工程学院公文管理办法

XXXX工程学院公文管理办法第一章总则第一条

为进一步规范学校各类公文管理，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量与效率，根据国家关于公文处理的规范及格式要求，结合学校实际，制定本办法。第二条

本办法适用于学校各单位公文处理。第三条

公文是学校行政、党群机关和教学单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第四条

公文处理工作是指公文拟稿、办理、归档和管理等一系列相关联、衔接有序的工作。第五条

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条

校长办公室（以下简称校办）为学校公文处理归口管理单位，对全校各单位公文处理工作进行规范性指导、检查。第二章公文种类第七条

学校公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项等。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩、变更或者撤销有关单位不适当的决定事项等。（三）公告、公示。适用于向校内外宣布重要事项等。（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项等。（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法等。（六）通知。适用于发布、传达要求学校各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，人员任免等。（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况等。（八）报告。适用于向上级主管部门、政府相关部门等汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问等。（九）请示。适用于向上级主管部门、政府相关部门等请求指示、批准等。（十）批复。适用于答复学校有关单位请示事项等。（十一）函。适用于向相关政府部门以及与学校合作单位商洽、联络工作、询问和答复问题等。（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项等。具体纪要行文格式及要求参照《XXXX工程学院会议管理办法》执行。（十三）除上述公文种类，学校内部涉及跨部门协调事项及有关请示，需行文留存或签批的，可填写《XXXX工程学院请示单》，履行书面审批程序，由校办负责统一编号、登记。第三章

公文构成第八条

公文一般由份号、密级、紧急程度、文头标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、报送单位、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级。公文的秘密等级分为“绝密”“机密”“秘密”。涉密公文应标志密级。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。公文紧急程度分为“特急”、“加急”，各类校级公文紧急程度在拟稿封面和来文承办处理单上标识。（四）文头标志。1.行政公文，文头标志为“XXXX工程学院董事会文件”（适用于董事会发文）、“XXXX工程学院文件”（适用于一、二级发文），文头标志“XXXX工程学院院（部）中心处（室）文件”（适用于三级发文）。2.党群公文，文头标志为“中共XXXX工程学院委员会文件”（适用于党务一、二级发文）、“中共XXXX工程学院纪律检查委员会文件”、“共青团XXXX工程学院委员会文件”、“XXXX工程学院工会委员会文件”、“中共XXXX工程学院委员会部门文件”（适用于党委部门三级发文）。3.函件，文头标志为“XXXX工程学院”（适用于行政公函）、“中共XXXX工程学院委员会”（适用于党务公函）。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。学校发文单位代字根据等级分为一级发文代字、二级发文代字和三级发文代字。一、二级发文均为校级文件，三级发文为部门级文件，联合行文时使用主办单位发文代字。具体详见《XXXX工程学院党政公文字号设置方案》1.一级发文字号编号规则：字号+年份+顺序号行政公文：校董字〔201X〕XX号、校字〔201X〕XX号、校函字〔201X〕XX号。党群公文：校党字〔201X〕XX号、校纪字〔201X〕XX号、校党函字〔201X〕XX号根据涉及的内容具体分为：（1）校董字，适用于学校董事会作出的重大战略决策、重要事项审议意见、校长任免等有关文件行文。具有发文权限单位为董事会办公室。（2）校字，适用于学校日常运营中涉及的重大政策、实施方案、重点工作计划、重大事项决策部署等行文。具有发文权限单位为校长办公室、各单位。（3）校函字，适用于学校向外部合作单位等联络工作等工作行文。具有发文权限单位为校长办公室、各单位。（4）校党字，适用于学校贯彻落实上级党委重要工作指示、重点工作计划、重大事项决策部署等行文。具有发文权限单位为党委办公室、党委各部门。（5）校纪字，适用于学校有关纪律检查等重大工作部署、决策等行文。发文及文件管理主体单位为纪委办公室。（6）校党函字，适用于学校向平级单位、外部合作单位等联络等工作行文。具有发文权限单位为党委办公室、党委各部门。2.二级发文代字编号规则：字号+年份+顺序号，根据涉及的内容具体分为：行政公文：（1）校办字，适用于学校层面行政类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限为校长办公室。（2）校新字，适用于学校层面新闻宣传类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为新闻中心。（3）校教字，适用于学校层面教学类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为教务处。（4）校教质字，适用于学校层面教学评估类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为教务处。（5）校科字，适用于学校层面科研类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为科技处。（6）校招字，适应于学校层面招生、就业管理类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为招就处。（7）校学字，适用于学校层面学生工作管理类重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为学生处。（8）校人字，适用于学校层面人力资源管理类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为人事处。（9）校财字，适用于学校层面财务管理类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为财务处。（10）校审字，适用于学校层面审计类重要工作部署、规章制度等行文，具有发文权限单位为监察审计处。（11）校产字，适用于学校层面资产管理类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为资产管理处。（12）校图信字，适用于学校层面图书管理、信息化建设等重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为图文信息中心。（13）校后字，适用于学校层面后勤管理类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为后勤管理处。（14）校保字，适用于学校层面安全管理类重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为保卫处。党群公文：（15）校党办字，适用于学校层面党务重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为党委办公室。（16）校党建办字，适用于学校层面党建重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为党委办公室。（17）校党纪办字，适用于学校层面纪律检查等方面重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为纪委办公室。（18）校党组字，适用于学校层面基层党组织建设、党员教育管理等重要工作部署、规章制度等行文。具有发文权限单位为党委组织部。（19）校党宣字，适用于学校层面意识形态领域、思想政治教育等重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为党委宣传部。（20）校党统字，适用于学校层面民主党派、党外知识分子、无党派和其他党外人士组织建设、思想建设等重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为党委统战部。（21）校党武字，适用于学校层面学生军事技能训练、军事理论教学等国防教育活动、征兵等重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为党委武装部。（22）校党学字，适用于学校层面学生党员管理、学生活动、学生群团组织等重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为党委学生工作部。（23）校团字，适用于学校层面共青团组织建设、思想教育活动等重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为校团委。（24）校党校字，适用于学校层面党校有关重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为党校。（25）校工字，适用于学校层面工会组织建设、维护、参与、教育等重要工作部署、规章制度行文。具有发文权限单位为校工会委员会。（26）学校尚未设置的机构（含中心、委员会）等，在产生具体发文需求后由校办明确发文代字报校领导批准后执行。3.三级发文，主要指学校各行政单位主管业务短期、常规性事务性工作安排等行文，涉及跨单位工作安排应以更高层次行文。发文代字编号规则：字号+年份+顺序号。各二级学院、中心只发三级文件，在本单位内部使用，如涉及跨单位或全校性工作应提请业务主管单位行文。4.以上所有发文代号仅指学校内部工作行文，凡涉及对外报送的有关文件，或者超出发文代号权限的，未经审批不得以二级发文代字、三级发文代字报送或者发文，应使用一级发文代字报送或者发文。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。原则上由发文单位名称、事由和文种组成。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称。学校内设机构统称各单位，具体包括各处（室）、学院、中心。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称。（十二）成文日期。署会议通过或者分管联系校长签发的日期。联合行文时，署最后签发分管联系校长签发的日期。（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。一级发文，加盖学校董事会、学校、党委印章；二级发文，加盖学校印章；三级发文，加盖二级单位印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送单位。除主送单位外需执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第九条

学校公文用纸由校办统一印制。公文格式参照《XXXX工程学校公文格式规范》执行。第四章

行文规则第十条

行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制、精简公文的数量和篇幅，没有实质意义、可发可不发的公文一律不发；现行公文仍然适用的，不再重复发文；涉及同一事项工作部署的公文，尽量联合行文；可以通过网络平台发布的信息，不用行文。第十一条

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，主要有三种：（一）上行文，主要用于向省教育工委、省教育厅、学校董事会、政府相关部门等上级机构报告、请示有关事项。（二）下行文，主要用于向学校各单位发布决定、通知，作出批复，通报有关事项。（三）平行文，校内各单位间行文以及向相关政府部门、与学校合作单位商洽、联络工作、询问和答复事项。第十二条

向上级部门行文，应当遵循以下原则：（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄报相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（三）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。（四）请示事项涉及校内跨单位事项，应与相关单位协商起草，履行会签程序后上报；未经协商、会签，不得上报。（五）上行文应按规定履行校内公文审批程序，并按照上级部门要求的途径和份数报送。第十三条

联合行文。校内各单位根据工作需要可联合行文。属于本单位职权范围内的工作，不得联合行文。第五章发文办理第十四条

发文办理，包括起草、审核、会签、核稿、校办审核、签发、编号、登记、校对、排版、缮印、用印、分发等程序。第十五条

起草。公文起草分工如下：（一）一级发文代号制发公文由校办或主办单位起草；（二）二级发文代号制发公文由主办单位起草，涉及跨单位职权范围工作的文件，由主办单位与相关单位协商起草；（三）三级发文代号制发公文由主办单位起草。第十六条

审核公文起草后填写《XXXX工程学校文件拟稿封面》履行审批程序：学校一级、二级发文代号制发的公文由公文起草单位负责人和分管联系校长对拟发布的公文内容进行认真审核把关，对重要公文起草工作应当由单位负责人亲自主持、指导。各单位负责人对公文的内容、质量审核把关负主要责任。三级发文代号制发的公文由公文起草单位负责人对拟发布的公文内容进行认真审核把关。第十七条

会签。内容涉及跨单位时，由主办单位根据分管联系校长签署意见呈送相关单位负责人或其他分管联系校长会签。第十八条

核稿。校办文秘负责一级、二级公文核稿，核稿的重点：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文逻辑是否准确；（二）文种是否正确，格式是否规范；（三）人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。第十九条

校办审核。校办负责对拟发布的公文字号、发布范围、拟签发意见等进行审核明确。第二十条

签发。（一）行政类一级发文及经校长办公会审议通过的规章制度、政策、方案、重点工作部署等重大事项，由校长签发；（二）党务类一级发文（含党团、工会等），由党委书记签发；（三）二级发文，涉及校级层面一般性工作安排、无需经校长办公会审议决定的事项等发文，原则上由分管联系校长签发；内容涉及跨单位、重要或敏感问题等发文，须由校长或党委书记签发，具体由校办审核时予以明确。（四）三级发文，由分管联系校长签发。第二十一条

公文编号、登记。一级、二级发文由校办统一编号、登记。三级发文由各单位自行编号、登记，登记簿由学校统一印制。第二十二条

校对、排版、缮印、用印、分发。学校各级公文由主办单位负责对校对、排版、缮印、履行用印审批程序、分发。第六章

收文办理第二十三条

收文办理指学校收到各级公文的办理过程，包括签收、登记、初阅、拟办、分送、承办、催办、反馈等程序。第二十四条

签收、登记、初阅、拟办（一）签收、登记。校办负责对校外各类公文进行签收、登记，并填写《XXXX工程学院来文承办处理单》。（二）初阅、拟办。校办负责人对各类来文进行初阅和拟办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性文件应当提出拟办意见报分管联系校长批示或者转有关单位办理；来文办理涉及跨单位事项，批示时须明确主办单位。第二十五条

分送、承办（一）校办根据批办意见将公文分送至承办单位负责人，由承办单位负责人批示明确具体承办人及工作要求，并反馈至校办以便后续督查督办。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回并说明理由，由校办汇报校长或党委书记后分送至相关承办单位。

（二）承办人收到交办公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按期限办理，确有困难的应及时说明。

第二十六条

催办、反馈（一）校办负责对各级来文的办理情况进行催办和督办；（二）承办单位按照以下要求反馈办理结果：1.常规性业务工作总结、汇报材料及参会、参训信息反馈等，具体承办人办结后报本单位负责人、分管联系校长审核，直接按照文件要求反馈。2.涉及学校数据、综合材料等报送，具体承办单位办结后报本单位负责人初审、校办复审、分管联系校长审核或校长、党委书记终审后，由承办单位按要求上报。第七章

公文归档及管理第二十七条

公文归档（一）一级、二级发文、学校内部跨部门协调、请示等事项归档。主办单位应将发文拟稿封面原件（1份）、公文原件（2份）、公文电子稿（WORD版、PDF版本），请示单原件（含附件材料）送（发）至校办存档。（二）三级发文，由主办单位参照上述第一款自行做好公文日常归档，按月度将三级发文目录及文件电子稿报备校办。第二十八条

收文归档（一）收文办理完成后，具体承办人应在来文承办单签署办理结果，同时将上报材料报校办备案