基于电子凭证系统谈会计档案管理

基于电子凭证系统谈会计档案管理中国移动通信集团内蒙古有限公司张德育王银丽摘要:随着财务集中管理在中国移动的实施以及通信市场竞争的日益加剧，如何提高核算效率，节约成本，有效支撑公司各项经营目标的实现，是内蒙古移动目前亟需解决的问题。考虑到内蒙古移动财务信息化系统建设现状及内蒙古地域辽阔的特点，急需启动电子凭证系统项目，使得单据的实物流与报账审批流分离，减少实物单据传递，提高报账效率，实现对所有凭证的电子化管理。关键词:电子凭证财务集中财务信息系统会计档案管理DOI:10.16266/11-4098/f.2016.06.144一、项目建设背景目前，内蒙古移动已实现全区集中核算报账业务的管理模式，并建设了报账平台、财务ERP系统、银企互联、合同管理等财务信息系统，在会计核算的标准规范、信息准确、管理提升等方面获得了显著改进。但是仍然采用传统的电子报账系统，其存在如下不足：一是各地市分公司往财务核算中心寄送原始单据的时间较长，导致报账效率低；二是各地市分公司寄送的报账原始单据的数量较多，寄送成本较大，而且易发生丢失和遗漏；三是财务核算中心会计无法提前发现原始单据问题，收到原始单据后如有问题，还需退回重新寄交；四是报账平台系统虽然有普通的附件上传功能，但无法直观快捷的查阅；五是未对会计档案实现电子化管理。二、项目建设的目标及原则建设电子凭证系统的目标是实现全公司财务凭证的电子化管理，实现单据的实物流与电子审批流分离，减少实物单据传递环节，进而提升报账效率、降低管理成本、提高财务管理水平。在建设电子凭证系统过程中应遵循以下原则：第一，系统业务数据和资料的安全性。第二，会计信息传递的高效性。第三，系统间实现数据互访和共享，确保数据的准确性。第四，系统功能和接口的可扩展性。三、项目建设内容(一)电子影像采集主要包括电子影像扫描设置、银行回单扫描、凭证条形码识别、发票信息识别、影像处理、影像审核评价、影像管理等功能；其中凭证条形码识别功能应在批量扫描报账单及其发票和附件的过程中，系统会自动识别报账单的条形码，将报账单后面的发票和附件自动进行关联保存。发票信息识别功能应能够识别增值税发票等多种类型发票的信息，如：发票代码、发票号码、金额、税率关键信息、开票日期、纳税人识别号等。影像处理功能包括对影像进行放缩、旋转、裁剪、合并、自动去黑边、自动校正倾斜、自动判定条码旋转等图像处理操作。(二)电子影像展示及审核电子影像展示在直接调阅报账单对应的影像文件，通过缩略图中直观的查看整个文档的多个图像后，会选取某页图像进行查看。系统也支持放大、缩小、拖动、旋转、添加批注等操作。支持双屏显示，报账单及相关的影像缩略图在一个显示器上显示，同时自动在另外一个显示器中显示被选中相关影像的放大图。会计对电子影像扫描质量审核后，可以要求扫描员重扫、补扫、删除等操作。(三)会计凭证管理会计凭证管理旨在实现原始单据影像、电子报账单和会计记账凭证三者之间的自动匹配，形成完整电子化的会计档案信息。同时，也支持从银企互联系统中获取银行回单的影像文件与会计凭证自动匹配。系统应根据报账审批流程自动在凭证影像上生成会计、出纳、复核人、财务负责人的电子印章，满足批量打印、异地打印等需求。(四)会计档案管理上述功能的实现为会计档案的电子化管理奠定了坚实的基础。为了提高资源利用率、提高系统效率、降低成本，将会计档案管理功能当做电子凭证系统的一个独立模块来建设。支持档案管理员按批次交接纸质凭证、装订成册、装入盒、存入柜子、完成归档等操作；支持多种方式、多维度的档案检索和档案借阅电子申请单及流程。会计档案借阅分为电子档案借阅和实物单据借阅。针对电子档案借阅，赋予借阅人相应的电子档案查阅权限，归还时撤销查阅权限。为了确保档案安全，所有查阅的电子档案应自动添加动态水印，含用户名、时间及IP地址。针对实物单据借阅，可根据系统中凭证位置快速完成实物单据借阅和归还。(五)与其他财务信息系统集成电子凭证系统与报账平台、财务ERP系统、银企互联、合同管理、OA办公等系统集成，完成业务流与资金流集成，形成闭环管理，从而实现对会计信息全流程全生命周期的电子化管理。通过报账平台可以直接上传和查阅电子凭证系统的影像文件，同时电子凭证系统会自动生成报账单和审批流程的影像文件。报账单导入ERP系统生成凭证，并自动推送凭证信息到电子凭证系统生成影像文件。同时为提高报账效率，节约附件纸张，财务ERP系统将采购订单、订单接收单、资产信息等以图片形式传送给电子凭证系统，供领导和会计审核调用。与银企互联系统集成，实现付款待办推送、凭证影像查看、银行电子回单影像提取等操作。与合同管理系统集成，实现根据合同编号从合同管理系统同步相应的合同文档并保存到电子凭证系统，供后续环节查看。四、项目实施成效实施电子凭证系统后，实现了会计信息的异地完整采集和高效传递，实物流转次数大幅降至4次，其余各环节实现高效便捷的电子化审核、审批，使全公司平均报账时长大概缩短2个工作日，大幅提升报账效率和对业务部门的支撑效率。通过电子凭证系统实现了对全公司会计档案的电子化集中管理，简化了档案管理人员的基本工，提高了会计档案的精细化管理水平、会计档案数据的使用效率和价值，为公司内外的检查和审计提供了便捷的查询和调阅手段。参考文献:[1]王爱群,王洪玖.企业集团财务集中管理研究-以中国移动为例[J