股份公司总部借款报销管理制度

股份公司总部借款报销管理制度4.1总则为了确保公司日常经营运作中各项费用开支符合业务发展需要，使费用支出具有真实性、合理性、时效性，充分发挥资金的最大效益，特制定本制度。4.1.2适用范围4.2借款4.2.1释义借款是指公司员工在工作中发生各类经济业务需要支付款项，按照公司规定的程序从计财部借出现金或支票。4.2.2审批权限4.2.3程序及说明程序说明1.公司应当根据实际情况规定以下业务必须办理申请批员工出差前应当填写出差申请表(附表4-1)；请示文件；对外进行业务招待前，员工应当填写业务招待申请表(附表4-2)。2.部门总经理应当对业务申请进行审批，具体内容是：此项业务是否符合工作需要，是否在预算内，预计相关费用对于出差申请应当审核出差地点、时间、人数安排，以及预计相关费用的合理性。对于业务招待应当审核招待地点、时间、人数安排，以及招待标准的合理性。3.业务申请经批准后，员工可以填写借款申请单(附表4-3)或支票领用单(附表4-4)。无须提交业务申请的可以直接填写借款申请单或支票领用单。借款人一般应当是公司的正式员工。非正式员工借款必理审批同意。对于长期挂账不还款的员工，计财部可以取消其借款资借款的支付方式应当按照公司的《现金及银行存款管理市内交通费、移动通讯费应当先由个人垫付，一般不允4.部门总经理应当对比本部门的预算，对借款申请进行业务审核，具体内容是：对于已经批准的业务事项，审核借款用途是否与业务申请一致，是否在预算内，借款金额是否在业务申请批示的范围内；事先没有进行业务审批的，应当审核借款用途是否合理，是否在预算款人应当按照不同的审批权限审批。6.对预算内的借款支出，各级领导应当进行以下业务审批：根据部门总经理的业务审核意见，总体把握借款支出的合理性，并按照费用标准、单笔限额审批权限签署审批意见 借款支出有人均标准的，对标准内的借款支出，按照副总经理、总经理、总经理和财务总监会签3种不同的单笔限额进行审批。超出标准的支出，按照总经理、总经理和财务借款支出没有人均标准的，一律按照单笔限额审批权限7.对预算外的借款支出，总经理、财务总监共同进行会签审批：总体把握借款支出的合理性，会签后可以驳回不符合工作需要的支出申请。8.对经过业务审核、审批的借款申请，资金主管还应当进行以下财务审核：审批程序、权限是否正确，相关文件是否齐备、是否已经正式批准、借款金额计算是否正确。之后签署审核意见，一次性支出在10000元(含)的可以直接办理借款手续，超出10000元的应当由计财部经理加签。借款人应当将出差申请表、业务招待申请表、会议请示文件等的原件一并交给资金主管。9.计财部经理进行以下财务审核：根据资金主管的审核意见，总体把握借款支出超出10000元的合理性，签署审核意见后交给出纳办理借款。支付给员工，并在借款单每联上加盖“现金付讫”章，员工收到现金后在借款单右下栏签字，双方各执一联。对于需要领用支票的，一般应当由出纳填好支票日期、用途、限制支票支付金额，将支票号登记在支票领用簿上，员工签字后领用。4.2.4还款清账借款人应当在完成工作，付款结算后5个工作日内办理如业务工作没有如期开展，应当及时如数归还所借款项，不得长期占压闲置资金。如一个月内不能报销还款的，借款人应当在第二个月月初，填写超期借款的说明，如实说明不能按期报销还款的原因，以及下一步何时完成报销还款，并由主管副总经理审批后交给计财部经理。计财部经理将视情提出处理意见。4.3报销4.3.1范围公司员工因公发生经济业务需要对外支付款项的可以报销，不包括员工因私发生的对外款项支付。4.3.2审批权限4.3.3程序及说明程序说明1、员工在完成工作、取得正式发票后5个工作日内应当及时填写费用报销单(附表4-5)，办理报销手续。员工应当按照原始单据的大小顺序粘贴在报销单背面，并将单据左上角的空白处粘贴起来，严禁将有文字、数字、签章的部分粘贴在一起。一般情况下，应当由本人亲自报销，不允许代替本公司人报销时，报销人应当正确填写原报销人姓名。严禁代外单位人员报销费用。动通讯费。当月的费用不能拖延到下月报销。报销差旅费时，应当填写差旅费报销单(附表4-6)；报销市内交通费时，应当填写市内交通费报销单(附表4-7)。2、部门总经理应当对比本部门的预算，对费用报销单进行以下业务审核：费用报销的摘要内容是否属实，费用是否超出标准或预算，超出标准或预算的原因是否合理。之后如：出差的时间、地点、人数是否属实，超出标准或预算是否有合理的原因，一般情况下，不允许出差途中回家探亲访友；如探亲访友，只能报销往返路费的一半，相关费用业务招待的时间、地点、人数是否属实，超出标准或预算是否有合理的原因。3、会计进行预算对比，将费用支出分为预算内、外，报销人按照不同的审批权限审批。4、对预算内的费用支出，各级领导应当进行以下业务审批：根据部门总经理的业务审核意见，总体把握费用支出的合理性，并按照费用标准、单笔限额审批权限签署审批意见(参见《财务支出审批制费用支出有人均标准的，对标准内的费用支出，按照副总经理和财务总监会签3种不同的单笔限额进行审批。对超出标准的支出，按照总经理、总经理和财务总监会签2种不同的单笔限额进行审批。费用支出没有人均标准的，一律按照单笔限额审批权限5.总经理、财务总监共同进行费用支出的预算外审批：支6.资金主管进行以下财务审核：审批程序、权限是否正确，文件是否齐备、是否已经正式批准，报销金额计算、加总是否正确，原始票据是否真实、齐全、合法，之后签署审核意见。费用支出在10000元(含)以下的，直接交给出纳办理；超出10000元的，应当由计财部经理加签。资金主管应当将出差申请表、业务招待申请表、会议请示文件等的原件附在费用报销单后面。7.计财部经理进行以下财务审核：根据资金主管的审核意见，总体把握支出的合理性，对超出10000元的费用支出签署审核意见，之后交给出纳办理报销。8.对于现金结算业务的报销，一般应当先由出纳将应付现金如数支付给员工，并在报销单上加盖“现金付讫”章，员工收到现金后在报销单右下栏签字，双方各执一联。如报销人已向公司借款，应当将报销金额减去借款金额，对于支票结算业务的报销，出纳应当核对报销支票的号码是否与支票登记簿上的号码一致，如一致，则由员工签字注销支票登记簿上的领用记录。4.3.4重点管理费用的释义前往工薪发放地以外的国家、城市、地区工作，且工作时间调不在此范围内。、台以外的城市、地区出差。境外出差是指员工在港、澳、台以及中国以外的国家、地区出差。差旅费：是指员工在出差途中发生的交通费、食宿费、各项杂费以及出差补助。其中，交通费是指员工从出发地前往机场、火车站、码头等以及返回的市内交通费、乘坐长途交通工具的旅费。食宿费是指员工在出差所在地以及乘坐长途交通工具途中的住宿费、餐费。各项杂费是指员工在出差途中长途电话费、在出差所在地的市内交通费等零星费用开市内交通费：是指公司员工因公外出、加班在本市乘坐交通工具，如：出租车、公交巴士、地铁的费用，包括过桥加班：是指员工在国家、公司规定的节假日、工作日晚司工作。业务招待费：是指公司员工因公(含出差)招待项目合作单位、中介机构、机关事业单位等的餐费，不包括高档娱移动通讯费：是指公司员工因公使用手机、寻呼机联系工作的通话、寻呼费用以及其他附加的服务性费用，如：语音信箱、呼叫转移费用等。4.3.5重点管理费用的标准及说明差旅费出差交通工具选用标准标准说明交通工具的选用应当以业务需要为前提，本着经济、高因工作紧急，员工需要选用速度快、级别高的交通工具时，须由公司总经理审批同意。出差费用标准(国内)单位：元/人·天出差费用标准(国外)单位：美元/人·天标准说明员工出差的住宿费、餐费、杂费按照费用包干的原则，在相应的级别标准之内的应当实报实销，超出标准的应当说明原因。如原因合理，由公司总经理审批同意后可以报销。程的，分别视同出差半天，并以此计算出差补助。公司按照国内各城市的不同消费水平划分为以下三类地区，按照其他国家的经济发达水平划分为以下三类国家(以下划分仅供参考)。市内交通费/1200800300标准说明员工应当根据工作需要选用经济、便捷的交通工具。在乘坐出租车时，应当选用中档以下的车型。员工报销时，市内交通费在相应级别标准之内的，实报实销；超出标准的，应当说明原因，报总经理审批后方可报业务招待费/()300030003000标准说明员工报销时，在相应级别标准内的业务招待费应当实报实销，超出标准的应当说明原因，由总经理审批同意后方可公司2人以上陪同就餐的可以按照其中最高级别的人均业务招待费根据不同城市、地区、国家的消费水平制定了不同标准。本市内的业务招待视同国内一类地区标准执行。移动通讯费900900/700/()明手机、寻呼机的配备一般应当由个人购置，如由公司配备所需设备的，一般只报销一种购置费。特殊情况由总经理经批准可以报销移动通讯费的员工，在以下时间必须开员工报销时，在相应级别标准内的移动通讯费应当实报实销，超出标准的应当说明原因，由总经理审批同意后方可4.3.6原始票据的规范要求员工因公发生经济业务支付款项时，应要求对方开具真实、合法的全国统一的普通发票或当地财政局、税务局监制原始票据一般应当按照以下要求填写：付款单位名称处xx”，商品名称、单价、数量、金额、大写金额、开票时间和经办人各栏一定要书写清楚正确，并加盖收款单位的财务专用住宿发票应当填写住宿人数、天数、单价以及餐费等。票据的开具应当全联一次性如实书写完成，严禁随意伪造、涂改、挖补票据。如发现原始票据除金额以外的错误时，报销人应当要求发票开具单位进行更正，并在更正处签上更正人姓名，并加盖单位财务章收款单位的财务专用章。住宿发票应当填写住宿人数、天数、单价以及餐费等。票据的开具应当全联一次性如实书写完成，严禁随意伪造、涂改、挖补票据。如发现原始票据除金额以外的错误时，报销人应当要求发票开具单位进行更正，并在更正处签上更正人姓名，并加盖单位财务章；如金额填写错误，应要求发票开具单位重新开具正确的发票，不得在原票据上更正。报销时，应将票据的上方空白处粘贴在报销单背面，严禁将有文字、数字、签章的部分粘贴起来。计财部对于记载不准确、不完整、虚假、过期、涂改、遗失的原始票据一律不予报销。4.4违反规定的处理方式对于长期借款挂账不报销的员工，公司将视情采取以下行政、经济措施：个月月初通知未未报销人应当及时填写超期借款说明，先由主管副总经理审批，之后由计财部经理根据实际情况签署处理意见。对于无合理原因超期不报销的，应当通知计财部取消此员工下次借款的资格，并从当月起扣发每月工资，扣发金额为借款对于涂改、损毁、伪造原始单据，虚报、多报费用，给公司