公路资料档案整理

国家重大建设项目文件

归档要求与档案整理规范

内蒙古自治区档案局经济科技档案业务监督指导处

李晓梅

国家重大建设项目文件归档

要求与档案整理规范一、适用范围

二、术语和定义1.项目文件2.项目档案3.项目文件归档4.项目档案移交三、建设项目档案工作的要求1.建设单位全面负责；2.把档案管理纳入合同管理；3.项目档案工作与项目建设同步进行；4.各参建单位要各司其职，坚持“谁形成、谁负责”的原则；5.保证项目档案完整、准确、系统、安全。四、项目文件的收集1.确定项目文件归档范围；2.明确项目建设各方收集的责任；3.注意收集的时间；4.项目文件质量要求。五、项目竣工文件的编制（一）竣工文件编制的要求*明确竣工文件编制的责任者*明确监理单位对竣工文件的审核责任*对照归档范围进一步收集文件

五、项目竣工文件的编制*对技术文件的准确性和更改情况进行核实*设计变更、现场洽商及材料变更文件的组卷方式*易褪色材料（复写纸、热敏纸）形成的文件如需永久和长期保存，应付一份复印件。五、项目竣工文件的编制（二）竣工图编制要求1.竣工图编制的责任者：一般由施工单位负责编制2.竣工图编制的依据：以施工图为基础，以设计变更通知单、工程联系单（涉及现场洽商、材料变更）及施工验收记录、质检记录为依据。五、项目竣工文件的编制3.竣工图编制的要求：完整、准确、清晰、规范、修改到位4.竣工图编制的形式：共三种形式5.竣工图折叠要求：按照国标《技术用图复制图的折叠方法》的要求折叠五、项目竣工文件的编制6.要有竣工图编制说明7.若套用通用图，需注明通用图的图号。8.竣工图章的使用*竣工图由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章的签字不能代签。*竣工图章盖在标题栏附近空白处五、项目竣工文件的编制8.竣工图的审核由监理负责审核，主要审核竣工图的准确性和签字是否完备。引进项目由外方提供的竣工图需由外方签字确认。9.竣工图的套数一般为两套六、项目文件的整理和归档项目文件整理的依据：《科学技术档案案卷构成的一般要求》及行业档案管理规范、标准。项目文件整理的要求：根据国家有关规定，按照档案管理要求，由文件形成单位进行整理。整理要以方便利用为出发点。六、项目文件的整理和归档（一）项目文件的分类整理的第一步是对文件进行分类。不同行业档案有不同的分类方法，行业有规定的，按规定分类；行业没有规定的，一般可将文件分为四大类：1.前期文件2.施工文件3.监理文件4.竣工验收文件

六、项目文件的整理和归档（二）项目文件的组卷组卷即组织案卷，就是将若干份互有联系的文件组合在一起，形成档案的保管单位。项目档案以“卷”为单位保存。1.组卷要求*组卷要保证项目文件的成套性，保持卷内文件的有机联系。注意项目前期立项核准的文件不要归入文书档案中。六、项目文件的整理和归档*案卷不能重复，卷内文件不能重份。2.组卷的方法*项目准备阶段文件和竣工验收文件按“问题——时间”组卷。如准备阶段文件，根据内容分为项目立项核准、环境评估、建设用地、招投标、合同协议等不同问题来分别组卷。六、项目文件的整理和归档*设计文件按“设计种类——专业”组卷。按设计种类分为初步设计、技术设计、施工图设计等，每一种设计再按不同专业或单位工程分别组卷。*施工文件按单位工程组卷。一个单位工程的文件根据数量多少，确定组成若干卷。施工原始记录可按分部、分项工程分别组卷。六、项目文件的整理和归档例如：某电厂主厂房地下结构工程文件“开工报告、图纸会审记录、施工组织设计、施工方案、作业指导书、技术交底、单位工程竣验签证书、工序交接单”组成一卷；“施工记录”组成若干卷；“工程质量验评、验收记录”组成若干卷；六、项目文件的整理和归档“原材料质检报告、产品合格证”分别组成若干卷；“设计变更通知单、工程联系单、核定单”等分别组成若干卷。再如某公路建设项目路面工程形成的施工文件，按桩号、路面结构层次组卷。可按“垫层”、“底基层”、“基层”、“面层”、“路缘石”和“路肩”、“路面边缘排水”等分项工程分别组成若干卷。

六、项目文件的整理和归档*监理文件：一部分文件按“问题——时间”组卷。如“监理通知”、“监理指令”，可按“质量控制”、“进度控制”、“费用控制”、“安全管理”等问题分别组卷。另一部分文件按单位工程组卷。如“工程质量验评表”、“开工/复工审批”、“监理独立抽检试验报告、记录”六、项目文件的整理和归档*设备文件按“专业——种类——型号”组卷。*竣工图分为综合图、专业图，专业图按不同专业分别组卷，或按单位工程组卷。（三）案卷与卷内文件的排列1.卷内文件排列：六、项目文件的整理和归档*卷内管理性文件按问题、时间排列；*卷内技术性文件按工程管理要求排列；*竣工图按图号顺序排列；*卷内文件一般结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；印件在前，草稿在后；译文在前，原文在后。六、项目文件的整理和归档2.案卷的排列一个项目形成的全部案卷可按工程进展顺序排列。（四）案卷编目包括卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面和脊背的编制。六、项目文件的整理和归档1.卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。编页位置：单面书写的，编在右下角；双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。成套图纸或印刷成册文件可不再重新编页号。卷内目录、卷内备考表不需编页号。各卷之间不连续编页号。六、项目文件的整理和归档2.卷内目录的编制卷内目录

序号文件编号责任者文件题名日期页号备注1126315六、项目文件的整理和归档3.卷内备考表的填写卷内备考表互见号：GBH.5.4---xxx(照片)说明：卷内文件总件数、总页数及其它需要说明的情况六、项目文件的整理和归档

说明：

立卷人：年月日检查人：年月日

六、项目文件的整理和归档4.案卷封面和脊背的编制*案卷封面需填写：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。案卷封面式样如下六、项目文件的整理和归档档号___________

案卷题名

立卷单位—————————————起止日期—————————————保管期限—————————————密级—————————————

六、项目文件的整理和归档案卷题名：例1：xxx电厂一期工程建设用地的申请、批复例2：xxx电厂一期工程#1机组主厂房地下结构工程质量验评、隐蔽工程验收记录六、项目文件的整理和归档例3：呼和浩特绕城高速公路kxx+xxx~kxx+xxx路基土石方工程开工申请、中间交工证书、检验申请批复、分项工程评定记录例4：呼和浩特绕城高速公路kxx+xxx~kxx+xxx钢筋原材料监理抽检报告六、项目文件的整理和归档档号：固定和反映案卷排列顺序的一组代码，由项目代号、分类号和案卷号构成。例1：01000—8030---001例2：01001---8040----016例3：GBH.5.2--12例4：F.11---3六、项目文件的整理和归档立卷单位：填写组卷部门或单位起止日期：例如2007年1月5日~2007年10月12日保管期限：根据有关规定确定密级：根据保密规定填写文件最高密级六、项目文件的整理和归档*盒脊背填写保管期限、档号、盒号（五）案卷装订要求*整卷装订或单份文件装订两种形式；*案卷内不应有金属钉；*采用单份文件装订形式，卷内每份文件首页右上方需加盖档号章。档号章内容为：档号、序号。六、项目文件的整理和归档保管期限档号案卷题名六、项目文件的整理和归档档号序号GBH.5.12---401六、项目文件的整理和归档