高级文秘培训·第11章常用办公设备的使用

第11章常用办公设备的使用〔时间：2次课，4学时〕第11章常用办公设备的使用教学提示：打印机、机和复印机都是日常办公事务中最常用的现化办公设备，也是新世纪办公室工作人员需要熟练掌握的办公自动化工具。本章重点介绍打印机、机和复印机这3种常用办公设备的使用方法。教学目标：通过本章的学习，让用户熟练使用这些办公设备处理各种办公事务。第11章常用办公设备的使用11.1打印机的使用11.2机的使用11.3复印机的使用11.4上机实训11.1打印机的使用11.1.1安装打印机11.1.2设置打印机11.1.3预览和打印文档11.1.4管理打印文档11.1打印机的使用打印机作为电脑重要的输出设备已被广阔用户所接受，也已成为办公自动化系统的一种重要设备。目前市面上流行的打印机主要有：针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。11.1.1安装打印机安装打印机可以分为打印机的连接与打印机驱动程序的安装。在进行打印机的连接之前，首先要关闭计算机，然后把打印机的信号线与计算机的LPT1端口相连，并且接通电源，连接好之后，就可以开机启动系统，准备安装其驱动程序了。启动计算机之前，先要翻开打印机的电源。由于中文版WindowsXP自带了一些硬件的驱动程序，一般进入WindowsXP后，系统会自动搜索新硬件并加载其驱动程序，根据任务栏上的提示就可以完成打印机的安装。如果启动WindowsXP时，没有自动检测到打印机，可以按照下面的方法来安装打印机。(1) 选择【开始】|【打印机和】命令，翻开【打印机和】窗口，如图11.1所示。(2) 在窗口左侧的【打印机任务】窗格中，单击【添加打印机】选项，弹出如图11.2所示的【添加打印机向导】对话框。(3) 单击【下一步】按钮，弹出【本地或网络打印机】对话框，可以选择安装本地或者是网络打印机，在这里选择【连接到这台计算机的本地打印机】单项选择按钮，并取消选中【自动监测并安装我的即插即用打印机】复选框，如图11.3所示。(4) 单击【下一步】按钮，翻开如图11.4所示的【选择打印机端口】对话框，选中【使用以下端口】单项选择按钮，并在后面的下拉列表框中选择【LPT1：(推荐的打印机端口)】选项。(5) 单击【下一步】按钮，弹出如图11.5所示的【安装打印机软件】对话框，在该对话框中要求用户选择打印机的型号。假设系统中不带有打印机的驱动程序，那么我们必须选择外部的驱动程序。单击【从磁盘安装】按钮，弹出【从磁盘安装】对话框，如图11.6所示。(6) 插入厂商提供的安装盘，然后在【厂商文件复制来源】下拉列表框中输入驱动程序文件的正确路径，或者单击【浏览】按钮，在翻开的窗口中选择所需的文件，然后单击【确定】按钮，可返回到【安装打印机软件】对话框。11.1.1安装打印机(7) 单击【下一步】按钮，弹出如图11.7所示的【命名打印机】对话框，可以在【打印机名】文本框中输入打印机名，选中【是】单项选择按钮，将这台打印机设置为默认打印机，单击【下一步】按钮。(8) 弹出【打印机共享】对话框，如图11.8所示。选中【共享名】单项选择按钮，在其右边的文本框中出现系统建议的共享名称，也可以在【共享名】文本框中重新输入一个其他网络用户易于识别的共享名。(9) 单击【下一步】按钮，这时会弹出【位置和注解】对话框，可以为这台打印机参加描述性的内容，比方它的位置、功能以及其他注释，如图11.9所示。(10) 单击【下一步】按钮，弹出如图11.10所示的【打印测试页】对话框，在【要打印测试页吗？】选项组中，选中【是】单项选择按钮，以便确认打印机是否连接正确，并且是否正确安装了驱动程序。(11) 单击【下一步】按钮，弹出如图11.11所示的【正在完成添加打印机向导】对话框，在此对话框中显示了所添加的打印机的名称、共享名、端口以及位置等信息，如果需要对上述信息进行改动，单击【上一步】按钮，就可以返回到上面的步骤进行修改；当确定所做的设置无误时，可单击【完成】按钮关闭添加打印机向导。(12) 在完成添加打印机向导后，屏幕上会出现【正在复制文件】对话框，它显示了复制驱动程序文件的进度，当文件复制完成后，全部的添加工作就完成了，在【打印机和】窗口中会出现刚添加的打印机的图标，如图11.12所示。假设设置为默认打印机，那么在图标旁边会有一个带“√〞标志的黑色小圆，假设设置为共享打印机，那么会有一个手形的标志。11.1.1安装打印机11.1.1安装打印机11.1.1安装打印机11.1.1安装打印机11.1.1安装打印机11.1.1安装打印机11.1.2设置打印机在开始使用刚安装好的打印机时，还应对所安装的打印机进行一系列设置。如打印机分辨率和选择纸张的来源等。通过这些设置，不仅可以方便用户使用打印机，而且有利于提高打印质量。1.选择纸张来源一般的打印机都允许纸盒送纸和手动送纸，有的打印机还可以使用两个纸盒送纸。默认情况下，文档设置的是将整篇文档以默认送纸盒进行打印，如果文档中的不同内容需要使用不同的纸张进行打印，如第一页打印的是信纸，第二页打印的是公文，就可以在打印机的不同送纸位置放不同的纸张，然后设置不同的纸张来源就可以了。(1) 选择【文件】|【页面设置】命令，弹出【页面设置】对话框，选择【纸张】选项卡，如图11.13所示。(2) 在【纸张来源】选项组的【首页】列表框中，列出了文档可用于当前打印机的送纸选项，选择打印每节首页的打印机纸盒。(3) 在【其他页】列表框中，列出了文档可用于当前打印机的送纸选项，选择打印每节第二页及后续各页的打印机纸盒。(4) 设置完成后，单击【确定】按钮即可。2.选择送纸器和打印机的分辨率打印机分辨率是指打印机在每英寸稿纸上打印的点数，它是衡量打印质量的一个重要标准。选择送纸器和打印机的分辨率的具体操作步骤如下。(1) 选择【文件】|【打印】命令，弹出【打印】对话框，如图11.14所示。(2) 在【打印】对话框中单击【属性】按钮，弹出【HPLaserJet6L文档属性】对话框，选择【纸张/质量】选项卡，如图11.15所示。单击【高级】按钮，弹出【HPLaserJet6L高级选项】对话框，如图11.16所示。(3) 在【打印质量】下拉列表框中，可以设置打印的分辨率，可以选择的有300dpi，或600dpi等，数字越大打印质量越好，但打印速度相对慢些。(4) 设置完成后，单击两次【确定】按钮即可。11.1.2设置打印机图11.13【页面设置】对话框11.1.2设置打印机图11.14【打印】对话框11.1.2设置打印机11.1.3预览和打印文档对文章或书籍进行排版，是为了得到一个美观的打印效果，所以排版与打印是密不可分的。在打印前应先预览一下效果，并且先打印一页，看一下效果。然后，才开始正式打印。也可以在打印预览视图下，查看要打印的文档。1.打印预览打印预览是Word文档视图方式中的一种。它在页面视图方式显示文档完整打印效果的根底上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。也可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。切换到打印预览状态的方法是，选择【文件】|【打印预览】命令即可，其界面如图11.17所示。如果要在打印预览方式下修改文字，可以单击【打印预览】工具栏中的放大镜按钮，此时鼠标指针变为正常文档的指针形状，把文档的显示比例放大到适宜的比例，就可以像正常视图一样进行编辑了。2.开始打印下面介绍打印的一般操作。(1) 确认打印机的进纸盒内已经装好相应的纸张，一般是A4的纸。并确认已翻开打印机的电源开关。(2) 选择【文件】|【打印】命令或按Ctrl+P快捷键，翻开【打印】对话框，如图11.18所示。(3) 在【名称】下拉列表框中，选择需要使用的打印机，只有在网络中安装了多个打印机后，才可以选择其他的打印机。(4) 在【页面范围】选项组中可以选择打印的指定范围，如【全部】、【当前页】和【选定的内容】(如果未选定文档中的内容，那么无法选择此项)和【页码范围】等。如果选择【页码范围】单项选择按钮，那么需要在【页码范围】文本框中键入相应的页或节，具体的设置的符号和表示意义，如表11.1所示。11.1.3预览和打印文档(5) 在【打印内容】下拉列表框中，选择要打印的内容，默认为【文档】，除非特殊情况，一般不需要更改。假设只需打印文档的属性信息，可选择【文档属性】选项。(6) 如要只打印奇数页或偶数页，可在【打印】右边的列表框中选择文档中需要打印的局部，有【范围中所选页面】、【偶数页】和【奇数页】3项。(7) 在【份数】下拉列表框设置每页打印多少份。(8) 假设要在一份副本打印完毕后再开始打印下一份副本的第一页，那么选中【逐份打印】复选框，否那么会在所有副本的首页都打印完毕后再开始打印其他后续页。(9) 在【缩放】选项组可以选择【每页的版数】和【按纸型缩放】两项。(10) 在【缩放】选项组的【每页的版数】下拉列表框中，选择每张纸上要打印的文档页面数。利用Word这一功能可以非常容易地将许多页面打印到单独一张纸上，在【每页打印页数】下拉列表中可以选择的有，1、2、4、6、8或16页打印到单独一页纸上。(11) 在【缩放】选项组的【按纸张大小缩放】下拉列表框中，可以选择要用于打印文档的纸张类型。例如，可通过缩小字体和图形大小，指定将B4大小的文档打印到A4纸型上。此功能类似于复印机的缩小/放大功能。在实际使用过程中，“B5〞大小的打印纸设为“4版〞为最正确，再小就分辨不清了。(12) 选中【人工双面打印】复选框后，如果使用的不是双面打印机，此选项可以在纸张的两面上打印文档。打印完一面之后，Word会提示用户将纸张按反面方向打印重新装回纸盒。(13) 设置完成后，单击【确定】按钮，就开始打印了。11.1.3预览和打印文档图11.17打印预览11.1.3预览和打印文档图11.18【打印】对话框11.1.3预览和打印文档11.1.4管理打印文档打印管理器是管理打印的Windows应用程序，利用它用户可以查看和控制文档的打印。当用户从Windows应用程序中打印文档时，应用程序将打印机、字体和文档信息传送给打印机管理器，由打印管理器控制文档的打印工作，直到打印任务结束或打印发生错误时为止。如果打印发生错误，打印管理器就会提示错误信息。1.激活打印机窗口要管理打印的文档，就要首先激活打印管理器。可以在打印窗口中激活打印管理器。在如图11.19所示的【打印】对话框中，右击需要使用的打印机，选择【翻开】命令，出现如图11.20所示的打印机管理器窗口。当打印队列中有打印文档时，它们都会显示在窗口中。在该窗口中显示了打印文档的名称、状态、所有者、进度和开始时间等信息。假设打印机的状态显示正在打印，这说明该文档刚刚被送到打印队列并将被打印。2.暂停打印任务如果在打印过程中出现某些意外情况，比方打印纸用完了或打印机中的纸没有放好，或要为其他任务腾出一局部CPU时间进行处理，可以暂停打印任务，待问题解决后再恢复打印。对于正在打印的文档，可以选择【文档】|【暂停】命令，以暂停打印任务，如图11.21所示。另外，如果需要恢复被暂停的打印文档，可以选择【文档】|【继续】命令，以继续刚刚的打印。3.去除打印文档有时，将某个文档发送到打印机之后，出现了打印错误，阻碍了后续文档的打印，或者错误地发送了打印文档，这时就要取消打印或者要去除整个打印队列。假设要在打印队列中取消一个特定的打印作业，首先在任务栏上双击时钟图标旁边的打印机图标，翻开打印机管理器窗口。然后在选定文档后，选择【文档】|【取消】命令即可，如图11.22所示。11.1.4管理打印文档11.1.4管理打印文档图11.21暂停打印11.1.4管理打印文档图11.22取消打印文档11.2机的使用11.2.1安装机11.2.2发送和接收11.2机的使用11.2.1安装机机作为一种方便的通信工具，它的功能是非常强大的，但同时它又是一台很精密的仪器，必须正确地安装，才能正常的使用，下面简单介绍机的安装及其本卷须知。1.线及电源的连接线及电源的连接参见图11.25所示。具体的连接过程如下。(1) 将受话器软线插入“HANDSET插座(即受话器插座)〞，如图11.25所示。(2) 用附带的软线将线路与“LINE插座(线插座)〞连接。(3) 将机的电缆插入电源插座。(4) 其他外接或应答机器可用软线连接在机的“EXT.TEL插座(即外接插座)〞上。2.安装的本卷须知在进行安装机时应当注意以下几点。(1) 使用前要仔细的阅读使用说明书，按照说明书的步骤正确地安装好机器，其中包括检查电源线是否正常和接地是否良好等。机器应防止在有灰尘、高温和日照的环境中使用。(2) 线的连接，应注意2芯线和4芯线的区别，常见的连接方式有两种，目前国内销售的机大局部使用2芯线。另有一种如松下V40、V60、惠普145和245等那么用的是4芯线。这两种连接如出现错误，机将无法正常通信。(3) 线路通信质量的简单判断，当线路通信质量差时，进行工作可能会引起文件内容局部丧失，字体压缩或通信线路中断。判断方法是摘机后听拨号音是否有异常杂音。如“嗞嗞……〞声或“咔咔……〞声。(4) 记录纸的安装，常用的记录纸有两种——纸(热敏纸)和普通纸(一般为复印纸)。热敏纸原理是在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面区别，必须按照机器的示意图进行安装。11.2.1安装机图11.25线及电源的根本连接11.2.2发送和接收发送和接收可分为手动、自动和定时等几种方式，下面分别进行介绍。1.手动传送手动传送类似打后，当对方传来一个提示声音后，机自动开始发送，使用免提或受话器都可以监听线路的活动。其具体的操作步骤如下。(1) 将文件原稿有内容的一面向下放置，将导纸器的宽度调整到与原稿的宽度相同。(2) 如果有必要可选择比照度/精细度。(3) 提起受话器(或按免提键)。(4) 拨出号码。可以使用以下的拨号方法。单触拨号：按【单触拨号】键(1~8)，内容需要预先设置。快速拨号：按【快速拨号】键，并输入快速拨号号码(01~20)，内容需要预先设置。【号码库】拨号：按【号码库】键在号码库的存储中选择频繁使用的20个号码中的一个号码，然后按【开始】键。直接拨号：用数字键直接拨号。当机收到接收方的音后，那么自动开始传送。2.自动传送在不使用受话器或免提键的情况下也可以发送。在不使用受话器或免提键的情况下，由机自动向对方发出一个信号，叫做“自动传送〞。其具体的操作步骤如下。(1) 将文件原稿文字面朝下放置，并调整导纸器的宽度到原稿宽度。(2) 选择需要的比照度/精细度的模式。(3) 拨号码。其中的拨号方式和手动传送中的拨号方式一样。(4) 当线路连接后，开始自动传送。如果遇到线路繁忙或无应答，时机自动重拨该号码两次。还可以按【停止】键中断传送或卸除原稿。如果拨号时发生错误，可按【停止】键，然后再输入正确的号码。11.2.2发送和接收3.定时传送机可以设置定时传送，定时的开始时间可设定在未来24小时之内，使用定时功能可向一个目的地发送多张的，其具体操作步骤如下。(1) 将文件原稿文字朝下放置，调整导纸器宽度到原稿宽度。(2) 选择需要的比照度/精细度的模式。(3) 按【功能】键3次，再按【设置】键。(4) 用数字键输入预定开始时间(预定开始时间必须要用24小时制输入)。(5) 按【设置】键，输入号码。(6) 按【设置】键，这时会响起一个连续信号。4.重拨(1) 自动重拨。当自动传送因线路繁忙(或无应答)而告失败时，时机重拨该号码两次，这时机的运行程序的流程图如图11.26所示。如果原稿被卸除自动重拨将自行取消。机设置两次(在定时传送时，每个号码拨3次)自动重拨，每隔3分钟，可使用功能开关改变这些设置。(2) 手动重拨。只需按【重拨/暂停】键即可重拨该号码。11.2.2发送和接收图11.26自动重拨的流程图11.3复印机的使用11.3.1复印机的使用方法11.3.2复印时的技巧11.3复印机的使用11.3.1复印机的使用方法

复印机的使用方法可以按以下几个步骤来操作。(1) 开机预热。按下机器的总电源开关，这时机器操作面板上应有显示，出现预热等待信号，说明定影器的预热升温。有的复印机采用频闪发光二极管来表示机器的预热状态。当预热信号消失，或由红变绿，或者发光二极管不再闪烁，持续发光时，表示机器预热完毕，可以进行复印。有的复印机还会出现音乐声音，或在面板上显示“准备好〞的字样。(2) 准备工作。复印前应先将原稿上不清楚的字迹或线条处理或描写清楚，然后进行复印，否那么，印完后再对复印品进行加工，既费时又费力。放置原稿前，要查看一下原稿上字迹和图像的清晰度与色调。如果是装订的原稿，应尽量拆开，以保证原稿与复印机放置稿件的玻璃充分接触。放置原稿前，应检查所选用的复印纸尺寸，以及纸张是横放还是竖放，以便相应地放置原稿。原稿要放在复印机放置稿件的玻璃相应的标线(尺寸)之内，如B5、A4等。原稿放置方向(横、竖)应与所选用复印纸的方向一致。然后将原稿盖板压在原稿上。盖板要尽量盖严，否那么会因为漏光在复印品上出现黑边，影响美观。(3) 选择复印倍率。对有放大、缩小功能的机器来说，要在复印前预置所需的放大或缩小倍率，以便选择适宜的复印纸尺寸，倍率选择有几种表示方式，—种是以纸型尺寸表示：放大时为B5—A4；缩小时为A3—A4。另一种是以百分比表示：放大时为1.4％；缩小时为0.6％。(4) 选择复印纸尺寸。根据原稿的大小或需要缩小、放大的尺寸(如从A3缩小到A4)，选取适宜的复印纸，一般通过按下纸盒选择键来完成，机器会自动地选择好已装入的某种尺寸的复印纸，并在操作面板上显示出所选的纸型，如A4。假设机器上显示不出所需的纸型，那么说明机内没有装入此种尺寸的复印纸盒，那么要重新装入。11.3.1复印机的使用方法为防止纸张间的静电作用而粘在一起，将纸张放入纸盒前，应将纸张抖松，使每张纸间进入空气，然后磕齐，装入纸盒，有的机器使用的纸盒内装有两个金属小压角，必须把纸张按到压角之下，以免出现进纸困难、多张纸一同进入机器和纸张走向偏斜等现象。装入复印纸时，还要检查一下复印纸是否有没裁断的，或是有撕破、毛边及不完整的纸张，发现时要挑出来，以免影响机器的正常运行。纸张进入机器不正常，出现倾斜是卡纸的主要原因之一，因此，必须在装入纸张时，将纸盒或手工送纸导板调节到与纸张大小相符。有些复印机设有定影温度调节旋钮或按钮，一般分为厚纸和薄纸两档。复印纸较厚时，应选在厚纸(定影温度高)的位置，薄纸应置于复印薄纸(定影温度低)的位置，否那么会出现定影过度或定影不牢的现象。此外，定影温度控制还要根据室内温度来调节。(5) 预置复印数量。复印数量的预置分为旋钮式和按触式，一般可从1页复印到99页，高档复印机中也有可复印999页的。旋钮式可直接旋至所需的数字，按触式那么像电子器上的数字键一样，以手指触压选定；如果设错了印数量就要按去除键去除，然后重新设定。(6) 调节复印品浓度。复印品浓度的调节，有的是靠调节窄缝的宽度实现，有的那么是通过控制原稿曝光灯的亮度来完成，但调节装置大致相同，有用旋钮式的，更多的是采用滑动杆式，利用其上下或左右的移动控制上述调节方式。11.3.2复印时的技巧复印是一项技术性较强的工作，技术熟练不但可以提高工作效率，而且可以节省纸张，防止浪费，保证机器的正常运转，下面就简单介绍一些复印时的技巧，帮助读者提高复印的质量。1.调节曝光量复印过程中会遇到各种色调深浅不一的稿件，有些原稿上还夹杂着—些深浅不—的字迹，如铅印件上的圆珠笔、铅笔批示等，遇到这种情况应当以字迹为条件，减少曝光量。具体方法是加大显影浓度，将浓度调节杆拨向加深的一侧。对于图片、照片等反差小、色调深的原稿，那么应减小显影浓度，将浓度调节杆拨向变淡一侧。如果复印品质量仍难以令人满意，那么可加大曝光量，做法是将曝光窄缝板(有的设在充电电极上，有的是单独装在感光鼓附近)抽出，把光缝调宽一些，即可使图像变浅。2.感光鼓电位感光鼓外表电位上下，直接关系到静电图像和复印品图像的质量，不同机器的电位调整方法都不一样，有的是调整可变电阻值获得，有的是靠调整电极丝与感光鼓间距获得，也有的是通过调节旋钮或开关实现的。3.调整曝光缝原稿曝光时，光线经过反光镜到达感光鼓外表，假设要调整曝光灯管的曝光量，就应调节光缝的宽度。当靠调整电极丝与感光鼓间的距离，而改善不大时，可进行光缝调整。方法是曝光灯管亮度低时，可将光缝调大，新曝光灯管亮度大，调小光缝；复印品图像偏黑时，光缝可调大；图像偏白时，应调小光缝。光缝一般是两片金属板构成，也有的机器靠拉动光缝遮光杆手柄来调整光缝的。11.3.2复印时的技巧4.自动送稿器使用自动送稿器可以提高工作效率，防止每次送稿都要掀起稿台盖板的麻烦。使用时，首先按一下自动送稿按键，指示灯亮，在供稿台上放上原稿，半自动送稿器应一页一页地放上原稿，原稿放好后，即开始复印。自动送稿器的另一功能是使机器预热后开始复印，方法是在预热过程中，设定好各工程，如纸盒选择、浓度调节、放大或缩小等，然后在供稿台上按上述要求放上原稿，机器预热完后马上自动开始复印。5.自动分页器利用自动分页器进行分页时，必须从原稿的最后一面开始复印。分页器一般为15格，可将复印品分成15份复印品，超过15份时，需要先复印15份，再继续复印余下的份数。使用自动分页器时，纸盒内装的纸张应凸面朝上，这样不致在复印品进入分页格时出现错插现象，即后印出的一页插入先复印出的几页之间，搞乱了顺序。每层分页格约能容纳30页复印品，超过时即易发生卡纸。因此，复印品过多时应在复印过程中取出，分别放好，待全部复印完，再将两局部叠放在一起进行装订。6.插入复印与停止按键在大多数复印机上都设有此按键，但能够正确使用的用户并不多。插入复印键又叫暂停键，是用来中断正在复印的多份文件，临时加进一个更为急用的文件。复印过程中按下停止键，机器立即停止复印，复印数量显示变为“1〞，重新设定一个复印数量，即可复印急用文件。复印完后机器又回到原来中断时的显示状态，可继续进行多份复印。假设按错插入复印键，要恢复中断前的复印数量，那么按下停止键即可。11.3.2复印时的技巧7.双面复印在套印双面之前，应使复印纸每页间充分进入空气，防止出现双张现象，先印单数页码的一面，再根据所用机器的类型，将复印品装入纸盒，复印双数页码的一面，有的那么原封不动装入纸盒即可。前者是直线进纸的机型，后者是曲线进纸，进纸口与出口在同侧的机型。另有一点要注意的是，采用光导纤维矩阵透镜的机器，原稿正放，复印品也是正的；而用镜头的机器，原稿正放，复印品却是反的，即上下颠倒，特别是在双面复印小张原稿(非复印纸尺寸)时，采用镜头的机器较难操作，最好在复印第一面时使原稿位于复印纸尺寸中间，印第二面时也放中间即可，但这样做两面可能出现误差。另一种方法是印第一面原稿时，放稿台上部右端，印第二面时放上部左端，而复印纸上下端不动。只是使其字迹朝下放入纸盒。8.去除原稿污迹复印工作经常遇到原稿有污迹，复印原稿局部，需利用技巧来去掉不需要的痕迹，最简便的方法是，用一张白纸遮住这些局部，然后放在稿台上复印，即可去掉。复印书籍等原稿时，常会在复印品上留下一条阴影，也可以用遮挡来消除之。方法是在待印一页之下垫一张白纸，即可消除书籍边缘阴影。如果还要去掉两页之间的阴影，可在暂不印的一页上覆盖一张白纸，并使之边缘到达待印一页字迹边缘局部即可。11.4上机实训11.4.1设置和打印【写字板】程序中的一篇文档11.4.2给上海某学校自动发送一份11.4.3将一页A4文稿复印100份11.4上机实训11.4.1设置和打印【写字板】程序中的一篇文档当用户在完成当前文档的编辑后，就可以打印该文档了。但是为了使打印的效果更能够符合用户的要求，一般在打印前还需要对当前文档设置页面和进行预览等操作。下面就以在【写字板】程序中打印文档的操作为例介绍打印文档的过程。1.实战目的通过本实战的学习，让读者进一步练习设置和打印文档的方法和步骤。2.实战步骤(1) 首先在【写字板】程序中编辑或翻开一篇文档，如图11.28所示。(2) 选择【文件】|【页面设置】命令，弹出【页面设置】对话框，如图11.29所示。在【纸张】选项组中，设定纸张的大小和来源；在【方向】选项组中选定打印方向；在【页边距】选项组中设定打印时字体和纸张四条边界的距离。在设置完成后，可以在页面设置对话框上方预览文档版式，并根据显示的效果及时修改设置。(3) 选择【文件】|【打印预览】命令，翻开如图11.30所示的预览窗口。(4) 在预览窗口中可利用预览窗口中的工具栏来进行放大和缩小当前的页面，也可以在不同的页面间进行切换，预览完成后，单击【关闭】按钮退出预览窗口。在【写字板】程序中，预览中的文档不能进行修改，图11.30中4条虚线表示用户设置的页面打印区域，其数值和前面的【页面设置】所设置的页边距的大小相同。(5) 选择【文件】|【打印】命令，或者按下键盘上的Ctrl+P键，翻开【打印】对话框，如图11.31所示，在【选择打印机】选项组中选择本次打印所使用的打印机，在【页面范围】选项组中设定打印文档的范围，然后单击【打印】按钮即开始打印。3.实战总结本实战只是介绍了在Windows自带的【写字板】程序中设置和打印一篇文档的方法。实际上在其他应用程中设置和打印文档的方法与此大同小异，读者可以试着进行设置。11.4.1设置和打印【写字板】程序中的一篇文档图11.28在【写字板】程序中翻开一篇文档11.4.1设置和打印【写字板】程序中的一篇文档图11.29进行页面设置11.4.1设置和打印【写字板】程序中的一篇文档图11.30进行打印预览11.4.1设置和打印【写字板】程序中的一篇文档图11.31【打印】对话框11.4.2给上海某学校自动发送一份本实战要求将发送一份给上海某学校，号码为。1.实战目的通过本实战的学习，让读者学会自动发送的方法和步骤。2.实战步骤(1) 把要的稿纸放在导纸器上(有文字的一面朝下放置)，调整导纸器宽度。(2) 选择需要的比照度/精细度模式。(3) 拨号码(02181688888)。(4) 当线路接通后，对方按下接收按钮，给出一个接收的信号，就开始自动传送。(5) 此时可以放在话筒，稍等片刻即可以完成传送。3.实战总结本实战只是介绍了自动发送一份，新型的机一般都能设置自动接收功能，方法是按一下机面板上的【自动】键一次，灯亮后表示机处于自动接收状态，只要对方拨打该机号码时，线路接通后振铃响3声(可自行设置振铃次数)后无人接听，机转入自动接收模式，给出信号那么开始自动接收。11.4.3将一页A4文稿复印100份本实战要求将一页A4文稿复印100份。1.实战目的通过本实战的学习，让读者学会复印文稿的方法和步骤。2.实战步骤(1) 在复印机预热完成后，首先检查原稿上的字迹或线条是否清楚。(2) 如果觉得没有问题，就把原稿放置在稿台玻璃指定的A4尺寸内，并放置好原稿的方向。(3) 按下调节复印份数的按钮，直到调节到所需的数字100上。(4) 再按下调节曝光量的按钮，调到适当的曝光量。(5) 上面的工作完成后，将复印机的盖板压在原稿上。(6) 按下复印机面板上的【复印】按钮，开始复印，即可完成复印100份A4复印件的操作。3.实战总结本实战介绍了复印文稿的简单方法，正如本章前面介绍的那样，复印是一项技术性和技巧性较强的工作。正确的复印方法可以提高工作效率。例如，复印多份原稿时，习惯上从原稿第一页开始复印，但是这样复印出来的文件是最后一页在上面，还需要再倒一遍，这对复印多份是必要的，因为还有个分开多份的工序。但如果只复印一份或采用自动分页装置，为提高效率，可从原稿的最后一页开始复印，复印过程中注意观察原稿不要放错页码，并挑出静电作用带出的白页，印完后即可进行装订，节省了一道倒页工序。无论从前或从后复印，复印过的原稿都应字迹朝下放，全部印完后即可装订。11.2.2发送和接收5.手动接收模式按【手动/自动】键在自动和手动两个模式之间切换，当设置在手动模式时，机的铃声就像铃声一样，当有拨入时，机和外接机的铃声响起，直到有人接听或为止。如果