论过程的要素

论过程的要素

关于高等职业教育的管理，文献浩大，理论体系和复杂理论相结合。但从实际操作层面,从可供实际工作借鉴的角度研究教学管理却寥若晨星。因为这很困难,教学管理在国家教育方针、政策、规章的统辖下因地、因校制宜,不可能整齐划一;虽然制度、规章更带有根本性、稳定性和长期性,但实际操作却是常变的。为此,从千差万别、处于变动状态的教学管理操作中,抽象出相对稳定的要素与流程,并以此为依据构建教学管理、教学组织、教学文件的体系和系统,便成为具有实际运用价值的开创性研究。一、关于教育管理1.教学管理、过程、流程等概念的关系什么是教学管理?回答这个问题之前首先要回答什么是管理。从管理进入人类的观念形态以来,人类从来就不曾取得对于管理定义的一致理解。直到目前为止,管理还没有一个统一的定义。管理在管理学中通常被定义为:过程、行动。如:“管理是在一定的环境下,为了达到组织的目的,组织内的成员从事提高组织资源效率的行为”、“管理是指在一定组织中的管理者,运用一定的职能和手段来协调他人的劳动,使别人同自己一起高效率地实现组织既定目标的活动过程”。采用上述定义,教学管理是指管理者通过一定的管理手段,使教学活动达到学校既定的人才培养目标的过程。既然教学管理是一种行为与过程,有研究者认为必须由四个基本要素构成,即:管理主体(由谁管)、管理客体(管什么)、组织目的(为何管)、组织环境或条件(什么情况下管)。从整体上研究把握教学管理,“四要素说”是有道理的。过程,也可称流程,是指一个或一系列连续有规律的行动,这些行动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的实现。教学过程也是如此,是一个或一系列连续有规律的行动。它是线型的、连续的,由若干行动组成的。这些行动是必要的、相对稳定的、对过程发生影响的,因此行动、流程构成了整个过程的基本要素。要素,构成事物必不可少的因素,组成系统的基本单元。具有层次性,一要素相对它所在的系统是要素,相对于组成它的要素则是系统。在系统中相互独立又按比例联系成一定的结构,并在很大程度上决定系统的性质。同一要素在不同系统中其性质、地位和作用有所不同。系统中一要素与其他要素差异过大,便会自行脱离或被清除。2.从性质上看,学校是教学组织形式的创新如果说教学管理基本要素是管理客体,那么教学管理组织则成为管理主体。前者解决管什么的问题,后者解决由谁管的问题。组织,在管理学中的定义指组织结构,即“反映人、职位、任务以及它们之间的特定关系的网络”、“把人力、物力和智力等按一定的形式和结构,为实现共同的目标、任务或利益有秩序有成效地组合起来而开展活动的社会单位”。教学组织则是为有秩序有成效地开展教学及其管理活动而组建的学校单位,具有层次性,相互独立又彼此联系成一定的结构。做为管理主体必须服从、服务于管理客体,其管理对象是“事”,即教学管理基本要素,而不是“人”。必须因事设岗、设机构,不可因人设位。教学管理组织机构系统,应与教学管理基本要素体系相匹配、相适应。3.教学组织自治的理论依据:会出现未遵守规则、社会主义教学管理文件是教学管理制度的载体。制度最一般的含义是“要求大家共同遵守的办事规程或行动准则”。教学管理制度是为有秩序有成效地开展教学及其管理活动而制定的、必须共同遵守的规则、规程及标准,并调节教学组织之间的关系。教学管理文件同样具有层次性,相互独立又彼此联系成一定的结构。相对于管理主体与管理客体,教学管理文件构成管理行为的“组织目的”,解决为何管的问题;“组织环境或条件”,解决什么情况下管的问题。二、教育和行政的基本制度教学管理基本要素体系可用“高职教育教学管理基本要素体系表”、“高职教育教学管理基本要素及工作流程表”二个表格描述。1.高职教育教学管理体系三级要素高职教育教学管理基本要素体系表,主要依据《教育部高等职业学校、高等专科学校和成人高等学校教学管理要点》,通过调研10余所高职院校教学管理过程,结合本校实际构建。高职教育教学管理体系有6个一级基本要素,28个二级基本要素,132个三级基本要素,三个级别共计166个基本要素。教学管理基本要素体系表,完整地描述了高职教育复杂的教学管理过程,用具有层次性,相互独立又彼此联系成一定结构的基本要素,构建了教学管理体系。教学管理管理系统(1)一级基本要素。教学管理基本要素体系中最稳定的要素,是教学管理过程中若干工作的集合。它不是某项具体管理工作,是一系列性质相近或联系密切工作的组合。每个一级基本要素构成一个教学管理系统。高职教育有6个一级基本要素,分别构成:教学机构设置管理系统、教学计划与大纲管理系统、教学运行管理系统、教学质量管理系统、师资队伍管理系统、教学基本建设管理系统。这6个管理系统反映了教学管理的规律和国家教育管理部门对教学管理的基本要求。具有稳定性和持久性。(2)二级基本要素。教学管理基本要素体系中相对稳定的要素,是教学管理过程中某方面、某项工作或教学管理的子系统。高职教育有28个二级基本要素。二级基本要素构成了教学管理过程的常规性工作,具有不可忽缺性。教学管理二级基本要素反映了教学管理的全过程。教学管理二级基本要素具有相对的稳定性,它随着教育改革的深入、国家教育管理部门政策、法规的调整而有所增减变化。但二级基本要素的增减变化始终是局部的、小范围的,其基本面与结构保持相对稳定。长期教学管理实践中形成的常规性管理工作,是教学管理规律的反映,不会因为某项改革或政策变化而产生根本性的改变。(3)三级基本要素。教学管理基本要素体系中最活跃的要素,是教学管理过程中,某项管理工作的管理环节或专项管理工作。教学管理三级基本要素随着教育改革的深入、国家教育管理部门政策、法规的调整而发生变化。它必须与教学管理实践相对应,及时反映教学改革和完善教学管理的进程。教学管理要素高职教育教学管理基本要素体系表,用系统的方法,简明、清晰地描述了教学管理的复杂过程,构建了教学管理体系。基本要素具有层次性,相互独立又彼此联系成一定的结构,这个结构就是学校教学管理过程(体系)的结构。教学管理过程是个系统,每项具体的教学管理工作与环节都是这个系统的一个点,即独立又相互联系,并对其它工作产生影响。运用教学管理基本要素体系表有利于纲举目张,提高管理效率,有利于正确处理局部与全局的关系,规范管理行为。一、二级基本要素具有稳定性和相对稳定性,三级基本要素是活跃的要素。一、二级基本要素构成了教学管理体系稳定的结构,三级基本要素提供了持续改进教学管理体系的空间,使之与时俱进,充满活力。运用教学管理基本要素体系表有利于构建稳定的教学管理组织系统和教学管理文件系统,并且有利于在保持稳定的前提下,改进和完善教学管理组织和教学管理文件。2.从实践应用的角度而言,教学管理所有工作流程的描述得更为困难,是应用价值较该表是在大量研阅文献的基础上,通过深入考察本校、其它兄弟院校教学管理实践后构建的。它从应用的层面,对教学管理所有工作的流程进行了描述,角度新颖,内容详实,具有较强的参考应用价值。因篇幅的原因,本文节录该表的部分,仅涉及1个一级基本要素、3个二级基本要素,5个三级基本要素,供管中窥豹。完善教学管理的内部控制体系该表由一、二、三级要素,工作流程(规范),责任、相关部门,相关文件4部分构成。(1)一、二、三级要素,与教学管理基本要素体系表的各级要素完全一致。教学管理基本要素及工作流程表是教学管理基本要素体系表的扩展与延伸,是研究教学管理过程的具体应用。(2)工作流程(规范),是对某项教学管理环节或专项管理工作的内容、流程、标准进行描述。它与三级基本要素对应,是实施教学管理、规范管理行为的依据,也是改进教学管理工作的主要内容。定期总结、研究、改进工作流程(规范),可使教学管理工作在稳定的结构下不断得到完善。(3)责任、相关部门。从规范管理、提高管理效率的角度,任何一项教学管理环节或专项管理工作必须由一个部门全权负责,该部门为责任部门。同时,相当多的教学管理环节或专项管理工作需要多部门共同完成,除责任部门之外的其它共同完成部门为相关部门。责任部门与相关部门之间不是行政的上下级关系,而是教学管理业务间的指导与被指导关系,但是这种关系仅存在于具体的工作中,离开了具体的工作,相互间的这种关系也就不复存在。(4)相关文件,记载工作流程(规范)的教学管理文件。教学管理文件是教学管理制度的载体,以教学管理文件形式发布、固化教学管理内容、流程和标准,才能使之成为教学管理过程中共同遵守的准则。本表描述了对应教学管理体系应该具有的教学管理文件,及该文件应包含的内容。以工作流程规范推行管理工作流程在教学管理过程中处于中心地位。本表在详细描述工作流程的同时,将它与教学管理基本要素、责任部门、相关部门和相关文件相对应,用简洁明了的二维表格方式,清晰地描述了管理客体、管理主体、组织目的、组织环境或条件的相互关系,构成完整的教学管理体系模型。工作流程(规范)随着教学与管理的改革而发生变化,但其中经过长期教学管理实践形成的“程序性的流程”,则保持相对稳定。稳定的管理程序是规范教学管理的重要因素,克服重内容轻程序的随意性可收到事半功倍的效果。运用本表组织实施教学管理,有益于管理的规范化、程序化。工作流程(规范)与责任部门、相关部门和相关文件相对应,一方面有利于因事设岗位、设机构,划分部门职责、调解部门关系,构建与教学管理过程、教学管理体系相适应的、高效率的教学组织;另一方面可参照制定教学文件,从系统的角度构建教学文件系统,形成完善、严密的教学管理制度。三、立与犯联系的结构教学组织机构是为了有秩序有成效地开展教学及其管理活动而组建的单位,具有层次性,相互独立又彼此联系成一定的结构。教学组织机构做为管理主体,必须服从、服务于管理客体——教学管理基本要素,因事设岗、设机构,与教学管理基本要素体系相匹配、相适应。构建教学管理组织系统,可用“高职教育教学组织结构表”、“高职教育教学管理职能分配表”二个表格描述。1.教学管理组织或党员本研究教学管理组织是广义的概念,凡与办学、教学、教学管理业务联系相对紧密的单位都列入教学管理组织。提供思想政治保证的党群单位未列入。教学系指高职院校设置的系、部、院等教学单位,它们在实施教学与管理方面,性质相同、职能一致,为论述方便,统称为“教学系”。2.教学管理组织管理的职能按一定的组织结构组建学校单位,仅是构建教学管理组织的第一步,界定与描述组织结构内部各单位职能,并且与教学管理基本要素体系相匹配,是构建教学管理组织更为重要的工作。该表是在“教学管理基本要素及工作流程表”与“教学管理组织结构表”的基础上构建,对教学组织各单位的职能进行了描述,形式简单,清晰明了,涵盖教学管理所有工作。本文节录该表的部分,涉及4个一级基本要素、12个二级基本要素,49个三级基本要素,为原表的三分之一。教学组织要素表规范的整合教学管理职能分配表由一、二、三级要素,教学组织单位,职能标识●、◎三部分构成。(1)一、二、三级要素,与教学管理基本要素及工作流程(规范)表的各级要素完全一致,是对该表的延伸与具体运用。(2)教学组织单位,与“教学管理组织结构表”的结构一致。(3)职能标识●、◎,表示教学单位对该项管理工作、管理环节或专项管理工作(三级基本要素)具有管理职能,或表示将该项管理工作、管理环节或专项管理工作(三级基本要素)的管理职能分配给教学单位。其中,●表示责任职能,◎表示相关职能。项目组织领导及责任责任职能:对某项管理工作、管理环节或专项管理工作全面负责并承担首要责任。负责方案策划、制定文件、组织实施、检查指导、效果反馈等。相关职能:对某项管理工作、管理环节或专项管理工作部分负责并承担共同责任。依据工作和部门的不同性质、类别,分别负责承担任务、或协同配合、或检查督导、或咨询参谋等。教学管理职能分配表(1)该表针对教学管理三级基本要素分配职能,涵盖教学管理全过程、各环节,可做为制定教学管理规范、部门管理职责的依据。(2)教学管理三级基本要素以及相应的工作流程(规范)是活跃因素,应随着教学改革深入、实际情况变化而变动。三级基本要素发生变动,教学管理职能分配表随之发生变动,使部门管理职能与教学管理过程形成有机的整体,有利于管理工作的组织落实。(3)任何一项教学管理环节或专项管理工作必须由一个部门全权负责,同时绝大多数工作需要多部门共同完成。部门之间不存在行政的上下级关系,但在教学管理业务间随时存在指导与被指导、协调与被协调、检查与被检查的关系。部门之间的关系仅存在于具体的工作中,离开了具体的工作,相互间的这种关系也就不复存在。本表针对每项具体工作分配职能,实质是针对每项具体工作描述部门间的关系,可方便地在实际工作中运用。(4)本表提供了“因事设岗、设机构”的模型,通过改变管理职能分配,可以方便地调整和改革机构设置,并保持工作衔接和稳定。四、教学管理文件的编写1.结构范围及问题描述教学管理文件是为有秩序有成效地开展教学及其管理活动、调节教学组织之间关系,而制定的、必须共同遵守的规则、规程及标准。教学管理文件具有层次性,相互独立又彼此联系成一定的结构。相对于管理主体与管理客体,教学管理文件构成管理行为的“组织目的”、“组织环境或条件”,解决为何管、什么情况下管的问题。按照事先确定的研究对象,本课题仅涉及下列范围教学管理文件及问题。⑴针对教学管理过程,即针对教学管理基本要素体系制定的教学管理文件,不涉及教学计划、教学大纲等资源类以及规划、计划、标准类的教学管理文件;⑵以学校名义行文发布的教学管理文件,不涉及未行文或部门发布的教学管理文件;⑶重点研究、描述高职教育的教学管理文件系统结构,不涉及教学管理文件制定及其内容。2.学校文化建设引入其他文化,有利于促进业务的绩效、制度和规则的执行教学管理文件属规章制度类应用文,以下对文种的描述仅限于各种应用文在学校制定教学管理文件中的运用,而非完整的定义与描述。⑴章程:章程是学校组织、社团经特定的程序制定的关于组织规程和办事规则的文种,是一种根本性的规章制度。适用于组织、社团在行使业务职权时制定的规则。如:学校章程、教学指导委员会章程等。⑵条例:条例是学校制定或批准的规范性文种,用于规定比较长期实行的调整行政、教学等方面的准则与要求,或用于某一组织、职权的任务和权限等内容。如:教学督导条例、教学事故处罚条例等。⑶办法:办法是学校对贯彻执行某项政策、法规或进行某项工作的方法、步骤、措施等提出具体规定的文种,侧重于行政约束力,条款具体、完整。如专业设置管理办法、教师聘任管理办法等。⑷规定:规定是学校对特定范围内的工作和事务制订相应措施,要求所属部门和人员贯彻执行的文种,具有较强的约束力,内容细致,可操作性较强。如:学籍管理规定、仪器设备采购管理规定等。⑸细则:细则是学校为了贯彻执行某项政策、规定或其中的部分条文,而制定的具体实施办法、补充、说明的文种,它依附于某一规定、文件,是细则赖以产生的前提。如:课程实践实施细则、教学检查实施细则等。⑹规范:规范是学校以明文规定的形式确立的,某一范畴内或一定过程规则、标准、法式的文种,是某项教学、管理、学习等行为、活动所遵守的规则。如:教学工作规范、编制教学文件规范等。⑺制度:制度是学校为加强对某项工作的管理而制定的要求有关人员共同遵守的文种,分岗位性制度和行政性制度两种。岗位性制度适用于某一岗位上的长期性工作,又称岗位责任制,如:教师值班制度、工作职责等;行政性制度适用于某一方面工作带有法规性质的规定,如:教师进修制度、科研经费报销制度等。⑻规则:规则(守则)是学校对某一事务或活动的行为准则作出具体规定的文种,与章程、办法、细则等法规性文书相比,档次要低一些,只适用于对一定范围内的某一具体管理工作或某一活动进行规范。如:考场规则、图书借阅规则、学生守则等。⑼意见:意见是对工作中遇到的新情况和新问题,原有政策、规章不够明确或不相适应,需由学校提出见解、措施进行指导的文种,为下一步完善和制定有关规章、制度做好必要的准备。适用于指导工作,又不能使用刚性很强的“决定”等公文时使用。如:加强学风建设的意见、加强教学管理研究的意见等。正确使用文种是规范教学管理文件的基础和基本要求。3.教学管理客体⑴教学管理文件是开展教学及其管理活动、调节教学组织之间关系的规则、规程及标准,它的制定缘于办学过程的需要,是客观世界、教学及教学管理规律的总结与反映。离开了办学过程及其行为,也就无所谓教学管理文件。由此可见,任何一个教学管理文件必须依附于一定范围的教学管理客体(行为、活动)而存在。⑵本目录是在“教学管理基本要素及工作流程(规范)表”的基础上构建,是对该表“相关文件”的整理、归纳,清晰地描述了高职教育的教学管理文件系统。⑶教学管理基本文件目录构成教学管理基本文件目录由教学管理系统、基本文件两部分组成。(1)高职教育有6个教学管理系统。本目录的教学管理系统,与教学管理基本要素体系表的一级要素相同。一级基本要素,是教学管理过程中若干工作的集合,是一系列性质相近或联系密切工作的组合,也是具有相对独立意义的教学管理系统。(2)高职教育有62个基本文件,分别归集于不同的教学管理系统。它们不是实体的教学管理文件目录,是本研究构建的文件系统模型,因此未涵盖,也不可能涵盖所有教学管理文件。⑷做为一项研究成果,教学管理基本文件目录,可在学校制定教学管理文件、建立教学管理文件系统时参考。4.教学管理基本植物设计表的结构表教学管理基本要素体系与教学管理机构系统,具有层次性,相互独立又彼此联系成一定的结构。同样,与教学管理基本要素体系相匹配、相适应的教学管理基本文件系统,也具有层次性,相互独立又彼此联系成一定的结构。⑴本表在“教学管理基本要素及工作流程(规范)表”与“教学管理基本文件目录”的基础上构建,对教学管理基本文件系统的层次、结构以及相互间的关系进行了描述,形式简单,清晰明了。本文节录该表的部分,仅涉及3个一级基本要素、9个二级基本要素,37个三级基本要素。⑵教学管理基本文件系统结构表构成本表由一、二、三级要素和三、二、一级要素相关文件二部分构成。(1)一、二、三级要素,与“教学管理基本要素及工作流程(规范)表”的各级要素完全一致,显示出教学管理基本文件系统依附于教学管理基本要素体系的对应关系。(2)三、二、一级要素相关文件,表示该文件适用(相关)的范围。三级要素相关文件,表示适用于对应的三级要素的业务范围;二级要素相关文件,表示适用于对应的二级要素的业务范围;一级要素相关文件,表示适用于对应的一级要素的业务范围。⑶教学管理基本文件系统结构表运用(1)该表将所有教学管理基本文件分别与三、二、一级要素相对应,清晰地描述了每个文件的适用范围,或不同范围教学与管理活动有何管理规章与制度。运用于实际工作,有利于健全、完善教学管理文件系统。(2)该表清晰地描述