基于word2010的短信合并功能的实现

基于word2010的短信合并功能的实现

众所周知，使用微软excel2010可以开展写信、公文、报告、论文、工商会计、撰写文章、印刷、表格、达文件集中的工作。在日常的工作中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量请柬、信封、录取通知书和工资条等。面对如此庞大而复杂的数据,难道我们只能一条一条地复制粘贴吗?能保证过程中不会出错吗?其实,借助MicrosoftWord2010提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。接下来就来介绍Word2010中“邮件合并”命令的具体使用方法。一、生成网络空间文件“邮件合并”是指,将公用的内容(主文档)和不同的内容(数据源)合并在一起,组成多个文件,可以节省时间,提高效率。其中,主文档中的信息是公用的,也就是信息不变换的部分;而数据源中的信息是变化的,利用“邮件合并”命令可以把主文档和数据源文档中的数据批量的进行合成。需要强调的是,“邮件合并”功能不仅仅可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档,还可以轻松地批量制作工资条、成绩单、学生选题单等。二、重数量、轻变化什么时候使用“邮件合并”呢?我们可以通过分析一些使用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。它们通常都具备两个规律:一是我们需要制作的数量比较大;二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容。比如录取通知书上录取学校的名称、地址和邮政编码等,这些都是固定不变的内容;而收信人的名字、地址、邮编、被录取专业等就属于变化的内容。总结邮件合并的应用领域如下:1.批处理密封性能2.批发公式中3.批复工资说明从电子表格调用数据,按统一的工资条格式,打印每个员工的底薪、加班工资、工资扣款、个人所得税等工资明细。4.序言和打印个人简历从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。5.学生登记册从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。6.堆放和打印各种奖励证书在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。7.基于三种数据的wrod打印总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来。三、“电话合并”的操作过程通过上面的讨论,大家知道了“邮件合并”的应用领域,现在我们了解一下“邮件合并”的基本操作过程。“邮件合并”的操作过程大致分为三步,理解了这三个基本过程,就抓住了“邮件合并”的“纲”,以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。1.部分复考中的部分“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如邀请函中的内容,信封中的落款,录取通知书的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立提供了标准和思路。2.数据源的作用数据源就是数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容,也就是信息变化的内容,如邀请函中的受邀请人信息,信封中的收信人地址、收信人信息,录取通知书中的被录取人地址、被录取人姓名、专业等信息。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作工资条,多数情况下,工资相关信息已经存在了,其中含有制作工资条所需要的“姓名”、“基本工资”、“岗位工资”、“扣款工资”等字段。在这种情况下,直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。如果没有现成的数据源,则要进行制作,在制作时要根据主文档对数据源的要求建立,实际工作时,常常使用Excel制作数据源。3.数据源表中的份数制作好主文档和数据源后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,数据源表中的行数,决定着主文件生成的份数。MicrosoftWord2010中制作邮件合并在“邮件”菜单中,操作非常容易便捷。四、案例分析：根据现有的客户资料表，快速制作费用通知单已有的缴费通知单是Word文档,在这里被我们称之为主文档。已有的欠费人姓名及欠费金额等信息是Excel文件,被我们称之为数据源。步骤1：创建主文档类型单击“邮件”菜单,单击“开始邮件合并”按钮,选择“信函”之所以将主文档设置为“信函”,是因为合并后的各条信息将单独成页。步骤2：找到数据源单击“选择收件人”按钮,选择“使用现有列表”。找到之前设置好的数据源文档,这样就可以将主文档和数据源之间链接。步骤3：主文档与数据源的集成单击“插入合并域”按钮,将相应的域选项依次插入到文章相对应的位置案例操作应用单击“完成并合并”按钮,选择“编辑单个文档”即可完成合并。当然也可以根据实际需求选择“打印文档”或“发送电子邮件”。此案例操作完成。“邮件合并”命令在实际工作中的用途非常广泛,本文利用实际案例讲解了MicrosoftWord