项目档案管理制度

项目档案管理制度第一章总则为了充分发挥绿城房地产集团有限公司（以下简称公司）项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用，确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。第二章档案的分类第五条建设工程前期文件资料一、可行性研究资料1.项目建议书及批复；2.可行性研究报告及批复；3.项目评估意见；4.环境影响报告书（表）；5.设计任务书、计划任务书；6.选址意见书。二、基础、设计、施工前准备资料1.基础资料（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明；（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录；（3）水文、气象、地震等其他设计基础资料。2.设计文件（1）初步设计文件资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计；（2）技术设计：建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工程预算、计算书、材料表等；（3）施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算；（4）经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。3.施工准备资料（1）征用土地批准文件及红线图；（2）拆迁文件、补偿安置协议书；（3）环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料；（4）水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书；（5）建设工程规划（规划用地）许可证（附图、附件），施工许可证。第三条综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门，负责项目档案管理及各分、子公司项目档案管理的业务指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件资料的收集、整理、归档工作；项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。第四条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。本文介绍了工程项目参加单位在施工过程中需要准备的各种文件资料。其中第六条详细列出了施工技术文件资料的内容，包括开工报告、施工组织设计、工程定位放线等；第七条介绍了建筑安装工程和地下管线工程的竣工图文件的内容；第八条则介绍了竣工测量文件资料的综合性资料和控制资料。为了确保工程质量和监督，工程项目参加单位需要准备大量的文件资料。在采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等方面，需要做好记录和备份。施工技术文件资料也是不可或缺的，其中包括各种记录和验收报告。竣工图文件则是工程项目最终的成果，需要详细记录建筑安装工程和地下管线工程的各种专业图。竣工测量文件资料则记录了工程测量的各种技术资料和控制资料。在准备文件资料时，需要注意格式的规范性和准确性。同时，也需要对每个文件的内容进行小幅度的改写，以确保表述的准确性和清晰度。4、需要计算平面和立面的值的计算书；5、展示控制点分布的略图和成果表。（三）地形测量资料1、绘制地形和各种地下管线的原始图和印刷图；2、观测手册和成果计算书，包括图根点和碎部座标。第九条建设（施工）监理资料（一）施工单位提供的施工组织设计（施工方案）报审表；（二）监理规划和监理细则；（三）监理通知和不合格工程项目通知；（四）工程延期和费用索赔审批表；（五）工程部分暂停报告；（六）工程移交证书。第十条声像资料。这些资料主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中的重大事件和主要环节。这些资料包括反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部（全貌）、重大技术和工艺施工、安装等相关照片、图像、录音材料和文字说明。第三章档案的收集和归档第十一条在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全，加以整理，以确保资料的完整性。第十二条有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案技术标准严格把好质量关。第十三条档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容必须与实物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。第十四条凡由易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的文件资料，应附复印件。第十五条档案文件资料不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔）书写、绘制。第十六条照片（含底片）和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案（软盘、光盘等）应符合国家有关标准。第十七条在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制作：（一）一张图纸上改动部分超过图面35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图（表）；（二）使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料；（三）结构、工艺、平面位置（或局部）改变，无法在原图上通过修改来反映的；（四）管线平面位置变动（长度超过总长的五分之一，线位平移超过2m），构造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等；（五）未按施工图位置施工的管线工程。第十八条所有竣工图应有竣工图章，尺寸为70mm×50mm，内容包括编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。管理和监督作用。根据第十九条规定，设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料必须保留两套以上，以工程合同为准。在第四章中，第二十条要求组卷时要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。第二十一条规定，项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。第二十二条规定，施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。第二十三条规定，案卷文字材料要用线绳三孔装订；图纸统一折叠成四号图纸规格：297mm×210mm。第二十四条规定，案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背；编写案卷页号，页号位置是文件资料正面右下角，双面书写文件资料背面为左下角。第二十五条规定，项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为310mm×220mm。厚度分别为20mm，30mm，40mm，50mm等四种。第二十六条规定，项目档案数量一般为两套。一套由公司留存；另一套报送城建档案馆。第二十七条规定，在项目完成综合验收后6个月内，综合管理部应主动与当地政府城建部门联系，办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷，入库等工作。第二十八条规定