房地产、工程、测绘资料档案管理制度汇编

安全防范工程档案管理制度由于工程部承担设计、施工、维护等各个阶段的工作，这些工作是由不同的小组和人员来完成的，文档资料的建立和移交，成为了一个关键的环节。为提高工作效率、规范施工、方便维护，更好的提高工程部的整体运转效率，制定本章施工档案管理办法。一、归档内容：1、勘察报告：根据甲方提出的需求，到现场进行实际的勘察，根据不同的项目，编写成《勘察报告》。报告中包括以下内容：1）需求分析后，现场涉及的路由情况、布线选择、传输方式、供电方式等；2）设备安装位置、安装方式；3）现场尺寸和距离；4）现场平面图；5）受现场条件影响，需要配置或变更的设备、材料、箱体等；6）设计方案调整；7）现场主要位置和区域照片；2、设计方案：根据甲方的需求，结合现场勘察，丰富完整，调整后的设计方案。方案中包括功能实现方式、主要设备介绍、系统组成和结构、重点部分的介绍、走线和路由选择等，一般方案涉及的部分，也必须包括；3、合同；4、设备清单：此清单为合同签订时的设备清单；5、施工方案：包含施工计划、施工进度（实际的）、施工控制、供货、主要施工工艺介绍等；6、变更和增项在施工过程中，与原合同约定有出入的部分，做变更，需要增加更能和数量的，做增项，必须由甲方签字，必要的签订补充合同；7、设备到货开箱记录，设备检测记录：按照施工方案中的供货计划，分批次供货，到货后由甲方共同在场，进行开箱验货，保存完整说明书、合格证、检测报告、设备配件等，收货后做24小时设备开机检测，然后再进行安装。此过程中，形成两个记录：设备到货开箱记录和设备检测记录；8、建设期间施工记录：此记录为每日工程内容和施工情况记录，具体记录每天参加施工的人员、人员分工、工序安排、每天施工内容、遇到的问题和解决过程，以及每天是否按照施工方案中的施工进度进行，并说明进度推迟的理由；9、试运行报告：施工完成后，进行系统试运行，详细记录试运行期间的调试、调整、配置、问题解决过程，并形成试运行报告；10、完工报告：总结一个工程项目，从立项到建设，到试运行，到验收完成的总体情况，最后写明项目是否遵守合同约定，是否达到设计要求，并附验收完成后甲方签字的单据；11、项目结算书：项目完成后，分项：主要设备、辅料、人工、车辆等等，核算项目的具体费用；12、现场完工照片：完工后的照片，包括主要设备的安装完成照片、操作台、电视墙、机柜、立杆等的全景照片，部分核心位置的特写照片。使用数码相机拍摄，要求角度合适、清晰度高；13、图纸：包括系统图、接线图、布线图、IP分配表、备用线缆数量和预留位置、效果图等二、归档形式：1、所有要求的归档内容，必须提供电子版，并打包成册，能够分级打开；2、建设项目归档时，建立文件夹，命名为：“XXX公司/单位建设项目”，打开这个文件夹后，下面的文件夹分别为以上要求的13部分内容，在每一个文件夹打开后，是对应的内容。3、现场一手的原始资料，尤其是有甲方签字的建设文档，必须提供纸质文件，照片和图纸可以不必打印出来，其余部分，必须提供纸质文档；4、办事处会建立专门的档案柜，使用文件夹将纸质文档存档，供查询和维护使用；5、电子版文档会保存在专用的硬盘上，共享使用，所有员工都可以通过内网进行访问；三、资料移交和保管：1、施工文档和资料完成后，我们公司提供维保的系统，必须另准备一份完整的资料，转交到对应的维保小组。维保小组的组长，按照以上要求进行查收，不合格、不完整的退回重做；2、完成后的资料，必须在验收完成后一周之内提交到部门，一周之内转交到维保部门（如需要）；3、归档成册的文档资料，不允许随便查阅，实行图书馆的管理办法：借阅制，需要参考、学习、借用的，填写《文档资料借阅申请》，按照申请中的使用范围和使用期限使用，到期必须归还；4、文档保管暂时不定人员，待第一批文档建立后，另行制定管理人员。

测绘成果及资料档案管理制度

档案管理工作程序一、档案工作的基本程序一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节。二、档案工作各环节的工作程序1收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。1．1工作内容：a收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地方的各种形式和载体的文件材料。b收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。c收集精密仪器和贵重设备的随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单)验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录，技术操作规程等文件材料。d收集会计凭证、帐册、报表。1．2工作步骤a文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类收集工作。b科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责任者。c档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。d档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。e归档时必须填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。1．3质量要求a收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。b制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书写。c归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。d归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。2整理2．1工作内容a将收集来的文件材料按各类归档制度的要求，进行整理，使归档材料达到标准化、规范化、程序化。、b对组成的案卷进行分类、编号，建立起固定的存放秩序。2．2工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理二部分：a文件材料的组卷步骤：将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。b案卷整理的步骤：分类排列——编案卷目录——编档号。2．3质量要求a分类要正确，卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保持文件之间的有机联系。b装订要整齐、牢固、美观，便于保管查阅和利用。c案卷的封皮(封面和背脊)，目录(卷内目录和案卷目录)备考表，填写要完整、清晰、正确，题名要简洁明了。d编号(档号和页号)要符合各类档案的标准规范要求。3鉴定3．1工作内容分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，主要任务是：a对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检查。b对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。c编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。3．2工作步骤a成立鉴定小组，以总工为主。b制订和修订各类档案的保管期限表。c具体鉴定：(1)初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小确定保管期限。(2)后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，确定其存毁问题。d鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。e审批及处理，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选有关材料(如总图、说明书、鉴定报告等)做成简易档案，作历史凭证。3．3质量要求a鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和实用主义。b鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。c鉴定结论正确，销毁档案手续齐全。4保管4．1工作内容和步骤a首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目的标志。b对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。c对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。d对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。e做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。f搞好库房及其周围的环境卫生。g要制订档案的保管、保密和销毁制度。4．2质量要求a库房要有温度控制，做到“三分开”，达到“七防”要求。b装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。c要符合安全和保密要求。5统计5．1工作内容和步骤a掌握家底，全面统计各门类各种载体档案的数量，b做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量统计和密级档案的数量统计。c做好档案日常借阅人次和数量统计。d做好档案复制、修改、复印、数量统计。e做好档案发挥效益情况的统计。f每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。g经常开展统计分析，了解动态，不断提高档案管理水平。5．2质量要求a统计工作要做到准确、及时、科学和连续。b统计要符合国家档案事业统计年报[国档发(91)31号]要求和行业主管部门提出各种统计的要求。c各类目录和帐册的登记要字迹清楚，统计准确，做到帐物相符。6编目与检索6．1工作要求：编目与检索是互相关联的，编目工作是编制检索工具的依据。具体要求：a通过编目工作反映整理成果，固定排列次序，b通过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。6．2工作内容和步骤a编制卷内目录。b编制案卷为单位的总目录。c按内容性质和重要程度编专题目录和重要文件目录。d根据工作需要，编制其它各种目录，卡片和索引。6．3质量要求：检索工具要标准规范，书写清晰，准确，便于查找。7提供利用7．1工作内容和利用形式以利用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采用多种利用形式和方法，开发和直接提供档案为各项工作服务。利用形式有：a借阅：包括出借、阅览、送货上门、电话借阅。b提供复制件(复印)。c印发目录、通讯、报导及汇编材料。d咨询服务，办展览会。各类利用均需办理审批、登记手续，并应做好利用效果信息反馈登记。7．2借阅步骤出示证件(含审批的证明)——查检索工具(目录或卡片)——库房查找一一借阅登记——归还验收注销——入库房。7．3质量要求a提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。b熟悉档案内容和存放位置，能迅速、准确地提供利用。c档案利用要符合保密和安全规定。7．4借阅原则：要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导批准后方可借阅，借出后不得复印，用完及时交还。8编研8．1工作内容a汇编档案文件b以档案内容为依据，编写参考资料，如全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等。c直接进行学术研究，如编史修志、撰写学术著作和文章。8．2工作步骤a选题：根据档案资源，社会需求和编研力量而定。b取材：素材的选取和材料的考订(准确性、真实性和有效性)。c素材加工，辅文编撰：确定体裁，加工格式，加工规范，正文加工和辅文编撰。d总纂与审校：核校、总纂、审查、批准。e印制发布。8．3质量要求a要尊重档案原件内容，维护档案信息的原貌，不得任意修改和杜撰。b编研材料和信息内容要具有适用性和先进性。c紧密结合客观需要进行编研。附：档案管理工作程序、工作内容和质量要求。档案员岗位责任制一、认真学习宣传贯彻执行《档案法》和上级颁发的有关档案工作的法规、条例、标准、规范、制度等二、做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。三、对文邯处理利业务部门文什材料的立卷归档l：作进行指导利监督。四、及时进行档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案提山存毁意见。五、开展编研和计算机管理小作，开发信息资源，编制必需的检索工具和参考资料，做好档案的开发利用借阅服务工作。六、档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案的机密和安全。认真贯彻执行档案的执法监督、检查工作。七、积极协助指导文书处理和兼职档案员工作，办理完成单位领导交办的其它有关的档案业务工作。

兼职档案员的职责范围一、兼职档案员在公司总经理的领导下，负责督促检查和帮助指导各部门在业务工作中所形成的文件材料(包括图纸、照片、声像、软件等)的收集、积累、整理与归档工作。二、负责本部门处理完毕的文件材料，按照所规定的各类文件材料归档要求与归档范围(1～5)进行收集、整理，保证文件的齐全、完整。三、兼职档案员要定期检查各项工程中间形成材料的保管、安全和参加成果鉴定、工程项目竣工验收、设备仪器开箱验收等。四、负责将本部门应归档的文件材料，文件在次年的上半年向综合档案室归档。科研、工程、设备均在项目鉴定、竣工，设备开箱验收后按规定的期限内归档。声像、照片档案于一次会议或一项活动结束半个月内归档。兼职档案员在档案业务上受综合档案室的指导，并参加行业有关档案专业法规文件的学习等活动。

档案归档制度一、坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。二、归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有机联系，区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。三、各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时问均按各类文件材料归档要求与归档范围(1～5)的要求执行。四、归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档二份(如发文、打眼文件等)。五、凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水书写。六、文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

档案管理制度一、档案库房必须坚固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”措施，做到办公、阅览、库房三分开。二、永久、长期保管的档案要定期检查，发现破损和字迹模糊及时修补和复制。三、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定与销毁。四、档案部门应在文书或业务部门立卷的基础上，按照文件材料归档、立卷要求进行分类、整理、保管。五、建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。六、档案工作人员下班时应切断电源、关好窗、锁好门。

档案保密制度一、档案属于国家机密，档案工作人员和接触档案人员，必须严格执行遵守国家《保密法》和保密制度、守则。二、档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中注意保密。三、档案收进、移出必须建账登记，做好帐档相符。四、不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违犯有关保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管状况。五、档案的提供利用、复印、摘抄，应根据秘密等级，经相应的主管领导批准，并办理规定的手续。六、凡发生丢失、泄密问题时，应及时向主管领导和保密委员会报告。七、具有牢固的门窗和防盗报警装置。

档案库房管理制度一、非本室人员不得进入档案库房，借阅人一律在阅览室办理。二、班前班后认真检查门窗，发现问题和可疑情况立即报告。三、安全使用电器设备，定期检查消防器材，严禁在库内使用明火或吸烟。严禁在档案办公区内存放易燃、易爆、易腐蚀性物品。四、档案库房柜架排列符合要求，库房内应有足够的通道，每个柜架要有标志，便于调阅和紧急抢救档案。五、重大节假日，认真对库房进行安全检查，切断电源，关好门窗，锁好库房门，贴好封条。六、档案库房应有专人负责安全、卫生及库内温、湿度的观测和记录工作，并根据库房要求，采取措施经常调节库房的温、湿度。七、档案库房应定期进行检查并做好检查记录，发现问题及时采取措施予以处理。八、档案管理人员应对自己所管理的库房保持整齐清洁，每周打扫不少于三次，周未要全面进行清扫；严禁把食物或杂物带进库房，做好“七防，，工作(防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮)。

档案借阅制度一、凡来查阅档案者，外单位必须持单位介绍信，经主管档案工作的领导批准后方可查阅，本公司职工必须办理登记手续，但不得查阅与本人无关的档案。二、因工作确需查阅涉密文件和本职工作以外的档案文件材料时必需经公司主管领导批准，严格办理登记借阅手续。三、查阅档案文件一般在档案阅览室查阅，如因特殊情况必须借出时，要经主管领导同意，但必须限期归还，并注销登记手续。四、查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标记、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密，归还时要当面点清。五、凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》有关条款处理。六、本公司所借阅人员在办理调离或离、退休时，必须将文件、档案全部归还。

档案利用效果登记制度一、档案借出时，管理人员应给借阅者发放档案利用效果登记表。二、借阅者应认真填写档案利用效果登记表，并以实例说明档案作用取得经济效益或实际效果，取得效益的要有部门领导认可。三、档案归还时，档案管理人员应向借阅人员收回填写好的档案利用的中、长期效果。四、技术人员和管理人员有重大的档案利用效果实例，应随时向档案部门报告，一般的档案利用效果由档案人员逐项统计，一年向主管领导和上级有关部门报告一次。

库房防火制度一、认真贯彻“预防为主、防消结合”的方针，做好消防安全工作，保一方平安。二、学习消防法规及消防知识，不断增强防火意识。职工应做到“三懂三会”。即：一懂得本岗位生产过程中的火灾危险性，会报警；二懂得预防火灾的措施，会使用灭火器材；三懂得扑救火灾的方法，会扑救初期火灾。三、禁止在具有火灾危险的场所动用明火。确因工作(生产)需要时，必须按有关规定申报批准后，并有专人负责，采取严密的消防措施，以确保安全。四、禁止私接电线，私自使用电炉，以及使用代用保险丝和违章作业。工作结束时必须做到人离电关。五、对电气设备要经常检查，发现电线老化、绝缘不良、破损等情况时，必须立即维修更换。六、消防器材应保持完好，不得随意乱动，如有意损坏灭火设备者，根据情节分别给予照价赔偿、罚款，直至追究刑事责任。七、任何单位和个人发现火灾都有义务迅速报警，并积极参加补救。八、经常进行防火白检，及时制止和纠正违章行为，防止和消除火险隐患。九、本制度从规定之日起执行。

档案统计工作制度一、统计工作是档案部门的基本任务之一，做好统计工作，对于了解和掌握档案工作情况，提高档案的科学管理水平，具有重要意义，必须认真做好。二、明确专人负责、统计，根据上级要求，按统一表格、统一项目、统一口径，做到各项数字统计准确、及时。三、每年对档案工作基本情况必须进行统计，上半年一次，下半年一次，全年上报档案工作综合报表。四、建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、资料目录、查阅档案材料登记和利用效果登记本。对档案的收进移出、案卷数量、利用等情况及时准确地进行统计。

档案计算机房管理制度一、计算机房是档案综合统计、数据检索和自动化管理工作重地，非领导指定的计算机操作人员(含子女)禁止入内，操作人员也不得擅自将计算机借予他人操作。二、凡是档案有关数据(磁盘、打印纸等)，应由领导指定专人负责，专柜存放，未经领导许可，不得复制或携带出机房。三、操作人员提高警惕，严格执行保密纪律和有关规章制度，不得利用计算机打印涉密文件和资料。四、工作人员要保持机房内清洁卫生，禁止吸烟，树立安全防火意识，不得存放易燃易爆物品。五、不许在机房会客，接待参观人员必须经室领导批准。六、不准用计算机干私活，严禁在计算机上装游戏盘。七、外来软盘必须以计算机人员查病毒后方可使用。八、计算机人员要坚守岗位，保持计算机良好的工作状态，定期观察电源、电压等，发现问题及时报告并协调解决。

底图管理规定一、底图主要用于复制，一律不外借，确因工作需要借出者，须履行借阅审批手续后，方能借阅，但不得在底图上进行修改，以维持其原貌。二、我公司原始记录、底图等均由档案部门集中统一管理，归档时要填写归档移交清单，签署手续完备，图样清晰整齐，方可接收。三、底图归档后一般不允许更改，需要更改时，须经有关领导批准后，填写技术更改单，在底图上更改时标注要清楚。四、接收归档底图应及时清理，按图纸部件逐一整理(修补、摺边、扎边)，然后进行登记上帐。装袋贴卡，以便利用。五、对底图复制、更改，需要有祥细记，以备考查和统计。

测绘生产和成果保密管理制度根据《中华人民共和国测绘法》及相关法律、法规，为了加强对领取、使用和保存属于国家秘密的测绘成果的管理工作，制定如下制度：第一条测绘成果是指有密级的基础测绘成果和专业测绘成果，包括各种保密测量数据、图件、航片等。测绘成果按照国家保密法规进行管理。第二条使用和保存的保密测绘成果，依法行使管理、监督和查处违法违规的行为。第三条测绘成果的保存应符合国家有关规定，应加强对领取的保密测绘成果的保管。存放室要有安全防范措施；测绘成果要做到专人专柜保管，使用后必须及时放回存放室；禁止随意将保密测绘成果乱扔乱放；资料外用必须履行签收手续，做好登记，防止成果资料遗失、损坏。第五条测绘成果不得擅自复制、转让。成果资料转借必须经使用单位领导批准，保管人员做好登记签收手续。使用单位如发生保密测绘成果遗失、损坏，应及时书面报告测绘主管部门，接受处罚。第六条测绘成果确需公开使用的，必须按照国家规定进行解密处理。第七条测绘成果的保密检查(一)领取、使用和保存保密测绘成果的单位每年应对成果资料进行一次自查，发现问题及时处理。检查结果书面测绘管理部门及有关保密工作机构。(二)认真学习有关法律法规。资料室(柜)要有安全防范措施；专人管理和建立资料的外出、收回登记制度；不得擅自复制、转让、转借等行为和遗失、泄密等现象。第八条凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》有关条款处理。

档案资料工作管理制度一、档案资料鉴定工作是档案管理的一项重要工作环节，为了使我公司档案资料鉴定工作如期正常进行，特制定本规定。二、成立由总工办等组成档案资料鉴定工作领导小组，领导小组组长由总工担任；组员由有关部门科技人员和档案管理人员组成。三、档案资料鉴定工作每年一次，具体时问由档案室提出计划。四、档案资料鉴定的内容：1．归档未鉴定过的档案；2．保管期限已达到规定时间的档案；3．虽未超过保管期限，但长期无人利用的档案资料；4．需要调整或确定密级的档案资料；5．其他须要进行鉴定的档案资料。五、鉴定工作的任务1．确定档案资料的保管期限；2．对档案资料案卷质量进行评定，对不完整、不准确的档案提出修改的补充意见；3．对不需要密级调整的档案资料进行调整；4．已到保管期限，又无保管价值的档案资料剔出来，准备销毁。5．档案管理人员每两年列出档案资料清单，报鉴定领导小组；6．对销毁的档案资料，要造具清册，提出销毁报告，经鉴定领导小组长审批，方可实施；7．销毁档案资料时，鉴销人员要到场，严格执行保密规定。

交旅地产公司开发部档案管理办法一、总则1、

为加强部门档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、

部门档案，是指部门从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、

承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、

部门指定专人负责文件材料的管理。2、

文件材料的收集由部门经办人员负责整理，交部门负责人审阅后归档。3、

一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、

重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、

本部门对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、

本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、

本部门牵头与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、

本部门的大事记及反映本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、

档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、

归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、

在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、

不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、

档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、

案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。7、分类建立电子档案目录，便于查阅五、档案管理人员职责1、

按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、

按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、

工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、

部门档案只有公司内部人员可以借阅，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、

建立档案出入台账，建立借、查、阅登记簿；

档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、

必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、

不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、

必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、

不准转借，必须专人专用。7、

用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本办法即日起开始执行。开发部二〇一一年四月十二日

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX企业标准档案资料管理制度起草与发布本标准由公司工程部提出并归口。本标准主要起草人：本标准审核人：本标准批准人：本标准于年月日首次发布。目的本标准规定了公司形成的各类档案，包括：工程档案、物资采购档案、商务合同档案、会计档案、电子档案、人事档案、实物档案等的管理标准。适用范围适用于公司总部及项目部档案资料的管理。管理职责工程部负责组织对项目部工程档案的形成、整理、移交工作进行检查、盘点。负责对归档的资料进行编目、录入、贮存。负责档案室管理，做好档案的借阅和利用工作。综合部负责行政公文、函件的收发记录、资料归档管理。负责公司资质证照的和管理和归档。负责办公类固定资产资料的管理、整理、移交存档。负责人事档案的管理、整理、移交存档。商务部负责商务资料的管理、整理、移交存档。负责商务函件的收发记录、资料归档管理。物资部负责物资采购资料的管理、整理、移交存档。负责物资采购函件的收发记录、资料归档管理。负责公司工程设备、工器具档案资料管理、整理、移交存档。财务部负责会计档案的管理和归档。管理内容工程档案4.1.1归档的工程文件宜为原件。4.1.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程要求。4.1.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.1.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4.1.6所有竣工图均应加盖竣工图章。4.1.6.1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。4.1.6.2竣工图章示例如下图：4.1.6.3竣工图章尺寸为：50mm×80mm。4.1.6.4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。4.1.6.5利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制峻工图。4.1.6.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。4.1.7工程文件的立卷4.1.7.1立卷可采用如下方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件和影像资料等；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。4.1.7.2立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过30mm.案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。4.1.7.3卷内文件的排列文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与记录不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、记录在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。4.1.7.4案卷的编目编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4.1.7.5卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合本规范附表的要求。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位和个人。文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内文件首页之前。卷内目录排列在卷内文件首面之前。4.1.7.6案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面印刷在卷盒的正表面，同时采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附表的要求。案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。4.1.7.7案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。4.1.7.8案卷装订案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。案卷装具一般采用卷盒形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm,厚度为30mm。内封面采用牛皮纸板封面。卷盒及内封面应采用无酸纸制作。案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。4.1.8工程竣工文件的归档4.1.8.1在工程竣工验收前，将形成的有关工程档案报建设单位归档。4.1.8.2工程档案资料至少编制三套，两套（其中一套为正版原件）移交给业主单位，一套报送公司档案室归档。4.1.8.3移交档案时，应编制移交清单，双方签字（盖章）后方可交接。文书档案归档原则凡本公司各部门、单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均需归档。如会议文件、工作总结、统计报表、收文、发文等。由各部门兼职档案员负责整理，并按规定向档案室移交。归档要求凡属归档范围的文件材料，文件形成单位的兼职档案员均应作初步的分类整理，并保证文件材料的齐全、系统和完整。归档的文件材料必须是碳素、蓝黑墨水书写的原件或打印件。凡不符合归档要求的，档案人员有权拒收，并督促其完善后再归档。归档时间办理完毕的文件材料，要求于次年二月底前移交给公司档案室。归档手续归档时，移交人要填写“档案资料移交清单”，接收人详细清点，认真核对，准确无误后在移交清单上签字。归档范围及保管期限凡本单位形成的、具有查考利用价值的文书档案材料，均应按规定归档。详见“文书档案归档范围及保管期限表”。会计档案归档原则会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映我公司经济业务的重要史料的证据，具有十分重要的经济价值的和证据作用。公司所形成的会计档案，应由财务部门负责整理、保管。电子档案各单位、部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体（移动硬盘和光盘）上。归档电子文件以部门或项目为单位整理。电子档案编号规则文书类电子档案：“年度—盘号（小流水）”方式进行编号；工程类电子档案；工程代码—盘号（小流水）人事档案收集范围在人事管理工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。考核、考察、鉴定材料。学历、学位及相关材料，专业技术职称评定相关材料，创造发明科研成果相关材料。党团组织建设工作中形成的有关材料。表彰奖励材料处分材料（包括复查材料，免于处分的处理意见）。录用、聘用、转业、工资、等材料。干部任免、调动材料。录用定级、辞职辞退、退休材料。健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。个人劳动合同。档案借阅借阅档案时，必须填写“文件借阅登记表”，注明借阅单位及期限。外来单位借阅档案时，应持单位介绍信，写明借阅范围及用途，经公司领导批准，方可借阅。借阅的档案不得私自拆、散、涂改、转借、复制、违者严肃处理，需摘录、复印时，应经档案员同意后方可进行。重要的证件，一律不准借出档案室。若有特殊情况，则应经公司领导批准后，方可借阅。档案库房管理库房内严禁存放易燃易爆品及食物，严禁吸烟，做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、防磁、防污染工作。库房内消防器材要定期检查，经常保持完好。保持库房清洁卫生和通风良好。非本室工作人员严禁进入库房和私人会客，工作人员下班前要检查门窗是否关好及电源是否切断等。工作人员对新增加和借出的档案要进行必要的加工整理和清点核对，及时入库。工作人员工作变动时，要由档案主管负责监督、交接双方认真清点核对，及时办理交接手续。档案归档范围及保管期限表序号文件材料归档范围文件产生部门文件主管部门归档日期保管期限备注一、固定资产档案1.1工程机械及工器具1.1.1工程机械及工器具台帐、调配单物资部物资部1年移交一次长期1.1.2工程机械随机文件：设备图册和说明书、设备合格证、装箱单和配件目录、设备安装规程等物资部物资部即归长期1.2办公类固定资产（含车辆）1.2.1办公类固定资产（含车辆）管理台帐、调配单综合部综合部1年移交一次长期1.2.2随机文件：说明书、发票（复印件）、保修卡、登记证等综合部综合部即归长期二、工程档案2.1工程前期文件2.1.1招标文件、招标文件评审、投标工作计划、投标书、投标书评审商务部商务部一年移交一次长期2.1.2中标通知书、合同（正本）商务部商务部永久扫描后归档2.1.3施工组织总设计工程部工程部长期2.1.4工程总开工报告项目部项目部长期2.2施工过程文件2.2.1工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要项目部项目部长期2.2.2施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施文件，施工工艺文件项目部项目部长期2.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单项目部项目部长期2.2.4建筑材料试验报告项目部项目部长期2.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等项目部项目部长期2.2.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探项目部项目部长期2.2.7土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录项目部项目部长期2.2.8施工日记、大事记项目部项目部长期2.2.9隐蔽工程验收记录项目部项目部长期2.2.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录，事故处理报告项目部项目部长期2.2.11系统调试、整定记录项目部2.2.12绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录2.2.13材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告项目部2.2.14操作、联动试验项目部项目部长期2.2.15电气装置交接记录项目部项目部长期2.2.16中间交工验收记录、工程质量评定项目部项目部长期2.2.17工程质量检查、评定项目部项目部长期2.2.18交工验收记录证明项目部项目部长期2.3设备、材料采购出厂质量合格证明、送货单项目部长期2.4工程后期文件2.4.1电力质量监督中心站质量监督检查报告项目部项目部长期2.4.2工程竣工验收申请表（原件）项目部项目部长期2.4.3并网验收报告、项目竣工验收报告（原件）、工程审计报告项目部永久扫描后归档2.4.4业主方管理性文件项目部项目部长期2.4.5工程竣工图（蓝图）、二次设计图纸项目部项目部长期2.4.6设备图项目部项目部长期2.4.7竣工资料移交签证书（原件）项目部项目部永久2.4.8工程技术总结、工程总结、工程大事记项目部项目部长期2.4.9工程现场图片（项目全景、精品工艺、领导视察、重要节点、有关设计变更、签证的隐蔽工程）项目部项目部长期无压缩文件2.4.10获得市、省、部级荣誉证书、标牌、锦旗项目部项目部长期2.4.11竣工资料电子版项目部项目部长期三、文书及其它档案3.1综合部3.1.1公司重要会议文件材料综合部综合部1年移交一次永久3.1.