协同OA办公软件-立项报告

-.z.协同OA办公软件V1.13立项报告**科盛华网络技术开发二〇一四年一月目录TOC\o"1-3"\h\u4590第一章工程建立背景及目的155941.1工程建立背景125781.2建立的目的122946第二章协同OA办公软件的定义及特点186342.1协同OA办公软件的定义1130032.2协同OA办公软件的特点223166第二章协同OA办公系统软件产品的支撑技术和功能3199403.1、协同OA办公系统软件产品的支撑技术3671第三章第四章协同OA办公系统软件产品的系统模型331584.1系统模型314699第五章工作流与工作流管理系统4198905.1工作流技术440265.2工作流管理系统563265.3地籍管理工作流设计6280255.3.1地籍管理工作流设计思想6187435.3.2工作流系统构造6277385.3.3工作流数据库设计7211325.3.4地籍业务处理系统和窗口办文工作流系统的接口设计8第一章工程建立背景及目的1.1工程建立背景日常管理较多的采用传统手工方式，填表格、跑部门签字盖章、工作效率低下。管理相对较“乱〞、较“松〞、在迅速获得信息、规管理、提升沟通、提高工作效率等方面有迫切的需求。信息化建立规划不明确，在软硬件配置、信息化规划、应用技巧、人才配备等方面还有待提高：即使有电脑，也只是单纯的记录个人的办公数据，单位管理的信息数据得不到共享，管理者面对办公室的工作和资源不能一目了然。领导层忙于外部事务处理，只有报表和会议解决部信息和事务协调，但无法透视实践整个过程和了解围观细节。1.2建立的目的通过实施协同OA系统，可把单位日常业务、事务、写作等信息在单位的部门、群组、个人之间进展及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、文档管理、综合办公管理、常用工具以及系统管理等应用模块，从而到达管理高效全面的管理效果。协同OA系统的总体目标是：“以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企事业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个及时有效的信息交流管道，〞建立高质量和高效率的信息网络盘，为领导提供一个方便有效的时间跟踪和监视手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。第二章协同OA办公软件的定义及特点2.1协同OA办公软件的定义所谓办公自动化，是指通过先进技术的应用，将人们的局部办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。协同OA办公系统软件产品与MIS、DSS相比拟，则较少地应用管理模型，而强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过区域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。2.2协同OA办公软件的特点协同OA办公系统软件产品具有如下的特点：面向非构造化的管理问题；2、工作对象主要是事务处理类型的办公业务；3、强调即席的工作方式；4、设备驱动。协同OA办公系统软件产品的设计思想就是以自动化设备为主要处理手段，依靠先进技术的支持，为用户创造一个良好的自动化的办公环境，以提高工作人员的办公效率和信息处理能力。办公业务的分类和典型形式办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。按业务流程确实定程度，办公业务可分为三类：1、确定型，事物/数据处理是确定的，易于计算机程序化的实现。非确定型，事务处理过程有较多的不确定性，程序化方法不易实现。3、混合型，介于上面两者之间，局部处理过程是确定的，另外局部处理过程是不确定。协同OA办公系统软件产品主要是面对非确定型办公业务的处理，其他两类业务也可满足。按业务性质，办公业务部门可以分为两类：以程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的方案科、财务科、信息中心等。2、以非程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的领导办公室、行政科、秘书处等。前者的职能可通过一般的事务处理系统实现，后者的职能主要依靠协同OA办公系统软件产品来实现。办公业务有许多具体的形式，如收发、立案、调查、统计、审批、认可、询问等，以及部门间的通知联络业务、委托要求业务、谈判调整业务、会议讨论、咨询效劳业务等。对具体的办公业务进展分类整理，可划分为四种典型的方式：1、数据处理和文字处理，如文件生成、信息检索、计算、存储等；2、传递功能，如、会议、会谈、文件等的信息分发或传递等；3、实时管理，如确定安排会议或会谈的时间、程序、地点等；4、判断决策，如文件的报审、批准，问题的讨论、确定型等。第三章协同OA办公系统软件产品的支撑技术和功能3.1、协同OA办公系统软件产品的支撑技术办公自动化的支撑技术有：计算机技术、通信技术、自动化技术。从物化的角度看就是协同OA办公系统软件产品的硬件和软件。协同OA办公系统软件产品的硬件系统包括计算机、计算机网络、通信线路和终端设备。其中计算机是协同OA办公系统软件产品的主要设备，因为人员的业务操作都依赖于计算机。计算机网络和通信设备是企业部信息共享、交流、传递的媒介，它使得系统连接成了一个整体。终端设备专门负责信息采集和发送，承当了系统与外界联系的任务，如打字机、显示器、绘图仪等。协同OA办公系统软件产品的软件包括系统支撑软件、协同OA办公系统软件产品通用软件和协同OA办公系统软件产品专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件，如Win95、Win98、Uni*等。协同OA办公系统软件产品通用软件是指可以商品化群众化的办公应用软件，如Word、E*cel等。协同OA办公系统软件产品专用软件是指面向特定单位、部门，有针对性地开发的办公应用软件，如事业机关的文件处理、会议安排，公司企业的财务报表、市场分析等。2、协同OA办公系统软件产品的功能为满足办公业务处理的需要，协同OA办公系统软件产品具有以下的功能：完善文字处理功能、较强的数据处理功能、语音处理功能、图像处理功能、通信功能等。第四章协同OA办公系统软件产品的系统模型4.1系统模型1、信息流模型〔InformationFlowModel〕，描述了办公信息在各单位办公室和办公室之间的相互传递和处理的情况；2、过程模型〔ProceduralModel〕，描述了为完成特定的任务，办公工作的具体执行过程和步骤；3、数据库模型〔DatabaseModel〕，描述了与办公业务相关的信息构造、数据库构造以及它们的存储和访问方式等；4、决策模型〔Decision-MakingModel〕，将办公信息处理过程中的构造化局部交由计算机处理，并根据已有的特定决策模型做出相应决策；5、行为模型〔BehavioralModel〕，办公信息的处理是在人的社会活动中发生并完成。由于信息技术的开展和日趋剧烈的社会竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用，更追求综合的、集成化的办公解决方案。作为一种对常规性事务进展管理、集成的技术，工作流正顺应了这种开展趋势。“数字国土〞工程推行以来，我国许多土地管理部门已建成了各类业务系统或综合性的图文办公信息系统，它们对于提高土地管理的信息化水平起到了非常重要的作用。但这些系统大多是为解决具体业务信息，没能综合考虑土地管理的办公自动化，各级单位或同一单位的不同部门之间的协同办公和信息共享仍然不太理想。因此，为提高土地管理部门业务办公的水平和工作效率，实现有效的信息共享，在土地管理系统中引入工作流技术是十分必要的。第五章工作流与工作流管理系统5.1工作流技术工作流〔Workflow〕技术起源于20世纪70年代中期办公自动化研究领域，但直到90年代，随着计算机尤其是网络技术的普及，以及信息化建立的日益推进，工作流技术的研究才进入热潮。1993年8月，第一个工作流技术标准化的工业组织——工作流管理联盟〔WorkflowManagementC协同OA办公系统软件产品lition，WFMC〕成立。之后该联盟发布了用于工作流管理系统之间互操作的工作流参考模型，并相继制定了一系列工业标准。工作流是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进展表示并对其实施计算。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进展的业务活动或任务。一个工作流包括一组任务〔或活动〕及它们的相互顺序关系，还包括流程及任务〔或活动〕的启动和终止条件，以及对每个任务〔或活动〕的描述。在大多数的实际应用中，工作流技术可使工作人员在网络、效劳器和多台计算机客户端的硬件平台支持下，按照预先设定的规则并借助应用程序对相关数据进展处理完成*一业务目标。业务流程由一系列生产活动按照一定的逻辑顺序组成。活动是流程的最根本的单元，是为实现*一目标由活动负责部门授权相应参与者〔角色〕完成。活动部由输入、输出、约束、实施角色、负责部门、用户界面等要素共同组成，如图1所示。实际应用中，一般将关系严密的活动组成一个子流程。工作流遵循三个准则：路由〔Router〕、规则〔Rules〕和任务〔Roles〕。路由定义文档、信息或任务传送所通过的路径，规则是流向控制的条件和异常处理，任务是工作流在*一状态下的具体操作。5.2工作流管理系统工作流管理系统〔WorkflowManagementSystem，WFMS〕是定义、创立、执行工作流的系统。其功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系统来实现。工作流管理技术是为适应剧烈竞争中组织机构部业务数量大、变更频繁，常常需要业务流程再造〔BPR〕和改良而产生的。使用工作流管理系统的目的是提高系统的灵活性和软件的可重用性，增加过程的透明度，提高工作效率。一个完整的工作流管理系统是由一个流程建模工具、工作流执行效劳、监控管理工作客户端应用和客户端调用等组成的分布式系统，如图2图2工作流管理系统参考模型5.3地籍管理工作流设计5.3.1地籍管理工作流设计思想土地管理业务是一个流程性很强的业务，需要多部门协调完成。在地籍管理中，整个土地登记业务过程，包括从申请到入库发证，是一个由多部门协同操作共同完成的过程，其流程设计如图3所示。窗口办文则是贯穿整个地籍管理系统的关键，其核心是工作流管理系统。引入工作流技术，主要是对部的工作流程、审批业务运作情况进展监控，同时对办公过程中的信息自动传递、信息交流、审批过程追踪、进度控制。工作流管理技术的引入实现了土地登记业务办公自动化、业务处理与窗口办文的无缝集成，使办公系统与GIS系统融为一体。同时，系统管理人员可根据业务管理容变化、部门与机构的调整对工作流流程进展调整。图3土地登记业务流程图5.3.2工作流系统构造地籍管理工作流系统设计上采用三层模型，即按数据效劳层、应用逻辑层、表现层三个层次架构，效劳器端与客户端通过组件连接，在浏览器中实现日常办公、地籍管理、网上发布等功能，效劳器端的根底地理信息数据库则通过网络在多部门共享，实现了地理信息技术与办公自动化技术的一体化。系统由工具流定义管理子系统、工作流设定子系统、工作流查询统计子系统构成，见图4。工作流定义管理子系统完成对组织机构模型、用户和角色管理，工作流程的定义、修改，工作日和节假日的设定和修改，其操作对象为系统管理员；流转设定子系统完成日常工作流程的流转控制，登陆用户权限管理，其操作对象为日常办公人员；查询统计子系统根据各种条件，查询工程的流转情况、工程相关信息，公文流转情况及员工登陆系统状态。图4系统软件三层构造图5.3.3工作流数据库设计地籍管理办公自动化系统的数据涉及土地管理部门各级单位的各种文档，如土地登记时需要填写的各种表单，包括土地登记申请书、地籍调查表、土地登记审批表、土地登记卡、国有土地使用证等；另外还包括各种图件，如根底地形图、城镇地籍图、宗地图等。工作流数据库的设计要尽可能与现有数据库兼容，同时尽可能遵循工作流管理联盟〔WFMC〕的规，使数据库发挥对日常性业务管理工作流的调控作用，并使数据库具有较大的灵活性和适应性，当工作流程变动时，只需要修改数据库和增加模块，系统便能工作。工作流数据库包括部门、角色、流程、活动等实体。以流程为例，其流程类型的数据库构造见表1。表1流程类型数据库构造表中文字段名字段名字段类型与长度流程定义类型编码PROTYPE_IDNUMBER〔4〕流程定义类型名称PROTYPE_NAMEVARCHAR2〔40〕部门编码DEPT_IDNUMBER〔4〕父流程定义类型编码PARENTTYPE_IDNUMBER〔4〕流程定义类型描述PROTYPE_DESVARCHAR2〔512〕流程定义类型状态PROTYPE_STATUSNUMBER〔1〕5.3.4地籍业务处理系统和窗口办文工作流系统的接口设计传统意义上的地籍管理信息系统，只实现无纸化办公和方便、快速的业务查询；地理信息系统则是一套独立的系统，专门用于地形地籍信息的入库和更新[4]，两者之间缺乏有机的联系，在地籍管理办公界面上无法对根底地形地籍信息进展访问，办理业务的速度、方便性、数据更新的实时性都受到很大影响。因此，需要将地籍业务处理与窗口办文集成到一起实现地籍管理的图文一体化和办公自动化。集成后地籍信息系统是整个图文办公系统的一局部，窗口办文系统按工作流技术设计，地籍业务处理系统融于窗口办文系统中。事实上，窗口办文系统的一个工作流程就是一个工程的受理过程，地籍业务处理系统中的信息处理过程只是工程受理过程的一个或几个步骤，因此，只需提供一个跟窗口办文系统的接口，通过这个接口将工作流中正在处理的工程转入地籍业务处理系统中处理。这一过程可通过记录工程编号来实现，每一个工程经过地籍业务处理系统处理前后的状态、以及处理方式被记录，以便工程在工作流中继续流转。所以，地籍信息的主体——宗地和记录宗地状态的土地证书的状态变化都被记录在该工程中。以土地变更登记为例，其流转过程及接口设计见图5。图5地籍业务与窗口办文接口设计地籍管理引入工作流管理技术所带来的好处非常明显，这包括业务流程的可视化与图形化〔如图6〕、业务活动的即时通知、业务处理过程的随时跟踪、业务数据的多方式查询统计、业务处理效率的量化考核等等。系统的运行有效地实现了地籍管理办公的无纸化和自动化，满足了当前机构调整引起的业务变更和业务流程调整的需要，增强了地籍管理系统的灵活性和可扩展性、充分发挥了现有计算机网络资源的作用。具体表达为以下特色：〔1〕系统采用窗口式办公体系，所有的地籍业务工作都按照一个窗口对外的模式，即在窗口收件，扫描输入收件容，然后按不同业务工作流程自动流转；〔2〕系统自动完成地籍管理行政收件和发文的全部流程，包括拟稿、审稿、登记、签收、签发等操作，同时支持公文签发的电子签名和公文的印章显示，支持多种发文稿笺的选用，实现了无纸化办公；〔3〕授权用户可灵活配置本单位的各种业务流程，系统保存每个业务活动流转的痕迹，提供对在办地籍业务的监控和跟踪功能，可随时获得工程的在办状态；〔4〕系统掌握全局各项报批业务的动态和进程，能实时查询各部门和个人的业务办理情况，对超期工程自动催办，实现了业务办公过程的全程监控跟踪；〔5〕业务办理过程中，各经办人和科室负责人可通过查阅工程的根本情况和已