企业参展控制管理基础教程

企业参展控制管理基础教程第八章企业参展控制管理【学习目标】在学习完本章之后，你应该能够：了解参展会议管理，包括筹备会、检查会、动员会等；了解管理参展费用的原则，了解展览费用分类；掌握参展物流管理；了解展品选择原则、选择展品考虑的因素，掌握展品选择和矛盾的处理；了解展品包装与装箱展品包装分类；掌握运输筹划；了解展品运输的相关手续、运输代理与保险。第一节参展会议管理一、筹备会筹备会，是为展览筹备工作召开的会议。会议的目的：介绍情况、布置工作、明确责任，为如何开展工作提出指导性意见，激发参展人员的工作热情，以便按时按质完成各项筹备工作，并让工作人员互相认识，培养集体精神和协作观念。会议开得好，将为以后工作打下坚实的基础。参展商实务会议内容包括：1.介绍情况市场情况、市场潜力、贸易习惯、销售渠道，展览会在市场中的重要性和作用，展览会详细情况(包括地点、日期、时间、规定)，以及组织者可以向参展企业提供的服务和协助等。介绍项目经理以及展览经理，各方面的负责人、有关联系人、有关服务单位，以及介绍参展工作人员互相认识。参展商实务2.布置工作向所有人员说明展出设计安排，展出宣传安排，展出公关安排，展品运输安排，展览人员吃、住、行安排等。具体工作内容：制定具体目标的重要性，如何制定参展预算，如何选择展品、安排包装、运输，如何编印展览宣传材料，如何安排参展前宣传工作，如何选择展览人员并交代工作，如何安排展览人员的膳、宿、行，如何商定价格、销售和供货条件，如何获取展览的最大效益，如何开展展览的后续工作等。参展商实务3.提出组展规定和要求包括展品要求、宣传要求、资料要求、布置要求、贸易准备要求、展览人员要求等。如有可能，请一位有经验的展览组织者介绍情况。参展商实务4.收集有关情况和资料，通报参展工作人员组织者通常会为参展企业准备成套资料，也就是把有关展览资料，用文件袋装好，分发给每个参展企业。资料内容：有关展览筹备的一系列文件、要求、规定、日程、表格、材料，市场调研报告，展览会资料，场地平面图及展位分配图，以及任何其他有助于参展者做筹备工作的资料。参展企业拿到这些资料后，应该尽快通知工作人员。参展商实务二、检查会检查会，也是第二次会议，是展览筹备工作的检查会议。可以在展览会开幕前l-2个星期，开始现场筹备工作之前召开。这次会议的目的是检查准备工作是否完成，做最后补救和调整，详细说明展览准备工作(包括展览施工、展品运输、展览布置等工作)的安排，说明展览人员行程、住宿、膳食、市内交通等安排，检查展台人员是否合适。参展商实务三、动员会动员会，也是第三次会议，是开幕前的动员会，以安排在开幕前一天下午或晚上，最晚在开幕当天的早晨召开。参展企业全体参展人员必须出席会议，由参展企业高级管理人员主持，但要注意不要与主办方的动员会发生时间冲突。动员会是筹备工作结束、展览工作开始的会议。会议内容包括：检查展台施工、布置情况，回答、解决任何未了问题。参展商实务第二节参展财务管理一、管理参展费用的原则(1)指定一人负责全部直接开支，明确费用批准和使用的权限和范围，交待清楚参展目标和预算额，并向全体工作人员说明；不轻易改变授权，不轻易干涉被授权人的决定；不要保密，而要将预算限额告知有关人员，包括外部的承包商。(2)必须按预算进行控制(3)需要不断地调整(4)费用工作为整体展览工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用(5)费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等许多技术要求和规定。参展商实务二、展览费用分类1.宣传、公关类费用包括宣传、新闻、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等。占总预算的10％一30％，由于其收缩性很大，因此备用额可以多留些，为20％。参展商实务2.行政管理后勤类费用行政管理后勤类费用也有人称做人员费用。间接开支大部分发生在这里。为了计算参展效益，必须计算人员开支。这部分费用可能占总预算的10％-20％。参展商实务第三节参展物流管理一、参展物流管理概述1.甘特图在物流中使用的最重要的工具之一就是横道图或时间线，又叫甘特图。甘特图是在项目管理中使用的一种可视日程安排的横道图。参展商实务绘制甘特图的步骤：(1)细化任务(2)确定时间线(3)赋予优先权(4)构建网络图(5)设置里程碑参展商实务甘特图的优点：1)直视地总结了项目或事件的日程安排。2)一个有效的交流和控制工具。3)能指出问题区域或日程安排上的冲突。4)适用于所有事件领域。5)提供事件历史的总结。参展商实务2.网络分析：关键路径任何物流计划的一个重要方面都是任务之间的关系，这很难在图上表示出来。对更大的事件来说，甘特图可以变得非常复杂，那些有时间冲突的区域可能因横道和颜色的细节而被忽略。物流的一个重要部分是赋予任务优先权。参展商实务网络分析的基础是关键路径分析，它用圆圈表示项目事件，用箭头表示展览活动流，这样就建立了项目事件的先后次序，这个图能用于分析一系列的次级事件。从这个图上可以找出最有效的时间表，这就是关键路径。关键路径以箭头表示，这意味着一个环节出现失误，后面的环节就无法实施。参展商实务3．现场(或会场)地图参展商实务4.展览活动物流的控制物流计划的监控是全面控制参展活动至关重要的部分。甘特图可以在执行任务时在图上记录下实际执行时间与计划时间进行比较。物流经理的目标是创建一个计划，以便物流在不需要积极控制的情况下流动。展览活动中富有经验的合格的分包商是达到该目的的惟一途径。参展商实务5.物流的评价(1)定量评价——达到可计量的目标，有时被称为定标。(2)定性评价——与资金持有人进行讨论。参展商实务6.物流计划(1)一个一般的联系名单。(2)一张现场地图。(3)日程表，包括时间线及横道图。(4)紧急事件计划。(5)分包商细节，包括所有时间约束。(6)现场联络，包括安全和志愿者。(7)评估问卷(标准问卷)。参展商实务二、展品运输1.展品选择（1）展品选择原则1)针对性：是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容以及展览会的性质和内容。2)代表性：这是指展品能体现参展企业的技术和生产水平以及行业特点。参展商实务（2）选择展品考虑的因素1)参展企业的供应能力2)市场条件3)市场潜力参展商实务（3）展品选择和矛盾的处理1)宣传与贸易2)集体与个体3)质量与数量4)新产品与老产品5)展品之间相冲突6)展品符合展示要求参展商实务三、展品包装与装箱1.展品包装分类（1）销售包装（2）运输包装（3）集装箱或木套箱（4）包装衬垫物参展商实务2.包装箱标识（1）标识内容1)运输标志。2)箱号。3)尺寸或体积：长×宽×高(以厘米为单位)。4)重量：以单位标毛重。5)参展企业的名称、展馆号、展台号，以及其他标识。参展商实务（2）特别标记运输标识一般在包装箱的顶部和两侧打印。参展商实务3.装箱单和展品清册展品装入小包装箱、再装入大包装箱，最后装入运输箱参展商实务四、展品运输1.运输筹划运输工作需要统筹策划。运输筹划涉及运输方式、运输路线、运输日程、运输费用、运输公司和代理等因素。参展商实务（1）运输过程展览运输过程经过的地点：1)参展企业所在地(火车，卡车)。2)展品集中地运输。3)发运港口、机场、车站(海运、空运、陆运)。4)目的地港口、机场、车站。5)展馆。6)下一个展览地。去程运输路线为：(1)-(2)-(3)-(4)-(5)-(6)。回程运输路线为：(5)-(4)-(3)-(2)-(1)。参展商实务（2）运输筹划内容1)调研2)路线与方式3)日程4)费用5)集体运输和单独运输参展商实务运费的计算方式：①按货物性质划分收费标准②按货物包装划分收费标准③按货物数量划分收费标准④运输公司收费标准以尺寸、重量计价参展商实务（3）运输计划表负责人：展览会名称：地点日期展出面积：展品集中日期：装车日期：发运日期：运输计划表：抵达目的地日期：发运港(机场、车站)：目的港：运输标识：参展商实务2去程运输（1）展品集中（2）装车（3）长途运输（4）交接（5）接运（6）掏箱（7）开箱参展商实务3.回程运输（1）回运回运与去程运输基本相同，只是运输方向相反，另外除了包装、装箱、装车要抓紧时间外，其他时间要求一般不高。参展商实务（2）分运展品回运到原先的展品集中地后，由集体展出的组织者或委托的运输代理将展品箱再分别运还给参展者。分运工作也需要认真做，如果不是原运输负责人做，需要做工作交接。展品发运后，要及时通知参展者接货，清点、装车、发运等工作都要有记录存档，以备将来查询。参展商实务（3）调运调运也称作转运或调拨，有关安排和手续与去程运输相似。参展商实务4.展品运输中常见的问题(1)全部或部分展品、道具未及时运到(2)展品因包装不好而破损(3)缺少单证参展商实务五、展品运输的相关手续1.单证单证是展品和运输有关的单据、证明、文件的统称。单证可以大致分为展品单证、运输单证、海关单证和保险单证。参展商实务（1）展品单证展品单证是有关展品的证明和文件，出国展览需要办理的单证会多一些。展品单证包括：展品清册、普惠制原产地证书、原产地证明书、领事认证、商品检验证书、动植物检疫证书、濒危物种再出口证明书、熏蒸证明、配额证等。参展商实务2海关（1）海关程序1)出国前在本国海关办理出关报关手续。2)在展出地海关办理进关报关手续。3)展后回国前，在展出地海关办理出关结关手续，也称再出口报关。4)然后待回国展品运回后在本国海关办理进关结关手续，也称作再进口报关。参展商实务（2）中国的展览出口报关和再进口报关的手续和单证1)出口报关参展企业组织出国展览在展品发运前，必须办理海关申报手续，所需单证主要有报关函、报关单、清册、出口许可等。2)再进口报关展览会结束后展品运回国内，还需要办理再进口报关手续，或称作结关手续。单证包括回运至海关函、进口货物报关单、原出口报关清册和回国展品清册、出口货物许可证、出售展品报关通知单、出售展品发票、外汇核销单等。参展商实务（3）国际上有关展览的海关手续和关税主要形式1)保税方式。2)再出口免税方式3)进口方式4)ATA方式，即货物暂准进口方式参展商实务六、运输代理与保险1.运输代理现场运输代理的业务在很大程度上依赖于三个方面的有效管理：联络；海关手续；搬运操作。参展商实务（1）联络联络的第一要求是语言。国际展览运输协会现场运输代理