资金管理制度及要求

河南朗润集团股份有限公司财务管理手册资金管理制度及要求为了规范资金管理，防范资金风险，确保资金安全，对集团及各公司的现金、银行存款加强管理；本制度由集团财务及各公司财务部、资金使用部门/使用人负责本制度的执行。1、集团及各公司财务经理负责建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。1) 出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账务的记账工作。2) 不得由一人办理货币资金业务的全过程，即审批、制单、复核、付款职能分离。3） 所有货币资金付款需遵循相关财务制度进行，包括：审批权限管理规定、费用报销与控制程序、外采结算与付款管理规定。2、资金计划管理1) 未作资金计划或资金计划审批未予通过的付款需求财务部不予保证；已作资金计划的付款需求由财务部经理统一调度办理。2) 需保证准时付款的预付款金额在3万元以上的，需提前两个工作日向财务部出纳员报出付款计划。3、出纳员收款办法1）企业收到其他单位或个人款项时，应由出纳员给付款人开具收款收据（或指定人员开具发票），后将记账联交会计审核入账，并妥善保管存根联。出纳员应在给付人的收据上加盖“现金收讫”章或财务专用章。2）收银员每天把款项交予出纳并附交款清单，如：提供日报表，报表反映当天收到现金或银行存款等明细，出纳核实、收款，签名予以确认。3、出纳员现金管理（包括出纳受控银行卡） A/库存限额管理1 财务部出纳库存现金限额为3万元。2) 超过库存限额的现金，出纳员应及时送存银行；因银行非工作时间当日无法送存银行的，必须经财务部经理同意，并采取保全措施。3) 出纳应制定现金收支计划，减少临时性向银行存入、提取现金，有效执行库存限额管理。B/现金支付原则 除员工借款采购已现金付款的业务外，其他采购付款业务一律使用银行转账、方式付款，不得使用现金； C/支付时间规定1) 现金费用报销。每周二、周五下午为现金费用报销集中付款日，由各公司出纳通知报销人领款，其它时间财务部原则上不予受理。2) 现金公务借款。经审批的公务借款可随时进行，但借款超过5000元的的应至少提前1个工作日通知出纳员准备现金。 D/现金支付范围1) 员工公务借款及公务费用报销的小额支出；2) 经部门主管和财务部经理审批的需支付现金的员工薪资支出；3) 员工提成、奖励支出；4) 财务部总监认定的其他可支付现金的支出。 一切现金支出，都必须附合法原始凭证，经授权人审批，财务部会计制单，财务部经理签字复核，收款人在记账凭证上签收，出纳员方可付款。员工借款和费用报销，出纳员应在借款单或费用报销审批单据上加盖“现金付讫”戳记，以防重付或漏付，并在当日下班前登记现金日记账。出纳员应对现金日记账日清月结，确保现金账面余额与实际库存相符，发现不符，及时查明原因，作出处理。公司取得的现金收入必须及时入账，不得“白条”抵库；严禁收款不入账、公款私存；不得以公司账号代其它单位和个人存支现金。4、现金盘点1) 现金盘点包括出纳盘点和财务内部盘点。出纳盘点应每日进行。2) 财务内部盘点为不定期盘点，一月至少进行2次。财务内部盘点由财务部经理负责，并形成现金盘点表予以记录、存档备查。3) 现金盘盈亏应查明原因并作出相应处理，盘盈盘亏金额大于5000元之上，要上报集团财务处理。无法查明原因或损失无法弥补的，盘亏由出纳员承担，盘盈作为公司收入。5、银行存款的管理A/一切银行存款支出，都必须附合法原始凭证，经授权人审批，财务部会计制单，财务部经理签字复核，出纳员方可付款。B/付款后，出纳应在付款审批单、借款单或费用报销审批单据上加盖“银行付讫”戳记，以防重付或漏付，并在当日下班前登记银行存款日记账。C/银行对账1) 出纳员应按月取得银行对账单，编制银行存款余额调节表，于每月5日前交财务经理审核。2) 财务经理审核发现错误的，应查明原因，及时处理。审核无误的，在调节表上标明“核对无误”字样并签名存档。6、现金、银行存款收付款凭证管理A/凭证传递流程1)、会计人员制作的现金、银行存款收付款凭证，提交财务部经理复核。2)、财务部经理复核后，交出纳员办理收付款。B/每月第2工作日，出纳员应保证上月所有收付款凭证已全部办理收付款业务，因特殊原因不能办理的，提交相关会计冲销。在凭证交付装订前，出纳应保证会计凭证的完整性，并按编号排序。C/发现凭证遗失的，当事人应第一时间报告财务经理，由财务经理主导查找遗失凭证。确属无法找到的，由财务经理提出书面申请及解决建议，提交总经理审批确定,备案备查。7、票据管理 A/银行承兑汇票、收据纳入票据管理，其流转的各个环节均应予以登记。票据应锁入保险柜，防止票据的遗失和被盗用；出纳员收到客户、关联公司银行承兑汇票，应予以检查和登记。需要背书时，按正常付款流程处理。B/财务部收据1) 收据的印制和采购，由财务部统一进行，空白收据由财务经理统一保管。2) 出纳员一次一般只领取一本收据，特殊原因前本收据未及时缴销的，可领取两本收据。领取、缴销收据时，财务经理、出纳均需签名确认。3) 出纳员在缴销收据时，应提供收据缴销清单。4) 客户以现金方式支付的货款必须以我公司的收据为依据，否则不予认可；如出现收据遗失，财务核实此笔业务后，需客户提供身份证等相关证件，经办人签字证实属当事人，由当事人出具书面证明（收据遗失失效）方可作为货款收据使用。8、报表报送 出纳员应根据资金管理部的要求，按时报送相关报表，包括资金收、支流量表、资金日报表及其他相关报表。9、印鉴管理A/银行预留印鉴的保管1) 出纳章、财务专用章由出纳保管；法人代表章由财务部经理保管。2) 因业务需要需带全部印鉴外出时，必须经财务部经理批准并登记存档备查。3) 各类印章平时不用时应妥善保管，做到“人走章收”。B/各类印章必须分处、专人保管使用，不得擅自将自已保管的印章交他人使用，也不得私自接受他人保管使用的印章。 各类印章应严格按规定的业务范围和批准程序使用，不得乱用、错用，不得用作担保等，超出正常规定用途的必须经总经理批准同意，印章保管人应负起监印的责任。10、违规处罚违反本制度有关内控规定，针对货币资金的内控特点，特制定如下处罚条款：违反本制度规定，给公司带来损失的，由责任人承担10％～30％。责任人为多人的，按责任大小分别承担损失。涉及违法犯罪的，予以开除处理，公司保留追究其经济责任和法律责任的权利。11、记录 记录名称 保存期限 保存部门 现金盘点表 3年 财务部 公司支票登记簿 3年 财务部 客户支票登记簿 3年 财务部 收据领用、缴销登记簿（财务