公司、企业会议管理办法

公司、企业会议管理办法L目的加强对公司各类会议的管理，使会议组织规范、有序、高效进行。2.范围适用于xx物业总公司及所属子（分）公司。3.职责1各部门负责本部门范围内会议的组织与安排。3.2综合管理部门负责公司级会议的组织与安排，并监督本办法的执行。4.方法与过程控制公司周办公例会每周召开一次，会议时间为每周五下午14：00时。4.1.2会议主持人为所属公司总经理或指定授权人。1.3会议记录人为所属公司综合管理部门行政文秘或其它指定人员。1.4周办公例会的与会人员包括：1）所属公司管理层成员；各部负责人（正、副职）；各专业口业务主管；必要时，各子（分）公司可邀请各专业口领班或管家参加;4.1.5召开周办公例会的前，应经完成以下工作：1）各部门本周工作计划的执行总结；2）收集各部门下周工作计划的提案；3）对本周工作计划执行情况的检查。4.1.6周办公例会的基本议程1）本周工作计划完成情况回顾；2）存在问题的讨论与研究；3）下周的工作安排。4.1.7周办公例会的控制要点：1）各部门事先必须以工作周报的形式将本周工作情况及下周工作计划报送所属综合管理部门；2）综合管理部门根据工作周报对各部门本周工作的完成情况进行跟踪检查，并形成汇总报告；3）各部门负责人报告工作时应简明扼要，突出重点；未完成计划工作的原因必须具体，并提出解决办法；4）会议对待解决问题应形成明确的解决方案，包括：具体措施、责任、时间及督办要求等；对不能讨论确定的问题应明确进一步研究解决的途径或提出召开专题会议的决定；5）对下周的工作计划应明确各项工作的具体目标和责任人；6）必须形成会议纪要，并分发至各部门负责人，指定综合管理部门负责督办；7）各子（分）公司必须于每周一10:00时前，将上周的办公例会纪要报送总公司综合管理部。2总经理办公会.1每月召开一次，一般安排在每月的第一周进行，具体时间由总经理决定。.2会议主持人为所属公司总经理。1.3会议记录人为所属公司综合管理部门行政文秘或其它指定人员。总经理办公会的与会人员包括：1）所属公司管理层成员；2）各部负责人（正、副职）；3）各专业口业务主管及其它指定人员。召开总经理办公会的前，应完成以下工作：1）各部门上月工作计划的执行总结；2）收集各部门对本月工作计划的提案；3）公司及各部门财务收支报表；4）公司例行的月度工作检查以及公司领导对各部门上月工作计划执行情况的审查结果。4.2.6总经理办公会的基本议程1）上月工作计划完成情况回顾；2）年度工作计划的适宜性评估（是否需要调整）；3）改进经营绩效的具体措施；4）下月经营计划及工作安排；5）业主投诉及月度质量控制汇总分析；6）经营状况分析（完成情况与预期计划的差距、计划执行的有利和不利客观因素、计划执行过程中的成绩和不足、下月经营状况预测、对完成年度计划的影响等）。7总经理办公会的控制要点：1）事先必须形成月度工作计划执行情况的审查意见，拟订具体的会议议题；2）部门报告工作时应简明扼要，突出重点；未完成计划工作的原因必须具体，并提出解决办法；3）会议对待解决问题应形成明确的解决方案，包括：具体措施、责任、时间及督办要求等。对不能讨论确定的问题应明确进一步研究解决的途径或提出召开专题会议的决定；4）对下月的工作计划应明确各项工作的具体目标；5）必须形成会议纪要，分发至各部门负责人，指定所属公司综合管理部门负责督办。6）各子（分）公司应及时将总经理办公会的纪要报送总公司综合管理部备案。3公司年度工作总结会1年度工作总结会是对公司年度工作进行全面总结、分析，并对下年度工作目标进行规划的会议；一般安排在年末项目公司或集团的年度工作会议召开之前完成。2年度工作总结会应与员工大会区别开，员工大会所做的工作总结、表彰及下年度工作展望均必须基于年度工作总结会的结论。4.4公司领导班子会4.4.1会议原则每月召开一次，具体由总经理决定；如所属公司管理层仅有1人时，该会议取消。会议主持人为所属公司总经理。4.4.3会议记录人为总经理指定授权人。与会人员为所属公司管理层人员，包括总经理、副总经理、总助等人员。会议内容主要为公司发展规划、经营决策、重大问题等的讨论与研究。4.4.5总经理可指定授权人形成会议纪要，该会议纪要应严格控制在保密范围内，不得向无关人员泄露。4.5部门周工作例会5.1各部门每周至少召开一次工作例会，具体时间由各部门决定。因特殊情况，部门工作例会可以临时取消，但不允许连续三周不召开部门工作例会。5.2会议主持人为部门负责人或指定授权人。5.3会议记录人为部门指定授权人。5.4部门工作例会的与会人员包括：1）职能部门、客服部门的周例会，由本部门全体工作人员参加；2）运营中心部门例会，由各业务主管、各作业班组负责人参加；3）因临时议题所需，可邀请其他部门人员或公司领导参加;4）本部门业务分管领导应尽可能安排参加，每月应至少参加一次；4.5.5部门工作例会的基本议程：部门工作例会的重点在于交流工作方法和体会，讨论改进工作质量和效率的措施，是推进员学习和创新的基本手段。1）工作情况回顾及下周工作重点；2）工作方法和经验交流与讨论；3）工作表现点评；4）公司要求传达的内容。5.6部门工作例会的控制要点：1）在不影响正常工作的情况下，不应拘泥于会议时间，鼓励交流和讨论；2）工作情况回顾应避免流水账式的汇报，应重点突出，着重于结果报告和新的工作方法与体会；3）应防止本部门人员不能深入讨论自身工作方法和态度的问题，面过多强调其他部门责任，甚至抱怨、发牢骚，影响例会效果；4）部门负责人所做的工作点评不一定针对每一位部门成员，主要是针对突出的工作成绩、工作方法、工作态度，以及应引起重视，并切实改进的不足问题；5）部门例会不强调形成正式的会议纪要，但各部门应自行建立会议记录本，记录每次会议的召开情况，特别是工作方法的讨论结果和部门负责人的点评；6）每月，综合管理部门应对所属公司各部门的例会开展工作进行抽查，并向公司领导汇报检查结果。5.7各业务班组每周应召开例会，主管主持、班组领班及业务骨干参加，形式参照部门周工作例会。6作业班组班前班后会6.1班前班后会每日进行，班前会时间为接班前15分钟，班后会时间为当班全体人员交班完毕后。6.2会议主持人为作业班组长。6.3与会人员为当班全体成员。6.4班前班后会的主要议程：1）班前会主要为班前点名和当班注意事项；2）班后会主要为班后点名、当日工作点评、工作方法和经验交流与讨论以及公司要求传达。4.6.5班前班后主要用于工程维修、环境维护、安全管理等业务班组，可不必形成会议纪要；各专业主管负责督导执行。4.7临时不定期和专题会议4.7.1临时的不定期和专题会议分为公司级和部门级。4.7.2公司级临时会议和专题会议由公司职能部门或授权部门组织进行。部门临时会议和专题会议应征得部门负责人同意后方可进行。4.7.4专题会议需提前拟订会议议题及议程，并下发至各参会人员准备。4.8会议准备1会前应明确会议主题、临时出席或列席人员，以便与会人员做好准备，提高会议时效。会议召集人负责确定会议场所，准备会议文件或资料，必要时进行会场布置、设备调试。4.9会议通知4.9.1会议召集人需提前至少半天（特殊时应提前1个小时，已固定开会时间的会议除外）通过电话、邮件（提前一天）或张贴公告形式通知与会人员。出席会议的重要或主要人员，应通过邮件或电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。4.10会议要求10.1与会人员必须准时参加，不得迟到、早退、缺席、中途溜号，有特殊原因不能参会者应提前2个小时给会议召集人请假，违者将给予20元/次的经济处罚。10.2与会人员须将手机设为关机（震动、无音）状态，会场内不得抽烟，违者将给予20元/次的经济处罚。11会议记录11.1在会议进行中要做好记录，记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像；与会人员须填写《会议签到表》并由组织部门保存。11.2会议纪要必须在会后两天内发送相关人员。12公司及各部门在会议中确定需协调解决的问题分别由综合管理部门、各部门指定专人跟踪处理。5.附则1总公司综合管理部负