文书工作基础知识

文书工作基础知识2004-11-0811:41:23ID:205【字体：大中小】【关闭】一、填空题公务文书是由法定的机关与组织在公务活动中形成和使用的文字材料。公务文书的权威性和合法效力来自其制成机关的法定权威。公文的凭证和依据作用，是文件转化为档案的重要依据。国家权力机关和行政机关制定和颁布的法规文件，是管理国家事务的极其重要的依据。从来源上划分，公文可分为收文、发文、内部文件三种。国家行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公告适用于党和国家向国内外郑重宣布重要事项或法定事项。通报主要用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。公文的体式，指的是文件的体例和格式。公文主题词是指最能确切表达公文主题的、规范化的名词或名词性词组。撰写请示要主题明确，要求具体，一文一事。文书工作通常又叫文书处理工作。《国家行政机关公文处理办法》中规定:"公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。14．我国机关文书工作组织形式主要有集中、分散两种形式。15．公文处理程序是指公文在机关内部运转处理的一系列环节。机关公文处理一般分为收文和发文两个方面。16•行文规则是指各机关公文往来时需共同遵守的制度和规范。17．《归档文件整理规则》从简化整理，深化检查的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化，重新作了设计和规定。18．归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。19．归档文件的整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。国家档案局对文书档案范畴的文件材料规定的保管期限有三种，即永久、长期、短期。《归档文件整理规则》规定：件即归档文件的整理单位。一般以每份为一件。年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件迸行分类，即一个年度形成和处理的文件一起整理。对归档文件迸行分类，必须遵循逻辑划分的规则。同一层次的分类必须按照同一的标准和依据。归档文件的排列应遵循事由原则，即同一事由的文件应当排列在一起。件号即文件的排列顺序号。件号分为室编件号和馆编件号。档号项目确定后,要以盖归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗的位置。编制归档文件目录，可以为档案的保管、鉴定、检查、统计和编研工作的开展提供基本条件。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。29．归档文件应严格按照分类体系和件号的先后顺序分别装入档案盒。30．盒内备考表设置盒内情况说明、整理人、检查人和日期等项目。二、单项选择1•公文从其制发机关及其性质划分，有(C)。A.收文、发文、内部文件B.上行文、平行文、下行文C.法规文件、行政文件、党的文件D.公布文件、机密文件、内部文件国家机关公布性文件通常有(A)A.公告、通告B.通知、通报C.命令、批复报告是一种(B)文件。A.请示性B.陈述性C.表彰性批复用于答复(B)的请示事项。A.上级机关B.下级机关C.同级机关函用于(D)之间商洽工作，询问和答复问题，以及请求批准和答复审批事项。A.同级机关B.下级机关C.上级机关D.不同隶属机关公文的(D)是其转化为档案保存的重要条件。A.法规作用B.教育作用C.领导作用D.凭证和依据作用文件结构指的是文件的(C)。A.体例B.格式C.各个组成部分抄送文件的机关如果是上级机关应写成(C)。A.抄送xx机关B.抄发xx机关C.抄报xx机关文件草稿经过修改以后叫(D)。A.讨论稿B.征求意见稿C.送审稿D.修改稿公文的严肃性，首先体现在公文的作者是(A)。A.法定的B.领导指定的C.政府确定的(B)是文书工作最明显的特征。A.制度化B.程序化C.科学化机关文书工作由机关秘书长或(A)负责统一领导。A.办公厅(室)主任B.业务部门负责人C.机关领导D.档案部门负责人各级(A)，应对同级机关的文件整理、归档工作进行指导和监督。A.档案行政管理部门B.办公厅(室)C.文秘机构行文规则是指各机关行文时需要共同遵守的(C)。A.任务和要求B.措施和规章C.制度和规范机关之间的隶属关系体现在行文工作中就是(C)关系。A.领导与被领导B.上下级C.行文部门之间未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，(B)应责令纠正或撤销。A.政府办公厅B.上级机关C.上级领导收文登记工作中，在登记后的公文上应逐件加盖(B)。A.收件人名章B.收文章C.单位公章《归档文件整理规则》适用于(A)。A.文书档案范畴的纸质文件材料B.科技档案类的各种载体的文件材料归档文件第一阶段价值鉴定是为了(B)。A.划分保管期限B.确定归档范围(A)应归档保存。A.直属单位报送的重要的文件B.非隶属机关抄迭的不需要办理的文件(B)应长期保存。A.本机关处理重要问题形成的文件材料B.本机关一般会议的主要文件材料归档文件分年度时，一般以文件(B)为准。A.发文日期B.签发日期归档文件分年度时，跨年度形成的请示与批复应(B)。A.—起放在批复年度B.分别放在各自形成年度根据逻辑划分的规则，采用(B)一般应设综合类。A.机构分类法B.问题分类法《归档文件整理规则》的发布实施，是(A)改革的重要举措。A.机关档案工作B.档案馆工作档案盒盒脊上设置的盒号一般应由(B)填写。A.档案室B.档案馆三、多项选择法规文件由(CD)制定和颁布。A.党的机关B.政法机关C.国家权力机关D.国家行政机关请示与报告的主要区别在于(DE)。A.事项的重要程度不同B.行文的方向不同C.形成的程序不同D.发送的范围不同E.要求和处理方式不同当批复请示的意见具有普遍指导意义时，可用()。A.批复公文名称向请示机关行文B.批转公文名称向所有下一级机关行文C.通知公文名称向所有下一级机关行文D.通知公文名称向请示机关行文转发通知主要用于转发(DE)。A.下一级机关来文B.直属部门来文C.同级机关来文D.上级机关来文E.不相隶属机关来文业务主管机关回答平行或不相隶属机关询问的问题，宜用(CD)。A.批复B.通报C.答复D.复函撰写公文，除(DE)外，要求一文一事。A.决定B.通报C.请示D.综合性计划E.综合性报告公文的副本又叫(AE)。A.复本B.暂行本C.草案本D.试行本E.抄本文稿是指末正式印发前的文书材料，包括(AE)。A.草稿B.正本C.副本D.试行本E.定稿文件的日期一般应以(BCDE)为成文日期。A.文件草稿拟成日期B.机关领导人签发日期C.印发日期D.发出日期E.讨论通过日期文书工作是指按照特定的原则和方法，对公文进行(ABCD)等一系列相互关联、衔接有序的工作。A.撰制B.办理C.整理D.归档文书处理应当坚持(ACE)的原则。A.实事求是B.严肃C.精简D.安全E.高效(ACD)是文书处理的基本要求。A.及时B.保密C.准确D.安全E.精简(ABE)可以联合行文。A.同级政府各部门B.上级政府部门与下一级政府C.上下级机关D.上级业务主管部门与下级业务主管部门E.同级政府与同级党委收文登记常见形式有(ACD)。A.簿册式登记B.卡片式登记C.联单式登记D.电脑登录收文拟办工作一般由(ABD)负责进行。A.机关秘书长B.办公室主任C.秘书D.务部门负责人E.书处理人员文处理程序的具体工作环节有(ABD)A.签收B.登记C.草拟D.拟办E.用印性文审核(核稿)的重点是审核(ABD)A.是否确需行文B.是否符合行文规则C.密级是否合理D.公文格式是否正确E.发文字号是否有误经批准翻印的公文，在翻印时，应当注明翻印的(ABCD)A.机关B.份数C.日期D.印发范围档文件整理是对归档文件进行(ABDEF)，使之有序的过程。A.装订B.分类C.组卷宗D.排列E.编目F装盒归档文件整理原则的基本指导思想是(ABC)。A.遵循文件的形成规律B.便于保管和利用C.保持文件之间的有机联系(BC)不需要归档保存。A.下级机关报送的法规性备案文件B.未经领导签发的文件C.上级机关征求意见的文件归档文件整理，(AB)等每册(本)为一件。A.报表B.图册C.会议文件材料件内稿本、文本正确排列的方法是(AC)。A.正本在前、定稿在后B.复制件在前，原件在后C.转发文在前，被转发文在后D.外文本在前、中文本在后档号项目的选择项为(CD)。A.全宗号B.件号C.机构D.问题档号项目的必要项为(ABCD)。A.全宗号B.年度C.保管期限D.件号E.文件题名F文号归档文件整理确定"件"整理单位的正确做法是(ABC)。A.正本与定稿为一件B.正文与附件为一件C.来文与复文各为一件D.文件处理单与文件各为一件归档文件分类的基本方法是(AC)。A.年度分类法B.级别分类法C.保管期限分类法D.责任者分类法归档文件这一概念应限定于(AC)。A.必须是办理完毕的文件B.必须是现行效用结束的文件C.必须是有保存价值的文件四、辨析题1、 机关每份文件都有特定效用，因而也都可以作为档案保存起来。X,只有具有凭证依据作用才能作为档案保存。2、 向社会各方面公布应当遵守或周知的事项，应该使用"公告"这一方种。X,应该使用”通告”，方种混淆。3、 "请示"与"报告"在行文中可以混同使用，因为它们都是上行文。X,作用与目的不同，不能混同使用。4、 密文件是指在机关与组织内部阅读与使用的文件。X,内容涉及到党和国家机关只能在特定范围内阅读使用的文件。5、 公文标题一律不用标点符号。X,规章制度需用书名号。6、 文件内容不论是否重要，都可以用机关名义行文。X,涉及方针、政策文件不用机关名义行文。7、 撰写工作报告可以夹带请示事项。X,请示要求上级机关批复，报告不要求上级机关批复。8、 党的机关也可以使用"命令(令)"这一文种。X,军事机关不可以使用”命令(令)”这一文种。9、 "通报"写作中,其典型事例可以虚构。X,是公文不能虚构。10、 文处理应坚持高效的原则。V11、 文书处理工作的安全要求是指在公文处理活动中确保文件物质载体的安全。X,还有文件内容安全保密。12、 机关行文在特殊情况下可以越级行文。V13、 行文应政党分开。V14、 政府各部门可视需要自行向下一级政府行文。X,必须经同级政府批准。15、 收文登记只需登记机关之间正式来往文件即可。X,外出参加会议、人民来信均需登记。16、 机关在履行职能需要时,可随意公布、翻印公文。X,必须办理一定的手续。17、 机关销毁公文,经文书人员造册登记后即可进行销毁。X,经办公室负责人批准方可销毁。18、 文书工作必须实行集中统一管理。V19、 实施《归档文件整理规则》的核心是取消案卷,以"件"为单位直接实行文件级整理和管理V20、 本机关重要发文应重份归档保存,实行"两套制"。X,只能作为一份保存。21、 为参考目的从各方面收集的文件材料应归档保存。X,作为资料保存。22、 划分保管期限是一种对文件进行分类管理的方法。V23、 文件处理单应与文件作为一件归档保存。V24、 《归档文件整理规则》所讲的分类是指档案信息的检索分类。X,不要把档案检索和实体分开。25、 年度会议文件材料应放在会议开幕年度归档保存。X,应放在会议闭幕年度。26、 归档文件按机构分类,同时也可按问题分类。X,最低一级只能同一分类。27、 归档文件分类应按种属概念层次进行,同一层次类目不能有种属关系。V28、 归档文件编号是将归档文件在全宗中位置标识为符号。V29、 归档文件可以直接按形成时间或收、发文文号顺序排列。X,应强调事由原则。30、 档号项目中必须是根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的。V31、 在档号项目中,年度和保管期限为选择项。X,机构和问题是选择项。32、 归档文件应严格按照分类体系和件号的先后顺序分别装入档案盒。V五、简答题1．公务文书有哪些特点？答：（1）公务文书是由法定的作者制成和发布的；（2）公务文书有法定的权威和效力；（3）公务文书有特定的体式并需经过一定的处理程序。2、公务文书有什么作用？答：（1）法规作用；（2）领导和指导作用；（3）公务联系作用；（4）教育作用；（5）凭证和依据作用3、国家行政机关公文种类有哪些？答：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。4、文件结构有哪八个基本构成部分？答：标题、发文字号、正文、发文机关、收文机关、文件日期、盖印和签署、附件。5、公文的稿本有哪些？答：（1）草稿；（2）定稿；（3）正本；（4）副本；（5）暂行本；（6）草案本；（7）各种文字文本。6、撰写公文的基本要求是什么？答：（1）观点正确；（2）切合实际；（3）文字简明；（4）体式规范。7、撰写公文的一般步骤和方法是什么？答：（1）明确发文的主题和目的；（2）收集有关材料，进行调查研究；（3）拟定提纲，安排结构；（4）紧扣主题，起草正文；（5）反复检查，认真修改。8、请示与报告的主要区别在哪里？答：写请示要主题明确，要求具体，一文一事，以方便阅读和及时办理，正文的末尾应写明行文的具体要求，如"请予批准"，"请予批示"等语，请示应只主送一个需要由其答复的领导机关，不能多头主送。9、简述工作报告的写法。答：撰写工作报告时应注意在文字上陈述情况清楚明确，对有关事实和数字务必核对准确，坚持实事求是，不可马虎草率，更不得虚报谎报。10、文书工作的基本任务是什么？答：及时、准确、安全地制发、传递、办理和保管公文，正确、有效地发挥公文的作用，为推进机关工作，实现机关职能服务，为社会主义物质文明建设和精神文明建设服务。11、文书工作的具体内容是什么？答：公文撰制，公文处理，公文管理和文件整理归档。12、简述文书工作在机关工作中的作用。答：（1）它是机关工作的纽带。（2）它是机关领导工作的助手。（3）它是保守党和国家机密的重要环节。（4）它可为档案工作打好基础。13、简述文书处理工作的安全要求。答：在公文处理活动中确保文件物质载体的安全和文件内容的安全。物质载体的安全就是要维护好文件本身，注意防止和消除人为造成的不安全因素，使文件不受损坏，延长寿命。纸质文件的纸张质量要好，书写、印刷用的墨水、油墨要符合归档要求。磁介质载体文件，要按有关要求妥善保管。内容的安全就是要求在公文处理活动中，严格执行有关保密规定，确保公文处理活动中涉及的党和国家秘密被限于一定时期和一定范围内的人员知悉，使之不失密、不泄密。14、什么是行文规则？答：行方规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和规范。其基本内容：一是要注重行文的根据，二是要选择正确的行文方式，三是遵守行文规范。15、机关行文主要有哪几种行文方式？答：逐级行文，多级行文，公开发布和越级行文。16、简述联合行文规范。答：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。17、简述公文承办要求。答：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。18、公文管理主要有哪些制度？答：保密制度，阅文制度，公布翻印制度，用印制度，清退制度，销毁制度和归档制度。19、简述《归档文件整理规则》的发布实施对机关档案工作的作用。答：由于《规则》推行文件级整理和管理，取消了案卷，便于文书立卷人员和档案人员理解和掌握，减少了人力消耗，缩短了整理时间，提高了整理效率，这就大大地缓解了机关档案工作的压力，同时通过简化整理工作，使档案人员有更多的精力投向深化检索体系，丰富检索途径，完善利用服务。20、简述《归档文件整理规则》的发布实施对档案工作的作用。答：文件材料整理归档后，经过档案室保管阶段，其中具有永久和长期保存价值的档案，最终都要移交档案馆继续保管和提供利用。所以机关文件材料整理的质量，决定了档案在档案馆保存的状态，必然也会对档案馆各项工作产生直接的影响。采用文件级整理方法，取消了案卷，便于档案馆控制档案进馆质量。这对档案馆接收档案，加强基础业务建设都有很大的好处。21、简述《归档文件整理规则》的发布实施对实现档案管理现代化的作用。答：（1）能够充分发挥计算机管理档案的优势。（2）能够促进文档一体化管理的实现。（3）能够为设计合理的电子文件整理方法打下基础。22、《归档文件整理规则》的特点是什么？答：（1）大幅度地减少了归档文件整理的工作量。（2）兼顾了手工、计算机两种管理方式。（3）适用于档案室、档案馆两种管理需要。23、为什么要确定文件归档范围和不归档范围？答：归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节的第一阶段是对归档文件能否纳入归档范围进行初步的价值鉴定和"资格审定"，从而全面准确地确定归档文件材料的范围。这一阶段归档文件价值鉴定非常重要，一方面可以保证有查考利用价值的文件材料得到齐全完整的保存，另一方面可避免混杂无查考利用价值的文件材料，造成人力、物力的浪费和影响以后档案的检索利用。24、确定文件归档范围对文件价值鉴定采取什么原则？答：（1）历史的观点（2）全面的观点（3）发展的观点25、整理归档文件确定整理单位，为什么将来文与复文合作为一样？答：在机关工作活动中，常常会形成两个机关单位关于某一问题或几个问题的往来问复的文件。有请示无批复，多次请示一次批复，或批复跨年度才能发到请示单位，批示也不一定就批到报告单位，来函与复函的时间跨度更无定数。来文与复文从严格意义上讲完全是两个不同的责任者在两个不同的单位和不同的时间形成的独立的文件，应该是各为一件。26、什么是机构分类法？答：机构分类法是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。27、什么是问题分类法？答：问题分类法是将归档文件按其内容所反映的问题划分类别。28、什么是保管期限--年度分类法？答：这种分类法先将归档文件保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。29、整理归档文件为什么要在每份文件上加盖档号章？答：是为了明确归档文件在全宗中的位置，同时可以借助归档章上项目的提示，保证归档文件在借阅后能够正确归位。30、为什么要编制归档文件目录？答：编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。31、归档文件目录题名项如何填写？答：填写时要照实抄录，不得随意更改或简化。（1）在正题名能够反映文件材料内容时，副题名可不抄录；否则，一定要抄录。（2）并列题名一般不抄录，但在少数民族所在地区和特别的外交外事部门必须抄录。（3）说明题名填写时要照实抄录。有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能提示文件材料内容，填写时也要照实抄录，但应重新拟定准确的题名附后，并加"[]"标识。（4）对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加"[]"标识。（