办公室管理体系

第一章总则1.目的规范各项行政事务流程，提高行政工作效率；创造和维护良好的工作环境。2.范围本制度适用于公司所有员工。

第二章

印信管理1.印信的种类

1.1印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

1.2职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。

1.3部门章：刻有公司部门名称的印章。其余不对外单位的部门章可加注“对内专用”。

1.4职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印信。

2.印信的使用规定

2.1对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义发起的文件，盖总经理职章。

2.2以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章制度的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。

2.3以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。

2.4各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

3.印信的监印

3.1总经理职章及特定业务专用章由总经理核定本公司的监印人员。

3.2总经理职衔签字章的核定由总经办主任为监印人员。

3.3经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。

4.印信盖用

4.1文件需用印时，应先填写“用印申请单”经主管人员核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

4.2监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存档。

4.3各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。

4.4监印人对未经核准的文件，不得擅自用印，违者受处。

4.5印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。第三章工作制服3.3办公桌面除办公用品及少量许可摆放的私人用品外(像框最多1个,花瓶最多1只),尽量不要摆放过多与工作无关的用品,午休时用的抱枕或靠垫使用完后收起来或放在椅子上，不要随意摆放在公共办公区域。

3.4人力资源中心有权指正对维护环境不利的现象，对屡教不改者有权处以20元/次的处罚。蓄意破坏公司环境的一经核实严格处罚。第五章办公物品管理1.电话1.1公司总机设于前台，所有外来电话由前台转接；1.2公司对外公布的电话号码统一；1.3电话响铃三次之内接听电话，接听时使用普通话“您好，…..”；1.4禁止使用办公电话拨打私人电话，前台每月查询通话记录，如发现有拨打私人电话行为的，对当事人处以通话费用20倍的罚款；1.5电话由IT人员负责维护；2.公司配发的工作手机及手机卡2.1各部门负责人、招商人员、团购业务人员、市场运营人员必须使用公司配发的手机卡，开通公司彩铃；2.2上述人员入职时在行政人事部领用手机卡，登记余额，调动或离职时返还手机卡和余额，公司指定相关部门不定时查询手机使用情况，对不能正常使用和未开通公司彩铃的手机卡使用者给予警告，对屡教不改者处以￥20/次的罚款；2.3财务中心需保留手机卡开卡资料，手机卡损坏不能使用或遗失时提供资料给使用者，由使用者负责补回；3.工作沟通平台3.1办公室人员入职时需申请OA系统帐户，并进行密码保护，保存好密码及密保资料；3.2离职时必须交回系统帐户、密码，由人力资源中心查验并封存帐号；3.3目前公司沟通平台为指定OA系统，若有更换或升级均以此方式进行管理。4.工号牌4.1上班时间需佩戴工号牌，否则，可处以20元每次的罚款；4.2工号牌由行政人事部申购、制作、发放；4.3遗失工号牌重新办理的，需缴纳10元的材料费；5.文具及其他办公用品5.1由行政人事部负责申购、发放、登记。每月5日前报办公用品统计表；5.2文具及其他办公用品计入部门费用，超出预算部分按财务制度执行；5.3提倡节约。笔可以重复使用，只需更换笔芯；使用环保纸，双面打印；6.空调6.1为了办公健康，办公室空调设定温度为最低26度；6.2离开办公室需及时关闭空调；6.3由人力资源中心负责维护，每年4月份请专业服务公司清洗一次空调；

第五章司机及车辆管理1.车辆购置1.1车辆购置由用车部门或行政人事部申请，经批准后由行政人事部办理；1.2行政人事部应保存所有车辆的购车证明、使用手册、保修、发票、保险、牌照、行驶证申请和办理等相关资料，行驶证、保险卡、缴费证明随车携带；2.车辆使用及维护2.1供应中心车辆由仓储配送经理调度和保管车钥匙，车辆停放在供应中心；2.2公务车由用车人向人力资源中心申请，填写用车申请单，由客服中心调度；2.3司机每次驾驶车辆应登记车辆行驶记录；2.4驾驶结束后司机应将钥匙交还调度人，不能交给其他任何人，否则由司机承担责任；2.5保持良好的驾驶习惯，文明驾驶，遵守交规。属于人为原因违反交规的罚款由司机自行承担；2.6司机每周应检查车辆行驶状况，定期保养，发现异常及时维修。每次长途行驶前必须检查水箱、邮箱、轮胎、制动、灯光；2.7人力资源中心每月负责核查车辆行程、油耗、维修等情况，监督车辆使用情况，对车辆损耗或费用异常的情况进行调查和处理；

第六章会议1.月度工作会议1.1主持人：市场运营中心总监，参加人：总经理、常务副总、各部门负责人；1.2由运营中心整理资料、会议记录，行政人事部布置和清理会场；1.3会议时间为每月6号，遇节假日顺延。会议时长控制在3小时以内；1.4会议议题为上月运营情况总结分析、本月工作指导和安排；2.年度工作会议2.1主持人：行政人事总监，参加人：公司全体；2.2由行政人事部布置会议流程，安排相关人员准备会议资料、布置和清理会场；2.3会议时间为每年1月上旬，会议时长不超过1天；2.4会议内容包括年度工作总结与计划、优秀员工表彰、员工娱乐活动、合作伙伴联谊活动；3.其他临时会议3.1由发起人召集、发布会议通知、布置和清理会议室、会议记录；4.会议要求4.1会议发起人或主持人负责组织整个会议，确保会议过程和效