浅析现代中小企业松散信息的管理

精品文档-下载后可编辑浅析现代中小企业松散信息的管理[摘要]中小型企业内部存在各种各样的信息数据、因此需要一种管理方法，把这些松散信息进行集中统一管理，使得知识信息更好地为企业服务。包括松散信息采掘、信息加工、检索、决策分析、信息备份、安全等环节。

[关键词]知识管理KM松散信息信息采掘信息加工检索备份

一、国外企业对知识信息的管理

彼得・杜拉克早在1965年预言，“知识信息将取代土地、劳动、资本和机器设备，成为最重要的生产因素”。现在越来越多的西方企业把管理重心放到了知识信息管理上。企业导入知识管理后所获得的具体效益分别是：协助企业作出更佳的决策、充分了解顾客、协助企业降低成本、协助企业增加利润。

二、国内企业对知识信息的管理

我国经济正处在快速发展时期，在发达国家企业对知识信息管理的影响下，也开始了知识化、信息化的进程。其中不少大型的企业已经实施了自己的知识信息的管理策略。例如，光明乳业集团，联想集团等。

1.动机。对于国内的中小型企业来说，它们需要一个低成本的信息管理策略。因为大的系统，比如ERP系统，它的购入成本、维护成本、二次开发成本、使用成本都会相应的提高。这使得中小企业望而却步。再加上，中小型企业的信息数据的松散性，难于统一管理。因此，一个实用的、低成本、针对中小企业的知识信息管理的策略呼之欲出。

2.中小企业内的信息源。不同企业由于业务的不同，企业处理信息数据也不尽相同具体有以下几类：文件系统型数据(File)：这类信息数据在中小企业中最为普遍，比如MSOffice软件所生成的，Word文档、Excel表格处理、PowerPoint等文字处理信息。还有，国内的字处理软件WPS的文字信息和PDF文档等。电子邮件数据(Email)：这类信息数据也比较多，由于电子邮件系统的比较多，每个系统都有自己的数据格式，实施难度就变得大了。但主流的邮件系统在市场中占有主要地位，如MSOutlook，Foxmail,CCMail等。因此具有普遍性。数据库型数据(RDB)：这类信息数据主要有，MSFoxpro,MSSQLServer,Oracle,Sybase，MSExchangeServer、LotusNotes、等。

松散信息的信息源和组织图

3.松散数据收集策略。由于这些信息数据都是以电子形式存放的，所以可以用工具把它们进行自动抽出，切分后，分类储存，当然这个过程是比较复杂的，可以用更长的篇幅来论述，这里暂且略过。我们可以把上面提到的每个数据源当作一个网站。使用类似于Spider的工具进行数据挖掘和更新。对于文件系统型数据(File)的收集：可采用文件格式的详细分析，过滤出有用的文字信息。对于电子邮件数据(Email)：电子邮件系统比较多，但主流的邮件系统都会提供储存格式说明书或相应的开发工具，用于数据抽出。其他类型的数据：MSExchangeServer、LotusNotes都提供相关的客户应用工具用于访问服务器上的数据信息。因此，松散数据的挖掘、集中存储是中小型企业管理好信息的第一步。

4.检索策略。假设一个企业所包括的信息数据都已经被我们挖掘后，按一定的规律储存好，接下来就是如何使用信息了。

基本的web检索策略。以网站的形式提供服务可以让公司内部或外部人员在不同场合随意的访问公司内部的所有信息。这是最普遍利用信息资源的策略。当然要想达到这样的目的相关的服务程序的开发是必需的。那么一个基于Web的利用信息资源的途径该提供些什么样的功能呢？查询功能是最基本的功能，这包括关键字、语句的查询、用户认证、查询选项设定等功能。

专用的客户应用策略。出于对安全性和使用便利性的考虑，一些用户需要专用的信息提供方法。为这些用户提供专用的客户界面；提供检索、查询服务；提供查询结果浏览服务；提供用户认证服务；提供高级组合查询服务，等等。

决策分析。决策分析是知识信息管理的高级阶段，根据前面采掘到的数据，进过加工处理，用所得到的信息内容对企业未来的发展趋势做出预测。

访问权限等级。知识信息一大特点是它的“无形”特性，“无形资产”成为企业愈来愈大的资产。越来越多的企业的生产和发展依赖知识信息。这种无形资产的安全性就显得相当的重要。可以采用如下的访问权限控制策略：

最高管理者：可查看所有文档和使用所有的服务。

项目经理：可查看本项目组所有文档和相应的服务。

一般员工：查看其被授权查看的文档和使用公用服务。

备份机制。越来越多的企业已经意识到备份信息的重要性，把分散数据向集中存储后，进行备份。然后把这些备份介质放在与企业不同的地方妥善保管，如果条件允许可以进行多份拷贝备份策略。总之，对于中小型企业来说，由于企业内部各种信息数据的存储非常的松散，不能够进行统一管理，而且，一个低成本的信息数据管理方案对这类企业来说是一个不错的