公路工程建设项目文件材料立卷

公路工程建设项目

文件材料立卷归档要求

及档案整理规范

省交通厅办公室程玲

028—8552524513980898802

公路工程建设项目文件材料立卷归档

依据标准收集范围：

1.《关于贯彻执行公路工程竣（交）工验收办法》有关事宜的通知》（交公路发[2004]446号）分类整理：1.《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）2.《四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（川交办[2002]245号）归档范围

﹙详见交公路发【2004】446号《关于贯彻执行公路工程竣（交）工验收办法》有关事宜的通知﹚

凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。立项阶段可行性研究报告的审批（包括可研报告形成过程的相关文件）环境影响报告书、水土保持方案及审批文件立项阶段文件材料收集项目建议书阶段文件材料的内容：①编制项目建议书委托函②项目建议书③环境影响评价委托函、环境影响评价大纲及其批复文件④项目建议书评估报告⑤项目建议书批复文件，包括审批意见、请示、审查意见等可行性研究阶段文件材料的内容：①编制可行性研究委托函②可行性研究报告③可行性研究评估报告（有些项目有预评估报告）④可行性研究批复文件，包括审批意见、审查、请示意见等⑤环境影响报告书及其批复文件，包括环境影响报告书、请示、审查意见及审批文件⑥水土保持方案及其批复文件⑦其他文件材料，包括国防、文物保护、保护区、铁路等请示及回复文件。设计阶段

目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。设计阶段文件材料收集

①初步设计（包含勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书②初步设计外业验收审查意见③初步设计图纸，包括地质勘察和设计图纸④初步设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件⑤施工图设计（包含勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书⑥施工图外业验收审查意见⑦施工图设计图纸，包括地质勘察和设计图纸⑧施工图设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件⑨设计问题回复（修改）单（是设计代表对现场设计问题处理的书面资料，是施工图的补充）⑩设计监理相关资料工程准备阶段用地申请及批准文件、红线图及土地使用证征地拆迁、补偿批准文件及协议书征地拆迁图表（土地、建筑物、管线、青苗等及拆迁红线图）招投标工作申报施工许可及质量监督申请征地拆迁①征地批文②占地图及土地使用证③征地拆迁合同协议④征地拆迁管理文件a.指挥部办公室征地拆迁协调工作文件b.征地拆迁补偿办法、补偿方法c.征地拆迁协调工作总结⑤征地拆迁图表a.征用土地数量一览表b.拆迁建筑物数量一览表c.拆迁电力、电讯及其他管线一览表d.征地青苗补偿一览表e.征地拆迁红线图招投标文件材料①招标申请、批准文件②资格预审文件及其评审报告、招标文件、招标公告③投标文件④评标文件，包括清标报告、有关呈批、上级批复及评标报告⑤合同协议书

施工阶段开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件分部分项开工申请及批准文件原材料及构件出厂证明、原材料试验报告工程检验申请批复单、检验及评定文件施工原始记录施工日志、大事记各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录隐蔽工程验收记录交工验收文件监理工作大纲、日志监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）竣工图科研、新技术运用施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）竣工验收阶段

竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书设计、施工、监理工作总结项目质量评定文件各类专项验收文件项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

一般行政文件与工程管理文件的区分公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。收集责任分工交通主管部门及项目法人单位：负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；设计单位：负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；施工和监理单位：负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作公路工程文件材料收集要求原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。收集要求同步开展

首先，在签订合同的时候就要明确竣工档案同步收集整理的要求以及编制规范；工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；每一工序完工，应及时收集相关竣工文件，并分类整理；在合同段交工验收时，应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理工作。

整理要求整理的基本原则：遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。项目档案整理要求遵循文件材料的自然形成

满足项目基本程序符合工程施工流程分类科学:应按工程文件材料的自然形成过程进行分类.首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况。收集系统：应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系卷内文件材料的排列要系统案卷排列要系统编目规范卷内文件标题拟写及编写案卷题名拟写及目录方便保管和利用公路工程竣工文件材料

整理基本步骤

系统收集卷内文件系统化排列卷内目录编制卷内文件目录及备考表的填写案卷封面填写案卷系统化排列案卷目录编制系统收集

划清阶段---按公路工程基本建设程序所反映的不同阶段，即立项审批、工程准备、设计、施工、竣工验收阶段。

不同阶段形成的文件材料应分别收集归档。立项及设计、工程准备阶段文件材料的收集方法立项和准备阶段:先按文件材料的不同形成过程,再按问题,结合时间收集;设计阶段：按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容。施工阶段文件的系统收集

分清单位分部分项工程内容—依据单位、分部、分项工程划分情况建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目，并据此确定相应文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内。

同一单项工程先分清单位工程，同一单位工程再进一步分清分项工程，在同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。

合同段施工文件材料的收集方法综合性文件的收集要求：合同段的总体开工报告、施工组织设计、施工方案、图纸会审及技术交底、设计变更、施工日志交工验收及工程总结可以合同段为单位按问题集中收集。原材料及产品合格证明文件：如