XXX物业智能化工程部物资管理规定

XXX物业智能化工程部物资管理规定一、总则为规范XXX物业智能化工程部的物资管理工作，加强物资采购、入库、出库和盘点的经营管理和物资现场管理工作，提高资金使用的效率和经济效益，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于XXX物业智能化工程部物资管理工作。三、物资采购3.1采购基本原则采用招投标等公开、公正、公平的方式进行采购程序。采购资金必须符合企业财务管理政策。未经公司财务部门批准，任何单位和个人不得挪用企业或部门经费，不得向销售商提供私人资金。采购的物品必须符合执行项的质量要求，并在符合执行标准的基础上，按合理价格采购。所采购的物资必须按规定程序，以现金、支票、转账等形式付款，不得采用其他方式。采购过程必须完整记录，包括采购标准、合同文件、发票、验收单等，以便日后查阅。3.2采购程序制定采购计划。制定采购标准。评审采购程序。招标或议标。签订采购合同。购买物品。验收并入库。3.3采购合同的签订采购人员应在保证公开、公正、公平的前提下，选择经过政府或社会认证、资质合格、规模较大的供应商。采购合同应详细注明商品名称、规格、质量标准、数量、单价、交货方式、质量保证、付款方式、验收规定和违约责任等内容，并约定有效期。采购人员必须严格按照合同约定执行采购合同。四、物资入库4.1入库基本原则形成基本数据信息，标明名称、规格、数量、性质等。入库必须有制度，根据采购人员的进货单，由财务部门和库管员共同验收合格后方能入库，每批次物资必须标明来源、执行标准、生产厂家、数量、登记日期等基本信息。入库前必须对物资进行检查，包括外观、数量、说明书、各项配件等，检查合格后才能入库。4.2入库程序检查采购合同、发票、货品检验单、物资到货单及样品等资料是否完整齐全。安排库管员现场进行验收，要求口头通报物品名称、品种、包装等情况，经过物品家庭验收后，库存管理员用验收单核实之后，登记该物品的货、文号、单价、数量、金额、进货日期和存放位置等内容，同时计算出库存总额，并交由财务部门进行审核和签字。形成《入库单》，办理库存入仓手续，保管员在进货单、货物检验单、发票和库存账卡上加注“入库”标记，最后将东西放入库房。4.3入库班次和班次制度入库班次是指一个独立的入库工作时间段。为了保证物资入库工作的正常运行，所以搞好班组制度是必不可少的。五、物资出库5.1出库基本原则出库应根据管理部门的申请单进行操作，同时出库必须经过主管部门的审批签字才能进行。出库时必须注意票证一致，防止被其他部门领用，防止虚报、伪造、盗窃、毁损物品挪用部门经费。出库审批须由主管部门审批签字，然后由领料人签字领取，并填写领料单，库房人员在出库时必须核对领料单上的物品名称、规格、批号、数量等项目和库存的基本信息是否一致。5.2出库程序出库人员按照申请单，上批号，标记规格型号，填好领料单，并经备案工程师和公司主管部门审批之后方可出库。出库后，仓库成本核算人员应联合计划/财务/成本核算部门，实时更新物资出库情况，并按照要求调解库存账卡。5.3出库班次制度出库班次是指独立的出库工作时间段。各出库班次之间可以夜间衔接。六、物资盘点6.1盘点基本原则安排专门人员，经过公证、认证进行盘点。盘点前，先核对各项记录期初库存数，出入库单据、资产鉴定报告，以及其他资产管理文件、应收账款卡，查看是否准确完整。在盘点过程中，严禁盲目改变原有的标志和编号，对所盘点的物资搬动和摆放必须保持原有状态。6.2盘点程序确定盘点周期和组织部门。安排物资库存核对表，并逐依据原条自行核实库存数目、品种、规格等项目。统计固定资产的总数、数量、价值和负责人情况，核对盘点结果，并作出书面报告。6.3盘点班次制度盘点工作班次制度应按照实际情况建立工作班次。盘点时必须要求所有人员严格遵守各项规定，确保工作的顺利进行。七、责任制度采购人员的职责：采购人员必须按照公司规定程序执行采购合同，如果对合同的执行有意见或质疑，应及时向专门人员反馈，并要求专人进行调解。财务人员：财务人员应根据公司规定程序审核验收合格物资，财务人员要求每张单据必须如实记录和审核，如有造假，必须追究相应责任；开立各种单据必须准确、规范，并进行完整备案。库房管理人员职责：全面了解、掌握物资动态信息，配合采购人员采取整体管控策略，做好库存配送、物期和物资资目的管理，严格按照操作规定进行各项工作，任何未经财务部门或领导批准的行为属于违规行为，必须追究相关责任。盘点人员：盘点人员必须具备一定的专业能力和责任心，严格遵照物资管理规定、鉴定办法和规范导则等进行盘点工作，对所发现的问题应及时向相关领导和管理部门汇报，并向主管部门提出整改方案，确保整个盘点工作达到预期目的。处罚规定：任何人员在物资管理工作中有违规行为，应按照公司规定及时督促整改，并给予相应的惩罚或警告等，造成较大经济损失的应进行严肃处