货币资金管理中存在的问题及对策

货币资金管理中存在的问题及对策

2001年6月22日，财政部根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制标准-基本规范》的相关法律法规，制定并发布了《内部会计控制标准：货币资金（试点）》（以下简称“规范”），为本部门货币资金的管理、监控和检查提供了具体的操作方法。对照《规范》及其他有关规定,笔者总结出有些单位在货币资金管理中存在的一些共性问题,并提出相应解决办法,旨在使这些单位的货币资金管理工作早日步入制度化、规范化、科学化轨道,减少、杜绝货币资金管理中违纪违规问题的产生。一、大量使用无证人员分析在会计工作中,出纳员是一个非常重要的岗位,出纳员必须具备良好的职业道德和业务素质,并持有会计人员从业资格证书。实际工作中,有些单位对这一岗位认识不足,认为只要领导签字后能收钱、付钱就行,于是实际中大量使用无证人员上岗,并且任人唯亲,尤其是一些私营企业和小企业,因其不具备相关知识,工作中根本起不到应有的作用,形同老板的私人保管。岗位轮换作为内部控制的一种手段,在干部管理中已形成一种制度,效果很好,许多重大经济案件就是通过岗位轮换发现的。同样,对于办理货币资金业务的人员,也应实行岗位轮换,实际中,有些单位从未建立岗位轮换制度,一个出纳员在出纳岗位上一干就是几年、甚至十几年。对此,各单位应根据《规范》第七条规定“单位办理货币资金业务,应当配备合格的人员,并根据单位具体情况进行岗位轮换”和有关回避制度的规定,实行岗位回避。二、经办人需按照授权进行审批虽然大部分单位建立并执行了“一支笔”审签制度,但货币资金业务授权审批作为制度大都没有建立,尤其是对于重要的货币资金支付业务,未建立集体决策和审批制度。对此,应按照《规范》规定:每一单位应当建立严格的授权审批制度,明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和要求。审批人按照授权范围进行审批,经办人按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批业务,经办人有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。对于重要的货币资金支付业务,还应实行集体决策和审批,并建立责任追究制度。另外,有些单位在办理货币资金时程序不明确,有的领导(审批人)一签字,不经审核人员审核,出纳员不问青红皂白就支付,生怕当事人有意见、领导不满意;有的领导签字后,经审核人员审核后出纳才支付,但审核形同虚设;更有甚者,领导(审批人)一个月签批的已经出纳员支付的支付款项的原始凭证,出纳员月底才交会计人员进行审核、编表。对此,各单位应当按照规定的程序办理货币资金支付业务,即按照《规范》第十条规定的:支付申请——支付审批——支付复核——支付办理四个程序进行,即货币支付未经申请审批人不予审批;未经审批人审批,复核(审核)人员不予复核(审核);未经复核人员复核,出纳人员不得办理支付业务。三、单位的监督检查现金库存限额、使用范围这是现金管理中两项最基本的制度,会计人员人人皆知。实际工作中由于银行之间揽储大战的恶性竞争,开户行近几年在这方面对开户单位的监督检查好象从未进行,生怕撤户走人;其他监督部门在这方面的监督也没有跟上,有些单位明知故犯,现金库存超限额司空见惯、现金使用超范围习以为常。据报道,有一小单位库存现金经常高达10万多元;有一单位年费用支付中现金支付占75%以上(工资除外),用现金一次支付一千元以上的开支是平常事,材料物质采购明知对方的账号和开户行,却偏用现金支付,如某单位一次用现金向淮阳矽钢片厂购买矽钢片4、14万元、一次支付修理费近万元等等。对此,各单位首先要严格按照有关现金库存限额、现金使用范围的规定自律;金融部门要严格按照《现金管理暂行办法》的有关规定,加强对开户单位的监督检查;财政、审计等综合监督部门加强综合监督的力度和深度。四、创建“小金库”审计国家三令五申,严禁私设“小金库”、“账外设账”,可这一货币资金管理中的顽症,不仅屡禁不止,而且大有泛滥之势。据《中国审计报》报道,审计署驻沈阳特派办对大窑湾出入境检验检疫局进行财务收支审计时,查出该局所属事业单位技术服务中心私设“小金库”160、8万元;某县供销机械厂私设“小金库”151万元,除厂长贪污侵占21万元外,其余全部被用于吃喝招待、送礼。诸如此类问题,可谓屡见不鲜,比比皆是。对此,各单位应当按照《规范》第16条规定“单位取得的货币收入必须及时入账,不得私设小金库,不得账外设账”,并且对查处私设小金库的单位,除按照规定追究单位的责任、对单位进行处理处罚外,一定要追究有关责任人的责任,不能只处罚单位,不处罚个人,因为罚单位一千不如罚个人一百效果好。五、账户或卡的选取应符合《规范》第32条规定由于银行之间揽储大战,加之企业的利益驱动,有些企业尤其是一些小企业和私营企业多头开户或卡,公开对上级主管部门和债权人的账户存款很少或没有,而对内在未联网的所(办)则另有账户或卡。对此,各单位应按照《银行账户管理办法》的有关规定开设账户,金融部门要严格按照上述管理办法进行开户审查。关于预留银行印鉴,实际工作中,不少单位为图方便,预留银行印鉴、银行结算凭证全部由出纳员一人掌管;有的预留银行印鉴归出纳员掌管、而银行结算凭证由另外一个人保管等等,这些做法都不符合印鉴分管的规定。对此,各单位应按照《规范》第22条规定“单位应当加强银行预留印鉴的管理,财务专用章应由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。”六、建立货币资金业务的监督检查制度实际工作中,大部分单位均未建立货币资金监督检查制度,比如单位现金、银行存款的核对,大都是由出纳员自己核对,是对是错、是否存在问题,只有出纳员自己清楚,而没有作为制度由他人来进行核对。对此,各单位应按照《规范》第五章的规定建立货币资金业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员(可委托或授权给内审部门)的职责权限,定期不定期地进行检查,检查其货币资金业务相关岗位