年会筹备分工明细表

XXX公司2016年年会筹备分工,,,,,,,,

环节,工作模块,工作任务,具体内容,责任人,协助人,时间节点,是否完成,备注

会议确认,主题、发言稿等,分工督办,列出分工明细、整体督办,,,1月4日,,

,,年会主题,确定年会主题内容，制作五楼看板,,,1月15日前,明天安装,

,,会议议程,确定会议议程、时间、形式、主持人等,,,1月15日前,完成,

,,评优,确定优秀员工名单,,,1月22日,周二上午确定,

,,录像,优秀员工、团队优秀事迹、公司年度业绩录像,,,1月22日,,

,,奖杯奖状,奖杯刻字，荣誉证书打印完成，确定颁奖礼仪人员,,,1月22日,周二上午确定,

,,摄影,联系摄影人员,,,1月22日,完成,

,,主持词,确定主持人后，根据议程起草主持词（卫星总）,,,1月22日前完成初稿,,

,,生产运营报告,起草生产运营报告（杨总）,,,1月22日前完成初稿,,

,,胡总发言稿,起草胡总发言稿,,,1月22日前完成初稿,,

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会前工作,会议通知,OA通知,OA发布通知，明确参会人员及着装要求,,,1月29日,,

,资料,会议材料,电子版资料和纸质文档：包括会议议程、主持词、发言稿、话筒电池等,,,2月2日,,

,,印制,席卡,,,2月2日,,

,文具,文具准备,准备好纸笔及签领表,,,2月2日,,

,矿泉水,矿泉水,主席台摆放矿泉水、议程华润文件夹,,,2月3日中午下班前,,

,会场,会场布置,会场桌椅摆放、主席台/工作台搭建、现场音响调试、绿植摆放,,,1月31日前,,

,摄影,数码相机准备,相机电池，内存查看，联系摄像人员确定按时到位,,,1月31日前,,

,会后安排,会后安全,一应电气断电关闭、现场物资查看,,,,,

会议当天,会场布置,设备就绪,检查会议使用电脑、投影设备、麦克风、音响设备、网线、照明等是否就绪,,,当天会议开始前2小时调试到位,,

,,检查会场情况,桌椅摆放；文具及资料摆放；瓜果与香烟的摆放；横幅悬挂；指引牌、席卡、茶水是否到位,,,会议开始前2小时前安排到位,,

,迎宾,开场音乐播放、播放大事记,负责播放会议开始音乐，会议开始播放公司大事记,,,会议开始前半小时就位,,

,茶水,茶水供给到位,安排一名接待人员负责现场添茶续水,,,开会前实时把握，会中每二十分钟续水一次,,

,照相摄影,现场抓拍,抓拍会场情况,,,会前、会中包括就餐时,,有条件会后组织集体合影

,会议记录,配备录音笔,配备录音笔,,,会中,,

,麦克风,麦克风传递,若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人,,,会中,,

,表彰颁奖,,准备表彰决定，提前半天给陈总，荣誉证书、奖杯摆放到位，颁奖礼仪人员就坐到位,,,,,

,影音播放,,会议当天音乐、PPT、宣传片播放统筹安排,,,,,

会议后期工作,宣传报道,宣传资料准备,稿件撰写及照片整理,,,2月5日前出新闻稿,,

,,网站宣传发布报道,将稿件及照片发送公司网站进行宣传报道,,,,,

,会议纪要,纪要整理,会议后尽早整理会议纪要,,,2月8日,,

,后续工作跟进,会务费用结账报销,对会务期间发生的费用进行整理报销,,,2月11日,,

,,会务工作总结,组织相关会