汽车维修中心财务管理制度

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XX汽车维修中心财务管理制度汽车维修中心财务管理制度最新文档(可以直接使用，可编辑最新文档，欢迎下载）一、总则为加强本厂的财务工作，发挥财务在本厂经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。财务部门的职能：认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。积极为经营管理服务，促进本厂取得较好的经济效益。厉行节约，合理使用资金。合理分配收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，主动提供有关资料，如实反映情况。完成总经理安排的其他工作。财务部由主管会计、出纳、结算员、收银员、仓管组成。本厂所有人员办理财会事务必须遵守本制度。二、财务工作管理会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。会计员应根据帐簿记录编制会计报表上报总经理。会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。财务工作人员对本厂实行会计监督。财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向主管会计或总经理书面报告，并请求查明原因作出处理。财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。8、财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。10、财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。财务工作人员办理交接手续，由主管会计或办公室主任监交。三、支票管理支票由出纳员或总经理指定专人保管。支票使用时须经主管会计审核，经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码。支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、主管会计核对(购置物品由保管员或物品使用人签字)、总经理批准。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行帐号。四、现金管理前款结算起点定为100元，结算规定的调整，由总经理确定。厂内可以在下列范围内使用现金：职工工资、津贴、奖金；个人劳务报酬；出差人员必须携带的差旅费；结算起点以下的零星支出；总经理批准的其他开支。厂内固定资产、福利及其他工作用品超过1000元以上的必须采取转帐或电汇方式，不得使用现金。日常零星开支所需库存现金限额为1000元。超额部分应存入银行。出纳支付现金，可以从厂内库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况确需坐支的，应事先经主管会计审核，总经理批准。出纳从银行提取现金，应当填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由主管会计审核，总经理批准后提取。本厂职工因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经主管会计审核，交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。符合该项第2点的，凭发票、工资单、差旅费单及财务认可的有效报销或领款凭证，由经手人签字，主管会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。出纳同时要填制现金日记帐。工资由主管会计依据办公室及各部门每月提供的核发工资资料代理编制职工工资表，交总经理签字，出纳按时提款，当月发放工资。主管会计填制记帐凭证进行帐务处理。定点维修站索赔与挂帐单位的汇款，由出纳根据定点维修站负责人提供的索赔清单或结算员提供的挂帐清单进行核对，确认无误后填制日记帐，并将清单附在汇款单上交会计填制记帐凭证。出纳应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。五、会计档案管理凡是本厂的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件等资料，均应归档。会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)，由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。会计报表应分月、季、年报、按时归档，由总经理指定专人保管，并分类填制目录。会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。六、仓库管理仓库管理员对购进的材料（配件、油漆）或轮胎等要及时验收入库，验收时要逐一进行对票验货。经验收合格的材料应及时入库，同时将相关名称、数量、规格等录入电脑或记入《进销存帐簿》备查，验收不合格的拒绝入库及销售。销售或领用的材料或轮胎，要及时将详细规格、型号、颜色等数据录入电脑或记入《进销存帐簿》。如果是挂账销售的，要记录入客户挂账簿内。不论是材料或轮胎销售或领用，每日工作结束后应及时记入进销存表。每月最后一天仓库管理员应与财务人员一起对材料及轮胎进行实库盘点，做到帐物相符。每月1号轮胎部应将销售额、库存等项目按现金和挂账两项分别统计出来，填制上月月度进销存报表交主管会计。其他仓库管理员则根据《进销存帐簿》填制上月月度进销存报表交主管会计。由仓库人员及时输入维修派工单，外购配件暂由仓库人员安排人员外购。仓库必须进行盘点，准确率要求达到95%以上，财务人员跟随盘点。七、结算与收银管理结算员对进厂维修车辆的工时、维修材料等认真核对，并进行核算。对挂帐往来单位应认真做好挂帐记录（包括单位、日期、材料和金额），于每月最后一个工作日将当月挂帐明细交与出纳，以便跟进催款。收银员对结算员递交的结算清单进行再次核对，核对无误后收取现金款项并办理车辆放行手续。每日对收取的现金与结算单进行核对，做到日清日结。每日工作结束后，将当日收入所得现金交与出纳入帐。八、处罚办法出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪1—3倍：超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的；利用帐户替其他单位和个人套取现金的；未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；保留帐外款项或将本厂款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；违反本规定条款认定应予处罚的。出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取本厂财物的；弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用本厂款项的；在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使利益遭受损失的；有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。出现下列情况之一，对仓管给予以下处罚。发现私自购进和销售假冒伪劣产品，按购进产品金额的1-3倍给予处罚。经查发现物帐不符的，按短缺产品购进金额的1-3倍给予处罚。情节严重者给予开除处理。由仓管人员失误引起(漏收)的损失。按其(漏收)单据金额罚款。出现下列情况之一，对结算员给予以下处罚。对维修工时、维修材料等核算出现差错（多算或漏算），按差额的1-3倍给予处罚。结算人员收款后必须出具车辆放行条，如果顾客出到门口后又回来取放行条的，对结算人员罚款10元/次。出现下列情况之一，对收银员给予以下处罚。由于判断失误收到假币，将按1：1的比例从当月工资中扣除。未按照结算员的结算清单收款的（多收或少收），按差额的1-3倍给予处罚。九、附则本规定解释权及修改权归新兴汽车维修中心所有。本规定根据实际情况进行不定期修订与完善。本规定自2007年8月起执行，总经理签字生效。目录HYPERLINK收入管理制度……………(03)HYPERLINK费用报销管理制度………(04)HYPERLINK各类款项支付管理制度…………………(08)HYPERLINK佣金管理制度……………(13)HYPERLINK开单收银责任制与票据管理制度………(15)HYPERLINK应收款管理制度…………(17)HYPERLINK账务核算管理制度………(21)HYPERLINK财务部员工工作管理制度………………(40)第一章收入管理制度1.0目的为规范卖场资金收入流程与日常管理而制定本制度。2.0原则卖场资金管理严格执行“收支两条线”的管理原则，任何员工未财务主管同意不得直接从当日营业收入中直接支付费用。3.0适用范围本制度适用于各分公司。4.0要求分公司所有营业收入款项各收银员必须在当天营业结束前上缴到出纳员或存入财务指定的银行帐号，不得无故延期上缴。如因特殊情况无法按时上缴者必须事先经财务主管的同意并存放在公司指定保险柜，否则造成损失则由当事人承担。各收银员如无故未按时上缴营业收入款项者或不服从分公司财务部调拔者，对当事人可按每次500---2000元予以处罚。如所造成损失则由当事人承担全部经济责任。为确保公司款项安全工作，离分公司财务部较远的各区域收银员应在店面最近银行开设银行存折（或银行卡），用于区域现金公款存取保管。如当日下午4点前所收款项额度达5万元或以上，应在当日银行结业前入区域现金公款银行帐户或直接存入公司出纳指定帐户。离分公司财务部较远各区域收银员的公款专用帐户日结余金额不得超1万元。（除分公司财务主管同意或预留备付相关营业费用外）分公司出纳员必须在总公司指定时间清缴各片区收银员的款项，确保总公司资金运作与调度的正常化。公司所有收银人员与出纳员在收款过程中如果发现假币，一律由当事人负全责。g）各收银员必须在每张刷卡纸左上方注明订单号或出仓单号，并由刷卡经手人在背面签名确认。第二章费用报销管理制度目的规范报销单据递审手续与款项的支付流程，明确责任。树立节约为荣、浪费可耻的新风尚，在一定的业务范围内力求以最少的支出求得业务工作的成功，减少支出就是增盈。2.0 适用范围本制度适用各分公司。3.0 费用报销流程与费用管理规范报销单据递交、审批流程图经手人整理单据部门长审核会计审核出纳员付款事业部经理审批财务主管审批费用报销的时限与付款员工费用报销为每周一次，每周五将上周的费用单据按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以受理。为保证费用所属期间及正常账务核算，月末员工费用报销须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以受理。按公司流程审批合格的员工费用报销将在次周六直接转入报销者的工资卡，并将转帐清单（姓名与金额）公布予公布栏。如有问题的报销单则直接退回当事人重新整理后按首次递交流程办理。财务部拒绝将报销款项汇入非员工本人名下的银行帐户。如有特殊原因由本人到财务部领取现金。费用报销的具体要求员工费用报销必须按要求先自行整理粘贴好，在票据背面写明事由并签名确认，然后提交部门长审核后方可递交财务部。财务部在审核员工费用报销时，如发现作假者按作假金额二倍处于当事人及部门长的罚款。所有费用报销须凭正式发票方可报销，如特殊原因无法取得正式发票需予说明。凡发票没有列明细清单者一律须在发票后面附明细清单方可报销。员工报销费用如跨事业部或跨部门分摊的费用需自行备注说明，否则全额列入报销方费用。所有人员的费用报销只能在一个部门报销，不得同时在两个部门报销。同一笔费用只能一次性报销，不能分拆报销。分公司日常营运费用由分公司财务主管及事业部经理审批后即可支付。个别特殊费用（装修费、长运费、员工借款、大额款项支付）需由总公司统一协调支付时间。分公司所有已支付款项的费用报销，如经公司审计发现不符合规定者一律要求当事人归还违规部分的额度，并对当事人及财务人员视情节予以处罚。各类费用管理规范差旅费销售人员工作所在城市的差旅费用已定额合并到岗位工资，不再另行报销。非工作所在城市的差旅费用（含交通费、住宿费）按标准报销后列入所在部门的部门经费。分公司后勤人员（后勤人员为财务、人事行政、物流部门的员工）的差旅费实报实销。报销住宿费必须提供发票与酒店消费清单方可报销。住宿费用清单除住宿费外的其它费用不予报销。两人或两人以上同住一间房时，必须在住宿发票或清单背面写明同住人员的姓名方可办理报销。享受公司车补的人员，所有车辆费用一律不予以报销，同时不得报销交通费用。部门经费各销售部门的“部门经费”由部门长负责制与合理统筹支配，使用权归本部门所有员工。部门经费核算范围:各销售区域或渠道使用或领用“工厂提供的宣传单张与礼品、公司内部印制的礼品与宣传单张（公司统一印制或促销活动用的单张、宣传物料列入广告费）、办公用品、名片、公司月刊；客户的应酬费（包括部门内部活动费、与客户联谊费、礼品）杂志、非首次配置的电脑设备、店面茶水费、差旅费（含接待客户）。部门经费额度的计算办法：“本部门当期的总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比”作为本部门全体员工当期可支配费用的上限。具体的经费标准另行文件通知。各销售部门的部门经费实行“年度清算”机制。以本部门年度总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比作为本部门全体员工当年可支配费用的上限。超支部分由部门长个人全额承担，节余部分顺延到下一年度可用额度。销售部门的“部门经费”实施“先申请后使用”的管理机制。由使用人填写《部门经费使用申请表》经部门长审核，事业部经理审批后方准使用（单次金额500元以下申请可不经事业部经理审批）。应酬完毕后凭《部门经费使用申请表》与正规发票办理报销手续。如与合作伙伴举办联谊活动，填写《部门经费使用申请表》同时必须附带联谊话动流程和费用明细。如需预支费用则按《各类款项支付管理制度》规定办理。物料采购费用管理规定物料采购的范围包括：办公用品或设备、店面饰品、书籍杂志、宣传物料、促销礼品、清洁日杂用品等。各职能部门单次采购金额在500元以上者必须填写《物料采购申请表》，经部门长及事业部经理审批后方准采购。并与发票、采购清单（或购销合同）一并提交财务部办理报销手续。如需预支款项需同时填写《款项支付申请表》。公司各职能部门的办公用品原则上由公司人事行政部统一采购、管理、发放。原则上其它部门不得另行采购。所有物料采购报销必须要有《物料采物申请表》、发票（如无法取得发票要向财务说明并有正式收据）、清单（列明品名、数量、单价、金额）。分公司除各直营店饰品采购外，单次采购超3000元需报总公司财务总监审批。4.0 附件《部门经费使用申请表》《物料采购申请表》部门经费使用申请表年月日申请部门申请人接待公司名称对方职位/姓名预计费用(大写)万仟佰拾元角分(小写)￥接待理由部门长复核财务审核事业部经理审批备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。物料采购申请表年月日申请部门申请人物料申购明细品牌型号数量/单位预计单价备注预计费用(大写)万仟佰拾元角分(小写)￥部门长复核财务审核事业部经理审批备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。超3000元需财务总监审批第三章各类款项支付管理制度目的明确公司除员工报销款项外的其它款项支付，规范公司款项支付流程与资金日常管理工作。适用范围本制度适用于各分公司。员工因私借款员工因私借款是指员工非公事而因个人事由向公司预支款项的私人借款行为。凡在公司没有盈余款项者，原则上不能借款。分公司员工因私借款的额度与审批流程：任何未转正员工一律不能因私向公司借款。普通员工单次或累计因私借款2000元以下者，或部门长因私借款单次或累计额度1万元以下者由财务主管及事业部经理联审。员工因私借款由其上一级部门长承担连带责任。部门长/事业部经理因私借款单次或累计额度1万元以上3万元以下，须经总公司副总经理审批；超此上限一律由总公司总经理审批。所有员工因私借款按流程审批后，统一由总公司财务总监根据公司资金实际情况统筹安排具体支付时间。公司股东支取利润分配或实施年度效益挂钩的中层员工支取上一年度所分配的收入，审批权限参照上述规定。凡因私借款的员工须填写《款项支付申请表》，并按规定流程审批后方可支付。备用金或费用款预支分公司申领备用金的职位由分公司财务主管视当地实际情况决定，并由当事人填写《款项支付申请表》提交总公司财务总监审批方准支付。负责管理备用金的员工，一律不得挪用备用金。一经查实除限期补齐并按挪用金额10%但不低于1000元/次予以处罚。负责管理备用金的员工必须在其岗位异动前清还备用金。所有备用金在春节假期前必须全额退回财务部，春节后重新办理申领手续。因公需预支款项者，填写《款项支付申请表》递交财务主管及事业部经理审批方可支付。因公预支款项，必须在借款15天内到财务办理清帐手续。如无法全额清帐者视为挪用公款，按挪用金额10%但不低于1000元/次予以处罚。凡申领备用金或费用预支者严格实行前借不清，后借不借。因借款报账不及时而影响工作的由个人承当全部责任。外部费用款项支付规范外部费用款项是指除存货采购货款外的其它物料供应商或服务机构的费用或款项。外部费用款项支付需由公司业务对接部门与人员凭正式发票、收据提交财务部办理款项支付手续。如无对方发票或收据者则先填写《款项支付申请表》办理请款手续，此笔款项先记入经办人名下借款，凭对方正式发票及相关单据办理核销。如无特殊紧急情况，财务部支付外部费用款项的时间为每周三，遇节假日或公休日则顺延。外部费用原则上以银行转帐或支票支付，无特殊情况不支付现金。其它款项支付规范工资由分公司财务部按人事行政部提供考勤记录核算，并由事业部经理审批后予每月25日发放上月工资。工资将直接存入员工本人名下的银行帐户，并发工资条给员工签收。员工业绩提成由分公司财务部依据各事业部制定的销售提成政策按月计提。公司予每月25号---30号发放员工上月无赊销的业绩提成。赊销部分的业绩提成直至货款收回方可发放。客户“退订金”必须收回当初客户交订金时公司所开的收据原件，并由领款人在背面写明“姓名、身份证号码、订金已退”字样后签名确认，支付人员须核对身份证原件后方可支付。否则由经手人承担全部经济责任。直营店的装修必须与装修公司签定公司统一制定的《装修协议》，由事业部经理签定后递交分公司财务部与总公司财务总监备案。所有装修款项统一由总公司财务总监统一安排支付结算。直营店软装饰品（含家私、电器、软装、洁具等）的购买，由区域经理与总公司软装部负责人共同提交《物料采购申请》予事业部经理审批后，提交给分公司财务部按采购进度拔款。客户“退货款”支付，客户必须凭销售部门或公司承运司机开具的退货凭证原件到公司办理退款手续。客户到门市或公司财务部收取现金者，则要求领款人在退货凭证背面写明“姓名、身份证号码、退货款已收”字样后签名确认，支付人员须核对身份证原件后方可支付。如客户要求银行转帐者，则要求领款人在退货凭证背面写明“此本人确认同意将退货款（大写金额与小写金额）转入XXX银行XXX名下卡号为XXXXXXXX帐户（此银行帐户必须是领款人本人的）、身份证号码”字样后签名确认。门市所垫付的退货款，必须凭客户领退货款所签收的退货凭证及与电脑销售系统的退货数量一致，财务部方可进行帐务处理工作。否则均有当事人负责。质赔款：公司在销售过程中发生质量赔偿，由销售人员或客服人员与顾客商定后由处理当事人填写统一格式的《产品质量处理方案确认表》与《产品质量处理协议书》提交财务部，经财务部与事业部经理审批后方准赔付款项或产品。凡需赔付款项者一律由公司财务部将质赔款汇入客户指定帐户或由客户本人到财务部领取，杜绝由公司员工外带支付。附件《款项支付申请表》《产品质量处理方案确认表》《产品质量处理协议书》款项支付申请表年月日申请人部门职别还款日期请款原因要款项用途因私借款备用金费用预支其它请款金额(大写)拾万仟佰拾元角分(小写)￥因私请款累计金额(大写)拾万仟佰拾元角分(小写)￥请款人签名部门经理复核分公司财务审核事业部经理审核总公司副总（或财务总监）审核总公司总经理审批产品质量处理方案确认表填表日期：200年月日填表日期：200年月日客户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号单位数量所购单价（元）质量问题简述：最终处理方案：客户姓名电话地址购买地点购买时间销售人员电话处理人签字事业部经理审批部门经理意见产品质量处理协议书甲方（公司）：乙方（客户）：花园栋座（单元）号房兹因乙方对所购甲方产品的质量提出异议，具体明细如下：客户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号单位数量所购单位（元）现经甲方现场勘查落实并经双方友好协商，最终达成一致协议。采用如下第种解决方案：由甲方一次性赔偿给乙方人民币万仟佰拾元角分（￥元）。由甲方赔偿如下相对应的产品：品牌型号单位数量备注此协商处理结果为双方最终处理结果。本协议书一式两份，完全属于甲乙双方本着“公平公正”的原则而主动、自愿签订，经双方签字后即刻生效，不得私自修改或违反协议条款内容。甲方签字（公司）：乙方签字（客户）：联系：年月日第四章佣金管理制度目的为与合作伙伴建立紧密无间的合作关系，确保双方利益及规范公司佣金审批、支付特制定本制度。适用范围本制度适用于各分公司。佣金申请表流程图导购员填写申请表店长复核家装部经理审核会计员复核合作伙伴出纳员事业部经理财务主管注：店长只作复查数据，合作伙伴佣金点数由家装部经理按公司制定销售政策核定，导购员无权向合作伙伴承诺销售佣金事宜。4.0 佣金申请时限与付款各销售部门提交《销售佣金申请表》的前提必须是收全货款，并在每周五提交财务部，其余时间财务部一律不受理销售佣金申请表。为保证费用所属期间及正常账务核算，月末无论是否收全货款，各销售部门当月所有《销售佣金申请表》须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以受理。违规所支付的销售佣金一律计入该部门的部门经费。经公司审批合格的销售佣金财务部在每周二支付给合作伙伴。财务部将通过银行转帐到合作伙伴本人名下银行帐户，或合作伙伴本人到公司指定地点领取，一律杜绝公司内部员工代领。支付合作伙伴销售佣金的金额精确到元，同时如产生银行转帐手续费由对方负责。5.0 销售佣金管理规范所有需支付销售佣金的合作伙伴，销售部门必须按公司要求在电脑销售系统中建立电子档案，如经公司核查电子档案存在虚假公司有权拒绝支付销售佣金。如销售部门坚持支付则直接记入本部门的部门经费，同时对当事人处以1000元/次罚款。零售、家装销售佣金严格按公司制定的价格体系申请与审批，其它销售渠道的销售佣金必须是在出货前书面报备财务部，否则一律不予以支付。所有销售佣金必须是收全货款方能支付。支付销售佣金后产生的退补货金额小于或等于1000元者不再计算销售佣金。超过此上限者的退补货则按正常计算，多还少补。如无法收回者则计入该部门的部门经费。所有已支付的销售佣金，如经公司审计核实发现作假者，对当事人及部门长一律按违规金额的三倍但不低于5000元/次予以处罚。同时视违反公司财务制度，公司保留辞退其权利。第五章开单收银责任制与票据管理制度目的为规范卖场销售前端的开单收银管理，明确责任机制制定本制度。适用范围本制度适用于各分公司。责任管理规范员工因输入出错、加工错、订错货等各种情况造成的责任管理机制如下：员工因个人计算出错或填错单价造成的损失由当事人负全责。造成公司重复送货的短运费由当事人负全责。员工因价格牌出错造成的损失由价格牌填写人负全责。员工因填写错型号或其它原因造成加工出错的，由当事人在60天内处理完毕。如60天无法处理，按销价4折计算总额低于或等于3000元则由当事人负责，超此上限则由当事人与部门长共同平分承担50%，其余50%由公司承担。员工订错货形成积压的，要求其在60天内处理完毕，如60天内无法处理完毕剩余部分则按采购价的30%承担。收银员在收款过程中出错或收假钞均由当事人负全责。无指定专职收银员的直营店均由该店的店长负责收银及与财务帐务交接工作。各直营店非专职的收银员，分公司财务部可予以适当的奖励机制。方案报分公司事业部经理及财务总监审批执行。各销售部门的收银员必须严格按电脑销售单的具体金额收款。所有营业款项及单据必须在当天营业结束前按公司财务部要求移交财务人员。票据管理制度此票据管理制度是指分公司销售订单、出库单、退货单、收据、发票等除银行票据外的单据。分公司内部的销售订单、出库单、退货单、收据等公司自行印制的内部单据一律实行以旧换新的管理机制。所有单据存根联必须完整保存，作废单据必须一式多联完整方有效，并由作废人签名确认。否则公司将对当事人追查，如造成公司损失则当当事人全额负责。销售部门需盖章的销售订单、收据一律由店长或区域经理到财务部登记领取。此两类单据由店长或区域经理承担日常保管及规范使用工作。发票是国家税务机关统一印制与严格管理、使用的专用票据。分公司各销售部门如需开具发票，统一填写《发票申请表》向财务部申请开具。凡开具发票的客户名称为公司名称者，一律须收取与发票客户名称一致所开出的支票或银行汇款。没有与公司发生实质销售往来或申请发票金额与实际成交金额不符者，分公司财务部一律不予以受理。分公司财务部不受理客户仅人付款而开发票予公司名称的发票申请。分公司内部印制的各类单据一律实行专单专用，销售部门应妥善保管与造成不必要浪费。附件发票申请表发票申请表申请部门：年月日购货方信息出库单客户名称申请发票类型（普通/专用）开票金额（价税合计）结算方式（现金/支票/转帐）出库单号码备注开票公司名称纳税人识别号申请人签名：第六章应收款管理制度目的为确保卖场资产安全及周转率，公司严格控制各销售部门应收款。适用范围本制度适用于各分公司。应收款管理规范公司零售、非公司化合作结算的装饰公司一律采取货到付款的销售策略，如因特殊原因需赊销必须由部门长审核同意并作为担保，同时向财务部书面报备同意方准出货，并按承诺期限回款。如赊销无法按承诺期限收回，公司将暂停发放部门长及经手销售人员的业绩提成，以保全公司合法利益。如产生坏帐则由部门长与经手销售人员负全责，公司将从部门长收入中扣还。部门长与经手销售人员之间各自需承担额度由其自行协商。签定合同公司化合作的装饰公司，分公司销售部经手人必须无条件协助财务部做好收款工作。如合作方不按时回款公司财务部有权停止供货，以保全公司合法利益。零售与家装的赊销必须全额由部门长担保，担保本部门赊销上限为其本年度的收入。具体预计金额由各地财务主管确定并办理书面备案手续。如超越备案上限一律不予以出货。为确保公司资金正常运作及提高资产周转率，分公司财务部有权结合实际赊销额度调整各销售部的赊销额。非零售、家装的赊销必须事先签定《购销合同》并提交财务部备案。小额无签定《购销合同》的赊销行为必须事先提交书面备案予分公司财务部。为进一步规避风险，签定《购销合同》时需对方提供营业执照副本、国税证副本、地税证副本的复印件并加盖公章。所有《购销合同》在签定前须经分公司事业部经理与财务部审核方能签定，有效规避风险。赊销必须做好单据整理、签收、保管工作，并严格按合同或备案期限结算款项，否则公司财务部有权停止再续供货，以保全公司合法利益。超市渠道赊销严格按工厂签定的合同执行，超市部经理与财务部专职统计员日常必须做好单据整理、归档工作。解决各种临时问题，确保款项按时结算。经公司决定的特定工程或大型工程赊销实施另案专项管理工作。公司任何员工从财务部领取欠款单、押金单、或合同、其它财务单据必须做好书面的登记工作，记录好单据号码、金额、外借原因或用途、归还时间等信息。如果领取欠款单或押金单必须在当天营业结束前将所领欠款单或押金单金额相符的资金或原件交回财务部。如分公司财务人员对应收款监控不力，财务总监将对分公司财务主管处于不低于1000元/次罚款。第七章账务核算管理制度目的统一公司核算过程与会计科目使用规范，便于集团汇总数据与合并报表制定本制度。适用范围本制度适用于各分公司。账务核算规范货币资金：核算分公司现金、银行存款的收、支、结余情况，划分现金与银行存款两个科目核算。银行存款按各个银行帐户设置二级科目。库存商品：核算分公司库存商品的进、销、存情况（含在途商品），成本会计须按每个商品型号设置数量金额式帐页核算，财务总帐只核算一级科目。应收账款：核算分公司与客户因销售商品而形成的债权款项往来。财务部按“部门（区域）+客户名称”组合形式设置应收款明细统计帐。其他应收款：核算分公司与合作伙伴、或公司内部非商品购销所产生的款项往来。财务部按“员工借款（股东借款、中层员工借款、基层员工借款）、公司预付款、押金、供应商资源（必须是有相关文件明确供应商可以返还资源）、其它往来款项”设置二级科目，按客户名称、员工姓员或项目名称设置三级会计科目。待摊费用：分公司暂不建立“固定资产”核算机制，将固定资产与待摊费用合并简化处理。公司“待摊费用”用于核算分公司需分期摊销的固定资产，或预付需分期摊销的各项费用。财务部按部门为二级科目，费用项目为三级科目核算，按“部门（区域）+费用项目”组合模式编制明细表。装修费用待摊名称规范：直营店装修按：装修费（指支付给装修公司人工费用）、装修用砖（指铺贴用砖及其装修期间所有样品）、开办费[指新店首次装修未开业期间的租金（含管理费与水电费）、开业前所购买软装配套]三大类设置明细科目核算及编制明细表。装修费与装修用砖可以合并为装修费用一个会计科目核算。整体装修的命名规则为：XX店X年X月（指开工时间）装修费用（或装修用砖、开办费）；局部改造的命名规范为：XX店X年X月XX区域改造装修费用。局部改造的软装费用可直接作为当期费用列支。分公司直营店新装修、整体重装或改造装修三种装修模式所产生的装修费用分摊期限标准为：实用面积大于或等于400平方者按24个月分摊；实用面积小于400平方大于或等于200平方者按18个月分摊；实用面积小于200平方者按12个月分摊；日常专卖区或者直营店的局部改造装修费用全部分成12个月分摊。公司行政商务用车的分摊期限为5年，物流用车分摊期限为2年。物流部加工设备分摊期限为24个月，除展厅装修、车辆、加工设备外的其它待摊费用分摊期限最长为12个月。直营店装修完毕开业的当月，财务部即按装修人工费、装修用砖、开办费三个项目总额按分摊期限标准进行分摊。如工厂返还装修补贴时直接冲减待摊费用余额，并调整分摊期限。直营店装修与工厂协定补贴部分的金额可从待摊费用转出到“其它应收款---供应商资源”核算。未明确补贴金额则暂放在待摊费用核算，每月正常摊销。如工厂所退返装修补贴冲减待摊费用余额后为负数，则作为该部门的收入。在每个直营店装修完毕对装修费开始分摊前，要将未结算付款的装修人工费先按结算单或预计数并入待摊费用总额分摊，待正式结算后调整待摊总额及余额。------减少新旧装修费用重叠度；其次是业绩与费用期间相匹配；再是明确公司与装修公司的债权债务。应付账款：核算分公司与供应商因采购商品或其配套物料所产生的债务款项往来。财务部按供应商名称设置二级科目核算及编制明细表。其他应付款：核算分公司与合作伙伴、或公司内部非商品购销所产生的款项往来。财务部按“应付员工年度待遇、押金、员工工资、其它项目款项（按项目命名）设置二级科目核算。预提费用：核算分公司每月需支付而暂未付的费用。财务部按“员工业绩提成、合作伙伴销售佣金、部门经费、场地租金、物流费用（下设加工费、长运费、短运费、装卸费等三级会计科目）、员工未付报销、其它项目款项（按项目命名）等设置二级科目核算及编制明细表。预收账款：核算分公司与客户因购销商品在未出货前所收取的部分货款或全款。财务部按“部门（区域）+客户名称”组合形式设置明细统计帐。本年利润：核算分公司每个会计年度营业收入减去营业成本、营业费用后的利润总额。财务部需编制事业部损益表、部门损益明细表。商品销售收入：核算分公司销售部门销售商品所取得的收入，只需核算一级科目。在销售毛利表按部门与品牌统计销售明细。销售折让：核算分公司达成销售而给合作伙伴的佣金或赠送给客户的产品。此科目按“佣金、赠送品”设置二级科目再分部门核算。商品销售成本：核算分公司每笔商品销售收入相对应的进货成本，只需核算一级科目。在销售毛利表按部门与品牌统计销售明细。销售费用：核算分公司销售部门为达成销售在各环节所产生的营业费用。按费用类别及部门设置二级、三级科目核算。费用类别划分如下，分公司在费用明细表不能再自行增加。质量赔偿：核算因产品产生质量问题而赔偿给客户的货币或货物，费用按实际发生列入相对应销售部门的费用。此科目分“产品质赔”与“货币质赔”两个明细科目；工厂冲返直接冲减本部门当月质赔费用。样板：核算各销售部门日常陈列展示所领取产品的进货成本。（区域装修、整体装修所领取产品列入待难费用装修用砖）。场地租金：核算销售部门各经营场所的租金和管理费。工资：核算公司支付给销售人员工资、社保、培训费用。业绩提成：核算公司支付给销售人员按业绩计提的提成奖励，包括月度各种业绩提成或临时性销售奖励（含中层员工的年度效益分配）。中层员工的年度效益分配财务部须折算成一定的业绩提成比例在每月进行预提。待摊费：核算公司销售部门各类待摊费用每月所分摊的额度。水电费：核算销售部门各经营场所每月所产生的水电费用。刷卡费：核算销售部门的银联刷卡机所产生的刷卡费用与管理费。此费用按各销售部门的实际刷卡金额与银行规定比例计算列支。税收：核算销售部门的月度固定工商税费或开发票所收取的税费。广告费：核算销售部门在业务推广中所支付的小区推广、电梯广告、水晶字、喷绘、大型促销活动等媒体宣传有关的制作费、刊登费及租赁费（但不含公司或工厂的日常宣传单张、图册）。如发生跨部门或大型整体广告费用在执行前由地区财务部制定费用分配方案。大额广告费用可列入“待摊费用”按月分摊。要求在费用明细表批注说明费用事项。装修费：日常样品展示的更新维护所产生的人工费、饰品费。电信费：核算销售部门因业务所产生的通信费用（包括固定、宽带费用）。（补贴给员工的电信费补贴不在此体现，计入工资总额）部门经费：核算销售部门当期的总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比所预提的部门经费额度，每月支付的部门经费则直接冲减预提金额。特殊费用：核算各销售部门除上述费用外的其它费用。要求在费用明细表批注说明费用事项。3.15后勤费用：核算分公司后勤部门管理运作过程中所产生的各项费用，按费用类别设置二级科目，部门为三级科目核算。费用类别划分如下，分公司在费用明细表不能再自行增加。场地租金：核算后勤部门各经营场所的租金和管理费。公用办公室的租金费用先计入行政部门。工资：核算公司应付给后勤人员工资、社保、培训费用。业绩提成：核算后勤人员除月薪外的年终奖金或工作奖励。待摊费用：核算分公司后勤部门的各类待摊费用的月度摊销额度。水电费：核算分公司后勤部门的办公经营场所的水费与电费。办公费：核算后勤部门所产生的办公用品费用（后勤部门的办公费实报实销）。例如：纸巾、笔、纸、矿泉水费、墨合、打印机、电脑等办公用品。电信费：核算后勤部门所产生的通信费用（包括固定、宽带费用）。部门经费：核算后勤部门所产生的招待费用。后勤部门除事业部经理实行定额管理机制外实报实销。事业部经理的月度部门经费按全年可用额度等额预提列支，报销时再冲减预提。差旅费：核算后勤部门员工因公外出的差旅费，实报实销。银行手续费：核算公司财务部办理银行业务支付的转帐手续费、银行工本费（刷卡费用除外），收取的银行利直接冲减此费用，但需费用明细表中批注列明利息金额。长运费、短运费、装卸费、发货提成：核算分公司物流部门在货物采购与配送过程中所产生的运输、装车与卸车人工费及总公司所收取的发货提成。调货环节所产生的运输费用（含托运费）计入长运费（收入则为负数）；收取客户的短运费或卸车费直接冲减当月短运费；均不在营业外收支中体现。特殊费用：核算后勤部门除上述费用外的其它费用，要求在费用明细表批注说明费用事项。3.16营业外收入：核算分公司除商品销售以外所产生的收入，按收入类别设置二级科目，部门为三级科目核算。具体收入类别明细如下，各分公司财务部不得自行增加。（员工罚款不计入营业外收入，如后期有退还机制则挂其它应付款，如没有则计入部门经费）质量赔偿：核算工厂因产品质量问题而补偿予我司的款项。月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。加工费：核算各销售部门为客户进行产品加工而收取的费用，此收入按各部门的实际收入计算。价差调整：核算公司前期已入库的产品而因工厂保值行为或调价所形成的收入（按进货价计）。纳入公司后勤部门收入年末再分配。奖励品：核算工厂各种提货或回笼奖励，包括月奖、季奖、年度奖励等。月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。盘盈：核算分公司库存盘点盘盈的所产生的收入，月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。样板入仓：核算分公司前期销售部门所领用样品再次利用时所产生的收入及工厂派送的新样板（按进货价计）。月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。其它：除上述以外的营业外收入。在营业外收支明细表中必须批注说明事项。3.17营业外支出：核算分公司除商品销售成本、销售费用、后勤费用以外所支付的各项支出，按支出类别设置二级科目，部门为三级科目核算。具体支出类别明细如下，各分公司财务部不得自行增加。加工费：核算销售部门因个性化销售加工所支付的加工费。此费用按每月各销售部门的销售成本比例进行分配后列支。破损：核算分公司库存在运输、装卸、堆放保管等仓储环节造成产品破损所产生的支出。月度纳入公司后勤部门支出年末再分配。盘亏：核算分公司库存盘点盘亏所产生的支出，月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。其它：除上述以外的营业外支出。在营业外收支明细表中必须批注说明事项。第八章财务部员工工作管理制度目的规范财务部日常工作纪律，加强财务部后勤服务功能，完善分公司财务管理工作特制定本制度。适用范围本制度适用于各分公司。财务部工作纪律财务部员工必须按所在地区考勤机制出勤，如有特殊情况者必须经地区经理（或事业部经理）同意后报备财务总监方可执行，否则视为缺勤。财务部员工按公司规定“做六休一”，如因特殊原因休假（或请假）一天以上者均需书面报财务总监同意，否则视为缺勤。财务部出纳每周一、周五原则上不得休息，特殊情况必须财务总监同意。无故缺勤经财务总监抽查核实者，每次罚款100元。月度累计缺勤3次或以上者公司财务部保留调薪、调岗或辞退的权利。财务部日常工作管理规范分公司全体财务人员执行“每周日”提交《周工作报表》机制（简称“周报”）。分公司财务主管需对部门员工的周报审阅并回复，同时将部门全体人员的周报在下周一上午九点前发至财务总监电子邮箱。财务部员工无故不按时提交《周工作报表》者每次罚款200元，累计5次未按时提交者公司财务部保留调薪、调岗或辞退的权利。各地区财务部的《款项收支日报表》、《销售日报表》必须在每日上午10点30分前发送到总公司出纳邮箱，无故不按时提交者处罚地区财务主管100元/次。分公司《月度财务报表》必须在次月5号24点前发送到财务总监电子邮箱，无故不按时提交者处罚地区财务主管500元/次。分公司的各类商务合同（供应商合同、客户购销合同、中层干部合作协议、租赁合同等）财务部必须有存档、查阅。财务部每月10号后不再接收行政部任何关于上月考勤记录的资料。并严格按行政部提供的考勤记录及人力资源部规范的《工资表》格式核算工资。分公司出纳每日营业结整后于20点前汇报地区资金情况予总公司出纳。分公司财务部至少每2个月开一次部门工作沟通会议（含店面开单收银员），并提交会议纪要予财务总监。分公司财务部至少每个季度与物流部联合召开工作沟通会议，并提交会议纪要予财务总监。分公司财务部的《财务管理工作手册》必须让每位员工在入职前读阅并签名确认，事后可再做解读工作（建议将《财务管理工作手册》置放在人事行政专员处，由其协调财务文件传阅工作。）各地区财务部根据地区经营管理需要自行制定的相关规章制度必须经总公司财务总监同意后方可发放。各分公司百安居台帐每月在开发票、回款后均需更新数据并发送予财务总监。财务部必须每月抽查盘点或全面盘点公司库存商品，解决好盘点差异并编制盘点报告。财务部协同行政部必须每半年对各部门的固定资产进行一次全面的盘点工作。分公司财务部必须每周一将本月累计的销售毛利率、新品与常规品的比重发短信予各部门经理及事业部理。由成本会计发给其所负责事业部的各销售经理，由财务主管将各部门的数据发给事业部经理。财务部必须每个季度完成所有财务辅导巡店工作。重点区域或新区域由财务主管亲自开展，其它区域可由成本会计协助完成。财务辅导巡店的工作重点：检查片区或部门对公司各项财务管理规章制度细节执行情况或建议。对片区或部门的开单收银工作细节进行现场的辅导工作。包括数字与字母手写规范（特别是大写数字的写法）、基本票据知识（支票与发票）、单据写错的涂改规范、各类单据使用日常使用规范（如何填写、作废标准等）具体细节逐一落实。店面各类证照是否有效检查工作。店面各类数据资料的整理工作，以规避不必要税务风险。结合片区上一期的财务数据进行按《财务分析简报》的结构与片区经理或部门经理沟通，如何有效做好开源节流工作。片区或部门经营中存在的问题或需要加强的财务事项。检查片区或部门各类固定资产的完整性、店面样品的完整性。财务部必须每月8号前将上月事业部整体营运情况的《财务分析简报》提交予事业部经理。为进一步加强财务主管与事业部经理的财务工作沟通，要求财务主管每月至少两次与事业部经理进行当面就近期财务报表的数据分析、需协调处理财务事宜的落实予以沟通落实。财务主管需事先准备好沟通内容与事项。从而带动事业部经理看报表并利用数据进行分析指导销售的习惯。公司资金管理制度各分公司资金由总公司财务总监统一调度安排。各分公司除员工报销、销售佣金、员工工资外的其它款项单次支付金额在5万元或以上者需由地方财务主管与财务总监协调。公司支付各类款项原则上使用银行转帐或支票支付，减少库存现金及规避风险。分公司财务主管必须每月至少盘点一次出纳员的资金，编制资金余额调节表。确保做到帐帐、帐实、帐表一致。每次盘点需保存书面记录供公司备查。任何人不得使用“白条”或不符合财务制度的凭证代替库存现金，一经核实限期补全并按差额30%但不低于2000元/次处罚。任何人不得以短信或QQ沟通形式通知款项调拔、支付，所有通过短信发送的银行帐号必须再次当面或确认后方可操作。否则由当事人承担一切经济责任。公司各类扣工商税费的现金存折的余额不得高于1万元。所有公司公款的存折、银行卡等银行存款凭证除需办理银行业务外一律存放在公司保险柜。出纳人员到银行存现必须有1名财务人员陪同。分公司的现金公款严格执行收支两条线。各分公司每日所收取的现金一律存入总公司出纳指定银行帐户（单位精确到万元，如有109800元，则只需存10万）。分公司出纳的现金余额不得高于5万/日。分公司出纳员如现金余额不足支付费用再由总公司出纳统一反调拔回去。分公司现金公款，分公司财务部必须开二个银行存折（或银行卡）。其一帐户以财务主管名字开户并自行设置密码，密码不得告知任何人（包括出纳）。公司所有现金收入均存入此银行存折（或银行卡）。另一帐户以出纳员名字开户并由其负责日常零星费用的支付工作，不够款项支付费用则由财务主管名下现金公款帐户拔入。出纳名下的现金公款帐户的余额不得超5万元。公司银行支票与印鉴必须分开保管。银行印鉴私章与支票由出纳员保管，银行印鉴公章由分公司财务主管保管。公司任何员工从财务部领取欠款单、押金单、或合同、其它财务单据必须做好书面的登记工作，记录好单据号码、金额、外借原因或用途、归还时间等信息。如果领取欠款单或押金单必须在当天营业结束前将所领欠款单或押金单金额相符的资金或原件交回财务部。财务部员工人事异动规范财务部任何一名员工的人事异动（含入职、调薪、调岗、离职、辞退等）均严格按公司人力资源相关管理规定办理手续。具体手续办理由财务部转介地区人事行政专员办理。财务部任何一名员工的人事异动均需经公司财务总监签字审批方能生效。山山东龙大肉食品股份办事处财务管理制度（2021年）注释：本管理制度适用于山东龙大肉食品股份下属的办事处财务、业务管理，本制度随着公司业务的发展及信息化应用的进行，而不断补充、修定。本制度属公司内部资料，请注意保管，不得外传。目录：1、HYPERLINK第一章总则..............................................................32、HYPERLINK第二章组织机构及岗位职责................................................43、HYPERLINK第三章货币资金管理规定..................................................84、HYPERLINK第四章应收账款管理规定.................................................105、HYPERLINK第五章库存商品管理规定.................................................126、HYPERLINK第六章办事处分销操作规定...............................................147、HYPERLINK第七章生、熟食店中店流程控制方案.......................................158、HYPERLINK第九章办事处营业员、促销员工资发放规定.................................1810、HYPERLINK第十章发票、印鉴管理规定..............................................1911、HYPERLINK十二章财务报表制度....................................................2313、HYPERLINK十三章会计档案管理规定................................................2414、HYPERLINK十四章固定资产和低值易耗品的管理......................................2615、HYPERLINK十五章微机使用管理规定................................................2716、HYPERLINK十六章办事处会计管理规定..............................................2917、HYPERLINK十七章业务检查规定....................................................32第一章总则第一条为了适应山东龙大肉食品股份业务快速发展的需要，规范办事处财务行为，保证会计信息真实、可靠、及时、完整，加强财务管理和内部控制，规避经营风险，根据《中华人民共和国会计法》及国家有关财经法律、法规结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度是办事处财务工作所必须遵循的原则和规范。HYPERLINK第二章组织机构及岗位职责第一节组织机构山东龙大肉食品股份办事处财务由会计、出纳（暂业务员兼职）和仓库保管员（部分办事处业务员兼职）组成，办事处会计负责办事处财务总体管理工作，办事处财务受公司财务部直接领导,直接向公司财务部汇报工作。办事处财务必须配合好办事处的经营工作，为办事处业务发展提供真实、可靠的数据，做好财务服务工作。财务人员受办事处和公司财务部的双重管理。办事处会计对出纳和保管拥有考核权；办事处主任对办事处财务人员拥有考核权和任免建议权。山东龙大肉食品股份办事处财务组织结构图驻长沙办财务驻无锡办财务驻北京办财务驻东营办财务驻日照办财务驻莱芜办财务驻济南办财务驻淄博办财务驻莱阳办财务驻龙口办财务驻威海办财务驻荣成办财务驻青岛办财务驻潍坊办财务驻长沙办财务驻无锡办财务驻北京办财务驻东营办财务驻日照办财务驻莱芜办财务驻济南办财务驻淄博办财务驻莱阳办财务驻龙口办财务驻威海办财务驻荣成办财务驻青岛办财务驻潍坊办财务长沙区域龙口蓬莱栖霞招远无锡区域北京区域东营滨州日照临沂菏泽莱芜泰安济宁济南区域淄博区域潍坊高密寿光青岛胶南即墨荣成乳山文登海阳威海区域烟台区域长沙区域龙口蓬莱栖霞招远无锡区域北京区域东营滨州日照临沂菏泽莱芜泰安济宁济南区域淄博区域潍坊高密寿光青岛胶南即墨荣成乳山文登海阳威海区域烟台区域莱阳莱西莱州山东龙大肉食品股份财务部驻烟台办财务第二节岗位职责（一）办事处会计的职责（1）必须严格按照《会计法》和《会计准则》做帐，账务处理必须规范、合理、真实，不得虚报、漏报，做虚假核算。（2）必须遵守公司财务部制定的规章制度，真实反映办事处经营情况，规范财务业务处理，有权制止任何违反财经纪律和财务制度的行为，发现问题及时报告公司财务，直接对公司负责。（3）根据不相容职务相分离的原则，针对办事处的具体情况，健全并监督执行各种审核制度、稽核制约制度和其他的内部会计控制制度。（4）做好办事处财务核算工作，保证各种单据及时准确入账，做到日清日结。（5）负责监控办事处的应收款，杜绝发生坏帐损失。及时与客户对帐、传递发票。对货款结算时客户所扣的各项费用，及时索要发票或收据。对于将要超出账期的客户，及时对业务人员给予提醒；对超出账期的客户，及时督促办事处主任及业务人员进行结款,必要时停止供货，避免造成更大的损失。若因监控不当或没有监控到，发生坏帐，追究会计人员失职责任。（6）及时与客户、公司核对往来帐，发现差异及时查询、解决,保证对帐相符，确保公司利益不受损失。（7）监督办事处保管员和出纳员的工作。审核办事处出纳员、保管员的日常业务和账务处理情况，协助办事处保管员和出纳员管好钱、财、物，避免发生任何意外损失。协助办事处及时向公司汇款，避免办事处超期、超量占用公司资金。（8）每月核对库存商品、货币资金不少于三次，并编制库存商品盈亏表、货币资金盘点表，存档以备公司财务部核查。（9）建立、健全低值易耗品、固定资产、费用开支等备查帐薄。对会计档案资料妥善保管，必须确保办事处账目清楚，做到有帐可查，有据可依。（10）严格执行销售合同关于结款账期、扣点的规定，如有差异，及时上报办事处主任和公司财务部。（11）严格执行公司规定的费用报销、现金借款、账户管理的规定，及时制止办事处的违规操作，必要时向公司领导和财务部反映。严格落实发票金额和交易对象，确认交易真实后才可开具发票，坚决不准乱开、虚开，且保证发票开具的及时性。（12）及时准确地向公司财务部上报各种报表，对上报数据的真实性负责。（13）负责监督办事处保管员和出纳员的移交工作。（14）协助办事处主任搞好其他日常工作，完成各种临时性工作。（二）办事处出纳员职责（1）出纳员要对办事处、公司负责，严格执行公司财务制定的管理制度、会计核算制度和其他规章制度。（2）严格按照有关规定做好现金和银行的收付工作，确保帐务处理规范、合理、真实。（3）认真审核各项结算单据的真实性、合法性，审核办事处各种费用的报销单据，对违规的费用开支拒绝支付，不经领导批准和没有经办人签字的票据不予报销。（4）负责管理各种银行票据和现金借款单据，对办事处的货币资金安全负责。（5）现金日记账必须日清日结，做到账款相符。每月定期盘点库存现金，编制现金清库表，如出现亏库，负责赔偿短缺金额。（6）按照货币资金管理规定严格控制现金库存数量，尽可能减少资金占用,保证资金安全。（7）出纳员对业务人员的借款应及时催收，有超期借条应及时让当事人更换。（8）不得徇私舞弊、擅自私存、挪用公款、货款，一经发现严肃处理。（9）对办事处货币资金管理工作或者其他财务工作中出现的问题提出建议和措施，并及时上报有关领导。（三）办事处仓库保管员职责（1）保管员要对办事处、公司负责，严格执行公司财务管理制度和其他规章制度。（2）建立各种库存商品保管帐，做好各种商品、促销品的出、入库账务管理。（3）严格按照有关规定进行商品入库，入库时要按单清点、验收，并对入库后的商品安全性负责，如有短少损失负责赔偿。（4）严格按照有关规定办理出库业务；有权拒发手续不全的货物；有权拒绝闲杂人员进入仓库；有权拒绝私人物品占用仓库。（5）依据产品保质期进行分类，严格按照“先进先出”的原则进行出库。（6）加强产品养护，注意仓库通风、防潮、保持货垛整齐、防止虫蛀、鼠咬、霉烂、变质等，减少损耗，保持仓库环境清洁。（7）定期对产品进行清点，做到帐物相符，如有问题及时报告主任，每日向办事处主任报告库存结构、库存数量。（8）定期协同办事处会计盘点库存，盘点结果以书面形式上报公司财务部和办事处主任。(9)对收货单、发货单、退货单、收发存表按月装订成册，安全保管，年末归档。（10）对办事处仓库管理工作或者其他财务工作中出现的问题提出建议和措施，并及时上报有关领导。HYPERLINK第三章货币资金管理规定为适应办事处业务发展的需要，降低经营管理存在的风险，防范资金管理存在的隐患，特规定如下：一取消收取客户现金业务的操作模式部分真空办事处除去有超市营业员收取散熟现金货款上交办事处的形式以外，办事处再有其他销售方式不得直接发生涉及现金交易，可由其他转帐方式替代。1办事处辖属的二批代理商、以及除去商超以外的有固定往来业务的个人客户，可要求对方将预付款存入办事处货款专用账户，或者采用卡卡转账等银行业务，不得直接结算现金。2部分商超客户，结算货款时要求对方以支票、汇票、电汇等转账形式支付，不得直接结算现金。3临时的福利客户，洽谈业务时提前和客户商谈好货款结算方式，不得直接结算现金。4冻品办事处业务发生额较大，货款必须以银行业务结算，严禁结算现金。以上规定，办事处人员严格执行，如有违反对当事人处以1000.00元以上罚款，办事处主任处以500.00元以上罚款。若因违反以上规定造成货款损失的，当事人除承担罚款外并全额承担损失。二办事处货款专用账户的管理货款专用账户由办事处出纳在就近银行开户，冻品办事处指定专人（会计除外）在银行开户，开户资料报公司财务备案，银行卡或存折由出纳员或兼职人员管理，密码由办事处会计设立掌握，向公司汇款必须由两人共同操作完成。货款专用账户是办事处将收到的现金货款存放的专用账户，此账户只允许存入,支出仅限向公司汇款；不得支出挪作它用。货款现金必须送存银行，当日确实不能送存的，最迟第二个银行工作日送存。对收到的货款以现金支票形式支付的，当天存到货款专用户上。每个月末由出纳员打印货款专用户余额，货款专用户是存折的，核对存折上的余额是否与银行余额相符，复印存折上的余额随银行打印明细以备审查；货款专用户为银行卡的，打印银行卡余额留存备查。货款应及时汇入公司，办事处货款余额达到2万元时(冻品办5万元)，或货款停留超过一周以上，必须及时汇入公司账户，否则，罚款500.00元，由出纳员个人承担。收到银行的支票、汇票后，出纳员要及时邮寄到总公司财务部，并登记支票管理簿，收到日期、到期日、支票号码、邮寄日期、邮寄号；不允许司机带回公司，因司机捎带丢失的,由出纳员负责。因支票、汇票没有及时到达公司财务部造成货款回收滞后，出纳员承担利息，造成货款无法回收的，由出纳员承担。三办事处备用金账户的管理备用金账户是存取办事处费用开销的账户，备用金由办事处主任以个人借款形式从公司财务支出，办事处设立专用的备用金账户，户头为出纳员，并由出纳员掌握密码，备用金由公司财务部直接存到办事处备用金账户上。办事处设立出纳员岗位的（指业务人员兼职），由出纳员出具借款单给办事处主任，借款金额为办事处主任在公司财务支取的存到备用金账户上的金额，每月根据办事处回公司结算的费用额，清欠公司财务支取的借款后及时变更欠条；无会计人员的办事处，备用金的管理及使用由办事处主任负责。办事处备用金库存现金限额定为2000.00元，超过部分必须及时送存银行。办事处备用金用于支付办事处日常费用，办事处费用严格按照营销管理部销售费用政策支出，严禁公款私用、费用超支行为。办事处建立现金日记账，由出纳员负责填制，费用项目以实际的业务内容为准，回公司结算费用时，现金日记账一同带回审查。发生的费用单据由办事处主任签字报销后转交办事处会计入帐，月末办事处会计盘点备用金编制清库表。特殊情况或者不可预计的临时性较大费用开支，允许办事处临时增加备用金额度，但必须提前向销售部申请，由销售部长签字同意，节假日期间销售旺季，公司允许办事处适当增加备用金额度。办事处业务人员因业务需要借支现金，必须由借款业务员填写现金借款单，详细写明业务内容、还款时间，预计花费金额等，由办事处主任、会计签字后，方可支付，还款日期不得超过30天。办事处对超账期欠条要及时清理，超过30天或借款人调离、离职的从经办人的收入中扣除，经办人不能偿还的从批准人的工资中扣除；借款的清欠由出纳员负责，报经会计、办事处主任监督执行（特殊情况上报公司）。第四章应收账款管理规定1、办事处应收账款单据和账本必须由办事处会计管理，每月由办事处主任和会计共同监督，对账面余额和单据进行清查核对，出现差错及时查找原因并解决。2、办事处会计应分客户单独存放应收账款单据，并编码保管，便于查询，当日发生应收账款单据,当日必须登记入账；办事处会计必须每天仔细检查当日发生应收款单据的准确性、真实性、完整性。3、办事处会计应根据客户档案建立《商超客户对帐、结款时间表》，以便于每月及时、准确对帐、结账。5、业务人员如果需要结款时，必须以借条形式向办事处会计换取结算单据，严禁业务人员延期上缴货款和业务人员长时间随身携带验收单据，必须与货款结算日将货款上缴给出纳或者归还验收收据，并抽掉借条。办事处会计应及时跟踪货款上缴。6因业务失职造成价格执行差异形成的损失，由责任人全额承担，入账价格必须真实准确，严禁弄虚作假，否则，一经查处上报公司通报处理。特殊价格上报公司批复后方可执行。7、应收款帐期超过合同约定付款期限（或者超过60天）视作监控和催收的重点，立即对相关业务人员提出警告，上报办事处主任和财务部，督促业务人员进行催款或办理抵押，并对欠款客户做出供货节制或停止供货计划。8、临时性福利业务会计监督货到收款的手续办理，提货前由业务经办人员在财务办理个人欠款（货）手续，由办事处主任判断是否出现风险。若确认有风险或货款超过一周仍未收回时，财务会计应立即向肉食财务部、肉食总部直接负责人报告。9、福利客户赊销时，需与客户签订购销合同，合同内容包括：返利方式、还款时间、还款方式等。无合同时，则由业务员填写“福利客户赊销申请”，福利客户赊销申请应包括上述合同内容。办事处会计凭审批后的合同或“福利客户赊销申请”通知保管员办理发货手续。财务会计对到账期的赊销款项应提前2天向办事处主任、业务员发出结款通知，催促相关人员及时结款。10、办事处主任、业务员和会计因故调离或者辞职，交接的时候必须清对所负责客户的应收账款，出现不明差额或者因工作失职原因造成应收账款损失的，由责任人全额赔偿。11、严格实行收支两条线管理，销售货款必须完全电汇公司，办事处或者个人不得以任何原因和理由借用、滞留或者挪作它用，一经查出，按贪污货款处理，并对办事处主任、会计及责任人处以500-10000元罚款，情节严重的予以辞退，并在集团范围内通报，集团公司范围内永不得录用。12、超市店中店专柜的销售货款应每月单独对账，严格核实送货数量金额、销售数量金额、亏耗数量金额、结账金额和超市剩余应付款金额，并及时上报营销部统计组，以杜绝长期对账不清造成的潜在亏损，对于查实的潜亏金额，应及时查找原因，并及时解决、处理账务，属于人为失职原因造成损失的，除由责任人全额赔偿外，还将追究责任人的其他失职责任。13、办事处会计必须每月或者每季度与公司、客户核对往来帐，属于时间性差异的，必须及时调整；属于其它情况的要联系业务人员进行核查，金额较大的上报营销部和财务部进行处理。客户不配合对账，办事处必须暂停供货。办事处财务会计应在第一时间内，将不配合对账客户的名单及原因至肉食总部、肉食财务部。14、办事处会计（散熟主管、生鲜主管）负责每月与公司财务核对、上报真空熟食、散熟超市、生鲜超市对账情况表，对于差异较大的要及时查找原因。15、直营办事处汇款由办事处会计直接确认入账，收到的支票、汇票直接传送给公司财务部出纳员。16、办事处真空个人消费帐户用于现款现货业务，不得存在应收款余额，如果出现限期清理，限期不清理扣发工资，按照余额30%缴纳罚款。第五章库存商品管理规定（一）公司产品管理规定1、订货申请1.1办事处的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则，尽可能降低库存风险。

1.2办事处在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。

1.3根据上述要求，办事处计划员在分销系统录入《销售订单》，经销售部审核无误后，办理发货程序。2、产品入库2.1采购入库:公司发货到达办事处后，办事处保管根据公司发货单清点货物，验收无误后在发货单上签字，并根据公司发货单，录入分销《成品入库单》，将公司发货单收货人联次传财务部门入账。2.2退货入库：商超或经销商货物退回，业务人员要在第一时间到超市办理退货手续，根据退回产品数量,填制红字销售发货单，入库时保管员清点数量，根据实点数量，核对红字销售单据并审核。超市出具的退货单必须同退货实物相符，对存在差异的由业务员及时同超市沟通处理，因退货不及时造成往来账核对不清的，由业务员承担。3、产品出库3.1销售出库：所有的销售出库必须凭发货单出库，发货单必须要有保管员、业务员签字。保管员根据发货单品名、数量进行出库，出库完毕后，在分销中审核发货单。3.2非常规未签订销售合同的客户，必须由办事处主任签字方能发货，办事处主任不在办事处的情况下，由办事处主任书面授权业务主管负责办理商品出库的审批手续，授权书内容包括：授权人、被授权人、授权范围、授权期间等内容，授权书做为办事处重要档案保存，授权期间出现任何风险，由授权人和被授权人共同承担。3.3支票或汇票结款的手续要求，要款到发货，特殊情况由业务员提出未到账发货申请，办事处主任批准后方可发货，出现风险办事处主任负连带责任，会计负责审查手续完备性。3.4退回保管员清点需要退回公司的产品，填制退货凭证，交给司机，司机在收货人处签字。货物送到公司后，公司仓库填制退货单，传给办事处保管员，保管员核对数量后及时审核，保证退货业务在发出之后三天内处理完毕。4、盘点制度保管员对库存量要做到心中有数，每月定期同会计人员一起对库存进行全面盘点，对库存存在差异无法落实原因的进行责任分担，盘盈入账，盘亏由保管员承担70%，办事处主任承担30%，盘点结果以书面形式上报公司财务部和办事处主任，每月的盘点表要留存办事处备查。5、日常库存管理5．1保管员要及时的核对库存明细帐，确保帐物相符。5．2保持合理的库存结构，将商品按类别存放，按照“先入先出”原则进行出库，保持良好的库容库貌。5．3对于长期积压、将要过保质期的产品，及时上报办事处主任。（二）促销赠品、宣传品的管理规定1、公司根据办事处申请将促销赠品、宣传品运达后，由办事处保管员验收入库，及时登记促销品库存保管帐。2、使用时，办事处业务员列明事由及出库明细，经办事处主任审批后由领用人签名出库。保管员把业务员带回的签收单做为回执统一管理，每月统一整理，装订成册，汇总归档。3、促销赠品、宣传品按照货物的管理标准整齐摆放，及时记账，严禁胡乱堆放，否则查处一次罚款100.00元。4、促销赠品严格执行促销规定，严禁不按照标准弄虚作假随意发放或据为己有，否则查处一次，除追回物品外，加罚500.00元。5办事处会计每月末对促销物料进行盘点，并填制《促销物料盘点表》，存档备查