文控第04章如何管理记录

如何管理记录How

to

managerecordDocument

Control

Center1记录的管理记录表的设计、修改和发行用来记录管理体系数据的所有表格应当在其被定义的文件中详细说明。1各部门编写文件的同时设计（该文件定义的）空白表格，其中必须包含表格名称和编号（包含版次号）。编号依据《文件控制程序》中制订的规则确定。2编号通常位于空白表格的右上角。345新设计或修改后的空白表格，经该文件所有者部门的负责人批准后生效。各部门记录管理员将批准后的空白表格上传至SharePoint，并在

SharePoint上建立和维护《记录清单》2记录的管理记录的填写要求空白表格一旦被填写相关数据后，就形成记录。记录可分为电子输入版和纸质版，纸质版的记

录应使用蓝色/黑色墨水笔或中性笔填写。内容真实准确、字迹清晰。1需填项目不得空白，未发生的项目在该栏内划“—”符号；2勘误处由执行者以斜线“\”划改，并签上更改者的姓名和更改日期。33备注：每次新增或修改记录请更新记录清单，若之前是R01版，则修改后版次为R02,“是否现行有效”栏为“是”，之前的R01版在此栏应改为“否”，即表示此版表格已失效，依此类推。4记录清单模板No.表单编号表单名称版次是否现行有效使用场所制定部门制定者核准者生效日期保存期限1FM-PP-205浸烫机升温记录表R01否浸烫机维修MaintenanceBo

Xiao肖波AndyGu顾永祥2013/4/19已停用2年2years2FM-PP-220制冷除霜记录R01是制冷设备制冷

RefrigerationDaqing

Ni倪大庆Fanchao

Li李凡超2013/5/302年2years3FM-PP-222布袋风口更换记录R01是通风空调设备制冷RefrigerationDaqing

Ni倪大庆Fanchao

Li李凡超2013/4/52年2years4FM-PP-223制冷PM计划维护表R01否制冷设备制冷RefrigerationDaqing

Ni倪大庆Fanchao

Li李凡超还未使用2年2years5FM-PP-226工厂报修单R01否PP工厂维修MaintenanceAndyGu顾永祥AndyGu顾永祥2013/4/262年2years6FM-PP-226工厂报修单R02否PP工厂维修MaintenanceAndyGu顾永祥AndyGu顾永祥2013/6/192年2years7FM-PP-226工厂报修单R03是PP工厂维修MaintenanceAndyGu顾永祥AndyGu顾永祥2013/7/12年2years记录的管理详情请见链接Animal

Protein

China

动物蛋白中国>Governance

Management

文件管理>Shared

Documents>01.

System

Document

By

Function>14.

Primary

Processing>04.

Forms

and

Records>PP

Maintenance修改后为R025例如，修改《文件领用/发行登记表》，应按右图操作记录的管理记录的填写要求在空白记录表填写管理体系数据号，它就称作记录。记录的数据应当打印或者用蓝色/黑色墨水笔或中性笔填写。内容真实准确、字迹清晰。需填