图书馆自动化集成管理系统的建设与应用

图书馆自动化集成管理系统的建设与应用

具体意见如下。1.1文件资源建设1.1.1打印测定申请。根据初测定市文献信息搜集步骤:我馆采访部门将征订单发放给有关院、系、所进行初选,然后返还给图书馆,由图书馆加以平衡然后作出决定,经领导审批后填写订单,最后填写预订卡。我馆目前已建立图书馆自动化集成管理系统,文献采访由计算机参与处理。1.1.2确认登录阶段验收登录是由计算机采访子系统完成的。1.1.3文献编目管理子系统包括文献分类与主题标引以及图书著录,这些工作都是利用文献编目管理子系统(依照机读目录标准及有关规范,建立图书馆中央书目数据库和预编库,提供编目过程中有关查重,数据输入,卡片输出等功能环境)进行的。1.1.4著录文献目录信息我馆自动化集成管理系统中的编目子系统采用窗口形式向编目人员提供有关著录字段的标识,编目人员将待编文献的信息,著录在相关字段的空格中,众多的文献目录信息记录,就构成了图书馆的文献目录数据库。1.1.5组织包括馆藏文献布局、文献排列和文献保护工作。1.2图书馆管理服务1.2.1图书的流通借阅分为外借服务和内阅两种,这些服务是通过流通管理子系统实现的。包括①文献流通事务管理;②流通管理查询;③用户管理;④统计报表生成与打印。1.2.2复制及视听服务1.2.3联机书目检索子系统(OPAC)取代了卡片目录或书本式目录。一次输入目录信息,可以提供多种检索途径,并且可同时满足图书馆工作人员和用户检索目录的需要,检索查询方便、快速、准确。1.2.4读者的宣传辅导包括定期刊发新书通报、图书馆工作简报;新生入馆教育、信息检索课教育等。1.2.5参考咨询工作具体工作如下:受理咨询课题;分析研究;查找文献资料;答复咨询并建立档案。我馆建立了参考咨询子系统,采用在线咨询方式实时解答读者提出的各类关于如何利用图书馆资源的问题。2现有工作流程的优缺点知识管理是指一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享和创新的管理过程,目的是提高组织中知识工作者的生产力,提高组织的应变能力和反应速度,不断创新,增强核心竞争力。我馆目前的工作流程,具备了对文献资料进行搜集、整理、保管和利用等图书馆的基本功能,并在从传统图书馆向虚拟图书馆转化的过程中,也做了大量有益的工作。比如自行研制了西南交大图书馆自动化集成管理系统,建立了采访管理、文献编目、流通管理等多个子系统,其功能也是在不断完善之中。并且在四川省高校中我馆图书馆自动化程度也是属于前列。但随着信息技术与信息社会的发展,图书馆的功能和社会作用有了新的特质,内涵和外延都有了扩大和延伸,管理方式有从静态到动态、从单向到多向、从被动到主动服务的发展趋势。虽然我馆计算机在软硬件方面都较先进,但在知识共享、主动信息服务以及业务创新方面还有待加强。现有工作流程的优、缺点:(1)文献信息搜集阶段:基本能满足学校科研、教学的需要。在该流程中,采访工作人员与学校科研部门以及各类读者的信息需求未能建立直接、及时的联系机制或反馈机制。(2)验收登录阶段:验收登录采用了计算机采访子系统进行,节约了时间,提高了效率。但我馆未对经费管理、赠送交换和各类采访统计报表进行计算机管理,不易查找与共享。(3)文献加工整理阶段:由于采用了计算机编目子系统,套录国家图书馆书目数据标准的MARC格式,节省了人力。还应根据用户需求,对信息网络上特定领域信息资源进行挖掘、采集、加工整理和进行有序化的资源重组。(4)文献组织阶段:适用于传统图书馆的文献收藏和保存。但在新的信息载体大量进入图书馆收藏范围时,信息的存储和保护及安全问题又成为摆在我馆面前的新问题。(5)用户服务阶段:图书的流通借阅以及公共检索工作已基本满足读者的需求。但随着图书馆内涵向情报化、信息化的延伸,读者服务工作在阅读辅导、参考咨询、情报服务等高层次的多功能的服务将占主导地位。我馆在读者的宣传辅导和参考咨询工作方面还有很深的潜力可挖。总之,如何准确判断和发掘读者所需的信息,并深入到教学科研中跟踪其课题的发展方向,如何准确、快速地将读者需要的信息及时传递到读者手中,将图书馆的服务真正融入到教学科研中,成为学校发展不可缺少的重要环节,这需要用知识管理的思想进行图书馆业务流程的重组。3基于用户目标的知识捕获管理知识管理的最终目标是为用户提供各种高质量的服务,以改善知识的传播、利用和创造,这些服务应尽可能地满足每个用户的兴趣和需求。它从用户目标和环境出发,进行知识的收集与捕获管理。主要包括:(1)对外部知识及内部知识尤其是隐含知识的跟踪和捕获;(2)进行知识的组织和检索管理;(3)进行知识和知识匹配传送管理;(4)进行知识利用的管理。基于知识管理理论,笔者认为我馆工作新流程应作如下调整:3.1知识收集步骤3.1.1注重读者交流和反馈采访工作人员应对我校国家级重点学科、四川省重点学科等各类信息进行重点采集,同时也要目标明确、持之以恒地搞好虚拟馆藏建设。采访人员要加强与读者第一线工作部门以及学科馆员的联系,及时掌握读者对信息使用效果的反应并了解学校各课题项目组的科研水平。另外还需进行各种相关统计并对其数据加以分析研究,不断完善采访计划,做到既满足读者不同的阅读需求又能在众多出版机构中选出令人满意的出版物。应在网上发布预定图书期刊信息,也可请学科带头人或读者通过校园网提出采购建议或意见,实行网上选书,加强与读者的交流与反馈。利用网络,搭建起读者与工作人员之间沟通的桥梁。3.1.2收集,整合信息资源应加强网络信息导航与服务。图书馆应当设法为用户提供网络信息导航系统,把常用数据库的网址或者相关主题的网上资料汇集起来,有针对性地对某重点学科网上有价值的信息资源进行采集、加工和整合。使用数据库手段,辅以动态网页访问技术,快速准确地为重点学科师生提供有价值的文献信息服务,是当前图书馆提高自身学科信息服务能力和水平的有效途径。3.2显示所在的学科知识组织是对文献内容进行分析。首先要找出图书馆中的重要知识、核心知识,然后将其公布,并显示所在的位置。重点学科是高校开展科研,创造高水平和高质量标志性科研成果的重要阵地。我馆应适应重点学科的发展需要,进行重点学科知识组织与管理,构建重点学科信息资源体系,深化信息服务工作。3.2.1开展重点学科文献服务工作,提高某重点学科读者的思建立学科馆员制度,是提高图书馆学科服务水平的有效手段。组织一批既熟悉本馆所拥有的各类信息资源,又具有较强的信息检索、信息组织能力,而且具备某个学科专业学历,了解重点学科教学科研现状的资深图书馆员承担起专门为某重点学科读者提供深层次的对口信息服务工作。这种模式,不仅有利于高校的重点学科建设,方便广大教学科研人员,最大限度地满足他们的信息需求,也有利于对重点学科专业文献信息的开发与利用,更可以提高图书馆在学校的地位与作用。3.2.2强化情报咨询服务,重视和培养读者的情报意识由于图书馆和情报工作一样着重对信息资源进行收集整理和传播,知识情报一体化是不可避免的。因此,重视和培养阅览室工作人员的情报意识,强化情报咨询服务也是十分必要的。随着图书馆内涵向情报化、信息化的延伸,读者服务工作在阅读辅导、参考咨询、情报服务等高层次的多功能的服务将占主导地位。3.2.3查询和整理方法作为一个知识交流、使用和创新的中介机构及学习型组织,除了显性知识,还要想办法挖掘、获取、转化和储存所有对读者和图书馆有用的隐性知识,运用最新的人工智能型检索工具来查询有用信息,加以筛选、整理和分类,并能按照个别研究人员的兴趣和需要自动提供。外部知识分为个人的和组织的两种。需制订长期、中期乃至短期规划,按照计划定期请专家讲解最新的业务技术、管理技术和经营思想,随时关注读者、书商以及同行的发展及成长,在交流与关注中增进学习,并将在交流中学到的知识整理成规范的文档,定期更新,使之成为图书馆内部可共享的知识。3.2.4知识地图系统的建立,应根据第一组织知识地图的创建就是要把分散的图书馆知识的分布图整合起来,按照知识的逻辑,形成图书馆的知识地图系统。对于今后的数字图书馆来说,应该是以知识单元为基础的知识组织。它是在信息获取和信息预处理的基础上,通过知识挖掘,对信息进行精简、提取,发现隐含在信息中的有用知识单元并对其进行整合与组织的过程。3.2.5电子传媒对于电子传媒随着科技文献量的激增和电子传媒方式的多样化,科研工作者时常感叹查找文献的费时费力,甚至在新的电子传媒面前感到很不适应。因此,图书馆要主动与科研部门联系,了解其进行的重点专题,并对重点学科及专题等的知识加以系统化之后再传递给用户,便于科研工作者及教师能集中精力搞科研和教学,以加快知识的传播和应用。3.2.6图书馆为用户提供的信息服务科学发展使得科学分支越来越细,学科交叉,学科渗透,人们从事的工作更具专业化和创新性,人们不再满足于图书馆为其提供某专题文献资料这种一般性服务,而要求对知识信息进行分析、归纳、综合,提供以解决问题、形成方案为目标的信息服务。图书馆可以与相关专业院、系专家合作建立起以重点学科导航为基础的专家系统,以满足用户的更高需求。3.3知识产品的对象知识服务是带有前导性的一种研究活动,是对信息资源的深层次开发和利用。我馆知识服务的对象是决策机构、教学和科学研究机构的特殊用户,它以信息的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础,根据用户的问题和环境,融入用户解决问题的过程之中,提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务。因此,知识服务对促进知识的传递、利用和转化具有非常重要的意义。3.3.1添加和整理,成环文献产品在信息报导服务中,应该把分散在不同文献中的同一内容和同一主题的知识和信息,加以发掘、整理和集中,编辑成一种新的文献信息产品。另外,在综合消化多种知识的基础上形成再生性文献信息产品。如面向领导机关的决策信息;面向教学、科研单位的学术及科研信息等。这样,主动传递文献信息的形式将大大地发展起来。3.3.2资源组织与用户满意这是按用户要求制定特殊用户界面的技术,是为用户个人搜集和组织数字化资源提供的一种工具。利用这种工具,可以方便地搜集、组织和维护数字图书馆网站提供的资源以及万维网上的各种资源的链接,将个人所需要的资源组织在自己专门的个性化界面中。用户满意是个性化服务的出发点和归宿。主动服务是个性化服务的基本模式,按照用户的检索要求和检索特点主动提供用户所需要的知识信息,在整个服务过程中体现出主动服务的思想。3.3.3基于知识管理策略下的用户信息共享所谓网络定题情报服务,就是由用户在网上给出所需研究课题的信息主题,图书情报人员借助于网络技术与信息资源,通过多种途径、多种技术方法及多种形式,满足用户需求的信息服务过程。知识管理是把信息转化为知识,用知识指导决策付诸实施,再把实施结果转化为效益的重要手段,它运用集体的智慧提高应变能力和创新能力,为网络用户实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径。同时,就网络定题情报服务机构内部来看,如何识别、获取、开发、分解、储存、传递知识,从而使每个工作人员在最大限度地贡献知识的同时,也能享用他人的知识,是知识管理的最终目标。3.3.4发挥用户反馈的作用成立读书会,目的是在加强图书馆文献宣传力度的同时,进一步加强与用户的交流和沟通,从而形成良好的意见及建议的反馈渠道,使得图书馆的发展永远都能围绕用户,真正做到以人为本。3.3.5图书馆知识管理的动力—鼓励职工知识交流与共享,并建立创新机制知识交流是知识内部流动的一项重要工作,只有交流才能使每个馆员不断丰富知识,两种不同思想交流后,各自就有了两种思想,这两种思想碰撞就可能产生新的思想。交流的目的就是为了创新,知识创新既是图书馆知识管理的直接目标,也是图书馆知识管理的主要动力。事实证明,最有效的促使职工知识共享的措施是以创新者名字来命名他们所提供的技术窍门。3.4图书馆应该建立知识管理3.4.1提高馆员的信息整合和服务水平信息化社会是以知识信息为战略资源,依靠知识和智慧,凭借网络技术、多媒体技术求生存、求发展的社会。在这样的信息环境里,图书馆员必须具备复合型的知识结构,成为用知识信息和信息技术武装起来的信息化专门人才,以便应对信息量越来越大、传递速度越来越快,以及用户获取和处理信息的方式和能力越来越强的新局面;每一个馆员都需要通过不断学习具备相应的信息整合和信息服务能力,强化读者服务水平;为了适应日益变化的环境,馆员不仅要具备多种知识,更需要掌握探究知识的技能,能把不同的知识融会贯通,加以整合,更好地为读者服务。3.4.2材料整理、共享需专门的知识管理人员将图书馆的技术诀窍、最佳实践经验、经营战略整理成文字材料,予以分类存档,以供图书馆成员共享。这样可避免由于知识共享不够、信息交流不畅引起的不同部门