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公文写作1/44（一）公文格式内容公文普通由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文中组成部分标识规则，参考《国家行政机关公文格式》国家标准执行。一、公文格式2/44（二）公文用纸幅面及版面尺寸1．公文用纸幅面尺寸。采取A4型纸，尺寸为210mm×297mm。2．公文页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为：37mm，正负1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm，正负1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。3/44（三）公文中各要素标识规则公文各要素划分为眉首（头）、主体（身）、版记（脚）三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素统称主体；置于主题词以下各要素统称版记。4/441．眉首，即公文“头”。包含：（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文次序编号。如需标识公文数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。（3）紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。5/44（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红字标识。字号由发文机关以醒目美观为标准酌定，但普通应小于22mm×15mm(宽×高)。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须确保公文首页显示正文。6/44（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽红色反线。（6）签发人。上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其它签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关次序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名处于同一行并使红色反线与之距离为4mm。7/442．主体，即公文“身”。包含：（1）公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最终一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（3）公文正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。8/44（4）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期标识位置要视印章位置而定。9/44（6）公文生效标识。公文生效标识是证实公文效力表现形式。它包含发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一个是单一发文机关怎样标识公文生效标识，另一个是联合行文机关怎样标识公文生效标识。第一，单一机关发文印章。单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压成文日期上。10/44第二，联合行文印章。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采取同种加盖印章方式，以确保印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超出3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为预防出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章次序排列在对应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最终一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最终一排印章之下右空2字标识成文时间。11/44第三，特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距办法加以处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法处理。（7）附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。3．版记，即公文“脚”。包含：（1）主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。（2）抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。12/44（3）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）版记中反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（5）版记位置。版记应置于公文最终一面，版记最终一个要素置于最终一行。13/44（四）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后页不标识页码。14/44（五）公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表左侧，单页码置于表左下角，双页码置于表左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最终一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最终一页（封四）上。15/44公文写作总体要求：公文写作不象写记叙文、议论文、散文等其它文章，不提倡使用形容词或夸大性词或句子，不允许文过饰非、画蛇添足。公文写作贵在直笔，开门见山。二、公文惯用文种写作16/44贵在直笔是公文写作一条基本要求。直笔就是直截了当地表示内容，公文应该提倡直笔写作。直笔好处：公文是讲实用，只有直笔才能让人更加好地了解文中所表示内容，不至于漫无边际，摸不着头脑，或者产生不一样了解，直笔写成公文，方便人们去了解、去办理、去落实；公文语言特点是庄重、简明、平实。这就要求公文写作要直笔。直笔写作要把握三点：第一，在叙述时要平铺直叙，普通不采取倒叙和插叙，使人看了公文后，就马上知道事情始末，知道做什么，不做什么。第二，在语言上要通俗易懂，浅显明白，既不含蓄，又不意在弦外。第三，在主题上要观点显露，直陈目标，主张鲜明，区分清楚。17/44开门见山是公文开头一个基本写法，即单刀直入，直接揭示主题。因为文中不一样、内容不一样、对象不一样、目标不一样，开门见山也有不一样形式：第一，以依据开头，普通使用“依据、遵照、按照”等词语开头。第二，以原因开头，即首先说明行文缘由，或以“因为、因为、鉴于”等词语开头；或先概述某种原因，然后以“所以、所以”等词语承接。第三，以目标开头，即公文开头即表明行文目标，普通使用“为了、为”等介词结构。第四，以引文开头，普通使用“X年X月X日来文收到”、“你（单位）XX号文收悉”、“你单位《关于XXX请示》收悉”等句子开头。开门见山作用是：可使用公文来龙去脉一清二楚，观点突出，增强表现力和吸引力。18/441．概念。请示是适合用于向上级机关请求指示、批按时使用一个公文文种。适用范围：向上级机关请求指示、同意事项。陈说意见，请求指示。提出问题，请求帮助。说明情况，请求裁决。提出提议，请求处理。2．特点。行文方向定向性。行文内容请求性。行文目标求复性。行文时机超前性。请求事项单一性。（一）请示19/443．类型。从内容、目标角度分，通常有以下几类：求示性请示。求准性请示。求批性请示。4．写作注意事项。坚持一文一事。不能越级请示。不要多头主送。请示标准上不一样时抄送下级机关。除领导直接交办或尤其紧急事项外，请示不得直接送领导个人。20/445．写作。请示结构：标题、主送机关、正文、落款等。请示标题由事由、文种二者组成。正文可分三部分：一是事由；二是请示事项；三是结尾。请示“事由”这部分写作非常主要。能不能写好事由，直接关系到你请示能不能得到上级同意。写事由要很好把握两个方面问题：第一，围绕“请示事项”，要把事由写足、写详细，包含背景、来龙去脉、政策依据、客观需要等都要写清楚，讲彻底，让人以为事由充分、有力，令人信服。这么一来，上级看了才会引发共鸣，才会有同意处理或支持念头（举例）。第二，写作“事由”时，层次性、推理性、逻辑性要强，要围绕“请示事项”层层推进，把问题“讲绝”，给看者有一个压迫感，要到达让上级领导一看就以为你这个非处理不可程度。这么，你请示就是顶级请示（举例）。21/44请示事项就是向上级提出要处理什么问题。结尾，普通写法有三种：第一，“以上请示妥否，请指示。”第二，“特此请示，请批复。”第三，“以上请示如无不妥，请批转XXXX（单位）落实执行。”请示格式要求。其中非常主要有三点：第一，要套用“请示”公文格式样本。第二，一定要有“签发人”。第三，在“附注”要中标明“联络人、联络电话”。22/441．概念。适合用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关问询时使用一个公文文种。2．特点。行文单向性。时限不定性。内容广泛性。写法灵活性。（二）汇报23/443．类型。按其行文目标、作用不一样，可分为工作汇报、普通情况汇报、回复上级机关问询汇报等等。按其内容和表示形式不一样，分为专题汇报和综合汇报。4．写作注意事项。写作汇报普通要求：主题要明确，思绪要清楚；观点要鲜明，内容要真实、详细；重点要突出，文字要简练；汇报中不能夹带请示事项。24/445．写作。汇报结构和写法：标题、正文、落款。（1）综合汇报写作要求：综合汇报是综合性工作汇报和综合性情况汇报统称，是下级在一定时期内向上级汇报，便于上级了解、掌握下情。写作时要搜集、掌握大量情况和材料，包含正面、反面、经典、普通等方面材料。同时，要处理好三方面关系：第一，点与面关系。点是指局部问题，面是指全局问题。正确处理点与面关系，是写好综合汇报关键所在。第二，详与略关系。写作综合汇报要做到重点突出、详略得当、主次分明，重点要详写，普通性要略写。第三，事与理关系。事就是相关工作或事件情况，理就是对工作或事件进行分析、论证。25/44（2）专题汇报写作要求：专题汇报是下级就某项工作、某个问题、某一事件、某首先情况向上级汇报。要求：第一，速度要快。发觉新问题、新情况要及时报。不然，时过境迁，就会失去汇报意义。所以，平时要十分注意观察和发觉时势动态。第二，内容要专。这里强调一事一报。第三，情况要实。专题汇报情况，要求从实际出发，实事求是，如实反应事情原来面目和客观过程，有喜报喜，有忧报忧，不夸大，不缩小。不然，就会造成决议失误，后果不堪构想。第四，篇幅要短。汇报结尾普通写“特此汇报。”或“以上汇报如有不妥，请指示。”26/44通知属于知照性公文，使用频率最高，适用性最广。1．概念。适合用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或执行事项、任免人员。2．特点。使用范围广泛性。文种功效指导性。行文方向不确定性。（三）通知27/443．类型。大致可分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类。批转通知：批转下级机关公文，常见有以下几个情况：批转主要行政办法；批转带有普遍性主要事项处理意见；批转需引发各地重视和执行主要问题。转发通知：用于转发上级机关和不相隶属机关公文。传达通知：用于传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或执行事项。主要有：印发通知；单项事项通知；会议通知。任免通知：任、免干部职务，在地方行政机关用通知。28/444．写作注意事项。不能超越职权，给不相隶属机关发文。不能混同公文与事务文书。不能向上级发通知。不能与通告混同。29/445．写作。写作要求：明确行文目标；抓住主要内容；文字表述准确。通知普通包含标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分。标题，由事由、文种组成。但对转发通知标题当前仍存在争议，即终究怎样才标准。比如：“转发省政府转发国务院转发财政部关于XXXXX通知通知通知”，在语法上是没问题，但看上去、读起来很累赘。所以，我们习惯上使用“转发关于XXXXX通知”，但有些人认为这么语法有错。请大家探讨一下。主送机关，指公文主要受理机关，应用全称或规范化简称。30/44通报属知照性文种，担负特殊作用：一是提倡和褒奖作用；二是告诫和教育作用；三是提醒和启示作用。1．概念。通报适合用于表彰先进、批评错误、传达主要精神或者情况。2．特点。应用广泛性。通报是适用范围较广文种。事实真实性。真实性是通报生命，通报任何情况都必须是真实，不能有差错，更不能胡编乱造。内容经典性。通报内容都是比较新奇含有代表性主要事件。行文及时性。（四）通报31/443．类型。依据其适用范围，可分为三类：表彰性通报。比如：年底表彰先进单位和先进个人。批评性通报。比如：发生某事件以后，进行情况通报，吸收教训，处罚责任人。传达性通报。比如：某项检验工作结束后，对检验情况进行通报。32/444．写作注意事项。通知与通报。通知与通报主要区分：一是内容范围不一样。二是目标要求不一样。三是表现方法不一样。表彰通报不能与命令、决定混同。批评通报不能与决定混同。决定适用惩戒相关人员时，普通是错误或过失比较严重，影响范围较大。通报则属普通性，目标多为引发警觉。传达性通报不能与公告、通告混同。公告主要向国内外宣告主要事项或法定事项，偏重于向国外宣告。通告主要是向社会各方面公布应恪守或者周知事项，含有一定普遍性。通报则意在使相关单位和群众知晓，重在传达，普通不含有指令性。33/445．写作。写作要求：事例要经典；事实要准确；行文要及时；要求要可行。通报普通包含标题、主送机关、正文、落款四部分。标题，普通由事由、文种组成。主送机关。正文。包含三方面内容：（1）引据。即通报缘由。（2）主体。包含通报事项、处理意见、原因分析。（3）结语。包含希望和要求。落款。包含发文机关和成文日期。34/441．概念。适合用于不相隶属机关之间商洽工作，问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。2．特点。内容单一、一函一事；开门见山、直陈其事；措辞朴实、用语得体。3．类型。普通可分为三类：商洽函：用于不相隶属机关之间商洽事务。问答函：用于不相隶属机关之间问询和回复问题。请批函：用于不相隶属机关之间请求同意和回复审批事项。4．写作注意事项。（1）该用函不要用请示。（2）该用复函不要用批复。（3）该用函不要用汇报。（4）该用意见不要用函。（五）函35/445．写作。（1）标题。事由+文种。比如：“关于商请处理XXX问题函”、“关于商请安排XXX工作函”、“关于请求同意XXX事项函”、“关于同意XXX事项复函”、“邀请函”等。（2）正文。包含开头、主体和结尾。开头：发函原由，简约说明发函目标、理由或依据。主体：说明商洽、联络或请求同意事项，或对函请事项回复。结尾：固定几个格式。商洽函：“详细**事宜，请予接洽／由**单位与贵部联络”。问答函：“**现按要求征求贵部意见，请函复”。请批函：“**我单位拟同意，现予上报(转报)，请审批”。复函结尾：普通有“此复”、“特此函复”、“谨此回复”。（3）格式：要符合行政机关公文格式要求。36/441．概念。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同恪守、执行公文。它依据会议统计、会议文件和其它会议材料分析归纳而成，既可上呈，又可下达，被批转或转发相关单位遵照执行。主要作用是沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。2．特点。（1）纪实性。必须是会议宗旨、基本精神和议定事项概要纪实。对会议内容不能随意更改和增删。（2）简明性。以极精炼文字高度概括会议主要内容和精神。（3）理论性。是指对会议精神、讨论意见要给予理论上概括。（4）条理性。对讨论意见要条分缕析，合理归纳分类，层次分明。（六）会议纪要37/443．类型。行政会议纪要、工作会议纪要、座谈会纪要。4．注意事项。（1）做好材料工作。要了解所讨论事项背景，认真做好会议统计。（2）内容必须真实。（3）语言简明扼要。惯用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议号召”。（4）篇幅不宜过长。38/445．写作。（1）标题。纪要普通不用标题，按照公文格式样本制发。包含落款和时间都放在开头。（2）正文。主要包含三方面内容：一是会议概况，包含名称、时间、地点、主持人、参加人、单位等。二是会议中心、依据、背景，即研究和处理中心议题。三是研究讨论问题及决定事项。正文普通采取总分式结构方法来写，即总述和分述两部分。如另有总结性结尾，则是总述——分述——总述方式。总述部分即会议概况；分述部分即会议纪要重点和主体。（3）结尾。普通有三种方式：一是提出希望、号召。二是交代会议相关事项。三是自然结束（很多是采取自然结束）。39/44（一）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（二）人名、地名、单位、数字、引文都要准确和规范。引用公文应该先引标题，后引发文字号。（三）日期应写详细年、月、日，普通不用“今年”、“明年”等词来表述。（四）联合行文普通由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。普通不使用复印件会签。（五）秘密公文应该分别标明密级，“绝密”、“机密”公文应该标明份数序号。紧急文件应该分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应该分别标明“特提”（当日要办）、“特急”（3天内要办）、“加急”（5天内要办）、“平急”（10天内要办）。三、公文写作基本常识40/44（六）与其它机关联合行文，标准上应使用排列在前机关发文字号，也能够协商确定，但只能标注一个机关发文字号。（七）上报公文，应该在首页注明签发人姓名。其中，“请示”应该在附注处注明联络人姓名和电话。（八）标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。（九）公文除以会议纪要和电报形式发出外，应该加盖印章。联合上报