2、小额无票报销管理制度

2、小额无票报销管理制度

小额无票报销管理制度（V1.0）制度编号：无拟定部门：公司财务部生效日期：2021年1月1日一、实施目的报销付款是公司业务现金支出的主要方式。为加强公司报销流程管理，规范报销凭证，使公司各项财务支出有章可循，也为使员工在报销时有据可依，特制定本制度。二、适用范围本制度主要针对小额报销、付款过程中，申请人因发票缺失而用其他交易凭证代替的情况，适用于集团总公司及下属各分支机构全体员工。三、基本内容1.员工应首先选择能提供正规发票的供应商、服务商等进行业务交易。员工发生公司业务代垫支出报销、个人差旅支出报销，均须取得用于证明支出发生的正规凭证，如增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子发票、通用机打发票、通用定额发票、门票、过路（过桥）费发票、客运发票、税控机动车销售统一发票等（以下统称“正规发票”）。2.除了不可抗因素外，其他由于员工个人原因将发票丢失、损坏的情况，财务一律不予以报销，支出由员工个人承担。3.无票报销，需要满足以下条件：1）小额：一次性金额500元以内（含500元）。“一次性金额”判定标准如下：①发生物资、服务等采购支出，以单次邮件审批事项、申请人单次需求事项为单位确定金额；②根据签署合同约定付款的，以合同约定结算周期为单位确定金额。2）发票缺失情况属于以下列明情况之一：①个人差旅支出报销：出差人员报销差旅费，住宿票、餐饮票、车票等正规发票丢失、毁损、被盗等；②员工发生公司业务代垫支出报销：a.对方是从事小额零星业务的单位、个体工商户、自然人等，并因规模、能力有限等客观因素无法提供正规发票；b.对方是行政事业单位、街道办事处、公益组织、非盈利机构等，无法提供上述所列正规发票；c.由于客观非自身因素造成发票丢失、毁损、被盗等。4.无票报销要求：1）员工报销发票缺失，需要在填写报销流程时，在报销单据标题和“事项和金额说明”栏注明“无票报销”字样，并在“事项和金额说明”栏说明事项情况、金额及原因。2）如果对方无法提供正规发票，员工应及时要求对方提供其他收款凭证，如收据、财政票据、收款确认函等。这些凭证必须详细记录收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额和日期等相关信息。如果对方是个人，还需要在凭证上签字并加盖指印；如果对方是单位或组织，凭证上必须有公章或收费专用章。3）如果对方无法提供任何收款凭证，员工需要填写“无票报销审批表”（附件1），并由直属领导和核算经理签字确认。申请人需要扫描上传纸质版审批表，或上传邮件审批表及回复确认截图。4）如果员工通过网络、移动支付、银行支付等方式进行交易，还需要提供订单完成截图、支付截图、银行流水截图和索取发票沟通记录等作为易快报流程附件。如果存在合同协议、采购单、付款通知单等，也需要一并作为无票报销证明材料。5）如果员工未能取得发票或其他收款凭证，或者取得的凭证不合规，但支出确实存在且已实际发生，员工需要在补开、换开发票、其他收款凭证过程中提供交易证明材料，并提供对方工商注销、机构撤销、列入非正常经营户、破产公告等证明资料证实其支出真实性。5.无票报销审核1）财务人员在审核无票报销单时，必须核实报销金额是否符合无票报销条件，以及申请人是否提交了相关交易证明材料。如果不符合条件或材料不充分，财务审核人员应要求申请人补充提供正规发票或其他证明，否则不予报销。2）员工提交的无票报销证明材料必须真实、合法、相关。财务部有权不定期抽查员工报销明细，如果发现员工为了避免发票审核而刻意划分报销金额和报销单，试图通过无票报销审核，财务部有权提请公司对违纪部门或个人予以相应的处罚。如果情节严重或给公司造成损失，公司有权对违纪者予以加重处罚，并向报销申请人追回损失，并保留追究法律责任的权利。3）财务部必须将员工提交的所有单据和附件作为入账依据，据实入账并留存备查，以保证财务入账的真实可靠性。四、解释权和生效日期本制度由公司财务部负责解释、修订；本制度自下发之日起执行。五、附件附件1：《无票报销审批表》附件1：无票报销审批表申请人：所在部门：报销金额：住宿、餐饮、交通和其他发票的申请日期