文件管理方案计划体系文件

人和商业控股有限公司经营管理事业部文献管理体系执行程序目录一、建立文献管理体系的目的……………2二、文献管理体系定义………………………2三、文献公布类型………………2四、文献公布形式………………2五、文献管理原则…………………2六、文献类别………………………3七、文献收发流程………………4八、文献保管、借阅管理………………………4九、文献管理体系表单模板和行文原则格式……………………4

一、建立文献管理体系的目的1.加强事业部文献管理，规范事业部行文程序；2.强化文献体系为决策服务的作用；3.凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。二、文献管理体系定义1.本体系范畴仅指全部经事业部行政办和有关职能部门负责的收发文；2.全部文献的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。三、文献公布类型1.上行文：经营管理事业部向公司或政府有关职能部门的一种行文2.平行文：经营管理事业部与其它事业部之间的一种行文3.下行文：经营管理事业部对所属各职能部门及各团体的一种行文四、文献公布形式1.对内公布：纸质、OA办公系统2.对外公布：纸质、公司网站、信箱五、文献管理原则1.保密原则：但凡牵涉公司重大商业机密的文献须有严格的保密方法予以保障，有关负责人须订立保密合同；2.归口管理，专人负责原则：文献的收发、分类、归档及借阅必须由归口部门指定专人负责；3.实效性原则：文献的解决与执行要讲求效率，以追求文献的实际效用为目的；4.原则化、规范化原则：全部文献的格式、流程及档案管理均须遵照所制定的规范原则，以使文献管理系统的运转高效、有序。六、文献类别经营管理事业部文献体系分为外部来文和内部文献。外部来文外部来文为政府有关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文献。按来源可分为：政府有关职能部门行业协会、社会团体、民间组织公司或其它事业部其它企事业单位等2.内部文献内部文献为经营管理事业部内部的多个告知、决定、报告、请示、计划、总结和有关资料等文献。内部文献按类别可分为：①行政管理类文献a.经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更b.经营管理事业部重大活动c.行政事务d.公司文化e.法律事务f.劳动合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等g.员工教育和培训h.消防保卫i.外事工作②经营管理类文献a.事业部经营战略、计划总结、多个统计报表b.资产管理、产权变动c.公司宣传d.商务合同e.物资采购、保管和使用f.招投标管理③设备物品类文献材料a.购置设备物品的审批，购置合同等b.设备的验收和安装调试c.设备物品的使用、维护和更新七、文献收发流程1.收文管理流程行政办签收来文、登记→行政办主任审视解决→主管副总/总经理批示→行政办下发批示解决文献→有关部门经理接受解决→行政办归档管理2.发文管理流程发文部门起草公文→发文部门经理审视→主管副总审核→总经理审批→行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接受反馈并存档八、文献保管、借阅管理1.文献由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管理。2.因工作需要借阅文献时，须填写《文献借阅审批单》（见【附件二】），并经对应审批人同意后借阅，偿还时文献管理员应及时归档。3.借阅人必须保持资料的完整性，不得破损。4.如文献已过保存期限，须填写《文献销毁申请单》（见【附件四】）并经对应审批人同意后销毁。九、文献管理体系表单和行文原则格式【附件一】文献归档记录表模板文献归档记录表序号归档日期文献名称文献编号归档人经办人备注12345678910备注：标有密级的文献应在备注中写明。

【附件二】文献借阅审批单模板文献借阅审批单编号：借阅申请部门申请人文献名称借阅日期偿还日期借阅目的：部门经理审批主管副总经理审批总经理审批【附件三】文献借阅记录表模板文献借阅记录表文献名称编号借阅类型借阅时间返还时间借阅人签字保管人签字□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制□借阅□复制【附件四】文献销毁申请表模板文献销毁申请表文献名称文献类别归属部门正/副份数保存期限销毁因素经手人部门负责人审核行政办经手人行政办负责人复核总经理审批备注【附件五】发文申请表模板发文申请表文献名称文献类别文献份数紧急程度密级起草部门负责人发文阐明：审批意见：终审意见：□同意公布、实施，公布日期年月日□请修改、补充、核算□暂缓公布不予同意签字：年月日填报阐明：1.文献类别涉及：规定、决定、决策、告知、通报、请示、报告、批复、函和会议纪要等。2.文献密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。3.紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。4.各级别文献对应由总经理、主管副总经理或部门经理进行审批，并订立终审意见（文献级别遵照事业部文献管理制度中的规定）。5.发文申请表后需附拟发文献的正文。【附件六】文献发放记录表模板文献发放记录表序号发文日期文献名称文献类别文献编号发文部门收文部门备注部门经办人部门经办人12345678910填报阐明：属于密级的文献和紧急程度为特急或急的文献应在备注中标明。【附件七】收文记录表模板收文记录表序号收文日期文献名称文献类别文献编号收文部门转呈部门发文部门备注部门经办人部门经办人部门经办人12345678910填报阐明：属于密级的文献和紧急程度为特急或急的文献应在备注中标明。【附件八】上行文格式模板部文献编号：签发人： 有关的请示/报告 年月日（印章）主题词:主送：抄送:

【附件九】平行文格式模板有关的函特此函询/复函/函告发文单位年月日

【附件十】下行文格式模板经营管理事业部文献编号：有关的告知/批复/决定/批示：