物业管理公司行政管理作业指导书

物业管理公司行政管理作业指导书1.前言本指导书面向物业管理公司的行政管理人员，旨在提供一份指导和规范，帮助行政管理人员更好地履行职责，提高绩效和工作效率。2.工作职责2.1职责范围行政管理人员是公司的管理者之一，具有负责公司行政管理工作的职责。其主要职责包括：日常行政事务管理档案管理接待客户和来访人员负责公司门禁管理和保安管理等安全相关工作协助公司领导做好各项管理工作2.2工作要求行政管理人员应具备以下必要条件：2.2.1动手能力行政管理工作常涉及文件整理、会议室布置、录入信息、数据处理等操作，因此，行政管理人员应具备一定的动手能力，能够快速准确地完成各项日常工作。2.2.2职业素养作为公司的管理者之一，行政管理人员要具备较高的职业素养、较强的责任心和敬业精神，严格遵守公司的规章制度，自觉维护公司声誉。2.2.3沟通协调能力行政管理人员要经常与部门经理、员工、来访人员等进行沟通协调，因此，他们应具备一定的沟通能力，善于处理各种工作关系，让沟通更具针对性和有效性。2.3工作技巧2.3.1注意规范性行政管理人员要注意各项工作的规范性，比如在文件整理和归档时，必须按照规定的要求分类、标记文件，确保文件管理的规范和便于查询。2.3.2细心仔细行政管理人员的工作需要细心和耐心，尤其是在接待来访者时，必须面带微笑，细心排忧解难，力图让来访者感到公司的热情和专业性。2.3.3创新意识行政管理人员的工作不仅仅是单调的文件整理和安排会议，他们应该具备一定的创新意识，时刻关注公司发展的趋势，积极探索和应用新的管理方法，为公司的发展贡献力量。3.工作流程3.1日常行政事务管理3.1.1文件管理每月初根据公司工作计划制定当月的文件整理计划，对各类文件进行整理、标记和归档。将分类整理好的文件加上标签，并按照时间顺序存放在文件柜内。定期检查文件整理状态，发现问题及时处理。3.1.2办公区域管理需定期整理和清洁办公区域、会议室、洽谈室等。定期进行办公设备保养、检修及更换。3.2客户及来访者接待工作3.2.1来访预约接听来访者电话，根据来访者身份及目的安排时间安排。将来访者信息登记入公司来访登记表，确保安全稳妥开始办公。3.2.2来访接待主动出击，微笑迎宾。介绍公司发展状况，向来访人员出示公司真实资质证明文件。微笑客户解决各种问题。3.3安全管理工作3.3.1门禁管理对进出公司门禁的人员进行登记，确保公司人员及上下车辆安全。定期检查公司门禁状态，加强安全防范措施。3.3.2保安管理定期对公司周边环境进行巡视，及时发现问题并处理。负责处理各种突发事件，保障公司人员、财产的安全。3.4协助管理工作3.4.1会议议案准备根据会议议程准备会议材料，确保会议顺利进行。针对公司重要会议，提前进行相关考虑及备份。3.4.2行政办公管理相关工作协助部门经理完成各项工作。安排部门形象企业展示，办好各类企业证件、行政文件等。定期与领导沟通，了解并反馈部门情况，提出工作建议。4.工作重点4.1流程优化要在日常工作中，根据实际情况，探索各种优化工作流程的方法，提高工作效率和管理质量，让行政管理人员在工作中尽可能地省时省力。4.2客户满意度作为公司的重要代表之一，行政管理人员必须确保公司客户满意度，树立公司良好形象，尽力让来访人员感受到公司的细心和专业性。同时，在日常工作中，充分了解公司现状，为顾客反映各种问题，积极协调各方面资源，争取解决问题。4.3安全管理公司安全是行政管理人员的一项重要职责。只有确保公司安全无虞，才能推进公司的日常运作。在人员进出、设备使用等方面，行政管理人员应定期进行检查，确保安全防范措施得以落实。5.工作标准5.1工作标准管理要在日常工作中，依据规范化标准，对各项管理工作进行评估和改进。建立定期盘点制度，定期检查管理标准是否达标，以达成标准化、规范化的管理目的。5.2执行力行政管理人员应始终保持良好的执行力和执行力度，按时完成指定工作，以达到提高绩效和工作效率的目的