QS文件控制程序

QS文献控制程序1、目的为保证对质量环境管理体系运行起重要作用的有关场所使用的文献和资料均为有效版本，防止失效或作废文献的使用。2、合用范围合用于企业质量环境管理体系运行有关的所有文献的控制，包括其有关的外来文献的管理。3、职责3.1行政部负责管理类文献的控制。3.2技术部负责技术类文献的控制，包括外类文献的控制。3.3各有关部门配合，并负责本部门的专用文献的管理。4、工作程序4.1文献编号4.1.1文献编号措施1）LY/XX·X-XXXX/XX：企业代号－文献层级－文献类别－公布年份－流水号；文献的制定和修改均以此作为编号准则，不得有反复的状况。2）文献类别：第一阶层：质量手册，阶层别以QM表达；第二阶层：控制程序文献，阶层别以QP表达；第三阶层：管理性文献G，技术性文献J，工作原则Z，阶层别以WI表达；第四阶层：质量记录，阶层别以QR表达外来文献用原编号，客户来文、来图直接使用的，必要时由技术部在登记时参照技术类文献编号措施予以文献编号。3）各级文献流水号用01-99。4）版本号：最初的文献版本号为“A/0”，第一次修改后文献版本号为“A/1”，换版后文献版本号为“B/0”，依此类推。4.1.2对发放的文献作好分发号标识，便于追溯。4.2文献编写4.2.1手册、程序由贯标小组编制，管理者代表审核，总经理同意，保证其合用性和充足性。4.2.2其他文献由各主管部门组织编写，由部门经理审核，管理类文献由总经理同意，交行政部登记发放。技术类文献由技术部经理同意，交技术部登记发放。4.3文献评审：每年管理评审进行体系文献的评审，保证其合用性和充足性，必要时进行修订。4.4文献的受控文献分为“受控”和“非受控”，凡与体系运行有关的文献均为受控文献，按规定执行，受控文献应盖受控章，并注明分发号。4.5文献的发放所有文献发放均应确定发放范围，经文献审批人同意后由对应管理部门按确定的发放范围发放，保证各使用场所都能得到合用文献的有效版本。文献发放应在《文献登记、发放表》上作好登记签收。4.6文献的更改换版与作废4.6.1所有文献如需更改，应由提出部门填写《文献制定修改废止单》，由原部门负责对所有在用的有效版本进行更改。4.6.2文献更改后的审批应由原审批人进行，当原审批人因某种原因不在时，可由接替其岗位或经授权的人员审批。但必须向该审批人提供原审批的背景资料。4.6.3所有文献更改应作好更改记录和更改标识，采用发放更改页或其他方式更改到有关部门，并收回作废页。文献经多次更改或需进行大幅度修改时应进行换版，原版本文献作废，换发新版本。4.6.4工艺单更改由更改人在原工艺单上划改，划改后应能看清划改前的内容，更改人在更改处签名，填写日期，对更改负责。4.6.5作废的文献由文献管理部门收回，经同意后统一销毁。需作资料保留的作废文献，由所需部门填写《文献制定修改废止单》，由文献管理部门受理，并经审批后加盖“作废”和“保留”印章方可留用。4.7文献的保管4.7.1文献管理部门编制并填写企业《文献清单》，防止使用失效或作废文献。4.7.2临时借阅文献的人员需填写《文献借阅记录》，经文献管理部门同意后方可借阅。原版文献一律不外借，以防止原版本文献丢失或损坏。4.7.3文献应保持清晰，不能涂改乱画。当文献出现严重破损，影响使用时，应到文献管理部门办理更换手续，交回破损文献，补发新文献，使用原分发号，文献管理部门将破损文献销毁。4.7.4文献丢失应及时告知文献管理部门，重新办剪发放手续，并使用新的分发号，予以登记。填写《文献制定修改废止单》。同步告知有关部门丢失文献的分发号，防止后来误用。4.7.5文献在公布时均由文献编制人交文献管理部门存档。4.8外部文献的控制4.8.1等同采用的外来文献（国家、行业原则、顾客的资料等），应由使用部门提出，经技术经理同意后可直接采用，技术部负责按规定进行发放。发放时加盖“外来文献”印章。4.8.2法律法规等外来文献按《法律法规控制程序》执行。4.8.3文献管理部门保留外来文献原件。借阅时需填写《文献借阅记录》。4.8.4各部门接受到的外来文献，交部门经理，部门经理决定报送总经理或有关经理，根据总经理或有关经理的批复，行政部将文献传递有关部门和人员，发放执行4.5条款。4.9对于不是纸张文献的控制，也要参照本程序规定执行，电子档文献必须有备份。4.10所有文献和资料的复印均须由行政部统一负责。4.11外发文献的控制4.11.1外发文献必须由总经理同意后方可外发（供应部发给供方的文献除外）。4.11.2提供应供方和认证机构的受控文献，提供部门应做好发放登记及更改、作废的控制。4.11.3提供应顾客的文献，不受控，但需做好发放登记。4.12记录是特殊