人力资源操作手册

江苏一建信息化管理人力资源管理操作说明江苏一建2011-07

目录江苏一建信息化管理 1目录 2一、基础信息设置 41.1岗位体系管理 41.1.1操作步骤 41.1.2录入步骤及要求 5二.人事档案管理 62.1新建员工 62.1.1操作步骤： 62.1.2录入要求： 82.2员工档案维护 82.2.1操作步骤 82.2.2录入要求 102.2.3必要录入信息（从员工档案维护处进入）： 11三、员工事务 153.1员工异动 153.1.1员工异动信息维护 163.1.2员工异动送审 173.1.3员工异动审批 183.1.4员工异动执行 193.2员工合同 193.3证书管理 20四、薪资管理 204.1员工档案维护 214.1.1、薪资信息维护 214.2系统初始化 224.2.1、基础参数设置 224.2.2、初始化 234.3工资款项设计 234.3.1、工资款项设置 234.4工资数据生成 264.4.1、已发薪员工调整到未发薪员工 264.4.2、未发薪员工调整到已发薪员工： 264.5工资数据录入 284.6薪资送审 294.6.1、初始化时的审批设置 294.6.2、设置审批的流程 304.6.3、薪资送审 314.6.4、薪资审批 314.7会计期末处理 33五、绩效管理 35六、招聘管理 366.1招聘需求管理 366.2招聘计划管理 376.3招聘活动跟踪 386.4应聘人员管理 396.4.1录用送审 416.4.2录用审批 41七、培训管理 427.1培训需求管理 42

一、基础信息设置1.1岗位体系管理路径：人力资源——组织机构管理——工作分析管理—岗位体系管理1.1.1操作步骤进入平台进入【岗位列表】窗口点击【新增】按钮，弹出【岗位维护】窗口，录入名称等信息,点击【提交】按钮，岗位维护完成。1.1.2录入步骤及要求：1、岗位编码为4位流水编码，系统自动生成，不需调整。2、先选择组织。录入后最好复制一下（使用快捷键Ctrl+C，不然不能复制），然后录入名称，录入名称时直接粘贴（使用快捷键Ctrl+V），再加岗位名称。例：办公室行政文员岗位，岗位名称需设置成xx分公司办公室行政文员,需要加一个分公司的前辍;xx项目部的项目经理岗位，岗位名称即要设定为xx项目部项目经理，可不带分公司的前辍。3、职位如实填写。项目部同等于所在公司的部门级别，项目经理职位是部门经理。4、录完后填提交即可。需连续录入的，在下面连续录入打勾即可。二.人事档案管理2.1新建员工路径：人力资源―>人事档案―>员工档案管理―>新建员工2.1.1操作步骤：进入平台【新建员工】，打开新员工信息维护页面：录入员工姓名、员工类型、入职日期和性别；【员工编号】为自动生成无需更改在【所属组织】中选择员工所在的部门；在【岗位】中选择该员工相应岗位；部门一旦选定，岗位的选择范围也就确定了；选择了【岗位】，在【职位】一栏会自动填上；在【同步创建可以登录系统的用户信息】处打上勾，则在登记档案时，自动创建一个可以登录系统的用户，登录号码即为其员工编号；完成信息填写后，点击【提交】，即完成基本信息的录入。此时，可以在【员工档案列表】中看到新加员工信息。2.1.2录入要求：注：总公司、分公司、项目部需录入员工姓名、性别、员工类型、在职状态、入职日期、所属组织、职位、岗位、证件类型、证件编号；2.2员工档案维护路径：人力资源―>人事档案―>员工档案管理―>员工档案列表2.2.1操作步骤进入平台进入员工档案列表。选中相应员工，点击【维护】按钮点击【员工档案-系统信息】，打开维护页面：2.2.2录入要求总公司、分公司、项目部需维护人员信息以下几点：系统信息：录入姓名、性别、证件类型、证件编码、状态、类型、职能机构、入职日期、职称；（填写）基本信息：生日、民族、籍贯、省州、县市、政治面貌、参加日期、婚姻状况、毕业时间、毕业院校、专业、学制、学历、参加工作时间、户籍类型、户口地址；（毕业时间、毕业院校、专业、学制、学历、参加工作时间要填写，其他的有的要填写）任职信息：任职类型、任职时间、职能机构、工作岗位、职等、职位；（必须填写）合同信息：合同编号、合同类型、签订日期、甲方、乙方、签订方式、合同期限、开始日期；（填写）家庭成员：与本人关系、姓名、性别、生日、政治面貌、户籍类型、联系地址、工作（学习）单位；（可以不填）联系信息：联系地址、家庭地址、家庭邮编、通信地址、邮政编码、家庭电话、手机；（可以不填）教育信息：开始日期、结束日期、教育机构、专业、学历；（必须填写）工作经历：开始时间、结束时间、工作单位、入职职位、联系电话；（必须填写）证书清单：证书类型、证书名称、证书编号、持有人、职能机构、发证机构、存在单位、登记日期、上次年检日期、开始日期、结束日期；（红色的必须填写）2.2.3必要录入信息（从员工档案维护处进入）：1、系统信息：红色字体全部要录入。除此之外，有职称的也需要填入。其它的可选填。2、基本信息：需填写：生日、民族、籍贯、省州、县市、政治面貌、参加日期、婚姻状况、毕业时间、毕业院校、专业、学制、学历、参加工作时间、户籍类型、户口地址（有些数据不全的话可不填，但此栏一定要有信息，不能全空）3、任职信息红色字体必须填完即可。多职员工可以设一个正职，其它职位设成兼职。4、薪资信息社保号务必录入，其他选择性录入。5、合同信息红色字体必须填写。合同中有试用期的需填试用期信息。其它可选填。合同到期、过期要及时续签，及时更新，不要出现过期的合同信息。6、联系信息有的填写，可以不填写。7、教育信息红色字体必须填写。教育信息必须保证有一条信息，一般可从初中开始填写。8、工作经历有工作经历的才需填写。红色字体必须填写，结束时间必须录入。同一公司职位变换的可在入职职位中填写，不需填多个工作经历。9、证书清单有证书的需填写。红色字体必须填写，其它的可选填。10、职称信息有职称的必须填写。红色字体必须填写，即可。没有可不填写。三、员工事务3.1员工异动员工异动是指员工任职调动、离职的办理。路径：人力资源——员工事务——员工异动管理——员工异动列表3.1.1员工异动信息维护进入员工异动列表，新增员工异动，员工异动分2类：任职异动与离职异动，按需选择。以任职异动为例：新增——任职异动主信息页签填写要求：编号自动生成；标题：XX公司XXX调动；相关员工：选择对应调动的员工；变更日期:按实际填写；调配类型：企业任命、个人要求、其他，按实际情况选择录入。岗位列表填写要求:任职策略：调配、免职、保持，按实际选择；任职类型：正式、兼职职能机构、岗位、职位、职等、组织负责人等信息按照实际情况选择录入员工异动信息维护完毕后，提交即可。3.1.2员工异动送审员工异动信息维护完毕后，该异动信息需要提交至相关领导处送审，领导审核完毕后，方能生效。如下图：3.1.3员工异动审批员工异动信息送审后，需要相关领导的审核路径：共享平台——审批管理——待办审批任务或者，主界面快捷窗口中的待办事宜——待办审批任务进入待办审批任务，进行审批即可。如果需要多个领导审批，需要按照顺序逐个领导重复此操作。3.1.4员工异动执行员工异动信息送审并且审批后，需要在系统中进行执行，否则，员工档案中改员工的变得不好自动更改，员工异动执行后，档案中该员工的信息才会自动进行相应变动并记录。3.2员工合同员工合同信息在员工档案的合同信息中直接维护。相关合同信息必须按实填写，及时维护。3.3证书管理员工证书信息在员工档案的证书清单中直接维护。相关证书信息必须按实填写，及时维护。四、薪资管理要启用薪资福利管理模块，首先需要在员工档案中对相关的薪资信息进行维护，确定该员工对应的所得税政策，以及是否有计件、及时工资，用于工资发放的银行卡卡号等。第一，员工档案维护第二，进行薪资系统的初始化，包括启用的会计期，采用的工资制度等。第三，设置工资款项。第四，生成需要参加工资计算的员工记录。第五，进行工资数据录入。第六，如果在初始化时启用了审批功能，则需要将工资报表送审。第七，进行会计期末处理，进入下一格会计期。4.1员工档案维护4.1.1、薪资信息维护在新员工入职后，人力资源部在系统中建立关于该员工的档案。在员工档案的“薪资信息”中需要作如下维护：（1）在“交个人所得税”上打“√”；（2）在“对应所得税政策”中选择国家所得税政策。完成以上二步后，点“提交”。4.2系统初始化4.2.1、基础参数设置点击“薪资福利管理-初始设置”，进入如下界面：注意：启用审批：若启用，则工资数据必须审批后才能进行会计期末处理，才可以录入下一月工资。4.2.2、初始化初始化完成：点击后，会弹出一个窗口，要求操作员确定系统启用的会计期。统一选择：2009年12月。4.3工资款项设计薪资系统的初始化工作已经完成，例如启用会计期为12，采用独立薪资制度，采用同一工资类别，因此，操作员接下来的工作只需要进行工资款项的设计。4.3.1、工资款项设置（根据自己的实际情况进行工资款项的设置）点击“人力资源-薪资福利管理-基础数据”，进入后，点“工资款项设置”。进入工资款项设置界面，可以看到已经设置好的工资款项。注意：A、系统主要工资款项部分按照下图设置（红方框部分）B、点结转款项。将所有款项设置成结转款项，如下面2副图所示完成以上设置后，退出工资款项界面。4.4工资数据生成完成以上各步设置后，点击“工资核算-工资数据调整”，在此列出了所有员工的记录。注意：1、已发薪员工：表示在薪资录入时可以出现的员工2、未发薪员工：表示在薪资录入时不会出现在录入界面的员工已发薪员工与未发薪员工之间调整4.4.1、已发薪员工调整到未发薪员工：在已发薪员工界面选中该员工，然后点删除即可。此删除仅指将选中员工从本期发薪员工列表中去除，并不是删除员工信息。4.4.2、未发薪员工调整到已发薪员工：首先，在未发薪员工界面选中该员工所在行，点信息维护，在信息维护界面，维护相关信息，保存，退出。其中：发薪方式、发薪币种、社保号必填未发薪员工信息维护完毕后，勾选此员工前面的方框，然后点右上角的保存即可。注意：只有将未发薪员工调整到已发薪员工，才会在工资录入时，列出要参与工资计算的员工。4.5工资数据录入点击“工资直接录入－按职能机构”，出现一个选择窗口，在此选择要部门和款项，工资类别选“系统工资类别”。完成上步操作后，进入了“工资录入页面”。在该页面下可以直接录入数据，点“保存”，保存录入的数据；点“计算”，将会对已经录入的数据进行计算。其中，蓝色部分是可以录入的，黑色部分是计算数据，不需要手工录入4.6薪资送审如果员工的工资列表需要送审，则需要实现设置好审批流程，然后进行送审，只有送审通过后，才能进行月结，生成正式的工资报表。但如果在系统初始化时，没有启动审批功能，则该步骤可以省略。4.6.1、初始化时的审批设置在“初始设置－基础参数设置”中，启用审批功能。4.6.2、设置审批的流程路径：“基础数据－审批设置”4.6.3、薪资送审“工资核算－审批处理”选择“薪资数据送审”。4.6.4、薪资审批审批人员在收到该审批人任务时，进行审批，审批通过后，可以进行月结。审批路径：人力资源——薪资管理——报表查询——薪资数据审批或者主界面待办事宜——薪资审批任务审批界面如下4.7会计期末处理点击“期末处理”中的“会计期末处理”，生成正式的工资报表。并且开始新的会计期的工资计算。只有进行了会计期末处理，方能进行下月的薪资录入工作。路径：人力资源——薪资福利——期末处理——会计期末处理处理完毕后，点确定即可五、绩效管理路径：人力资源——绩效管理——绩效管理进入“绩效管理——考核成绩记录”，新增绩考核成绩记录明细六、招聘管理6.1招聘需求管理双击“招聘需求征集”，如图所示对于招聘需求，可以执行【新增】、【修改】、【删除】、【查看】、【发送】、【汇总】、【取消】、【查询】等管理。【新增】新增加一个招聘需求，需要维护相关信息，如图所示。对招聘信息进行录入，并选择通知组织（要选择负责招聘的组织机构），点击提交并返回。选中此条招聘信息并进行发送，此条招聘信息发送到公司招聘负责人。公司招聘负责人进入系统，有招聘信息的提示，选中此招聘信息点击“反馈需求”，进入后点击“增行”进行岗位需求的录入。录入后点击“提交”并返回，再点击“提交关闭”。6.2招聘计划管理人力资源人员进入系统，点击“招聘需求征集”，然后点击“汇总”，再点击“汇总生成计划”，选中招聘信息进行送审，送给公司负责人。如图4所示公司负责人进入系统进行审核。6.3招聘活动跟踪人力资源人员进行招聘活动跟踪，点击新增录入招聘信息。如下图所示：点击“关联渠道”选择“增行”进行选择招聘渠道并提交。如图所示：提交后选中招聘信息进行送审。如下图所示：招聘负责人进入系统审核。点击“招聘活动跟踪”，再点击“切换”进行管理招聘活动。选中招聘信息，点击“启动”，此招聘活动已启动。点击“评估”对此招聘活动进行评估，也对招聘渠道进行评估。如图所示：6.4应聘人员管理双击“应聘人员管理”，如图所示点击“新增”对应聘人员进行登记，如图所示将人员信息录完，点击“提交”。然后选中该单据，点击“应聘人员管理—直接录用”，然后建立人员档案；点击“应聘人员管理—建议录用”，然后点击“正式录用审批”进行审批流程处理，相关人员审核后，可以录入并建立人员档案6.4.1录用送审6.4.2录用审批审批路径：共享平台——审批管理——待办审批任务或者主界面代办事宜——待办审批任务进入待办审批任务列表，选择需要审批的单据，点击处理审批界面如下七、培训管理单击“培训需求征集”，进入“培训需求征集通知列表”如图所示：单击“新增”，新建一个培训需求征集通知。填好培训需求征集通知相关信息后，单击“选泽通知组织”并“提交”。如图所示“返回”到列表，选中该记录，单击“发送”。如图所示：通知相关组织负责人，进入系统进行“培训需求反馈”。单击待办事宜中“培训征集任务”，进入“培训征集任务”，点击该记录，单击“反馈需求”，填写需求反馈单，单击“增行”，录入培训需求内容，包括需求主信息、附属人员、附属课程。然后单击“确认”、“提交”。如图所示：返回上一界面，选中该记录，单击“反馈确认”。再切换到“培训需求征集通知”页，选中该记录，单击“反馈汇总”。如图所示：选则各部门通知单，点击“合并”。“合并”后点击“生成计划”如图所示：填写完培训计划相关信息后，单击“增行”“从征集通知引入”选择之前做过的反馈需求，完成后单击“提交”。如图所示：返回上一页面，单击“送审”，送相关领导审核。如图所示：审核通过后，单击“维护活动”。单击“新增”创建这次培训活动，填写这次培训活动相关的信息，完成后“提交”。提交后维护“协议”和“证书”。如图所示：返回到培训活动列表，选择“登记开始”，学员进入系统进行登记。如图所示：发布公共信息，通知学员进行登记。学员进入系统后，单击待办事宜中“培训选课任务”，选择该记录，单击选课。单击“增行”，选好课后，单击“提交”。学员登记结束日期到了，进行“登记关闭”，然后“送审”，领导审核后，“切换”开展活动。可以把该培训活动“发布”成公共信息，也可以制定一个培训日程计划，选择该记录，单击“日程计划”。进入“培训活动日程计划列表”，单击“新增”，填写培训日程计划信息，“提交”后，单击“日程学员”，给学员安排上课时间。“切换活动”到“管理培训活动”页面。进行“学员管理”和“评估管理”。人力资源部进入系统，进行“评估汇总”，送给领导审核，培训活动结束。57710018030900120955790368228596330