办公用品制度

PAGEPAGE3办公用品管理办法编制目的为了降低办公用品消耗，减少损失和浪费，提高工作效率，使办公用品管理规范化，特制订本管理办法；办公用品申请办公用品申请时间为每月15日和30日，由各部门办公用品管理员统计本部门员工所需办公用品的名称和数量，填写《办公用品申请单》（见附件一），经部门负责人审核签字后送到办公室。日常办公用品申请只限于《办公用品申请单》内规定的办公用品类别、规格型号。对于《办公用品申请单》以外的办公用品的申请，需要在《办公用品申请单》的空白处填写物品名称及数量，请尽量明确其名称、大小、颜色及型号等，并需要注明用途，经部门领导审核签字后一并送到办公室。各类办公用品申报时，需要在《办公用品申请单》中注明使用人。如出现没有注明使用人或部门负责人未签字的情况，办公室均视为无效。购买硒鼓、墨盒等公用性办公用品时，使用人可填写相应部门负责人。为了达到节约用纸的目的，《办公用品申请单》打印时非采购项可以直接删除，保留需要采购项即可。办公用品每月采购二次，各部门在提交申请前务必认真考虑下次所需物品，以免遗漏。如有特殊情况需临时采购办公用品的，请填写《办公用品临时申请表》（见附件二）并注明事由，由部门负责人和办公室主任签字后方可采购，金额超过200元的需要相关负责此费用的领导批准。部门领导对本部门的办公用品的消耗量负有直接责任，审批前需严格控制申请的数量，不要超了本部门的费用预算数，杜绝浪费，减少本部门办公用品的开支。办公用品的采购办公用品由供应部负责统一采购，每月17日和次月3日为统一采购日，供应部根据办公室提交的各部门《办公用品申请单》及汇总列出的清单进行统一采购。各部门未经办公室批准擅自采购办公用品的，公司不予报账。所有的办公用品均在指定的供货商处订购，办公室定期对办公用品供应商进行评估，以保证办公用品的性价好。自采购日期起到送货时间，一般需要两个工作日，部分缺货现象除外。办公用品的发放办公用品的分发由办公室人员负责，根据各部门《办公用品申请单》所列的办公用品目录，分发到各部门办公用品管理员，开出库票据并签字确认；各部门根据《办公用品申请单》内注明的使用人，分发到每一个需用员工，办公用品分发时，各部门办公用品管理员根据《办公用品领用表》（见附件三）做好登记，写明分发日期、品名与数量等；并由领取办公用品人确认签字。关于硒鼓、色带等耗材类办公用品，在领取时需要填写《耗材使用记录单》（见附件四）。凡属耐用品类物品，因其自然损耗造成损坏，需要更换时，一律以旧换新；耐用品类物品为《办公用品申请单》内“每岗一套、以旧换新”类。办公用品发送完毕后，办公室按照各部门的领用情况，编制《办公用品费用明细》（见附件五），随时跟进费用进度，超支的部门不再受理采购申请及领用业务，有特殊原因的找相关负责领导批示。办公用品的使用各部门应本着节约的原则使用办公用品，员工在妥善保管办公用品的同时，节约使用，杜绝浪费。使用复印纸与打印纸类办公用品时，尽量节约用纸，在不影响正常办公的前提下，充分使用纸张，提高纸的背面的利用率。对于颜色种类比较多的办公用品，在没有特殊的办公环境下，尽量选择一种使用，避免申请两种以上颜色的办公用品，造成闲置与浪费。新笔的使用周期为三个月，期间可更换笔芯。如果无法使用时，需要以旧换新。严禁员工将办公用品带回家私用。凡属人为原因致使办公用品损坏或者有意损坏办公用品者，将追究其责任。离职员工办公用品回收员工离职时，需要在办公室办理办公用品回收手续，应对照部门《办公用品申请单》注明的使用人，将其办公用品全部收回，尤其注意耐用类物品回收；回收后，凡能够再次使用的办公用品可以直接转给新员工，或者本部门内使用。对于回收时已损坏的办公用品，根据损坏程度的不同，视具体情况可按照原价或者折价进行赔偿。对丢失的办公用品，按照当前物价进行赔偿。办公用品丢失的处理圆珠笔、签字笔的更新周期为3个月。正常使用情况下，圆珠笔、签字笔只领用笔芯，如果原使用的笔已经破损，而且还未到领用新笔的日期，员工应持原笔以旧换新，如果丢失，公司在未到下