高效会议-如何组织高效率会议课件

如何组织高效率会议友情提示上课时间请勿：--请将您手机改为“震动”

避免在课室里使用手机--交谈其他事宜--随意进出教室请勿在室内吸烟上课时间欢迎：--提问题和积极回答问题--随时指出授课内容的不当之处了解会议的目的、种类和体系掌握有效准备并管理会议的要领课程目标课程的内容提要第一讲当今会议面面观

第二讲会议效率不高的原因

第三讲开会前的准备工作

第四讲成功会议的五种策略

第五讲主持人与参会者的守则与责任

第六讲会后跟进

会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？？？？

整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的意义集思广益的渠道群体沟通的方式集思广益图会议想法好创意好点子甲乙丙想法想法会议是一个集思广益的渠道会议的目的开展有效的沟通传达资讯达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类1.宣布/讲解政策的会议2.表扬或批评员工的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议

按开会目的分类1.面对面会议2.电话会议3.视频会议按开会方式分类1.团队会议2.一对一会议

按人数分类会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：1、不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；2、将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。全体会议会议的频率建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议会议的频率建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议会议的频率会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因高效会议的八大特征会议规范1没有良好的倾听技能2没有做好充分准备3不明白开会原因及目的4没有充分考虑参与的人员会议效率不高的原因高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度指定会议记录人3议程1分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划固定的会议流程规范《专家工作计划评议会纪要》发放会议通知《会议通知》（例）是否要开会准备工作的作用1H5W主持人的准备工作第三讲开会前的准备工作如果必须把信息同时传达给很多人

有些事情需要当众表扬或批评

要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果准备工作的作用选择最合适的讨论方式及内容使参会者能对讨论有清楚的方向可循节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHowWhere:地点及设备Who:参加者When:日期及时间/结束时间What:讨论的话题Why:会议的目的How:规章制度主持人的3个准备

设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执

第四讲成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议

如何做开场白定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确目的。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：1、概述会议进行程序；2、提供与会议有关的资讯；3、规范议程；4、指定会议记录者（会前）；5、征求对议程设计的意见（会前）。如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量形成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大负担较多的行政责任如何掌握议事进度语言方式非语言方式如何达成决议—决策方式

彼德·德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并与参会者达成共识;列举或图示各提案并开始讨论;客观比较各提案的优劣，避免意气之争;估计各提案之获益律;估计有无采集更多参考资料的需要;征求反对意见;以中立角度检视正反意见;寻求与会者对各题案之认同;对提案做适当的休整与妥协;确认议事结果;组成或指定议案执行的监督单位。如何圆满结束会议

要想圆满结束会议，需要做到以下三点：预留5-7分钟做总结确定工作分配妥当准时结束会议第五讲主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行控制讨论,总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，对事不对人减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度主持人临场发挥

１、否定和敌对

“这行不通。”

让小组对否定的意见进行评述，如：对：“在座的其他人有什么别的看法？”

“我想你可能是对的，不过现在让我们再看看所掌握的事实和证据吧？”２、自以为是

“在这个项目上我比在座的所有人钻研的时间都长……”或

“我是经济学博士，所以……”

对：“让我们先研究一下事实吧。”或

“这方面的另一位权威人士的意见是……”3、插话

别人没说完之前就开始发表意见。

对：“等一下好吗？让陈先生讲完如何？”4、支配欲强不断地脱口而出各种想法和问题，企图控制会议进程。

对：“你能概括地讲一下你的主要观点吗？”

“我欣赏你的评论，不过我们再来听听别人的意见。”

“有趣的观点。能帮助我们理解一下与主题的联系吗？”

还可以让他去当书记员，或者利用会议规章，或者寻求大家的努力，减少他的说话机会。5、长舌妇

“好像有规定你不能……”

“我想我听到财务经理是这么说的……”

对：“有谁能证明这一点吗？”

“在没有确定这个消息的准确性之前，我们不能把大家的时间用在这上面。”

主持人临场发挥

我们来看一段录像参会者的守则和责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结常见问题会而不议议而不决决而不行议而再议第六讲会后跟进计划召开检查行动作为主持人的会后跟进评估与会技巧主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失评估与会技巧1、我让发言者讲完他们的观点后才发言。2、当我发表一个主张或观点时，我是自信的。3、当我出错时，我能承认。4、我紧张时能控制自己的语调。5、我的身体语言显示自信。6、每次参加会议我穿着得体。7、会上我仔细倾听他人说些什么。8、我为所参加的每次会议作好全面的准备。9、我仔细地回顾以前的会议背忘录。10、我预先调查其他与会者的看法。11、出席会议前，我知道我的目标是什么。12、我与其他与会者拥有共同的目的。选项1从不2有时3常常4总是分析12-24分：需要全面注意你的技巧，当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目的；25-36分：你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进；37-48分：在会议中你表现得很好，但不要自满，继续为你参加的每个会议作好准备。任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为参考书籍《六顶思考帽》:[英]爱德华.德.博诺著白色思考帽中性/客观客观事实和数据红色思考帽情绪/直觉感性看法黑色思考帽冷静/严肃小心和谨慎，指出风