基于excel的工资条打印

基于excel的工资条打印

随着科学技术的快速发展，尤其是计算机等现代办公设备的普及，其工作和生活效率显著提高。现代网络办公室取代了传统的手工操作。工资是人类生活中密不可分的一部分,是人类在实现自我价值和劳动中的一种体现。传统的工资发放主要是以现金方式为主,其缺点是现金流量大、发放过程时间长且工作量大,同时大量的现金流动也具有一定的风险性,随着金融行业的快速发展,银行代发工资以其高效、方便、快捷等诸多优点很快被广泛普及,这在很大程度上减轻了财务工作人员发放工资的强度,但随之而来的问题是由于工资的发放不再是现金而是通过银行将工资转入特定的工资卡中,对于所发工资项目、扣款情况等明细项目职工不了解。为解决这一问题,工资条的打印成为职工了解所发工资的一个重要渠道。由于各单位性质的不同决定了工资项目等基本信息的不同,在工资的管理构成上无法达到统一,使用工资管理软件会增加成本,在实际操作上,过于单一化,不灵活,因而不能满足各行业的需求。Office办公软件为我们的日常办公提供了较好的应用平台,是当前各单位在处理日常业务中使用最为频繁的软件之一。利用OFFICE系统中的EXCEL电子表格功能来管理日常工资业务,其操作简单、容易掌握,在气象部门的工资管理业务中应用广泛。在EXCEL中打印工资条有两种实现方式:一是利用VB语言编辑器对在EXCEL中的工资表格实现打印,但这需要专业程序设计人员才能完成,当在EX-CEL中工资结构或人员等基本信息发生变化时,需要对程序进行更正,不便于管理和推广;二是利用EXCEL自带的函数功能通过设定公式轻松实现工资条的打印,无需专业人员,只需利用EXCEL手柄填充功能即可在很短时间之内完成所有工资条的统计。经过实践就第二种方法在这做一详细介绍,以供参考。一、实充扣款+实用扣款的结构及实现以喀什地区气象局原始工资表为例(其它工资表操作一样),其工资结构主要由应发工资、扣款项目和实发工资三大块构成,其中应发工资是由人事部门提供的工资项目,一般情况下项目比较固定,扣款项目主要是单位对职工的扣款,项目往往比较灵活,如实际情况发生改变,应发工资与扣款相减所得即实发工资项,其结构如图一所示:在图一结构的基础上需要将工资表自动生成工资条,最终实现结果如图二所示:二、数值测定和公式执行条件检测要想将原有工资表最终生成工资条,需要掌握以下几个关键函数:1.IF()函数是根据对指定的条件计算结果为TRUE或FALSE,返回不同的结果。可以使用IF()函数对数值和公式执行条件检测。语法规则为:IF(Logicaltest,Valueifrue,Value_if_false)其中,Logical_est参数表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。Value_if_true参数表示Logical_test为TRUE时返回的值,Value_if_false参数表示Logical_st为FALSE时返回的值。2.模块函数是将返回两个数字的剩余数除以消除后者。结果的正数和负号相同语法规则为:MOD(Number,Divisor)。其中,Number参数为被除数,Divisor参数为除数。3.row函数是返回参数的行号语法规则为:ROW(Reference)。其中,Reference参数为需要得到其行号的单元格或单元格区域。4.横向舍入取整语法规则为:INT(Number)。其中,Number参数为需要进行向下舍入取整的实数,如1.2取整后值为1,1.8取整后值也为1,即向下舍入。5.colurm函数是返回指定参数的列标语法规则为:COLUMN(Reference)。其中,Reference参数为需要得到其列标的单元格或单元格区域。6.row-nmins参数数组形式语法规则:INDEX(Array,Rownum,Columnnum)。其中,Array参数为单元格区域或数组常量。Rownum参数为数组中某行的行号,函数从该行返回数值。Columnnum参数为数组中某列的列标,函数从该列返回数值。三、绝对引用方式1.首先在EXCEL工资表中新增表页,将表页命名为工资条2.选中A1单元格,在A1单元格内输入公式“=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(气象局工资!$A$4:$AB$18,INT(((ROW()+1)/2)),COLUMN())”,气象局工资!A$3),单击“√”完成A1单元格的判断取值,该公式解释为:首先取出A1单元格的行号,值与2相除,如果余数为0则取出A4到AB18区域内所对应的行和列数值,行数据为A1单元格所在行加1与2相除取整,列数据为当前A1单元格所在列;否则提取气象局工资表中A3数据。在公式中$A$4:$AB$18为绝对引用,即数据区域固定,其区域内的行号和列号为相对值,当行号为1,列号为1时,在$A$4:$AB$18区域所对应的工资表中的值为A4单元格中的值。A$3中A列为相对引用,使用自动填充时会随着拖动列的改变而自动改变,$3为工资表表头所在行数据固定不变,所以采用绝对引用方式,如图三所示:3.将鼠标移到A1单元格右下角,使鼠标指针变成“+”形状,即自动填充手柄,按住鼠标左键,拖动十字光标向右完成第一行自动填充,如图四所示:4.用鼠标选中生成的第一行并将鼠标移到选中行尾,使鼠标指针变成“+”形状,向下自动填充直到所有职工形成。至此,工资条生成完毕,排版及打印设置在这做介绍,与平时操作一样。如图五所示:5.如果工资表原始结构数据发生改变,需要对工资数据进行添加,例如添加工资项目(添加列数据)、添加员工数据(添加行数据),此时需要更改公式便可,方法有两种:(1)只需对A1单元格内数据区域进行更改,即将$A$4:$AB$18更改为新的区域,然后重复上述操作即可,在这就不再重复。(2)将工资条A1单元格公式更改为“=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(气象局工资!$A:$AB,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),气象局工资!A$3)”,该公式是将数值区域由原来的绝对引用改为对列绝对引用,而对行实行相对引用,这样在行号的生成上需对当前单元格行号加1除2取整后加2以得到工资表中A3单元格的初始行号,其余操作同上。这样在行增加若干行数据只需要拖动自动填充手柄就可完成,如果列数据改变只需将初始列和末尾列改变即可,如在原工资表中增加一列,此时只需将$A:$AB改为$A:$AC便可完成。总之,使用EXCEL电子表格来管理日常工资业务其操作简单、排版灵活,被广大财务人员