秘书文档管理(自考)

第4页共6页《秘书文档管理》复习资料1.文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。2.文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。3.文书制作是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。【文书制作是文书与档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。】4.文书工作组织机构，是指社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系。5.广义的文书办理是指包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作，相当于秘书实务中所说的办文工作。6.狭义的文书办理主要指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节。7.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、军事、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。8.广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。【档案教育】9.狭义的档案工作是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。【档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节，通常称为档案业务工作八环节】10.文书档案连锁法，就是以集中统一地原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。【民国】11.交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。【拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。】12.核稿是指将公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。13.签发是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。【签发是制文阶段的关键环节，一份文稿能否制发，主要取决于负责人是否签发。是文稿生效的标志。】14.复核是秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。15.文稿是指文书起草过程中形成的历次稿件，又可分为草稿和定稿两种。16.文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分。17.修订本是指文件经发布生效后，经实践检验或随着事物的发展，原有的文件已不再适用，有必要对文件内容或文字进行修订、补充、完善而产生的文本。18.文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要而形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文体。19.文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的问题要求、内容结构、要素标记和格式安排等几个方面。20.发文字号即文件的编号，又有公文字号、文号、发文号等名称。21.收文办理是指接受外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程。22.拟办是社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。23.注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。24.内部文件是指组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。25.文书管理是指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过程进行监控和掌管。26.立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。27.案卷是指由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。28.立卷类目也称归档类目或立卷方案，是各个社会组织在每年初根据本组织工作活动的规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，拟制出来的规卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。29.通讯者特征也可称为收发文机关特征，是指公文中具有问复的性质的文种特征。30.全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。【它最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。】31.普发性档案文件汇编是指将一个组织产生的文件依据来源的顺序、时间的顺序进行排列，汇集成册。【xx省政府2010年制发文件汇编、xx省xx厅1999—2009年永久保存档案文件汇编】1.文档管理的重要性：（1）文书、档案工作是国家管理的重要手段；（2）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分；（3）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段。2.作为文字材料的文书，其定义包含的内容：（1）文书的作者是从事社会活动的人；（2）文书具有实用性；（3）文书的记录方式为文字；（4）文书的载体形式多种多样；（5）文书具有广泛的社会作用；（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料。3.档案定义的要素：（1）档案的本质属性；【原始记录性是其本质属性；知识属性和信息属性是其一般属性。】（2）档案的来源；（3）档案形式的多样性。4.文书转化为档案的条件：（1）办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案；（2）对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；（3）按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。5.文书与档案的差别：（1）二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同；（2）只有一部分文书可以变成档案，档案只是文书的主要归宿，而不是文书唯一的归宿；（3）档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。6.文书与档案的作用体现：（1）规范作用【文书是作者意志的体现，当其作者为国家或代表国家的机构时，文书就是法律、法规。】（2）指导作用【某些权威和专家为专业工作制定的规则，某些尊长为晚辈制定的言行教谕等】（3）联络作用【网络文书（电子邮件、论坛帖子、即时通信软件的留言）、手机文书，为人们之间的沟通联络提供了前所未有的便利】（4）凭证作用【凭证是证据。社会组织所制定的公文真实完整地记录了组织公务活动的情况，是社会组织发展的历史见证。】（5）参考作用【文书和档案时人们从事社会实践的真实记录，中间保存了无数的成功经验和失败教训。】（6）教育作用【利用档案中所记载的正反事实，撰写回忆录、著述，发表演讲，进行文艺创作，举办各种展览，这些活动都会因其真实性、丰富性而具有极强的说服力和感染力，从而产生良好的宣传教育效果。】7.档案工作的基本原则：（1）集中统一地管理国家全部档案；（2）维护档案的完整与安全【档案工作的基本要求，各级档案部门的首要任务】；（3）便于社会各方面的利用【档案工作的根本目的】。8.社会组织档案部门的基本任务：（1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；（2）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（3）中央和地方专业主管部门的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。9.签发内容：(1)签发意见；(2)签发人姓名；（3）签发日期。10.文件用印注意点：（1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字的文件，不得用印；（2）与文件制发组织相一致，以组织名义发文，用组织印章；以部门名义发文，用部门印章；（3）将印章端正、清晰得盖在文件落款处，并做到上不压正文，下要骑年盖月。11.文书办理的特点：（1）连续性（2）时效性（3）保密性（4）集成性（5）规范性12.文件暂时保管阶段的任务：（1）整理（2）保管（3）提供利用（4）处置（5）移交（6）销毁13.越级行文使用情况：（1）由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题，如战争、严重的自然灾害、公共卫生安全等；（2）经过多次请示直接上级，长期未能得到解决的问题；（3）与直接上级组织有争议而无法解决的问题；（4）上级组织交办的并指定越级上报的问题；（5）对直接上级机关进行检举揭发的问题；（6）与直接上级组织无关，需要越级咨询和联系的一般性问题。14.行文规则：（1）行文要尊重社会组织的隶属关系；（2）行文要尊重组织职权；（3）行文要考虑是否确有必要；（4）行文要明确发文权限；（5）同级社会组织可以联合发文；（6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力。15.传达注意点：（1）掌握好传达的范围；（2）掌握好传达的时间和地点；（3）确定好文件由谁负责传达。16.催办的形式：电话、书面、登门、开会、传真、电子邮件催办；发催办卡、催办单；发简报等。17.内部文件的特点：（1）实用性（2）保密性（3）多样性18.内部文件管理的内容：（1）制发与传递（2）整理与分类（3）保存与保护（4）利用与查询38.两次签收的任务：清点、检查、签字。39.收文部门必须组织好对收文的传达贯彻。40.文档管理工作的根本目的是为组织工作和社会各方面提供服务。41.借阅制度主要包括借阅范围、借阅登记和借阅后的退还几项内容。42.现行文件汇编主要有法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报和政报、统计数字汇集几种形式。43.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。44.文书档案，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。45.文化大革命，出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归档，你有我也有”的混乱局面。46.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年9月19日通过，12月18日公布施行。将原有的“永久”、“长期”、“短期”三种保管期限的划分方法改为“永久”、“定期”。“定期”分为30年和10年。凡涉及与人的权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现了以人为本的思想。47.档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限和备注等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的组成部分。讨论未通过的文件（10年）本机关召开工作会议、专题会议的文件材料（永久）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料【请示、批复】（永久）文书档案保管期限表重要的（永久）一般的（30年）本机关事务管理文件材料【房产、土地所有权和使用权的文件材料】（永久）上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）下级机关报送的文件材料【重大问题的专题报告】（30年）48.在立卷之前，要方便保管、检索和利用。案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜。49.立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成。50.拟写案卷标题也就是要用最简练的文字，字数占二三十字、不超过五十个字为宜。作者+问题+文种作者+时间+问题+文种作者+地区+问题+文种地区+问题+文种或地区+时间+问题+文种案卷标题结构通讯者+问题+文种作者+会议名称+文件材料会议+文种当事人+问题+文种对象+内容+文种51.提名即档案的标题。立卷人员应照实抄录文件标题，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加”[]”号。52.卷内备考表填写项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：53.“特征”即文件的作者、内容、名称、时间、地区和收发文机关。54.2008年第一次修订的现行国家标准《文书档案案卷格式》。55.归档章的标准格式分为均匀的6格：全宗号、年度、室编件号、机构或问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。56.根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加”[]”.在正件提名后抄录附件提名，附件用“（）“表示。57.2010年1月9日，标注为20100109.58.一个立档单位的全部档案构成一个独立全宗。59.保存照片档案，每隔两年应该对底片、照片进行抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。60.档案信息是档案检索存在的基础，更是检索系统赖以生存的基本要素。61.查全率是指满足利用者要求的全面程度，与之相对应的是漏检率。查准率，与之对应的是误检率。62.《中