公文写作与培训讲义

公文写作培训实务二○一一年二月本次培训的主要内容对公文写作的个人理解公文写作应该了解的几个工具几个具体公文的写法公文写作的几点个人体会培训三目的思想启发工具介绍方法指导我对公文写作的理解核心思想：把事情说明白就行了应掌握的工具国家行政机关公文处理方法〔国务院2000年8月公布〕国家行政机关公文格式〔GB/T9704-1999〕标点符号用法内部行政文件作业指导书〔ZY-XZ-01〕13种行政公文文种命令〔令〕决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要公文写作一些标准格式纸张尺寸—国标A4型〔210×297mm)；公文标题—2号小标宋体加粗〔或2号黑体字〕；可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。举例：正文字体—3号仿宋体；成文日期—用汉字将年、月、日标全：“零〞写为“O〞；成文日期右控4个字举例：二○一二年二月二十日;

不能写成2021年2月20日公文用纸天头〔上白边〕—37mm±1mm公文用纸订口〔左白边〕—28mm±1mm公文版心尺寸—156mmx225mm〔不含页码〕排版规格—一般每面22行，每行排28个字。发文字号—由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕〞括入；序号不编虚位〔即1不编为001〕，不加“第〞字。如：虎跃行字[2021]5号主送机关—标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文正文—主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。行间距：1.5倍〔可根据具体情况进行适度调整〕正文中结构层次序数：第一层“一、〞，第二层“1.〞，第三层“〔1〕〞，第四层“1)〞；主题词—3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；抄送机关—公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送〞，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。印发机关和印发日期—位于抄送机关之下〔无抄送机关在主题词之下〕占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。〔2021年2月20日〕公司红头文件模板标点符号的用法建议到百度去下载，搜索“标点符号的用法〞，了解最根本的逗号、句号、冒号、顿号、引号、问号、感慨号等符号的用法。内部行政公文作业指导书内部文件的模板内部文件审批流程红头文件的模板红头文件审批流程公司行政公文审批单通知日期2012年1月日部门行政部文号行政2012-号阅文范围相关人员确认□年月日前■不需要起草人部门负责人主管经理董敬南核稿人会签题目关于召开2012年生产经营工作会议的通知内部文件审核流程文件起草部门主管审核相关部门汇签行政部(秘书/体系内审员)核稿文件起草部门主管经理批准(审核)(总经理批准)红头文件审批单公司行政公文审批单通知类文件的起草适用范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。种类指示性通知：主要用于布置某项具体工作〔举例：?关于进一步加强内转货物管理的通知??关于落实好公司2021年度生产经营工作会议精神的通知?转发性通知：包括批转下级单位公文的通知、转发上级单位和不相隶属单位公文的通知例：?关于转发<大连管理处沈大一班全体人员建议书>的通知?关于转发辽宁省治理“小金库〞工作领导小组?关于做好省直单位“小金库〞专项治理全面复查工作的通知?规定性通知：以通知的形式发布规章制度。关于下发?员工互助基金管理方法?〔修订〕的通知事物性通知：日常事物的通知。例：?关于春节放假及加强节日期间平安保卫防火工作的通知?通知的根本格式根本格式包括：标题、主送机关、正文和落款〔公司内部文件，重点关注正文的起草〕标题构成事由+文种：?关于召开2021年度经济工作会议的通知?发文机关+事由+文种：?虎跃公司关于转发省交通厅〈×××〉的通知?也可以单独只有文种：通知举例：通知兹定于2021年2月23日13：00，在公司总部大会议室，举办理财知识培训讲座。对理财有兴趣的同志，可自愿参加。特此通知。行政部二○一二年二月二十日主送机关顶格写,标题下空一行如:公司各部、处、中心;公司各部;锦州、丹东、阜新子公司;正文指示性通知的正文：一般由通知缘由、通知事项和执行要求三局部组成。通知缘由。以简明扼要的文字写出该通知的原因和必要性，然后用承启用语“现将有关事宜通知如下〞、“特紧急通知如下〞等转入通知事项局部通知事项。主要部署工作任务，阐述工作意见、措施、方法以及需要注意的问题。一般以分段式或分条列项写，要求写得具体明确、条理清楚，以便下级贯彻执行。执行要求，是正文的结尾。一般以“以上通知，望认真执行〞、“本通知自发布之日起实行〞等惯用尾语作结。例文：活动类通知例文转发性通知正文。一是单一的“转发通知〞，后面所附被转发的文件，作为通知的具体内容。二是除转发通知外，后面再加指示，对转发的文件精神加以撮要、补充、强调以及提请注意的问题。〔例文〕规定性通知的正文。一般由通知缘由、通知事项组成。通知缘由，以简要的文字交待制文的目的或依据，要有适当的分析。通知事项，即政策性的规定，分项写，直接加以说明。?举例?事物性通知的正文。一般由通知缘由、通知事项、结尾三局部组成。通知缘由，写发通知的原因、目的或依据，不必分析。比指示性通知的缘由更直接与简约。通知事项，只告知受文机关需要了解、知照的事项。通知结尾，一般以“特此通知〞作结尾，也可以没有结尾。?例文?通报类文件起草适用范围：通报是为表彰先进，批评错误，传达重要情况所发的一种下行文。常用类型：表彰性通报；批评性通报通报类文件格式一般由四局部组成：标题、主送机关、正文和结尾。重点讲通报类正文的起草。通报类正文一般包括四局部：引言局部、事实局部、分析及处理局部、号召及要求局部。引言局部，主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。例:关于对沈凤公司驾驶员黄涛隐瞒事故的处分通报沈凤公司〔直管子公司〕驾驶员黄涛发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处分决定通报如下：事实局部，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。事情经过2021年6月5日，沈凤公司驾驶员黄涛驾驶1606#车〔辽AF5879〕执行沈阳至凤城15：30分班次营运任务。约14:30，……分析及处理局部。对事实进行分析，提出处理意见。二、处分决定根据?直管子公司平安管理制度?第项、?平安奖罚制度?第8.1项、?人事劳资管理制度?第项之相关规定，决定给予沈凤公司驾驶员黄涛严重警告处分、罚款2000元、停班待岗30天，重新进行上岗考核。号召及要求局部。根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标而奋斗。三、要求各管理处、各直管子公司要严格执行公司平安管理制度，并对相关岗位人员做好培训教育，针对性的做好对新驾驶员的教育培训，严肃认真的做好事故的统计报告工作，如果有隐瞒、迟报、漏报情况，一经公司发现将严肃处理。关于奖励通报的例文报告类文件的起草适用范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是下级单位主动或应上级要求，向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位询问的陈述性公文。属于呈请性公文，是一种上行文种。

报告的特点陈述性。这是报告的最大特点。沟通性。报告的根本格式报告一般由标题、主送单位、正文、发文单位和日期组成报告的写法标题。〔1〕发文机关+事由+文种；例：?关于虎跃公司十二五开展设想的报告?

〔2〕事由+文种〔省略发文单位〕；例：?关于解决研发大厦采暖状况的报告?主送单位。发文单位的直属上级部门。正文。是报告的核心内容局部。一般由报告缘由、报告事项、结尾组成。报告缘由。是报告的开头。写作时文笔要集中、概括、直接，开明宗义并用“现将有关情况报告如下〞之类的话承启下文。报告事项。即报告正文的主体内容，一般要围绕主旨展开陈述。大多可以根据需要分条列项写，也可以分假设干局部写。写作时要避虚就实、突出主旨。报告结尾。是报告的收束。一般用惯性结语，如“特此报告〞、“以上报告，妥否，请指正〞等。发文单位和日期。报告的落款要写明发文单位与日期。报告写作的本卷须知〔1〕情况要确凿。〔2〕重点要突出。专题性报告，要一事一报。〔3〕报告要及时。〔4〕陈述有序。注意条理性和逻辑性。〔5〕不得夹带请示事项。〔6〕语言朴实。病例文：分析：标题不准确。报告的事由与实质内容不符。没条理，逻辑混乱。不明所云。格式上的错误。修改后的例文请示类文件的起草适用范围：是下级单位向上级单位请求指示，或请求批准事项的期复性公文。简言之，自己权限范围内定不了事，都要请示。请示的特点〔1〕具有上行的性质。〔2〕具有请求性。〔3〕具有建议性。请示的根本格式和写法也是由标题、主送单位、正文和签署日期四个局部组成。标题的写法。与报告相同，分两种，〔1〕请示的事由+文种；〔2〕发文单位+请示的事由+文种。请示的标题，其事由不能写得模糊其辞或笼统抽象，而是要明确标明请求批示〔批准〕的问题是什么主送单位。要写单位的全称，或标准化的简称。正文。一般由三局部组成，一是请示的事由或起因，二是请示的事项或建议的事项，三是请示的结尾语。请示的起因。在正文的开头先撰写。理由要充分，要言之有据。要用心构思，做到抓住实质，切中要害。请示的事项或建议的事项：要求写得具体、明确，切忌笼统、模糊，一般分条列项写。正文的结束语，一般是固定格式的请求语如“当否？请批示。〞“以上意见是否妥当，请指示〞请示的正文写作，要把握好两点：一是说理要充分，二是请示的事项要明确、具备。这两点把握好，请示的写作就成功了。落款。写明请示的单位和时间。并加盖印章。请示写作的本卷须知〔1〕要坚持一文一事。〔2〕不要多头请示。〔3〕文种使用不当。在平行单位，或不相隶属单位的行文中，不能用“请示〞。在使用“请示〞这一文种时，不能写成“请示报告〞。〔4〕请示的理由要充分有力。例文函的起草适用范围：函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。这里所说的“不相隶属〞的概念，除了单位之间不属于同一组织系统、没有管辖和被管辖的隶属关系外，还包括同级单位。不相隶属单位〔包括同级单位〕之间商洽工作、询问和答复问题，应用“函〞。当前，有些单位向同级的主管部门请求批准时，为求“好办事〞不用“函〞而改“请示〞，这是有违函的适用范围的规定的，应加以纠正。函的特点〔1〕简洁轻便。〔2〕行文多向灵活。〔3〕语言质朴自然。函的根本格式和写法格式：一般包括标题、主送单位、正文、发文单位和日期。标题。一般由发文单位+事由+文种组成。主送单位。应写全称或标准化的简称，顶格写。正文。函的正文一般由开头、主体、结尾组成。开头。发函：开头简述发函的缘由和目的；复函：应以引述来函日期、函件名称或发文字号作起首语，如“你单位×年×月×日?关于×××的函?收悉〞或“你部×××号来函收悉〞。主体。发函，要写清楚商洽、询问或请求批准的主要事项；复函，要针对来函事项逐一郑重作答，答复时要求具体、明确，不能不置可否或答非所问。结尾。是函的结语。干净利落。发函：一般用“盼复〞、“即请回复〞、“专此函达〞、“请予支持，并盼复〞等；复函：一般用“此复〞、“专此函复〞等。函的结语不能用“此致敬礼〞之类的话。发文单位和日期。即落款。发函：要写发文单位和日期，并加盖公章。复函：写复