QPTS-4.2-01-文件控制管理程序

QP/TS-4.2-01文件控制管理程序1目的确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制和各相关场所使用的文件为有效版本，并正确使用。2范围适用于公司各部门的文件和资料的控制，包括适当范围外来文件的控制，如：国家国际标准，法规及相关方提供的文件、图纸等。3职责3.1质量部负责组织质量管理体系管理类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。3.2技术部负责组织质量管理体系技术类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。3.3各部门负责人对本部门编制文件的适用性进行审核。并负责本部门文件的使用与管理。3.4总经理负责批准、发布质量手册。3.5管理者代表负责质量手册的审核、程序文件及作业文件的批准。4工作程序4.1质量管理体系文件分类质量管理体系文件分为四个层次,即:a)第一层次文件：质量手册，内容包括质量方针、质量目标及实施的过程等；b)第二层次文件：程序文件，是描述质量管理过程方法的文件；是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。c)第三层次文件：作业文件，是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤、细节的运作文件。这一类的作业通常为单一部门性质的作业。如技术类文件（含设计文件、工艺文件、检验文件）等。d)第四层次文件：记录，质量管理过程中所进行的记录/表格。4.2文件的编制与审批4.2.1质量管理体系管理类文件4.2.1.1质量手册由质量部编制，管理者代表审核，总经理批准。4.2.1.2程序文件和作业文件由质量部组织各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。4.2.1.3质量记录按《质量记录管理程序》执行。4.2.2技术类文件由技术部负责编制，部门负责人审核，产品图纸和工艺通则由总经理批准，其他工艺文件由总经理或其授权人批准。4.3文件的编号4.3.1质量管理体系文件的编号4.3.1.1质量手册的编号QM/TS-SC—××××QM/TS：质量手册代号/TS16949，SC：公司代号，××××：文件发布年份（2010、…）4.3.1.2程序文件的编号QP/TS-××—**QP/TS：程序文件代号/TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.3作业文件的编号WD/TS-××—**WD/TS：作业文件代号/TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.4技术类文件编号，按《技术文件编号规则》规定执行4.3.2外来文件的编号采用原编号，无原编号的按收集顺序编号。4.3.3各部门受控文件分发号最高领导层011董事长012总经理013总经理助理计划部经理部技术部质量部051测试中心生产部061球阀焊接车间062机加车间063注塑车间064接头装配车间销售部质量认证中心财务部重要的供方（只发必要的零件图）其它单位或部门（备注中注明）同一部门发放多份文件时，需在两位数字编号后面加一尾号组成三位数字以示区别。4.4文件发放、使用与回收4.4.1由质量部和技术部分别设立管理类、技术类《文件发放（回收）登记表》，对发放的所有文件和资料进行登记；由收文人在记录上签字，该文件如过期或作废收回则由回收人员注释签字；因备查而需要保留作废文件时，应盖“作废保留”印章4.4.2发行文件资料时在文件封面上加盖“受控”印章，注明分发号；4.4.3现场使用的文件应妥善保管，确保清晰，任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借。4.5文件的更改4.5.1当文件使用三年时，或发现文件已不适用时，责任（起草）部门应及时对文件进行评审。评审中应考虑所建议的更改内容可能对程序、体系其他文件的影响，必要时，采取协调措施，选择实施更改的合适时间。如需要时，对该文件及受到其影响的其他文件作相应的更改。4.5.2文件需要变更时，由质量部/技术部负责编写《更改通知单》，并经原文件审批人或具有相同背景的人员重新审批；4.5.3质量部/技术部按《更改通知单》负责对下发的文件进行无遗漏更改。4.5.4质量部/技术部应及时填写《受控文件清单》的修改状态栏，确保文件的更改及修订状态能清楚地得到识别。4.5.5更改方式a）划改：当更改内容较少时，直接在文件相应位置上划改，填注新的内容和更改标记。b）换页：当文件的某一页更改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后予以发放，做好修改标识，回收旧页。c）换版：当文件经多次修改影响使用时，或文件需进行大幅度（大于原文件1/3），修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。4.6外来文件的管理4.6.1各主管部门在收到外来文件时，需识别其适用性，并由本部门负责人或主管确认后，建立《外来文件清单》控制分发以确保其有效。4.6.2质量部负责收集相关的法律、法规。4.6.3技术部负责收集相关的国际标准、国家标准、行业标准及地方标准的最新版本，及时更换作废标准。4.6.4为确保顾客和公司的所有工程规范得到有效控制，使生产现场按顾客和公司有效的工程规范进行作业，技术部必须在10个工作日内对所有的工程规范（包括所有顾客的工程标准/规范）进行评审（评审的结果由技术部将其记录于《设计和开发评审记录表》内），分发和实施/执行公司和所有顾客的工程标准、工程规范及其变更通知，并对在生产过程中实施日期的每项记录按《质量记录管理程序》进行保存、归档和保管等作业，包括对所有有关文件的更新（如：当这些工程规范的更改影响PPAP时，技术部应及时对PPAP等相关资料和记录进行更新）。5相关文件5.1《质量记录管理程序》QP/TS-4.2-025.2《技术文件编号规则》WD/TS-4.2-016质量记录6.1《受控文件清单》DOC/TS-4.2-01-016.2《文件发放(回收)登记表》