公司档案室管理制度

成都千嘉科技档案治理制度〔草拟〕一、总则1、为了标准公司档案治理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各部门档案治理。3、本制度最终解释权归综合部，综合部负责本制度的修订完善。二、档案治理机构的设置及根本要求〔一〕档案划分及治理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营治理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于综合部，并设置档案治理员，负责档案资料的归档格履行职责。准标准进展分类，有标准的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类名目。〔二〕标准部门档案治理，实行部门档案与公司档案归口治理。。3、档案的借阅和移交、销毁，必需依据公司治理规定执行。料，由综合部统一保管。〔一〕档案质量面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件制止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进展修复处理。不同的价值，便于保管和利用。容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。〔二〕立档定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；结放在最终一年立卷。制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。〔三〕分类1、档案各级分类应赐予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性〔如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等〕。2、公司档案大致分为以下几类：证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；〔政府职能部门的往来文件〕和内部文件〔含受控文件〕；制度类：治理制度汇编；合同类：分内部经营治理合同和业务合同两种；打算总结类：分年度打算及总结等；会议纪要类：办公例会纪要等；人力资源类：员工信息档案及相关制度；工商档案类；工程类：工程图纸、工程竣工资料等；财务档案类。〔五〕档案编号名称及其代表数字编号，用确定挨次依次排列，以便查阅。2应事先审查争论，并拟定旧档案分类编号比照表，以免混淆。条款“对号入座”，各部门要乐观协作公司档案治理工作。四、归档及保存年限〔一写《卷内名目》。1，5101、永久保存：公司章程、合同股东名册组织规程及办事细则董事会及股东会记录财务报表政府机关核准文件不动产全部权及其他债权凭证工程设计图公司规章制度其他经核定须永久保存的文书、10预算、决算书类会计凭证事业打算资料、15期满或解除之合约1-5、1结案后无长期保存必要者。〔三〕公司可依据实际状况拟订文件资料保存期限的补充规定。件，均不得分开。按归档要求进展装订、编号、填写卷内名目表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、声像档案治理1影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两局部组成。2、声像档案资料的收集范围：(1)人力资源类：各类课程资源影像资料，编号、分类存档；户外拓展课程影像资料；竞赛的影像资料留存；3、声像资料收集时间：有特别状况可以适当延长归档时间。档案治理员应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。4、声像资料收集要求录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档把握措施。凡未按规定归档的将追究治理人员责任；接收原版、原件，特别状况下可接收复制件；声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。5、声像档案资料的征集：综合部有责任随时征集重要声像资料；送名目。6、声像档案的整理〔1〕声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。〔2〕声像档案的整理由摄录人员负责，人力资源信息员帮助。7、分类、编号其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。8、保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、牢靠程度、有效性等因素，划定保管期限。9、声像档案原版一般不得借出。如有特别需要，经主管领导批准后，方可限期案治理员负责办理。如在借用中造成损坏，则由借用人负责赔偿。五、档案日常治理〔一〕借阅1、借阅手续：五、档案日常治理〔一〕借阅1、借阅手续：〔1〕各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅单向档案员借阅，经办人必需在公司借阅登记表上签字。〔2〕档案员接到借阅单，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备准时催还。〔3〕档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。经办公室主任批准。5不得私自授受。〔二〕销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报明：销毁档案名目、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，依据清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销状况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下四种：未结清的债权债务；未了事卷，直到事项完结时为止。〔三〕移交1、需要进展移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人移交缘由。两份，移交方和接收方各一份并永久保管。〔四〕保密1、档案室的任务是集中统一治理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守隐秘，树立全心全意为公司各项工作效劳的思想，主动，准确，快速地为利用者供给档案资料。3、疼惜档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及任凭翻动。六、附则在本制度框架下，公司各部门可依据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报综合部备案后，与本制度具有同等效力。〔二〕本制度自印发试行之日起执行。附件：档案治理员职责《档案借阅单》《档案名目〔电子台账〕《档案存档记录》《档案移交登记表》档案治理员职责利用工作；证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，抄件。组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能顺手而得，避开盲目查找。强光等措施。查找。档案借阅单借阅部门借阅部门借阅人借阅事由借阅时间归还时间借阅内容借阅形式〔原件/复印件〕借阅数量备注借阅部门负责人签字是否借出公司是〔 〕否〔〕分管领导签字借出公司综合部经