某购物中心客户档案管理规程

某购物中心客户档案管理规程购物中心客户档案管理规程一、制定目的购物中心客户档案管理规程是为了规范购物中心客户档案的建设、管理及使用，确保保护客户个人信息安全与隐私，提高客户服务水平和企业自身管理水平，保障公司良好运营和品牌形象建设。二、适用范围本规程适用于购物中心全体员工、合作商户、供应商等涉及客户数据的全体从业人员，以及客户个人信息在购物中心收集使用的情形。三、档案收集范围及内容1.基本信息：包括客户姓名、性别、出生日期、身份证号码、护照号码、手机号码、电子邮件地址、籍贯、住址、职业、工作单位等信息。2.消费行为：包括客户购买的商品、消费金额、消费时间、消费部位、支付方式、折扣情况等信息。3.服务信息：包括客户咨询、投诉、建议等领域的反馈与处理情况。4.其它：如客户参加的促销活动、抽奖等相关信息。四、档案管理原则1.合法原则：购物中心在获取、处理、使用、存储客户信息时，必须遵守相关法律法规，确保所有行为均合法合规。2.必要原则：购物中心应该在明确目的的基础上收集客户信息，并且不能超过必要的范围。3.安全原则：购物中心应定期对客户档案进行备份，避免档案损毁或遗失，同时加强安全保护，防止未经授权人员访问、盗窃或泄露。4.公开原则：购物中心应当在符合相关规定和客户需求的前提下提供客户信息，及时公开消费者权益及保护条款等制度，增强消费者对购物中心的信任度和满意度。五、档案使用原则1.获得明确授权原则：购物中心使用客户档案信息之前，必须获得客户的明确授权，确保客户已审慎同意信息处理目的及范围。如需使用客户档案信息，购物中心应当主动告知客户，明确告知其信息的使用目的、使用方式、使用范围等。2.限制使用范围原则：购物中心应当在信息使用的合理范围内进行使用，不能超出事先告知的范围，也不应将信息分享给未经授权的第三方。3.信息保护原则：购物中心应当采取合理和必要的技术措施和管理措施确保客户信息的安全。六、档案保密原则1.购物中心严格遵守法律法规规定的机密保护责任，保护客户档案中所涉及的客户信息安全。2.购物中心内部需制定关于客户信息保密制度及规定，定期进行内部培训，重视对员工培训措施，各相关工作人员应该严格遵守保密合约，并签署保密承诺书。3.购物中心在无授权的情况下，不得销售、泄露、出租、出卖或者以其它方式非法向第三方透露客户信息，以保证客户隐私的保密。七、档案存储原则1.硬件设备方面，购物中心应该采用符合标准的数据存储介质，尽量不使用存储多扇区的硬盘，以防数据分散和遗失。2.软件系统方面，购物中心应将档案信息存放在认证加密的服务器上，并定期备份，并确保数据恢复性。3.资料管理方面，购物中心应对收集到的客户档案信息进行分类，严格按照应存储期限存放与保管。八、异常处理原则1.一旦发现客户不恰当的使用行为，在保护客户个人信息的前提下，立即与其联系，要求其改正，并及时报告上级管理人员。2.若发生客户信息泄漏、丢失、被盗，购物中心应立即启动应急预案，尽快防范和消除威胁，将情况及时向有关部门报告，并将对应措施告知受影响的客户。九、档案销毁原则1.档案销毁的时间应当严格执行，不得超出规定的保留期限，超期的信息必须及时销毁。2.购物中心应按照相关规定，对已经销毁的数据，要清除硬盘里对应用户的信息，彻底防止恢复。3.为保护客户合法权益，购物中心销毁客户档案信息前，应当提前公告并获得授权客户同意。十、档案查询原则1.如客户需要查询或更改其档案中所涉及的信息，客户应提供确权信息，如证件号码、手机号码、专属会员卡等信息，购物中心应协助客户查询和更改相关信息。2.购物中心非授权人员不得未经客户同意，随意查询客户档案信息。十一、违规处理原则1.如发生客户档案信息被泄露及其他违规行为，购物中心应立即采取措施查明原因及确切情况，并向有关部门汇报，采取补救措施，对责任人依法进行追究，并给予相应处罚。2.购物中心相关工作人员在工作中泄露客户隐私，将严格追究责任，如涉及刑事责任的，将移交公安机关处理。十二、附则1.本规程自颁布之日起，所有购物中心全体员工、合作商户、供应商等涉及客户数据的从业人