档案扫描技术要求

项目技术路线在XXXXXXXX产业集聚区规划和自然资源局工作办公室的领导下，在准备充足、广泛实践的基础之上，按照《原则档案管理方法》、《土地管理档案目录数据库原则》、《测绘地理信息档案管理规定》、《自然资源业务档案管理方法》等的原则和规定，对XXXX产业集聚区不动产数据历史档案进行扫描建档工作。数字化加工要遵照下列总则：严格管理，明确责任，贯彻安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量规定，建立完整、规范的工作统计。整个档案数字化过程能够涉及调档交接、拆卷整顿、目录建库、档案扫描、图像解决、图像文献的命名及数据属性录入、档案整顿装订、数据自检、质检和总检、数据存储和备份等几个环节，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。图1技术路线图调档交接对于全部的库存数据，由甲方交与乙方的开展具体扫描业务前，都存在调档交换的工作环节。在档案领取过程中需要严格恪守档案出库流程，确保档案的完整和无损坏。交接时使用双方确认的档案交接清单，交接人员对档案保存负责。甲方分发档案（1）甲方安排1-2位协助工作人员，分别负责档案的出库和入库的检查工作。在档案出库时，由甲方负责档案出库的人员先检查档案的完整性和数量，并在档案出库记录表上统计档案出库日期、档案的起止档号、数量，有无损坏页。如果有损坏页具体统计损坏程度，并拍照留证。（2）甲方档案出库人员统计好档案的实际状况后，将档案及档案出库记录表交给乙方档案领取人员，并规定其再次核对档案数量、起止档号等信息，并在借阅人处签字。（3）为了方便统计与扫描，减少登记的工作量，出库要以区块为基本单位出库，同时也要以区块为单位统计。（4）为了不影响工作进度，每天甲方要安排固定人员出库，避免出库找不到人的现象发生，每天甲方最少出库6次，不能由于出库工作影响乙方进度，否则因此产生的工期迟延由甲方负责。乙方接受档案（1）乙方共安排2名档案领取人员，档案领取人负责核查卷宗的数量、起止档号、档案装订与否完好、案卷与否损坏水浸、卷内文献与否缺失、文献内与否缺页等，如有损坏、缺项、缺页等要当面和甲方出库人员确认，并做具体统计。（2）档案领取人同时负责扫描小组的档案分发与收集工作。在搬运纸质档案的过程中要爱惜档案，避免运输过程中损坏档案的事情发生。（3）扫描完毕后的档案按原档案保管单位重新装订，每页档案原有排列次序不变，案卷不掉页、左边装订处和底边整洁。原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。装订后的案卷须平直整洁、结实，案卷封面背脊棱角分明，与卷内纸张厚度一致，包裹贴切。甲乙双方的档案收发流程以下：档案出档案出库准备待领档案清单填写档案出库记录表拟定领取档案数量发现问题登记异常状况登记异常状况解决异常状况签字确认签字确认确认和接受档案数字化加工流程准备待偿还档案解决异常状况检查确认填写档案出库记录表登记异常状况清点检查发现问题偿还入库签字确认签字确认甲方档案出库员乙方档案出库员各组小组长有无无有档案领用档案偿还

图3纸质档案交接流程图纸质档案检查纸质档案检查、拆除装订与页面修整是档案整顿工作，档案整顿工作流程图以下图。（1）组长领到档案后不能立刻拆除装订，需要组员根据档案卷内目录对每个卷宗的基本状况进行具体检查，涉及档案的完整性检查、规范性检查、对的性检查。①完整性检查：各项文献与否缺少，实际总页数与档案目录中页数与否一致，每个文献内与否缺页，文献与否损坏。②规范性检查：规范性检查是指档案文献内容填写的与否规范，需要签字及政府盖章处与否签字盖章，页码标注与否规范等。③对的性检查：对的性检查指档案文献内容填写的与否对的、卷内文献目录中文献次序与实际文献排列次序与否一致、页码标注与否对的、每个文献与否是一种独立的文献、文献与否交叉等。（2）如发现档案完整性、规范性、对的性存在问题，不得拆卷，需做做具体统计。同时应立刻上报档案分发人员，进而上报至档案出库人员，直至上报至工作办公室。（3）同时按照《档案著录规则》（DA/T18）的规定，规范档案中的目录内容。涉及拟定档案目录的著录项、字段长度和内容规定。如有错误或不规范的案卷题名、文献名、责任者、起止页号和页数等，不得拆卷，做具体统计。并应立刻上报档案分发人员，进而上报至档案出库人员，需要修改的在征得档案管理人员许可后并统计后修改。填写档案确认领卷单填写档案确认领卷单档案拆封填写档案数量确认单完整性、规范性、对的性检查登记异常状况清点完毕报告现场主管签字确认无档案卷内文献检查领取一批档案确认和登记档号填写档案确认领卷单有问题无问题页面检查较薄纸张发脆纸张破损纸质变色纸张色浅纸张粘连纸张超大纸张页面修整签字确认档案前解决

图4档案整顿工作流程图拆卷整顿：扫描之前，对当批次进行扫描的文献进行预估，在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物。对于部分文档存折皱不平、影响扫描质量的原件应先进行对应解决（压平或熨平等），确保较薄纸张、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、笔迹较浅等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰。拆卷时原则上不允许裁切档案纸张。拆装前应对纸质档案检查，然后对纸质档案拆除装订与页面修整，符合扫描条件后进行扫描工作。扫描数字化是档案数字化工作的重要内容，此过程是指将纸质档案通过高速扫描仪按照项目规定转换为电子文献的过程，这其中涉及、、纸质档案扫描、图像数据质量检查、图像解决与存储。拆除装订纸质档案检查完毕后即可进行拆除装订工作，具体规定以下：（1）对影响扫描工作的档案进行拆除装订物。拆除装订物时使用专用的起钉器去拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害。（2）拆卷和装订不能损害档案原件。①拆卷时原则上不允许裁切档案纸张，装订时应使用不锈钢钢钉按原有次序装订，并且尽量在原装订孔装订，减少另起装订孔对纸质档案的损坏。②装订时不能将案卷材料内容压在装订线内。③在装订牢固，案卷整洁，卷内材料不松动脱落，案卷不掉页、左边和底边整洁，保持拆卷前的原貌；（3）装订后由工作办公室负责检查，不符合规定的退回重新装订，规定一次性完毕装订，并认真做好档案页码、页数的登记。（4）将每份档案内的文献逐个校对，校对内容涉及：文献对应状况、文献总数、纸张的干净状况等。（5）按次序排列档案。各份文献按次序正面朝上、依次排列，互相不可混排。（6）对原件破损的档案，根据档案的解决规定小心修补或粘贴。（7）特殊纸张（如：已破碎的文献）将根据档案整顿业务规定进行必要的解决，如加薄膜等。文献整顿完毕，送交下一流程作扫描解决。页面修整拆除装订物后需要修整的档案由小组长交给组内页面修整人员修整，需要修整的页面能够采用下述办法：（1）较薄纸张①采用纯平板扫描仪进行扫描，确保无损坏；②在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参考物确保扫描后的影像质量无透光现象；③公司拥有对应的效果解决软件加以控制，确保影像质量；（2）发脆的纸张拆卷后采用平板扫描仪加工，纸质太差的使用专用档案衬纸衬底裱糊解决。（3）破损的纸张①对于已经破损的文献，用专用档案修补纸和胶水、胶带等进行修补，破损状况严重，无法修补的，用专用纸在背面托衬进行文献的修复；②扫描过程中，按规定的操作办法进行操作，避免因操作不当造成文献的破损；③对于全部破损文献进行统计备案，解决前与客户方进行沟通确认。（4）变色的纸张①在扫描仪硬件方面，调用各类厂商提供的插件、控件进行第一次解决；②根据纸张具体状况调节扫描仪的各项参数，重要涉及：伽码值、对比度、亮度、色表等；③运用我司专用扫描软件进行最后的影像优化解决；涉及：边沿锐化、色彩温和度调节、折皱解决等；④采用厂家的去底色技术解决。（5）色浅的纸张①在扫描时调节对比度、亮度以达成最佳效果；②采用我司专用扫描软件中的灰度赔偿功效进行笔迹线条加深解决。（6）超大的纸张超大纸张采用局部扫描后用图像解决软件进行拼接解决。（7）粘贴的纸张对于粘贴的纸张在顾客允许的状况下将其剪切下来后平铺着粘贴到专用档案修补衬纸上，作为附件装订到档案当中，而其扫描件与原件进行合页解决。档案扫描一种整卷的档案原则上不能由二人流转扫描。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择对应扫描仪或扫描方式。扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、背面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与课本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。大幅面档案不能够采用小幅面扫描后的图像拼接方式解决。同页有两个以上文献，需分别扫描或作图像分割解决，并作合页解决。为保护档案原件，需使用平板扫描仪扫描，对于少数确实合用高速滚筒扫描的档案，扫描前须征得局方同意，并做好统计。扫描数字化涉及纸质档案检查、拆除装订与页面修整、纸质档案扫描、图像数据质量检查、图像解决与存储。纸质档案扫描纸质档案扫描流程图以下图所示。领取待扫描件领取待扫描件解决卡纸图像数不一致重新扫描档案拆除装订员扫描员有问题无档案准备上纸确认档号核对确认没问题扫描档案原件解决图像质量问题继续扫描档案批次扫描完毕取纸登记异常状况发送扫描图像数据简朴装订纸质档案扫描流程图档案拆除装订员上纸档案拆除装订员上纸环节以下：（1）取出档案将档案原件从档案案卷中取出，分别从两个方向将档案展开，观察与否有档案粘连、其它夹页、钉书钉或大头针等杂物。发现档案粘连，若对档案内容不影响，则进行分离解决，但决不可造成档案破损；若对档案内容有影响，则立刻报告顾客方档案管理人员解决并做好解决统计。发现夹页应立刻报告顾客方档案管理人员解决，并对解决成果进行统计。发现其它杂物要进行去除，但决不可造成档案破损。（2）放入档案将档案向进纸方向展开，观察侧面标记与否有档案反相及四角波折。若有进行解决。将档案展开抚平后放入扫描仪扫描板，将扫描仪盖板盖紧，避免纸张起皱。具体文档扫描在文献存储设立中设立存储位置，存储格式，文献名命名规则。存储位置指定文献的存储途径，前面已经建立了档案存储目录，根据农户的档案信息在已建的存储途径中找到存储此户对应的档案信息文献夹。把此户扫描文档放置在此对应文献夹中。单击图像调节按钮，能够对图像质量进行调节，涉及图像的文本增强、自动区域分割、褪色、色彩增强，其中褪色指扫描时去除选定的颜色。跳过空白页选择非常低，边沿填充选择无。①扫描时桌面上不得放任何液体，杜绝一切可能损伤档案的事情发生。扫描后的档案及时归盒，进入下一环节。②爱惜机器设备，加强机器设备的保养，及时解决作业中普通故障。③每日下班前扫描员应对机器进行保养，先按下扫描仪电源按钮，然后拔下数据线和电源线的次序对的关闭扫描仪，下班前要关闭全部电源。图像数据质量检查系统提供了扫描图像查看功效，扫描员能够打开各档案文献夹，方便的查看卷内文献目录与具体档案信息。（1）系统提供了扫描图像检查功效，扫描员需逐张对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量规定时，应重新进行图像的解决；（2）由于操作不当，造成扫描的图像文献不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；（3）发现文献漏扫时，应及时补扫并对的插入图像；（4）发现扫描图像的排列次序与档案原件不一致时，应及时进行调节；（5）发现页码编写不对的，应予以纠正。扫描员对数据质量检查过程中出现的问题需认真填写有关表单，统计检查成果和解决意见。图像解决扫描输出的影像为彩色的TIFF格式，分辨率≥200dpi，最后以满足与纸质档案查询和运用为原则；对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边解决和排列次序调节。图像偏度不不不大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。充足运用软件扫描客户端的自动纠偏功效自动修正功效，对图像中出现影响图像质量的杂质降噪或打印无阴影，对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行图像拼接解决，可对采用彩色模式扫描的图像进行裁边解决。对于下列状况酌情解决。（1）内容较浅对于影像中内容较浅的状况，将采用减小色彩中间值的解决办法进行笔迹加深解决。同时还能够采用调节明暗对比度或光亮度等手段进行测试，直至内容更为清晰，适于阅读为止。（2）带有红眼采用图像解决软件中的去红眼技术直接进行过滤。（3）局部变色对于纸张局部变色后扫描出来的影像底色不一致的状况，如果顾客允许页面美化解决，则采用图像解决软件进行手工填色解决。（4）麻点过多对于扫描影像麻点过多的状况将采用调节阀值的技术最大程度的淡化麻点。局部麻点采用图像解决软件手工去污解决。（5）文字背透对于较浅的文字背透状况将采用加衬纸的方式进行重扫解决，减少反光度从而减少文字背透印迹。如果是墨迹已透纸而出，则进行登记后将尽量用图像解决软件进行放大后解决。（6）图像文献的命名及数据属性录入对档案影像文献进行命名，录入业务档案的属性信息，建立档案的“图-属”关联。图像文献命名：对于图像规定能够进行全属性定义，涉及每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件次序号等）。纸质档案扫描规定（1）扫描方式①根据档案幅面的大小（A4、A3等）选择对应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。②纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式。（2）扫描色彩模式选用全彩扫描模式。（3）扫描分辨率①扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的运用效果为准。②分辨率规定不低于300dpi。照片、图纸以原色彩为准用（600dpi）JPEG彩色扫描，保持原文档方向。（4）图片命名时一定要对的，不能出现图片颠倒，错乱等现象。（5）扫描时一定要确保档案原件不被损坏。（6）图片质量检查人员一定要确保图片符合档案局档案管理系统图像入库挂接规定。目录建库：指选用通用的数据格式，按照《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定，建立档案目录数据库，通过每一份图像文献的文献名与档案目录数据库中该份文献的档号的一致性和唯一性建立起一一对应的关联关系，根据已创备案卷的件数、页数及每个文档的页数实现文档与扫描件的自动搜索自动挂接功效。条目与对应影像文献挂接对的率规定达成100%。如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与局方沟通拟定。根据著录条目和扫描图像文献内容生成案卷封面和卷目录，封面、卷内目录、卷内文献三者须完全一致，对的率规定达成100%。属性信息录入：结合局方档案管理系统和地籍管理系统实际的应用状况，对建设用地类、地籍管理类等纸质档案卷宗属性进行数据录入，特别是其中大量的地籍管理类档案以宗地卷宗为单位对卷宗属性进行数据录入，并建立历史关系。录入内容最少涉及：宗地编号、座落、权利人名称、权利人代码、证书编号、发证日期、使用权面积、独用面积、分摊面积、建筑面积、使用年限、土地性质、权属性质、使用权类型等。同时必须考虑字段的规范化，例如宗地编号等字段，要充足考虑土地登记属性统计和图形统计间的挂接关系。属性录入后应当便于查询。当输入某一查询要素时，系统可自行呈现与该要素有关的地籍信息及变更流程。“图-属”关联：完毕电子档案的“图-属”挂接，即扫描图像文献应与档案系统和地籍系统的属性数据进行挂接。质量检查：为确保档案数字化质量，各小组要以纸质档案目录数据库为根据，认真核查每一份图像文献的名称与档案目录数据库中该份文献的档号与否相似，图像文献的页数与档案目录数据库中该份文献的页数与否一致，图像文献的总数与目录数据库中文献的总数与否相似等。小组自检后要进行小组间互检，并统计检查成果。最后提交监理检查，按照监理检查意见进行修改，确保档案数字化质量。质检员负责档案扫描质量的检查人员由采购人指定。乙方完毕档案扫描及建库工作后，需提交甲方对已完毕的待归档文献进行审核，整顿编目的成果通过审核后自动加载到档案正式库，确保纸质文献和电子文献整顿协调统一，实现文献档案一体化管理。最后通过审核的纸质档案进行装订入库，入库也要严格遵照入库流程，确保纸质档案完好无损的偿还给档案局。质量自检乙方必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达成验收质量原则的，才干递交采购人验收。具体质检目的以下：档案原件安全：全检，检查全部档案的入库状况，差错率控制在0。扫描图像检查：全检，漏扫率控制在万分之二以内。图像质量检查：全检，检查全部图像的质量状况，优质率达成99.9%以上。