公共基础知识公文写作课件

公文写作和处理

公文写作法律依据《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）1.总则2.公文种类（13种）3.公文格式4.行文规则5.发文办理6.收文办理7.公文归档8.公文管理

一、公文概念、特点和结构公文，又称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录形式。

一、公文概念、特点和结构特点:突出政治性恪守法定性保持权威性注重保密性讲究规范性围绕事物性

一、公文概念、特点和结构公文基本结构：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词例题下面属于公文必备的基本组成部分有（）。A.发文种类B.报送机关C.标题D.成文日期

CD二、公文的分类依据不同的标准，从不同的角度对公文作如下分类:1.根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文2.根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密3.根据行文方向，可将公文分为上行文、下行文、平行文二、公文的分类4.根据内容的性质，公文可分为领导指导性、公布性、陈述性、呈请性、商洽性、证明性文件等5.根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件6.根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文三、公文的种类依据《国家行政机关公文处理办法》，分为：1.命令（令）2.决定3.公告4.通告5.通知6.通报7.议案8.报告9.请示10.批复11.意见12.函13.会议纪要四、公文的格式公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

秘密等级：应根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）紧急程度：这是表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用汉字“特急”、“急”表示。表明紧急的这些字样，一般在公文首页文头的右上角或左上角、密级标志的下方，可以加盖印戳或直接印上发文字号：该份公文的代号，由发文机关统一编列，包括发文机关代字、年份和序号。如国务院2011年第一件发文即标作:“国发［2011］001号”。

签发人：位于发文字号的同一行，居右侧。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。标题：应当准确简要地概括公文的主要内容。一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。主送机关：指公文的主要受理机关。正文：是公文的核心，用于表达公文的内容。

印章或签署：印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。签署位于正本的末页，先排出机关名称、签署者职务，后空两格请领导者签注姓名。主题词：位于公文末页附注之下，排一行，起首空两格标注“主题词”字样。抄送机关：位于主题词下。五、行文规则行文规则：是控制公文行文对象、方向和方式等方面的有关规定。五、行文规则

根据隶属关系行文：在有隶属关系的上下级之间，应使用上行文和下行文。五、行文规则选择适宜的行文方式：行文方式指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。

五、行文规则只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式:一是由于情况特别紧急;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。五、行文规则“同级”机关方可联合行文：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

六、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

1.时间的表达一般情况下，应避免使用时间代词，而应当使用具体日期。（1）避免使用交代不够清楚的时间概念。（2）年份一概用全数，不得省略。六、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

2.空间的表达（1）表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。（2）所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不用简称。

六、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

2.空间的表达（3）除出于特殊需要（如保密等）或表达对象在文中无重要和必要意义之外，公文中的空间概念大都需精确表达。（4）慎重使用表示处所的代词（这里、那里等），以防止误解或费解。六、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

3.数字的运用（1）数字的增减要注意用词和概念。（2）不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法，只能用“降低百分之多少”或“减少百分之多少”。（3）必须使用国家法定计量单位。（4）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均使用阿拉伯数字。六、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

3.数字的运用（5）引用统计数字要考虑使读者有真正的感受，次要的、技术性很强的数字，如无损于主题的阐述，尽量不用或少用。（6）“二”与“两”的用法不同:如果用作序数，应当用“二”，例如“第二”、“二月（即二月份）”、“二次大战（即第二次世界大战）”等;如果与量词连用，应当用“两”例如“两个”、“两次”、“两次大战（即第一次和第二次大战）”等。（7）结构层次序数:第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。六、公文中若干事物和概念的特殊表达要求4.职务、姓名的表达（1）各种职务、姓名应用全称。（2）当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容有关的。（3）列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内后党外，由大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。六、公文中若干事物和概念的特殊表达要求4.职务、姓名的表达（4）国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。（5）若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。

七、公文处理公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。具体内容主要有:（1）创制公文。（2）传递公文。（3）办理公文。（4）处置办毕公文。（5）管理公文。七、发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

七、发文办理之草拟公文草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

七、发文办理之草拟公文（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。七、发文办理之草拟公文（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

八、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

文秘部门审核的重点是否由本机关办理是否符合行文规则内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签文种使用、公文格式是否规范命令（令）的撰写1.命令（令）是一种带有强制性的、具有最高权威的指挥性公文。2.它适用于国务院发布行政法规，国务院及其各部门，省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市人民政府发布规章（公布令）;国务院及其各部门、县级以上（含县）人民政府采取重大强制性行政措施（行政令）；奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。（奖惩令）命令（令）的撰写3.命令的结构包括标题、令号（或发文字号）、正文、落款。

命令（令）中华人民共和国国务院令第420号

《中华人民共和国海关行政处罚实施条例》已经2004年9月1日国务院第62次常务会议通过，现予公布，自2004年11月1日起施行。总理：温家宝二00四年九月十九日

决定的撰写决定可针对反复发生的普遍性事务，反复适用，在较长的时间范围内规范人们的行为，可作为法律法规和制度的表现形式，但在实际工作中更多地用于记载与传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出的决策，具有较强的政策性，是领导指导工作的准则。在结构格式方面与规范性文件差别明显。决定的撰写决定的结构包括:（1）标题。写明发文机关、事由与文种。（2）正文。一般由制发文件的依据、决定事项与执行要求三大部分组成。在文件中的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。（3）发文机关与成文日期

国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定国发〔2010〕11号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：2005年全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来，各行各业涌现出一大批在全面建设小康社会、加快推进社会主义现代化伟大实践中取得显著业绩的先进模范人物，他们是继续解放思想、锐意改革创新的时代先锋，推动科学发展、促进社会和谐的行动楷模。为表彰他们的突出贡献，弘扬他们的先进思想，进一步激励全国各族人民积极投身建设中国特色社会主义伟大事业，推动经济社会又好又快发展，国务院决定授予2115人全国劳动模范荣誉称号，授予870人全国先进工作者荣誉称号。附件：全国劳动模范和先进工作者名册（共2985名）国务院二○一○年四月二十四日公告的撰写定义：公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。公告的结构包括标题、正文、发文机关和发文日期。

公告分标题，正文和落款三部分。（1）标题公告的标题有三种形式：第一种由发文机关名称、事项、文种组成；第二种由发文机关名称和文种组成；第三种只写出文种“公告”即可。（2）正文公告的正文一般包括因由、事项和结语三个内容。因由要求用简要的语言写出公告的依据、原因、目的。事项是公告的主体，要求明确写出公告的决定和要求。结语一般用“现予公告”“特此公告”等习惯用语，体现公告的庄重性、严肃性。（3）落款公告的落款要求写出发布机关的名称和年、月、日。如果机关名称已在标题中出现，在落款处也可不写，只写年、月、日或年、月、日写在标题的下方、正文的上方。中国侨联2007年招录机关工作人员面试公告根据国家公务员录用有关规定和中国侨联招录计划，现将中国侨联2007年招录机关工作人员面试工作有关事项公告如下：一、参加面试的人员二、面试时间、地点2007年1月24日上午8时30分在中国侨联机关办公楼(北京东城区北新桥三条甲一号)面试。请各位考生准时到达，迟到者视为自动放弃面试。三、面试注意事项四、联系人和电话赵珊珊010—84024904、64011649组织人事部人事处二00七年一月四日通告的撰写

通告用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，具有一定的法规性和约束力，一般通过新闻媒体或以张贴的形式对外发布，有些通告只在内部张贴。通告的结构包括标题、正文、落款。

通知的撰写通知是机关常用公文，其主要特点:一是应用广泛，使用频率高;二是对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关;三是内容单纯，一文一事，行文简便。通知的撰写通知的结构包括（1）标题。写明发文机关、事由与文种。用于发布、转发、批转文件的通知则要求写明发文机关、动词（颁发、印发、转发、批转等）、被发布和转发批转文件的标题、文种。（2）主送机关。（3）正文。（4）发文机关与成文日期。通知的撰写通知又分为以下几类:1.颁发、转发、批转公文的通知2.指示性通知3.知照性通知4.会议通知××市环保局关于转发《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知各县(区)环保局，各直属单位：××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我市。现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以推动我市环保工作的深入开展。××市环保局一九九九年二月十六日公文改错

××市工业局文件××字（2002）××号签发人：张平××市工业局关于印发“关于节减行政经费的几项规定”的通知我局同意××市财政局“关于节减行政经费的几项规定”中提出的意见，认为切实可行，请结合本单位的情况参照执行。附：××市财政局文件2002.10.16主题词：印发、规定、通知（1）发文字号不规范，应为××〔2002〕23号；（2）下行文不应标注签发人，应取消，发文字号居中排列；（3）标题不规范，应将“印发”改为“转发”，引号应改为书名号《》；（4）缺主送机关，应写明收文单位名称；（5）转发同级机关公文，不应用批示语气，如“我局同意”、“所提意见切实可行”等；（6）《规定》属规范性公文，应认真执行而不应写“参照”执行；（7）附件说明不规范，应具体写明附件的标题；（8）成文日期不规范，应用汉字写全年月日，即二〇〇二年十月十六日；应加盖印章；（9）主题词不规范，应表明公文的主题项：行政经费；主题词之间空一个汉字位置，不用标点符号；（10）转发公文不应再向其他机关抄送，应取消抄送机关。××市府公文[紧急](07)×府发21号××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊音象制品，这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政府应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。(以下略)附件：如文××市人民政府二oo七年×月×日主题词：出版通知报：(单位略)送：(单位略)二00七年×月×日××市人民政府办公厅印(共印500份)【答案要点】(1)发文机关文件名称应为“××市人民政府文件”；(2)发文号为：×府发[2007]21号；(3)“紧急”应在标题中；(4)标题应在“严厉打击”前加一“关于”；(5)缺收文机关，应在标题下、正文前注明“各区、市、县政府”；(6)“音象”应为“音像”；(7)附件后应标注出具体的文件名；(8)在发文机关后加(印章)。××市人民政府文件×府发［2004］第11号关于表彰市××厂实现“安全生产年”的通报市属各企业：为确保企业生产和人民生命财产安全，我市××厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2003年实现全年无重大生产和伤亡事故，成为我市标兵企业。为此，市政府决定给予市××厂通报表扬，以资鼓励。市政府号召全市各企业学习市××厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力。特此通报主题词：关于表彰通报××市政府（印章）二○○四年元月(1)发文号应为：×府发［2004］11号。(2)标题中不应出现引号，应去掉。(3)标题中的“表彰”应与“通报”放在一起，为“关于……的表彰通报”。(4)通报类属普发性公文，可不写收文机关。(5)结尾处不用写“特此通报”。(6)发文机关应写全称“××市人民政府”。(7)发文时间应规范，并具体到日。(8)主题词表中无“关于”词，应去掉。报告的撰写

报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息，总结经验教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。

结构:（1）标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。（2）主送机关。（3）正文。（4）发文机关与成文日期。

报告的撰写（1）工作报告（2）总结报告（3）调查报告

请示的撰写请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。其主要特点是:使用范围广泛，各机关对自己无权或无法决定与处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准;请示具有强制回复的性质，接受请示的机关务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。请示的撰写请示的标题多采用完整的标题形式或省略发文机关的写法，请示的正文包括请示缘由、请示事项和结语三个层次。

批复的撰写批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。主要特点:具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行;具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的;具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。批复的基本类型：标题+主送机关+正文+落款

××镇人民政府：

对你镇的数次请示，经研究作答复如下：

其一，原则同意批准你镇建立联合贸易公司，负责本镇的内、外贸易工作。你镇应尽快使联合贸易公司开始营业。

其二，你镇提出试行“关于违反计划生育规定的处罚办法”最好不执行，因为这个办法违反上级有关文件精神。

其三，对你镇提出要建一俱乐部活跃居民文化生活一事，予以批准，但规模要适当控制，量力而行。

其四，同意你镇组团参加在上海举办的服装节和在服装节上进行引资促销活动。

××市人民政府

2001年×月×日一是违反一文一批的原则。市政府在积存了某乡四件请示之后，才合在一起给了这样一个批复，这样做有多种弊端：（1）延误时间，耽误下级工作；（2）多种事项集于一篇公文之中，内容杂乱；（3）一份公文涉及多方面工作，给下级落实带来困难。因为这些工作在下级机关是由不同单位和不同负责人分管的，由哪个负责人承担批复的落实工作，不好确定。正确的做法是，下级报来一份请示，就及时回复一份批复。对方的四份请求，应有四份相应的批复。二是标题不合要求。本批复的标题只有文种品称，没有发文机关和主要内容，不够认真严肃，也影响工作效率。三是用语含糊不清，观点不明确。如“原则同意”、“最好不执行”、“违反上级有关文件精神”，都没有明确指出自己的观点，使下级无法执行。四是时间要用汉字，不能用阿拉伯数字。函的撰写行政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准;党的机关使用的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。正规的公函由标题、主送机关、正文、印章、发文时间以及主题词等格式组成。

关于征求二级建造师考试命题方式意见的函

建办市函【2010】147号各省、自治区建设厅，直辖市建委：按照……中华人民共和国建设部办公室二0一0年三月二十五日

会议纪要的撰写会议纪要是会议文件的一种。用于记载和传达贯彻会议主要精神与议定事项。会议纪要的撰写主要特点:会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或会议结束之后;所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位与与会单位（人员）的共同意志与法定的权威性。会议纪要的基本类型：由标题、时间、正文组成。根据公文内容拟写标题。

1.某市劳动局为了加强对城镇待业人员的管理，进一步做好劳动就业工作，经市人民政府同意，决定对全市城镇待业人员统一进行登记，为此，行文告知全市各级劳动管理部门及有关单位。2.某市人民政府就开展国有资产核定工作向所属下级机关行文，陈述该项工作的必要性，交代具体的工作任务及时间安排，并针对有关的步骤方法、政策界限、注意事项、报告方式与期限等提出具体要求。1.某市劳动局关于对城镇待业人员统一登记的通知。2.某市人民政府关于开展国有资产核定工作的指示(或通知)。按照公文写作要求、修改下列语句中的错误。3.早晨五六点钟，以通往机场的大街两旁已经站满了数万名欢送的人群。4.从上述事实中，证明了他们的行动是正确的。5.为了尽快地发展教育事业，应该大力提高教育的业务水平和培养新生力量。6.经过一系列的整顿之后，第一车间劳动纪律逐渐走上正轨。7.他们胸怀祖国，放眼世界，大力发扬了敢拼敢搏，终于夺取了冠军。3.早晨五六点钟，在通往机场的大街两旁已经站满了数万名欢送的群众。4.上述事实证明了他们的行动是正确的。5.为了尽快地发展教育事业，应该大力提高教师的业务水平和培养新生力量。6.经过一系列的整顿，第一车间劳动纪律逐渐走上正轨。7.他们胸怀祖国，放眼世界，大力发扬了敢拼敢搏的精神，终于夺得了冠军。文书工作方面知识（仅列出相关考点）

1、处理来信的基本程序：拆阅、登记建档、处理、交办、回复等。2、调查研究的基本程序：准备工作、调查工作、研究工作、总结工作。3、信息工作包括信息的收集、处理和利用。其中利用是信息的工作的终极目的。4、会务工作，会前（略）；会议期间：代表签到登记、会议纪录、文书工作、后勤服务工作；会后处理工作：必要的会议文件的回收与处理；纪要工作；清理会场；送站；内部总结。5、档案工作包括档案的收集、档案的管理、档案的利用三个组成部分。6、档案管理工作是核心内容是档案的整理工作，它是指按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程，包括区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。7、档案的利用是档案工作