文件管理程序

文献管理程序1.0目的使管理体系所使用之文献，能快速流通、对的应用，并确保各有关部门可适时获得适宜且有效之最新文献。确保其有严格的分类编号、编写、审核、同意、发放管理以及有效控制、保管、更改、作废工作，确保公司的文献和资料的管理有据可依。2.0范畴适合公司全部质量管理体系包含的有关文献和资料的管理及其它与体系有关的外来文献的控制。3.0职责3.1品质部文控员 3.1.1负责体系文献的收集、分类、整顿、存档保管、作废等有关工作；3.1.2负责公司体系文献发放和控制等有关工作。3.2各部门应按本程序文献管理本部门的文献和资料。4.0定义：文献：指信息及其承载媒介,我司的文献涉及质量手册、程序文献、作业规范、检查原则、及外来的需要受控的资料。统计在我司将作为一种特殊的文献，按《统计管理程序》进行控制。受控文献：指按照发放范畴登记、分发，并能确保收回的文献。受控文献未经文献管理部门同意不得复制，受控文献封面要加盖受控章进行识别。外来文献：指来自公司外部的与我司管理体系有关的法律法规、规范、原则、或客户提供的图面、规定等，被公司用来做为管理体系中引用的原则，特别是与产品或环境有关的法律法规、行业规范、国际原则、客户原则文献。4.1乌龟图和流程图文献管理过程文献管理过程品质部、生技部及各有关部门内部网络、计算机、复印机、资料柜、受控章、作废章技术文献、质量手册、程序文献、管理原则、质量统计、外来文献及其它需控制的管理文献技术文献一周内评审，全部部门使用的管理文献和资料均为有效版本、全部文献都有现行状态标记全部文献都有现行状态标记全部部门使用的管理文献和资料均为有效版本全部文献都有现行状态标记全部部门使用的管理文献和资料均为有效版本全部文献都有现行状态标记全部部门使用的管理文献和资料均为有效版本全部文献都有现行状态标记文献管理程序统计管理程序文献编号的规定管理文献的编制、审核、同意、公布、标记、贮存、发放、使用、修改、回收处置得到有效的控制用何资源谁来做好事输入输入输出输出现在于用何指标衡量用何程序办法各部门各部门部长管理部文控中心部长级以上参考文献/统计/重点批注文献编制/修订及标记文献编制/修订及标记NG受控文献的接受受控文献的接受文献评审文献评审旧原件保存旧原件保存回收件销毁OK文献同意文献同意文献受控分发文献受控分发旧文献回收旧文献回收NGOK《质量手册》《文献管理程序》《文献管理程序》《文献分发部门清单》《文献发放回收统计表》《文献新增/变更申请单》《外来文献清单》《文献补发申请单》《作废文献清单》5.0程序内容5.1文献的审批5.1.1文献发放前应交授权人审批其合用性；5.1.2各文献的审批权限序号文献类别制订人或部门审核人或部门同意人或部门1质量手册管理部管理者代表总经理2程序文献类(二级文献)权责部门部门部长总经理3作业指导书（三级文献）权责部门部门部长总经理4规定/规范类（三级文献）权责部门部门部长总经理5表格（四级文献）权责部门部门部长总经理以上1——3三类文献的同意均需有亲笔签字。但表格的审批不用在上面签字，只需得到承认即可；也能够将表格作为程序文献和三级文献的附件一起审批。对形成的统计需要跨部门沟通或传递时，需要管理者代表或授权人签字才可生效,对重大事件的沟通与联系需逐级提交给总经理审批。5.2文献编号、版本和格式5.2.1文献编号5.2.1.1一级文献a)质量手册编号为：GS-QM(GS表达公司名称简称，QM表达质量手册，因质量手册是唯一性文献，故不加流水号)5.2.1.2二级文献a)程序文献编号为：GS-QP-流水号（GS表达公司名称简称，QP表达程序文献）5.2.1.3三级文献a)质量体系管理类三级文献编号为：GS-**3-流水号（含设备操作规程、检查规范、检查原则、管理规定等，指各部门为了规范本部门的管理而编制的某些管理类文献，全部受控管理类三级文献全部按此规则进行编号），**：指的是部门代号，3表达三级文献，下列为部门代号：部门代号部门代号部门代号部门代号品质部P采购部G仓储部C研发部YF行政部X营销部Y制造中心一S制造中心二SJ财务部FA拉丝车间L漆包车间Qb)产品作业指导书：GS-WI-产品编号，WI表达作业指导书，标示在文献页眉；c）控制计划:GS-CP-产品编号,CP表达控制计划，标示在文献页眉；d）FMEA：GS-FM-产品编号,FM即潜在失效模式分析，标示在文献右上角；e)样品承认书：GS-SA-产品编号，SA表达样品承认书，标在文献右上角；5.2.1.4四级文献：表单表单编号为：GS-QR-流水号。表单流水号根据所跟属的程序文献进行编写，每一种不同的表单需对应唯一的编号，在表单命名时也应避免名称重复，以避免造成误解。如设备点检表有多个，在取名时就应叫：拉丝机点检表、卡尺点检表，而不能都只叫点检表。表格的编号由品质部文控统一进行编号。5.2.2版本a)文献版本号:文献版本号在大改动时（新增或修订（不含）五个以上章节内容）以大写英文字母（A、B、…）表达，小改动（新增或修订（含）五个下列章节内容）可在大写字母后加（1、2、…）表达。b)临时性、一次性发放的、不回收的文献无需版本,以在使用期内为有效。5.2.3格式a)文献标题:某某有限公司名称及文献名称。b)文献页眉:涉及文献编号、版本、页次。c）文献主体：1.0目的:输入文献的目的；2.0范畴:输入文献适应的范畴；3.0职责:输入文献中活动的执行职责及权限界定；4.0定义；5.0程序内容:输入活动过程的描述及环节；6.0有关文献:输入此文献中所叙述的有关参考文献；7.0有关统计:输入此文献中有关的统计表单。5.3文献的登记和发放5.3.1受控文献有：质量手册、程序文献、作业指导书、管理方法、品质与生产的规范文献、表格类资料；5.3.2二级文献、三级文献在打印前应先填写《文献新增/变更申请单》按规定填写有关内容，并描述对该文献发放的因素阐明；《文献新增/变更申请单》由文献编制的编制部门人员填写、部门负责人审核同意后，给文控中心，同时索取文献编号方可打印出来签名审核，同意后交文控中心发放同时附有效的电子文档。5.3.3文控中心接到《文献新增/变更申请单》文献后,应在对应文献目录上登记,用以识别文献的现行修订版本。然后按照《文献新增/变更申请单》上的份数或分发规定复制文献,并于每页复制的文献上加盖红色“受控”印章。对于质量手册和空白表格不发放书面文献，只需发放电子档，便可视为文献已经分发，不需要另外填写书面的发放统计。5.3.4文控中心按照《文献新增/变更申请单》中规定的发放规定填写《文献发放统计表》,将需发放的文献纸质档发送到有关部门，文献接受人应在《文献发放回收统计表》上签收。5.3.5接受文献时如有缺页、破损、笔迹含糊或遗失等现象，应向文控中心申请补发，不得以复印等方式自行解决。5.4文献的保管和使用5.4.1管理体系文献的正本原件由文控中心统一保管；文控中心得到文献文本时，需规定编制部门发送有效的电子文献，文控中心统一保管。5.4.2受控文献由各部门或持有人负责保管。当文献在使用期限内或保管过程中有破烂、污渍、损坏等需要换时,应由部门主管向文控中心提出申请,文控中心复制、盖章后发放,同时收回旧文献；当文献发生丢失，写《补发申请单》向管理者代表阐明因素，得到同意后，文控中心按规定重新补发。5.4.3当文献使用部门需要超出发放范畴内规定的份数时,应以《补发申请单》的形式向管理者代表提出申请，得到同意后,文控中心予以补发，各部门不得私自复印受控文献。 5.4.4文献的解释权和修改权在文献的原审批部门。如果使用中发现文献有疑问、错误或矛盾之处应向原审批部门提出,由其按5.6进行修改,使用部门不得私自修改文献。5.5电子媒体等文献的管理方法5.5.1对于工程设计、客户提供的原始电子图纸、客户重要的信息、重要数据与统计（如生产计划单统计、财务数据等）等重要资料统一由文控人员一种月进行一次拷贝或备份。5.6文献和资料的新增与变更5.6.1公司管理体系运作过程中的多个因素均可造成体系文献和资料的新增与更改，新增文献由编辑部门制订，经部门负责人同意后，按5.3.2填写完毕后，交文控中心按5.3.3发放。更改规定由各有关部门向原文献审批部门提出，填写《文献新增/变更申请单》提出更改申请。5.6.2原文献审批部门接到文献和资料更改规定后,应决定与否接受更改规定；如不接受更改规定,应向提出部门阐明理由；如接受,則由部门实施更改有关体系文献和资料。5.6.3原文献审批部门在对《一级文献》、《二级文献》以及《三级文献》更改后，应在《文献新增/变更申请单》上填写修订统计，更改后的《二级文献》应在文献封面注明修改的页数、章节、修订内容。更改后交由文控中心按5.3.3以及5.7.1发放同时回收旧版本。5.6.4新增三级文献需在二级文献进行定义延伸，所涉及的四级文献的表单，应跟属对应的程序文献进行编写。5.6.5文献修改,则应更换版本号，且要重新进行评审、同意。5.6.6当客户工程规范或图纸发生变更时（如图纸版本号发生变更）或其它任何与公司生产有关之信息的变更，营销部应以联系函形式知会对应部门进行评审，评审时间不能超出两个工作周；并由责任部门发文献变更申请对有关资料进行变更，参见《工程变更管理程序》。5.6.7发生工程变更时，工程部应发出变更告知知会对应部门，并修改有关文献。5.6.8更改正的管理体系文献和资料经审批后交文控中心重新受控管理。5.6.9全部更改后的文献应得到再次审核、同意才干发放。5.7失效/作废文献的解决5.7.1失效/作废后的受控文献由文控中心换发文献时统一回收销毁并统计，作废文献上应加盖红色“作废”印章，为避免作废文献的非预期使用，作废文献正本应另外保存，保存三年，其它作废文献副本予以销毁，登记《作废文献清单》。5.8外来文献的控制5.8.1外来文献的种类1）法律法规类2）技术资料类（涉及客户提供、合力厂商）3）合同类（有关方）5.8.2任何部门收到外来文献时应到文控中心进行备案，方便管理全部外来文献的流通状态,并登录《外来文献清单》；5.8.3全部外来文献和资料只能作为我司技术人员和管理人员转化为公司内部原则、规范的根据和参考；未经我司有关职能部门审批的外来文献和资料不能转交给执行部门执行；5.8.4全部外来文献应交由文控中心登记,使用部门保管,并加盖红色“外来文献”印章；5.8.5经审批的外来文献或资料需发放时,则应加盖“受控”印章,编制发放文献受控号,并