华海机械股份有限公司费用管理制度

华海机械股份有限公司费用管理制度为促进本公司各项工作的顺利开展，明确费用开支的标准、程序和办法，制定本制度。第一节费用开支的基本原则一、对费用采用预算控制，在公司内统一费用项目和标准，费用细化落实到子项目，按照必须、低额的原则降低费用、成本支出，杜绝无谓的费用开支。二、各部门应按费用项目分别进行预算控制，如在经营过程中确需突破费用预算时，必须事前申请，在批准前不得列支。第二节费用报销票据基本要求三、费用报销的票据是财务支出的法定凭证，是会计核算的原始依据。票据必须真实、合法、完整。四、费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是合法的发票。费用支出取得票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款。五、费用支出取得的原始凭证，应当具有税务监制章，出票单位公章，发票上的内容要真实、完整、填写清楚。发票内容应包括公司（个人）名称、开票日期、货物（服务）名称、单价、数量等，购货单位及个人栏内，所有报销发票均应写公司名称；购物品较多，发票无法一一写明，可附电脑小票或购物清单，清单应加盖出票单位公章。六、发票上的任何一栏内容均不能任意涂改，若有错误，应要求开票部门重开或在发票上更正；更正过的发票应在更正处加盖开票单位印章，发票大小写金额应一致；金额有差错，不得更改，必须重新开具发票。七、经办人不得要求出票人（收款人）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取不当利益。第三节报销流程及基本要求八、预算项目及预算额度内项目报销流程及基本要求1.费用支出事项完成后，经办人员整理报销票据（如发票、车票），具体要求如下：（1）费用票据必须分类粘贴，不得混贴，并在粘贴单上注明费用类别、票据张数、金额；另还要分部门、分费用种类（如电话费报销：部门有5人，即5人所有个人及公司电话费报销单据粘贴在一个粘贴单上）（2）粘贴的票据必须整洁、平整、规范，不得超出粘贴单范围；（3）有合同、协议的，必须将合同、协议原件与其他单据一并交财务部；2.经办人员填写单据并签字。单据种类有：出差申请单、差旅费报销单、应酬申请单、费用报销单、领款单、借款单等。填写单据要求：（1）填写单据，字迹要工整、内容要完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额、票据张数等）、数字要清晰、计算要正确。（2）单据必须由经办人员签字，经办人对票据及发生的费用负责。否则财务部有权拒绝办理。3.其他见证人员签字。差旅及其他费用报销：经办人为部门员工时，见证人为本部门经理；经办人为部门经理时，见证人为所属主管领导。实物：除上述见证人外还需有验收人签字，构成固定资产的要经固定资产管理部门登记、签字。4.由财务部对报销凭证进行审核。财务部审核内容：按票据管理的有关要求对报销票据的真实、合法、完整及预算执行情况进行审核；按票据的审核要求对费用用途进行审核。5.报销凭证经财务部审核后提交公司总经理审批。6.财务部根据公司领导审批同意的报销凭证进行报账。九、预算外项目报销流程及要求如在经营过程中确需突破预算时，必须事前提出申请，说明原因。根据授权分别经公司财务总监、公司总经理审批后在不可预见费用中列支，如支出金额超过50000元，必须经公司总经理同意，方可列支。批准后按前述流程报销（报销流程图后附）。第四节办公用品采购报销规定十、办公用品采购及费用的报销均由公司综合管理部统一负责；十一、综合管理部定期提供各部门申领办公用品明细汇总表，并注明单价，以便于财务部核实实际消耗情况；十二、各部门不经综合管理部同意自行购买的办公用品财务部不予报销。第五节业务应酬费报销规定十三、业务应酬费的支出应从严控制，按公司预算各部门业务招待费标准报销。经办人必须保证应酬活动的真实性、合法性，不得弄虚作假、损公肥私，否则将追究当事人的经济责任，并给予纪律处分。十四、公司综合性接待活动由公司综合管理部统一安排，其他由相关部门对口接待。各部门对外联系协调工作，应根据本部门主要工作职责确立对口联系单位，禁止重复开支。十五、应严格控制业务应酬费开支标准及范围，不得随意开支，除公司领导参加的重要活动外，各部门接待活动严禁到四星级（含）以上宾馆、酒店及同价位的酒家消费。特殊情况需事先报告总经理同意，否则费用自负。十六、业务应酬费支出应严格按照“事前请示、审批，事中自我约束，事后逐笔核报”的程序进行。1.事前应填写应酬申请单：（格式后附）2.因特殊情况，参与应酬活动事前未填报应酬申请单的，应事先报告分管领导同意，事后补填应酬申请单。3.凭申请单报销各项应酬费用，业务应酬费申请存财务部备查。第六节差旅费报销规定十七、出差申请程序：因工作需要出差，出差前应填写“出差申请单”（格式后附）,明确出差任务、出行路线、时间及随行人员等相关事宜，出差申请单应由部门负责人、分管领导、总经理审核签字。若同次出差任务涉及多部门员工的，应一并填列出差申请单。若遇特殊情况，来不及办理出差手续，事后及时补办。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。出差申请单由财务部留存，并作为部门费用考核依据。出差需要借支的，应填写“借款单”，根据出差申请单确定借款金额。个人借支差旅费用的审批按照公司费用审批权限进行。同时实行“前账不清、后账不借”的原则。十八、出差人员的差旅费严格按照《出差管理制度》规定报销，住宿费按出差的实际住宿天数计算报销。第七节车辆费用报销规定十九、车辆修理除出差途中特殊情况外，由驾驶员根据车辆要求先列出修理项目，填写车辆修理审批单，由综合管理部主任审核，报分管领导同意，方可前往修理。二十、车辆配件和其他用品购置由驾驶员事先提出申请，经综合管理部主任审核报主管领导审批同意后方可购买。二十一、辆油费、修理费等分车开具发票，由驾驶员签字，综合管理部主任审批后按正常报销程序办理。过路、过桥费用根据出车次数按实报销。二十二、车辆各项费用，必须先由驾驶员分车据实登记，经综合管理部主任审定后报批。二十三、司机因违反交通法规、造成交通事故等情况的罚款性支出不得报销。费用报销程序图第一步、整理报销票据（如发票、车票）↓第二步、经办人员填写单据并签字相关单据有：出差申请单、差旅费报销单、应酬申请单、费用报销单、领款单、借款单等↓第三步、见证人签字差旅及其他费用报销：经办人为部门员工时，见证人为本部门经理；经办人为部门经理时，见证人为所属主管领导；实物：除上述见证人外还需有验收人签字，构成固定资产的要经公司办公室登记、签字。（以上均在发票上签字）↓第四步、分管领导审批；第五步、财务部审核↓第六步、公司总经理审批↓第七步、财务部报账应酬申请单申请部门经办人职务应酬对象及地点单位应酬方式就餐□