物业公司采购物资质量控制工作程序

物业公司采购物资质量控制工作程序物业公司采购物资质量控制程序

1目的

本程序指导各部门进行物资采购计划的制定和采购物资的申请及审批，采购员的正确采购，以便采购物资符合规定要求。

2适用范围

适用于本公司物资的采购。

3相关标准要素

GB/T19002-ISI90024.6采购

4相关文件

质量手册4.6采购

5职责

5.1经理部负责本部和公司办公用品及所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.2机电工程部负责本部供水、供电、机电等所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.3物业管理部/沙河管理部负责本部物业管理所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.4消防治安部负责本部消防治安所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.5各部门协助采购员负责选择物资供应的合格供应商。

6实施程序

6.1计划性采购

6.1.1库房根据物资库存情况，作出下个月补充物资采购计划。

6.1.2月份采购计划

6.1.2.1各部门根据工作安排於每月下旬制定下个月的物资采购计划(含采购物资的名称、型号、规格、数量等)。

6.1.2.2各部门将月份物资采购计划经本部门经理审批后，报总经理或总工程师审核批准。

6.1.2.3各部门将审批的月份物资采购计划提交采购员,采购员按此计划进行采购。

6.1.3工程物资的采购

6.1.3.1各部门承接外委工程和内部工程，需要购买材料的都必须根据工程合同制定物资采购计划（含采购物资的名称、型号、规格、数量等）。

6.1.3.2各部门将工程物资采购计划报公司总经理或总工程师审核批准。

6.1.3.3各部门将审批的工程物资采购计划提交采购员，采购员按此计划进行采购。

6.2零星采购

6.2.1各部门需要零星物资或计划外的物资时，填写采购物资申请单（含采购物资的名称、型号、规格、数量等）。

6.2.2各部门将采购物资申请单报经理部经理审核批准。

6.2.3各部门将审批的采购物资申请单提交采购员,采购员按此申请单进行采购。

6.3供应商的选择

6.3.1供应商的资格要求

6.3.1.1供应商必须要有合格的营业执照和物资的合格证。

6.3.1.2供应商供应的物资必须符合所需物资的型号、规格、质量。

6.3.1.3供应商尽量选择信誉好的商场或厂家。

6.3.2评审方式

6.3.2.1有关部门协助采购员选择供应商并进行评审。

6.3.2.2对年采购量较少，供应产品不具有广泛使用性的供应商可以不进行评审。

6.3.2.3采购员对供应商评审进行记录，并将合格供应商评审记录报总经理或总工程师确认批准。

6.3.2.4对合格供应商一年进行一次覆核认可。

6.4采购员将采购物资的时间、单价、供应商登记在采购物资计划内。

6.5采购员将采购到的物资提交库房保管员并填写入库单办理入库手续。

7记录

7.1《采购物资的计划》

7.2《采购物资的申请单》

7.3《合格供应商评审》

篇2：质量手册:采购控制工作程序

质量手册：采购控制程序

1目的

对服务过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

2范围

适用于对服务所需的原辅材料采购、承担服务项目分包合同的服务项目供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。

3职责

3.1管理部

a.负责按公司的要求组织对供应采购物资及承担分承包合同的供方进行评价，编制合格从主名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

b.负责制定采购计划，执行采购作业。

c.负责审批日常服务分承包合同。

3.2管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。

3.3采购物资、接受服务的相关部门质量检查员负责对采购物资的质量进行检测，对供方提供的服务质量进行监督。

4程序

4.1采购物资

4.1.1采购物资分类。管理部根椐对服务质量影响程度分为：

a、重要物资：维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等；

b、一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等。

4.1.2采购物资的申请

a、各部门根椐实际情况填写《请购单》，金额在500元以下的报经理审批，500元以上的由经理确认，报总经理批准。

b、《请购单》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。

4.1.3采购实施

a、管理部负责实施采购。对于重要物资，应由《合格物资供方名录》中选择供方。对于第一次采购的重要物资供方，应与其签订《采购合同》，明确品名、规格、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；

b、采购前采购员应对《采购单》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。

4.1.4采购物资的验证

4.1.4.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：

a．由各部门质量检查员进行进货验证；

b．由业主或住户在本公司现场实施验证；

c．由本公司在供方现场实施验证；

d．由业主或住户在供方现场实施验证。

对于后两种情况，管理部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

4.1.4.2验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。不同的物资根椐检验规程规定不同的验证方式。

4.1.4.3业主或住户的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主或住户拒收的可能。

4.1.5采购信息

4.1.5.2本公司的采购文件包括：采购计划、采购单、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由管理部保管。在与供方沟通前，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。

4.2服务项目分承包

4.2.1公司物业管理日常服务有如下分包项目：

a．清洁、排污；

b．机电设备维修、保养；

c．绿化；

d．房屋本体维修、保养；

e．保安。

4.2.2由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报管理部审批，管理部代表公司与供方签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。

4.2.3对供方服务的验证。由管理部相关人员对供方服务质量进行监督管理，验证方法可包括：

a．管理部会同接受服务部门对供方服务质量进行验收；

b．征求业主和住户对供方服务质量的意见。

验证方式应在《服务项目分包合同》中给予明确规定。

4.2.4服务项目分承包的有关信息

a．供方法人资格证明文件；

b．服务业绩证明材料；

c．相关部门提供的服务质量报告；

d．服务项目分承包合同。

在与供方沟通前，应确保规定的服务要求是充分的。上述资料由管理部保管。

4.3对采购物资供方的评价

4.3.1合格供应商的条件

a．具备持续稳定的合格产品供货渠道；

b．具有良好的供应物资业绩；

c．具有质量保证能力的证明（必要时）；

d．价格合理

e．服务良好。

4.3.

2管理部根椐采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择几家合格的供方以供比较。管理部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。

4.3.3对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：

a．质量管理体系认证证书；

b．本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；

c．本公司及供方其他顾客的满意程度调查；

d．供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；

e．供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.3.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：

a．新供方根椐提供的技术要求提供少量样品；

b．使用部门的质量检查员对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理部；

c．样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

d．样品验证合格后，管理部通知供方小批量供货，经质量检查员进货验证合格后，交使用部门试用，并由使用部门出具相应试用后的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理部；

e．小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表审核、总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；

f．零星采购物资供方，质量检查员对其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.3.5对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。

4.4服务供方的评价

4.4.1合格服务供方应具备的条件：

a、应在工商部门注册、具有法人资格；

b、有从事过类似服务项目的优良业绩；

c、良好的质量保证能力；

d、有承担相应服务项目的工作条件和实力；

e、服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交对分承包项目的服务报告，报告内容必须有分包责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。

4.4.2对多年己承担服务项目的供方的评价；

a、根椐4.4.1条款规定的条件，供方应提供充分的证明材料；

b、公司接受服务的部门负责对其相应服务项目供方进行评价，填写《服务供方评定记录表》，对其服务质量、工作能力等予以评价。

4.4.3对第一次提供服务的供方的评价；

a、管理部根椐服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供服务的初次试用，进行供方的初步选择；

b、试用期为一个月，管理部及接受服务的部门对其服务质量进行检查，管理部填写《服务供方评定记录表》。

4.4.4对所有合格的服务供方应列入《合格服务供方名录》，报管理者代审核，总经理批准。

4.4.5对合格的服务供方在服务过程中出现的严重不合格，管理部应填写《不合格服务通知单》，通知服务供方限期改正。管理部应按要求跟踪验证纠正效果，如连续两次仍不符合要求，管理部应报公司相关部门审核，经主管领导批准后，可取消服务供方的资格。

4.5对合格供方的定期复评

4.5.1管理部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（如质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.3.4条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。

4.5.2接受供方服务的部门，每年对长期服务供方进行一次跟踪复评，填写《服务供方业绩评定表》，评价时按百分制，服务质量评分占60%，按期完成服务评分占20%，其他（如价格、服务态度等）占20%。评定总分低于60（如质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其提供服务的验证，并执行4.4.5条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。

5相关文件

无

6质量记录

6.1物资供方评定记录表

6.2服务供方评定记录表

6.3合格物资供方名录

6.4合格服务供方名录

6.5物资供方业绩评定表

6.6服务供方业绩评定表

6.7请购单

6.8采购/服务合同

6.9不合格服务通知单

篇3：物业《质量手册》之采购控制工作程序

物业《质量手册》之采购控制程序

1.0目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求，对外包维修、施工、安装工作审批进行控制。

2.0范围

适用于对服务所需的材料采购、承担服务项目外委合同的供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价、控制。

3.0职责

3.1行政人事部负责物资采购，按物业管理公司的要求组织对供应采购物资的供方进行评价，编制合格供应商名单，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

3.2管理者代表负责审核合格供方名录，并上报物业总经理批准。

3.3库房人员或接受服务的相关部门人员负责对采购物资的质量进行验证，对供方提供的服务质量进行监督。

4.0工作程序

4.1采购物资：各部门对采购物品要制订相应的《采购申请表》，由行政人事部予以确认。

4.1.1采购物资分类。采购物品主要包括维修材料、工具、秩序维护器材等。

4.1.2采购物资的审批。

4.1.2.1各部门每月8日编制下月《采购申请表》经部门经理审核后，报物业总经理批准。

4.1.2.2《采购申请表》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格等。

4.1.3采购的实施

4.1.3.1行政人事部负责汇总各部门的《采购申请表》，经物业总经理批准后实施采购。对于重要物资应在合格供应商名单中选择供方。

4.1.3.2采购前采购员应对《采购申请表》核实，在与供方沟通前应确保规定的采购要求是充分的。

4.1.3.3采购员应根据采购的内容确定比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下

A.有指定供应商的物品采购

由部门主管汇总本部门购买之建议，详细填写《物品采购呈批件》（包括各物品金额），经部门经理审核无误后签字，交行政人事部；行政人事部将对物品数量、金额进行核实，在得到指定供货商的正式报价后核算总额，经复查无误后签字，并交物业总经理批准签字后方可购买。

B.没有指定供应商的物品采购

由部门库存管理员汇总本部门购买之建议，对所需购买之物品进行询价，并详细填写《商品/物料采购对比表》：

对于超过8000元的商品，采取货比两家。

对于超过12000元的商品，采取货比三家。

对于超过30000元的商品，采取货比五家。

上述表格需准确注明各家商品单价，厂家名称、联系方式等，并写清购买意向及理由，连同厂家的正式报价单交部门经理审批签字，交行政部复查，确认无误后，由物业总经理批准签字后方可进行购买。

以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。

对比表的填写项目与采购的金额相关，同时在表上写明申请人、申请部门经理，物业总经理的意见，填写选择供应商的原因。

4.1.4采购物资的验证

对采购的物资可以有如下验证方式：

4.1.4.1特殊物资由各使用部门的相关人员进行验货验证。

4.1.4.2一般由库房管理人员进行进货验证，并办理入库手续。

4.2服务项目供方

4.2.1物业管理公司物业管理日常服务有如下外委项目：

4.2.1.1清洁服务；

4.2.1.2电梯维护保养；

4.2.1.3外保；

4.2.1.4化粪池清掏；

4.2.1.5绿植租摆、绿地养护；

4.2.1.6消防设备、设施的维护和保养

4.2.2由物业管理公司接受服务的部门确定相应外委服务项目报部门经理及物业总经理审批与供方签定外委合同，合同包括服务项目、完成时间、质量标准、应付责任等。

4.3采购物资供方的评价

4.3.1合格供应商的条件

4.3.1.1具备持续稳定的合格产品供货渠道。

4.3.1.2具有良好的供应物资业绩。

4.3.1.3具有质量保证能力的证明（必要时）。

4.3.1.4价格合理。

4.3.1.5服务良好。

4.3.2行政人事部根据采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务、价格、履约率等进行比较，货比三家选择合格的供方，填写《供应商评价表》，评价后择优选择一家并进行评估打分，填写《供应商评价表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择三家以上供

方以供比较。行政人事部负责建立并保存合格供方的记录。

4.4服务供方的评价

4.4.1合格供方应具备的条件

4.4.1.1应在工商部门注册、具有法人资格。

4.4.1.2有从事过类似服务项目的优良业绩。

4.4.1.3有承担相应服务项目的工作条件和实力。

4.4.1.4良好的质量保证能力。

4.4.1.5服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交外委项目的服务报告，报告内容必须有外委项目责任人、服务标准、服务方案、完成时间、质量保证等。

4.4.2对承担服务项目的供方的评价：

4.4.2.1根据4.4.1条款规定的条件。供方应提供充分的证明材料；

4.4.2.2物业管理公司接受服务的部门负责对其服务项目供方进行评价，填写《供应商评价表》，对其服务质量、工作能力等予以评价。

4.4.3对所有合格的服务供方应列入《合格供应商名单》

5.0相关文件

5.1《采购验证标准》

6.0质量记录

6.1《采购申请表》

6.2《物品采购呈批件》

6.3《合格供应商名单》

6.4《供应商评价表》

6.5《商品/物料采购对比表》

篇4：物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

1.0目的

确保采购的物资符合规定的要求，以保证公司利益。

2.0适用范围

2.1物业管理所需要的物资(如工程保养、修缮用途的物资，保洁用的物资，消防用的物资，保安用的物资等)的采购活动。

2.2内部管理用、办公室用的采购活动也可参照实行。

3.0职责

3.1提出采购要求的部门负责制定采购计划。

3.2物业管理公司经理负责审核采购计划及配备资源，各管理处主任或部门主管可根据权限审批采购计划。

4.0程序

4.1物资的采购

4.1.1各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合月末库存情况，在每月30日之前提出下个月的物资采购计划，说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等(如有特殊要求，须说明)。采购计划也可以《采购申请单》提出。

4.1.2各部门将月份物资采购计划交各管理处主任或部门主管审批，必要时应经公司经理审批，具体执行参见《物业公司财务管理制度》。

4.1.3单项金额在2000元以上的应签署合同、协议并经评审，参见《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》。

4.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格在计划范围内组织采购和安排开支。

4.1.5如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加申请，并详细说明原因，并按4.1.2各款执行，填写《采购申请单》。

4.1.6对常用物资、贵重物资，采购人员应在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。

4.1.7各部门在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，按《物业公司财务管理制度》办理借款。

4.2供应商的选择

在采购物资时要选用符合要求的供应商，在指定的合格供应商名单内进行采购活动，按《分供方管理程序》和《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

4.3采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人验收，交仓管员办理入库手续并留下记录，入库检验执行《进货检验程序》。

4.4采购资料的控制

4.4.1采购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行(如消防物资，装修禁用的石棉等)。

4.4.2对经常要采购的物资如涉及图样，规格，样板时，要经过审批和批准确保依照这些资料正确购入物资，对外协加工及制作的产品，其图纸要求必须要经工程部的认可，确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。

4.4.3对以上的采购资料要有准确的标识方法，如采购定单，分承包方的工程合同的编号。所签合同应在《合同、协议收文登记目录》上有记载。

4.4.4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。

4.4.5服务项目的分承包方合同由公司的法人代表或其授权人员签订后实施。

4.5对提供服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

4.6为确保采购的物资不受人为的影响，采购员应由各管理处主任或部门主管指定，并应遵守《员工手册》及公司其它文件的相关规定。

5.0相关文件

5.1《分供方管理程序》

5.2《进货检验程序》

5.3《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

5.4《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》

6.0相关记录

6.1《采购申请单》

6.2《借款单》

6.3《合同、协议收文登记目录》

7.0附录

7.1《员工手册》

7.2《物业公司财务管理制度》

编写：审批：

篇5：物业质量手册：采购控制程序

物业质量手册：采购控制程序

1目的

规定对供方及采购过程控制方法，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

2范围

适用于对服务所需的原辅材料采购、服务采购活动的控制。

3职责

3.1行政人事部

a.负责按公司的要求组织对物资供方与外包方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

b.负责制定采购计划，执行采购作业。

3.2主管副总负责审核合格供方名录，负责审批日常服务分包合同，并上报总经理批准。

3.3工程部、接受服务的相关部门负责对采购物资的质量进行检测，对外包方提供的服务质量进行监督。

4程序

4.1工作流程图

采购控制的策划

材料、服务质量要求

确定合格

供方名录

材料分类

采购目标

评价供方准则

调查供方信息

选择和评价供方

采购计划

编制

投入使用

记录

验证

处置

确定验证方式和准则

合格

不合格

采购实施

审批

评审

放弃

每年复评

4.2采购物资分类。根椐对服务质量影响程度分为：