OA系统需求分析报告初

OA系统需求分析一、建设背景办公自动化系统（即OA系统）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。伴随互联网技术（Intranet、Internet）在我国迅速发展和普及，OA在数字化办公领域和企业信息化建设中饰演着越来越重要的角色。因此，现阶段有必要引进建设一套技术先进，符合目前办公发展需要的办公自动化系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，满足行政办公需求，深入提高企业行政办公的效率。二、建设目的1、实现全企业的数据共享，基本处理信息孤岛问题。不一样业务的基础数据做到一次录入，跨部门、跨业务系统反复使用；2、提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加紧公文流转过程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；3、打破时空及地区限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；4、通过信息网络平台，提高信息记录和分析的水平，为领导提供精确、实时的预测和决策的辅助支持；5、提供完善的信息交流机制，以便企业各部门、办公室和员工之间平常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；6、充足运用将要建设的网络环境及已经有的网络配置资源，充足地保护已经有的信息化投资；7、处理网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的常常变动的问题，由顾客自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；8、以行政办公系统为基础，实现与业务系统的无缝耦合，建成一流的企业综合办公系统。三、建设原则企业OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。1、先进性：应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统构造和应用设计的先进性，以适应总体上业务管理、发展规划和细节上事务办理的需求。2、可靠性：系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的状况下长时间不间断地安全运行。3、实用性：根据业务需求和业务流程，从以便顾客使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流程设计规定简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等多种现实状况。4、安全性：系统建设要符合顾客对信息安全管理的规定，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法袭击和网络计算机病毒应具有很强的防备能力，保证系统具有严格的身份认证功能，并有对应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。5、易使用性：重要体目前两个方面：一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使顾客在使用时一目了然，便于迅速掌握系统操作措施，尤其是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，以便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的协助手段。6、开放性：为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵照已经有的国际原则和国内原则，以利于采用多种先进技术和产品。7、有限开源性：伴随业务逻辑的变化，需要对系统进行维护、微调或二次开发。对该系统的非关键代码，应当开放。并提供规范的数据库设计，接口规范。8、可扩展性：该信息系统是一种不停发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简要，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。9、可维护性：系统应具有良好的构造，各个部分应有明确和完整的定义，使得局部的修改不影响全局和其他部分的构造和运行。四、系统功能需求1、信息资讯通过资讯，实现信息共享功能，实现电子文档（告知、公告、文献等）、内部刊物、通讯录、规章制度及原则、规范的共享，以便存取、汇集、管理和查询。处理目前信息共享资源分散、局限性和工作效率较低的问题。信息资讯的基本内容包括企业文献、内部刊物、内部信息等。资讯来源可以是办结公文、搜集整顿的外部来文、法律法规，或者由个人收藏资料里共享出来的资料等。由于政务信息来源于不一样部门，因此，要能支持自定义不一样的分类栏目，并指定不一样栏目管理员和管理部门，由栏目管理员搜集、管理和公布各类资讯。详细栏目可以定义显示在部门门户或总门户。（1）企业文献登记保留OA系统办结的所有公文，可通过收文、发文等模块自动归入对应文献模块，在本模块中可授权给有关人员查询阅读。（2）政策法规记载国家近年来颁布的有关法律法规，顾客可以通过目录、关键词及全文检索找到对应的法律法规内容。所有被赋予权限的负责人都可以起草、提交、撤销规章制度。（3）内部信息提供搜集公布单位内部有关信息，如领导重要发言、工作汇报等等有助于开展工作的信息。（4）原则及规范提供公布从多种渠道搜集的电子版产品原则、规范等。管理员能授权控制删除与作废的权限。（5）质量监督：保证企业质量管理体系的运行。包括（但不限于）如下几种方面的栏目：①资质管理，实现对内公开企业的资质状况，诸多具有版本的文献构成。②能力验证，公布能力验证（比对等）计划、比对成果，能力验证总结。③培训管理，公布培训计划、成果等。④计量原则，管理计量原则目录，每个原则有日期属性，能设置提醒功能。⑤体系文献，一本电子书，非常强调版本的有效性。（6）信息检索提供整个系统所有公文和信息的关键字、公布时间等检索或全文检索引擎。2、公共信息公共信息用于实现企业各部门之间内部信息公布、交流和共享。系统要支持不一样风格的信息栏目的设置，可实现各类信息的编录、审核和公布，信息公布格式可自定义，不一样层级顾客可根据权限将信息公布到本部门办公平台。各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和公布。（1）公告是单位内部的公告栏，以以便内部人员及时理解有关公告。登记了新公告栏后，即可公布到首页的最新消息里。支持传阅，把最新的公告传阅给有关人员。（2）工作动态尤其注意，每个部门都可以公布本部门的工作动态，以以便内部人员互相通晓部门之间的工作。首页的工作动态是各部门工作动态的集合。（3）告知通报同公告，但实现方式同工作动态。也是各部门的子栏目汇总成门户的总栏目。（4）意见箱意见箱是单位内部人员公布意见、提议的地方，公布提议的时候，可以指定提议的读者，也可以通过传阅把提议发给有关人员，意见公布可签名也可以匿名刊登，由公布者控制。后台实际上增长字段控制与否显示公布人。（超级管理员才可以查看匿名刊登者的姓名）（5）网上调查实现基于web的某一主题的观点支持率的搜集功能，以以便搜集民意。其方式重要分为记名的和不记名的两种，记名的方式一般是某些针对性比较强的、范围比较小的调查，而不记名的方式一般就没有这种限制。与否需要记名，应当在明显位置标示出来。网上调查应实现的此外一种功能是网上开展意见征求。可以指定参与的部门或人员，也可以不指定。例如，企业在出台某些政策时，可以先网上征求意见，并自动搜集反馈意见（强制性实现“无意见”，或“故意见”）。（6）论坛为顾客提供一种信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。论坛可设置多种论坛区，论坛区下面可设置多种版面，授权顾客（一般为部门负责人）可在各版面提出话题发起讨论，并可进行征询、解答和搜集意见等活动。以期实现对企业重大发展，重要决策，重点政策的民主讨论。（7）汇总。根据供应商的设计方案，需要在首页设计出汇总的公共信息（如下面的“工作动态”），指定该栏目信息的来源，实现栏目信息的自动汇总。或在首页增长一种通用的栏目，实现显示最新增长到OA系统的文档，而不管它来自哪个栏目中。虽然顾客在一种很次要的栏目中公布了一种告知，那么，可以把该文档提取出来，并显示出名称、栏目、日期。3、公文处理公文管理是办公自动化系统的最为关键的应用,它重要分为收文、发文和办文三大类。（1）收文收文包括：公文签收、登记等处理流程。系统支持两种收文方式：一种是纸质文献，需实现扫描成图片文献输入并阅读浏览；此外一种为电子文献，需支持较简朴的从市局OA系统收取电子公文，一期为间接受文。二期工程实现直接受文。只有具有收文登记权限的人才能新建收文。支持退文。系统要具有对重要来文的安全处理方案。收文处理的流转环节可灵活调整，流转环节数和流转过程可根据需要重新定义。系统应具有杜绝“死文”发生，收文动态跟踪功能。（2）发文发文可按个人、集体、部室执行，并生成月度、年度发文登记表(分权限)，包括：拟稿、审稿、核稿、审签、会签、签发、编号、校对、分发、归档等处理流程。系统可以对文献流程、正文格式、流水号格式、文献办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。可以使用预先定义的公文模版（推荐使用word格式）进行拟搞。并支持多种模版。可根据发文字号自动生成发文文号。可打印文献呈批表、文献呈阅表、文献处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出到word文献或其他格式后由顾客打印）送领导指示。发文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现发文会签功能。（3）办文办文包括拟办、指示、承接、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程。系统可以对文献流程、正文格式、流水号格式、文献办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。可实现公文的在线编辑，审批痕迹保留，常用语。对于仅仅需要传阅的公文，提供并发机制，加紧公文办理进度。可打印文献呈批表、文献呈阅表、文献处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出word文献后由顾客打印）送领导指示。办文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现文献会签功能。该顾客已完毕的公文能存储在系统中的个人文献夹中以便后来查找。已办结的公文能通过归档的操作，归档到OA的电子资源数据库中，以供有权限的顾客进行查询。（4）督办催办贯彻和跟踪各部室的办文状况与进度，按指定的时间段汇总各部室的办文状况与进度，可以在系统中使用预先定义的公文模版（word格式）起草交办告知、催办告知和督办告知等公文。系统提供督办事项一览表，以便经办人能对其经办的所有督办事项有一种实时、全面的理解。督办过程的电话催办等过程可详细记录备查。（5）代理授权当个人尤其是领导出差或休假时，为了不延误其与有关人员或部门的工作，这就规定个人在出差或休假时，其工作得有人接管或代理。授权可以是本人，也可以是系统管理员进行设置。代理授权是为了处理个人出差或休假期间对公文处理权限的指定代理过程。当出差或休假完毕后，可以取消代理设置，并可以查阅其出差或休假期间代理人为其处理了哪些工作，代理状况怎样等。需考虑到实际状况，如一种人往往会一身多职，会有多种业务，因此可以设定多种代理人完毕不一样类型的工作。（6）交办功能某顾客可以把自己的任务通过申请后交给某人接任，交办成功后，任何人对该顾客发文时自动提醒该顾客已经交给某人办理，并规定确定与否继续办理，交办完毕后生成交办期间工作目录表。某员工调职或离职后，其本来岗位的文献和任务能通过系统自动交办给接任人，使接任人能立即接手其岗位的工作。（或权限的克隆）（7）查询记录可以根据管理权限和指定条件查知目前公文处理状况和领导指示，可根据发文单位、时间等组合查询，并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文状况汇总表，系统至少应能按月度、季度和年度为目前顾客或部门生成办文记录报表，并打印等辅助功能。（8）流程监控实现对公文处理的流转状况监控，顾客可以查看本人所参与办理的公文的运作状况，领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作状况。4、公文归档应实现档案管理系统和OA系统的无缝连接，公文办结后可以分类归档，系统提供灵活、便捷的查询检索功能。档案管理可以按公文属性进行分类。（如告知，请示，上行文等）5、综合事务管理综合事务管理重要包括：会议管理、领导日程、字典管理（文号管理、来文单位）、通讯录和人事管理等等。5.1会议管理举行会议是单位办公的重要形式之一。会议室及会议设施是一种需要共享的资源。办公室可以将会议室的状况登记在OA系统中。各部室组织的会议需要使用会议室时，通过OA可以查看各个会议室的使用状况，以预定使用哪个会议室，并且确定会议室的使用时间。会议安排应具有会议室冲突检测、参会领导时间冲突检测等提醒功能。会议室预定成功后，通过会议管理模块，登记会议的议题、时间、会议室、参与人、主持人、会议资料上传到系统。系统会自动形成会议告知单，并由会议发起人发送给有关人员，同步系统会自动生成一条消息显示在公告栏中，并可以在指定期间对有关人员进行会议提醒。会议参与人收到会议告知后，系统会自动发给会议发起人一种回执进行确认，以便确认与否告知到位。会议参与人还可以直接在OA系统中下载会议资料、议题等文献。会议管理系统应可以查询、记录会议室使用状况和多种会议状况等。5.2领导日程领导是一种角色，设置为企业领导即需要进行日程安排。通过准时间、活动内容为序的领导日程汇总表，以便理解各项活动有哪些领导参与。领导日程汇总表显示在首页。领导日程一般由领导自行填写，并可以灵活选择需要参与工作的人员（即建立多种常用的私有组）。领导日程安排应能通过权限设置，使具有权限的顾客能对领导日程进行维护和管理，有权限顾客在为领导安排日程时，可以通过选择任何领导为其安排工作日程。同步顾客可以根据领导日程安排生成每天、每周和每月的活动安排表。5.3文号管理文号是公文管理过程中必不可少的，不过，由于不一样的单位其文号的编制或管理的方式也许不一样，为了适应不一样单位文号管理机制，为顾客提供了通过先定义，后使用的方式的文号管理模式，只要顾客按照本单位的公文文号编制原则：“文献字＋[年号]＋文献号”定义好，那么在公文处理过程中，系统就可以根据顾客定义的原则自动地生成所需要的文号。公文文号支持多种编号方式。文号一般只能由系统管理员或授权顾客进行维护和管理，其维护管理包括：增长、修改、删除。文号管理不仅提供以上维护管理，而还提供了补号和预留文号的功能，其目的为了防止顾客在进行公文管理时，某些公文由于操作错误而废除公文时，文号没有被使用，而产生文号漏号或者由于某篇公文需要使用某个文号而无法获取。5.4来文单位在公文管理过程中，收文一般都是外单位发来的公文，为了在进行收文办理过程中，以便顾客填写主、抄送单位，也为了愈加规范对主、抄送单位的命名，为顾客建立了来文单位的管理，只要顾客在使用收文管理之前，将也许的来文单位定义在系统中，则顾客在使用收文管理功能时，就可使用系统定义好的来文，在需要填写主、抄送单位时，选择使用，为以便顾客，系统同步容许顾客直接录入新的单位信息。来文单位的维护管理一般只提供应系统管理员或已授权的顾客，其管理操作包括：：增长、修改、删除。5.5通讯录公用电话本记录企业和与外部进行联络的有关信息，部门电话本记录本部门人员的电话，个人名片是个人的可以公开的资料。公用电话本公开给所有人查阅和使用，但只有有权人员才能管理维护。通讯录应能灵活的模糊查询，能由电子表格（Excel）导入数据。公用电话本的管理应提供如下维护管理的操作：（1）编辑操作（增、删、改）；（2）查询操作，可以对任何数据项进行模糊查询，如：电话号码（多种电话号码）、单位、姓名、职务。5.6人事管理实现全企业正式及聘任人员个人基本信息的自动记录和管理。处理目前个人信息较分散，手工记录、查阅不以便的问题。（1）工号作为OA系统的帐号管理中人员帐号的根据。（2）人员基本信息、工资、奖金等。可以处理工资调整（普调和尤其调整）（3）可以完毕记录汇总，手工设置查询条件，尤其注意年龄段的问题。（4）报表中心可以提取有关数据，如学历分布图等。5.7车辆管理能对企业的车辆进行档案管理，违章及事故管理，费用管理，综合查询报表记录，系统维护，车辆维护期限提醒，并根据规定生成对应报表。重点是各部门的车辆费用（修理，油费等），各部室能将其计入自己的成本。用车登记，车辆调度在二期工程中实现。5.8物品管理实现全企业平常办公用品、原则物质、药物等低值易耗品申购、入库、领用的精细化管理。包括物品入仓登记、划出、划入、领用、报废、库存调整、物品库存与使用查询，并能生成对应的表格（按部门，月汇总）。用带表单的工作流实现申请购置功能。物品的领出偿还与事务流程进行联动，即在物品调拨流程中进行物品领出时，物品库中数量自动减少；反之当物品调拨流程中的物品偿还时，物品库中数量自动增长。各部门可以查询领用的物品，个人可以查询自己领用的物品。5.9接待管理接待工作是平常办公中的重要内容。要实现企业政务接待工作的有效管理，对被接待人员的安排、参与人员和部门实现提前告知。（手机或邮件）。通过接待管理模块，登记接待的议题、时间、人员、参与人、主持人、有关资料上传到系统。系统会自动形成告知单，并由发起人发送给有关人员，同步系统会自动生成一条消息显示在公告栏中，并可以在指定期间对有关人员进行提醒。参与人收到告知后，系统会自动反馈发起人一种回执进行确认。参与人还可以直接在OA系统中下载有关资料。5.10设备管理实现全企业办公、检测设备等固定资产从申购、验收、登记、发放到报废全流程的精细化管理。处理目前设备管理采用人工方式带来的申购周期较长和工作量大的问题。重点关注：（1）资产管理。（申购、验收、登记、领用、维护、维修、报废、划拨等）（2）量值溯源。（周期、单位、费用、备注等）（3）资产折旧。（各部门可以查询自己的折旧状况）（4）每个人可以查询自己保管的资产状况，每个部门可以掌握自己的资产状况。（5）部分数据能展目前报表中心，如设备分布图等。5.11财务管理独立于财务软件的简朴财务管理功能，实现各部门收入与成本、人员工资的即时查询。有助于增长透明度，激发各部门采用有效的方式创收和进行合理的成本控制。重点关注：（1）按日录入各中心的检测收入，每天扎帐后可以录入当日数据。（2）各部室的开支，仅仅考虑计入成本的部分，以便部门掌握自己的开支状况。数据来源于财务部门的报销数据，以及折旧等。（3）严格控制查看的权限。5.12科技项目管理科技项目分类管理，按项目管理有关的文献。5.13事务管理通过自定义工作流引擎，设备及办公用品申请采购审批、用款审批流程、出访审批、报销审批、人员请假等事务流程，能通过系统进行控制与管理，并能生成对应的表格。5.14值班管理平常值班，节假日值班管理，并生成值班登记表。自动公布到公告牌中。5.15物业管理楼房、机电设备维修、房租、会场场租、水电费等事项的查询和管理，并能生成对应的表格。6、个人办公为顾客提供一种个人办公平台，提供平常管理办公所需的电子工具和文档信息服务。6.1待办事宜顾客只要打开个人办公首页，需审批公文、请示汇报、公告信息等都显示在待办事宜中，通过待办事宜可以直接进入办理多种事务。能看待办公文的未办条数和公告栏、消息栏等未读信息进行弹出框或短信提醒。6.2消息管理系统提供类似邮件传递方式的消息传递，能编写正文和添加一定数量和大小的附件，进行一对一或一对多的发送，并且提供短信的提醒功能。与原则的邮件系统不一样，这里不需要回执，不过发件人可以查询与否对方已经查看。6.3个人工作日志记录记录和记录个人每天的工作状况，即个人每天做了哪些工作，便于工作总结。6.4文献收藏夹搜集个人的工作文献，可以按资源管理器的方式进行管理，并能移动。能设置为共享，实现资源共享。6.5个人日历设置可反复的会议、约会、提醒信息，提供管理工作计划和日程的工具。6.6即时通讯系统提供以便的邮件和短信联络方式，包括系统短信（关注“我懂得了”，“后来再说”两个功能）和手机短信两种沟通形式。6.7个人通讯录个性化的个人地址本，可对个人通讯簿进行录入、修改、删除、备份、导入和条件查询。6.8个人设置设置顾客个人密码，修改顾客姓名、联络方式、手机等信息，也可设置出差、休假等顾客状态。同步在个人设置中可以定制个性化办公桌面风格。请注意，短信平台需要使用联络电话，顾客的手机号码或小灵通号码变化，需要自动生成审批任务。7、报表中心7.1报表中心根据权限，不一样的顾客可以在报表中心查看系统授权的报表。并可以在一定程序上变化报表的体现形式，如与否有图例，颜色，数据，表格，类型等。并可以导出或打印图表。7.2报表设计系统管理员可以增长报表，修改已经有报表，并对报表设置默认值，数据录入方式，数据校验（假如也许），权限设置等。应在此功能中实现调试（或预览）。报表一般应当有设计、审核、打印、打印日期（务必注意使用服务器时间，防止作弊）。可以设计为一种标签栏目（如机械图的效果），后台控制与否显示。提供可见即所得的报表定制功能，高级顾客通过较短时间的培训，即可完毕报表的自定义。7.3数据维护支持数据的手工录入，校验，批量导入。严格设计权限，特定的顾客只能录入或修改指定的报表数据。8、后台管理8.1顾客管理实现统一的顾客管理平台，其中包括实现灵活地对机构、组和人员的