文件控制程序新版

文献控制程序1.0目的为了对与质量体系有关的文献和资料进行控制，保证在质量体系有效运行的各有关场所，都能使用文献的有效版本。2.0合用范围我司的质量手册、程序文献、工作指导性文献及其他执行质量活动所根据的外部（含客户、供应商）提供的资料、国际／国家／行业原则等均在此范围内。3.0职责文献类别编写/变更/废止审核批准发行管理原稿管理质量手册ISO9001推进小组管理者代表总经理文控中心文控中心程序文献部门主管或以上人员管理者代表总经理工作指导性文献有关部门有关人员部门经理技术文献工程部有关人员部门经理外来文献管理者代表4.0定义：4.1质量手册：论述一种组织的质量方针，并描述其质量管理体系的文献。4.2程序文献：为进行某项活动或过程而形成文献的规定。4.3工作指导性文献：提供怎样一致地完毕活动或过程的信息文献，包括作业指导书、技术文献、表格、工作细则等。4.4记录:为完毕的活动或到达的成果提供客观证据的文献。4.5受控文献：指在文献的拟制、更改、作废、审核、同意、发放、回收等各阶段均能得到控制的文献。即在有更改或作废时，能及时回收的文献。4.6非受控文献：在文献更改或作废时，不予进行发放、回收控制的文献。5.0程序5.1文献分类5.1.1内部文献分质量管理体系文献和非质量管理体系文献两类。5.1.1.1质量体系文献分为四层(1)质量手册 (2)程序文献(3)工作指导性文献(4)表格记录5.1.1.2非质量体系文献是指与质量管理体系无关的行政和财务类文献,如内部联络函、告知、财务帐目等。5.1.2外部文献分为5.1.2.1客户提供的文献。5.1.2.2供应商提供的文献。5.1.2.3外部机构提供的产品原则(如GB、ISO、ROHS、CE、UL)。5.2文献格式5.2.1程序文献可采用七段论形式,即:(1)目的(2)合用范围(3)职责(4)定义(5)作业内容(6)有关文献(7)质量记录5.2.2作业指导书可用四段论形式,即:(1)目的(2)合用范围(3)职责(4)程序5.2.3质量手册章节次序根据ISO9001：国际原则条款号编写。5.2.4文献编码原则：5.2.4.1一、二级文献编码原则：流水号QM（手册代号）、QP（程序文献）企业代号DXC/XX流水号QM（手册代号）、QP（程序文献）企业代号（手册以年份为流水号、程序文献以01、02、、为流水号）（手册以年份为流水号、程序文献以01、02、、为流水号）5.2.4.2三级文献编码原则：企业代号部门代号文献类别企业代号部门代号文献类别流水号（见表2）（见表2）（见表1）（见表1）5.2.4.3部门代号和文献类别代号见表1和表2：部门代号表1文献代号表2部门代号文献名称代号企业DXC质量手册QM总经理00程序文献QP行政部01作业指导书WI销售部02表格QR品管部03检查原则STD生产部04图纸DR采购部05技术部06仓库075.3文献编写、修订、作废：5.3.1文献编写：在制定文献之前，应向文控员申请编号，文控员根据《受控文献清单》予以编号。由有关部门，依本程序第3项的职责规定编写，经权责人员核准后，交由文控中心发行及管理。5.3.2文献修订：5.3.2.1文献需修订时，应由提出部门填写《文献拟制更改申请表》（不含认证前初次拟制文献），注明更改原因、内容，经权责人员核准后交文控中心，文控员将需修改文献，交给提出者进行修改,提出者同步填写《文献修改记录》，修改完毕后交文控员发行及管理，《文献修改记录》同原稿寄存。5.3.2.2所有文献版本均从A版开始，若有变更则依次改为B、C、D等（版次：01、02、、）版次超过3次后（含3次），则修订版本，如A/3—B/0。5.3.3文献作废：由提出部门填写《文献更改申请单》，阐明原因，待权责人核准后交由文控中心，文控员将需作废文献原稿加盖“作废”印章，按部门、文献性质逆序存档，并回收各单位保管的有关文献副本直接销毁。5.4文献发放、回收5.4.1文献发放人根据所需发放范围在《文献发放/回收登记表》列出“发放号”和“收文部门”，经权责人同意后，在发放的文献上加盖“受控”章，并填上对应的“发放号”，文献“发放号”由二位阿拉伯数字构成，如“01”、“02”等等。5.4.2如客户、分供方、认证机构需要企业文献参照，经管理者代表核准后加盖“资料”印章发出。5.4.3文控员在回收受控的旧文献时，需要在《文献发放/回收登记表》的备注栏中注明。5.5文献销毁：从各部门回收的旧版文献由文控中心统一销毁，并建立《文献、质量记录销毁清单》。5.6文献管理：5.6.1文献保管：原稿一律由文控中心保留，分发的文献副本由各部门自行保留，并建立《受控文献清单》。5.6.2对外文献：如客户、分供方、认证机构需要企业文献参照，原则上非受控文献修订、作废不予回收。5.6.3现场使用的文献须置于工作场所。文控中心及各部门设专人管理文献,并将文献管理纳入内部质量审核项目中,以保证文献对的使用。5.6.4各部门不得自行影印质量管理体系文献，如发既有缺页、破损，字迹模糊，由部门负责人核准后向文控中心申请补发。5.6.5文控中心于每月末根据《受控文献清单》对各部门文献完整性、合用性、有效性进行稽核，各部门若对文献内容有疑问时，可随时向文控中心征询。5.6.6任何人不得在正式文献上加以标识书写任何文字、图形或符号。5.6.7外部文献的管理：外部文献，如与质量体系、产品有关的国际/国家/行业原则或技术资料等，由文控中心统一接受，纳入《受控文献清单》。若需发放到部门使用的，经管理者代表确认后，副本加盖“参照”章，可直接分发给使用部门，填写《文献发放/回收登记表》，并依内部文献的管理措施实行5.6.8电子文献：电子文献由行政人事部定期请专人系统升级、备份和杀毒维护。6.0记录管理：有关文献与资料管理的有关记录依《记录控制程序》实行。7.0有关文献《记录控制程序》8.0质量记录《受控文献清单》《文献拟制更改申请表》《文献修改记录》《文献发放/回收登记表》

附件B受控文件清单序号文献名称文献编号版本备注1文献控制程序QP-01A2记录控制程序QP-02A3人力资源管理程序QP-03A4生产设备控制程序QP-04A5客户需求识别与评价程序QP-05A6QP-06A7采购与进货检查程序QP-07A8供应商管理程序QP-08A9生产过程控制程序QP-09A10监视和测量设备控制程序QP-10A11内部质量审核程序QP-11A12不合格品控制程序QP-12A13纠正和防止措施控制程序QP-13A

附录B文献评审同意单DXC1002-02NO:文献编号文献名称起草人年月日查对人年月日起草部门发放部门评审部门评审意见评审人评审日期审批意见

附录C文献发放记录DXC1002-03NO:发放部门发放人文献编号文献名称受控号收文部门份数签收日期备注

附录D文献更改告知单DXC1002-04NO:文献编号名称告知更改日期提出更改人更改负责人执行更改日期告知更改部门有关更改部门更改原因原：现：更改方式□划改□换页更改标识□签章□编码□其他评审意见同意意见同意人:年月日备注

附录E文献废止告知单DXC1002-05NO:文献名称废止理由负责人告知废止