作，并全程参加联调工作；各参会单位在接到会议告知后，应根据会议告知中的联调时间安排及有关规定，准时参加联调。联调时，各分会场系统协助员应逐项检查系统状况与否符合会议规定。调试正常后不得变化视频会议系统终端状态；会议开始前一小时，各分会场的视频会议系统协助员应达成工作岗位开始值机。主会场系统协助员出示《视频会议现场导播表》（附件2），并进行会议试运行。若会前10分钟仍无法正常参加会议的分会场不得在公共会议室调试，须改用公司“自建视频会议系统服务器”为各单位设立的虚拟会议室自行调试；如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到告知后立刻达成主（分）会场现场参加联调，确保系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立刻开始值机。会议期间各参会单位应在会场的明显位置设立本单位的名称标牌，重要会议还应在会场悬挂会标；各单位应确保会议期间会议室的灯光、音响状况良好；系统管理员应坚守岗位，确保电话联系畅通，随叫随应；视频会议系统协助员应根据会议需要，及时切换会场画面，随时关注摄像头位置，避免偏转、移动，甚至出现不应有的画面；不得随意播放与会议无关的音视频信息；除视频会议操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区,不得操作与视频会议有关的设备；各分会场不讲话时，应将话筒调至静音状态；参会人员应避免随意走动。会议结束后，待主会场退出视频会议系统后，各分会场方可关闭视频会议系统。系统管理员应及时填写《视频会议效果统计表》（附件3），并报公司公司发展部信息中心。会议的文档、录音、录像资料应根据有关档案规定妥善保存和解决，未经会议、培训主办部门领导同意，不得对外公布有关信息。各单位系统管理员应定时对其视频会议系统进行自检，确保其正常稳定运行，同时做好对系统协助员的培训和服务工作。公司总部系统管理员应对自建视频会议服务器定时升级修补系统漏洞，定时查杀病毒，确保服务器正常运行。各单位应明确视频会议系统管理员，同时在视频会议室设立值班电话。视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及联系方式（涉及办公电话、移动电话、电子邮箱及视频会议室电话）如发生变更，应及时告知上级信息化主管部门。本方法由公司公司发展部负责解释，各单位应结合实际，参考本方法制订本单位视频会议管理方法。本方法自公布之日起施行。附件1：中交XXX工程局有限公司视频会议系统操作规范准备工作会前24小时检查网络，保持内、外网络稳定畅通。根据深圳视高视频会议系统的规定，视频终端对本地区网络服务商机房ping值不得不不大于10ms，持续ping值20次不得中断。每100顾客10M网络带宽tcp总数不得不不大于1000，udp总数不得不不大于300。每顾客tcp数不得不不大于15，udp数不得不不大于5。不能达成上述规定的建议使用视频会议专用网络，专网专用，分会场最少2M带宽，主会场最少4M带宽。会前24小时内必须升级杀毒软件，并全盘杀毒；修复系统漏洞，去除全部恶评插件及其它无用插件，清理系统垃圾，清理使用痕迹。禁用杀毒软件、视频会议系统和输入法以外的全部开机启动项。（规定必须安装正版杀毒软件）；各单位在召开视频会议前1天，自行进入指定“虚拟会议室”（下简称会议室）进行测试；会前30分钟，各分会场需进入指定会议室进行会前的联调测试；视频会议系统调试完毕后，规定保持设立；幻灯片制作规定统一格式，可参考使用基本模版；内容精练，段落清晰，小标题能反映主题，能明示重点；有效运用当代化数理统计工具，充足用数据、图表等反映管理工作、项目实施的过程、问题及成果；插入的图片要与主题内容相符，严禁设立动画效果；幻灯片电子文档控制在1兆以内。主会场管理主屏幕显示幻灯片、主持人和无幻灯资料的公司总部讲话人；次屏幕显示公司所属各单位分会场及所属各单位讲话人；会议采用“集中管理模式”，方便有效地控制会议的进程；会议由主会场主持人根据会议议程提示会议协助员进行控制操作；会议室管理员可对分会场指定讲话人讲话（设立主席）和取消讲话（取消主席）；视频区设定显示9分频图像或16分频图像，不要同时显示25分频及以上图像。分会场管理与会人员集中前排就座，领导班子组员集中于中间位置，摄像效果尽量覆盖整体会场，并随着会议议程突出中心位置或讲话人；会场应安装两个摄像头，设立两个视频终端，分别显示幻灯片和讲话人；会议期间严禁随意关闭和移动摄像头；为了确保主会场和讲话分会场的音频、视频质量，减轻视频会议服务器和网络的负荷，规定只保存主会场和讲话分会场的视频图像（本地图像已在窗口左下方显示），关闭其它旁听分会场视频图像；讲话方分会场主持人应根据本方讲话人的方位提示操作人员调节摄像头方向，方便其它会场观看；讲话完毕，讲话分会场应告知主会场主持人，方便控制会议进程；旁听会议的分会场操作人员根据讲话方的变更，即时关闭讲话完毕的分会场视频图像，并切换显示即将讲话分会场的视频图像；各分会场在通过主会场同意的前提下，能够“录制会议”，未经同意不得录制会议。会议期间管理各分会场系统管理员应坚守岗位，确保电话联系畅通，随叫随应；各分会场应在会场的明显位置设立本单位的名称标牌，重要领导要设立桌签；重要会议还应在会场悬挂会标；在会议进行过程中，为避免互相影响，严禁分会场显示与现在讲话无关的其它旁听会场视频图像；讲话人在讲话时，应保持身体、话筒和语音的稳定，不讲话时，应将话筒调至静音状态；“文字交流区”不得公布与会议无关的信息；不得随意播放与会议无关的音视频信息，避免使用远端摄像头控制；各会场应避免人员的频繁走动，参会人员应正对摄像头，保持坐姿端正，关闭手机或置于震动状态。日常保养严禁带电插拔任何连接线、带电清洁和维护设备；严禁用手转动摄像头，严禁震动和挤压设备，特别是摄像头；设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔连接线；严禁随意更改设备的系统设立；摄像头使用完毕应注意防尘；设备电源应有接地端；视频终端、摄像头、主机、话筒、分频器等要专用，并由专人管理。注意更换无线话筒、遥控器电池，长久不用则应取出电池。附件2:中交XXX工程局有限公司视频会议现场导播表阶段时间会议流程主会场设备规定分会场设备规定备注1会前l小时2会前10分钟至会议开始3会议期间会议进行同上同上主持人画面按次序的讲话人名单是/否录音录像备注注：1：第2、3阶段主办单位视频会议协助人员不得私自离开会议设备间。2：会议