公司合同保管制度

公司合同保管制度第一章总则第一条为了规范合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。第二条本制度仅适用于本公司全体员工。第三条本制度所称合同是指公司在经营业务中形成的各种协议、合同文本、各类公函、通知（包括但不限于协议或合同的附件）等。第四条法务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。法务部办理本制度事项时，其他各部门应当给予协助，并履行好本制度所规定的职责。第二章归档第五条合同订立后，经办单位应在5个工作日内将如下资料送法务部办理归档手续，所提交资料必须真实完整，清晰明确，且原则上应为原件。（一） 经公司领导审批的合同评审文件；（二） 合同订立前，有经各签订主体确认的合同文本的修改稿；（三） 正式合同文本的原件，包含相关附件；（四） 其他补充协议或子合同；（五） 对方加盖公章证件（包括但不限于营业执照、组织机构代码证、国税证、地税证、法定代表人身份证）；（六） 如合同为委托代表人签字，需提供授权委托书原件及委托代表人身份证复印件。经办单位同时应指定专人负责合同的履行及后续相关资料的整理。第六条合同履行完毕或终止后5个工作日内，经办单位应将除第五条规定外的其他全部合同资料送法务部办理归档手续：（一） 补充或变更的协议原件；（二） 过程履行的证明文件，例如转账凭证、履行记录、对方签字确认证明等。该类文件需提交原件归档，如其他职能部门因硬性规定原件需由其保管的，经办单位可提交复印件归档，但该文件的复印件上需由原件保管部门注明原件所在地址，例如会计凭证号等；（三） 履行完毕或终止合同的证明原件。法务部应将本条规定的归档资料按照时间顺序先后编排，装订成册，标注页码。第七条经办单位在订立合同时，正式合同文本应至少保存两份原件，其中正本由法务合同部归档，副本由经办部门自行保存。如其他职能部门因硬性规定需保存原件，经办部门应按需求增加原件数量，例如财务中心会计工作的需求等。第八条法务部接收资料时应当出具收据给经办部门。第九条法务部应在合同评审阶段对合同进行合理编号，所编号码必须告知公司财务中心。第三章合同借阅第十条根据工作情况，需要查阅合同的，应当由查阅部门提出申请，报经所属部门负责人批准同意后，到法务部办理借阅手续。第十一条查阅合同原则上不得通过手摘、复印、扫描、拍照等手段复制文本内容。确需复制合同的，应经部门负责人批准后，方可复制。第十二条借阅合同原则上应在档案室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应在借阅申请中注明外借期限后经分管领导批准后，方可带出。若超出外借期限仍需继续使用，应当在到期日重新办理借阅申请手续并经分管领导批准。查阅人应在外借期限内归还所借合同，并与法务部共同核对合同文本的完整后办理归还手续。第十三条为便于查阅，法务部应建立电子目录。第四章诉讼与仲裁第十四条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的情况说明。第十五条诉讼或者仲裁文书材料应独立以案卷形式整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法务部应按本制度第十一条规定办理借用手续，借用的合同应在法院或仲裁委员会开庭审理结束后5个工作日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报分管领导批准。第五章责任第十六条合同归档资料在交法务部归档前，所属部门应当保全完好，不得随意涂改、销毁、破坏、遗失，弃置，第十七条经办单位未能按本制度第五、六条规定，办理归档手续的，对直接责任人和所属部门负责人进行处罚（包括书面检查、罚款、甚至依法追究法律责任的措施）。第十八条被查出故意隐瞒部分合同材料不办理归档手续，根据情节对直接责任人和所属部门负责人按照进行处罚包括书面检查、罚款、甚至依法追究法律责任的措施）。第十九条所有员工违反本制度遗失合同档案的，应当立即报告，并在公司内部予以通报批评，并根据情节可以对其进行处罚（包括书面检查、罚款、甚至依法追究法律责任的措施）。第二十条如因遗失合同档案，泄露公司