2023年投资公司档案管理制度(5篇)

2023年投资公司档案管理制度(5篇)

书目

第1篇投资公司档案管理员岗位职责

第2篇投资公司档案管理补充规定

第3篇某某城建投资公司档案管理制度

第4篇投资公司档案管理规定方法

第5篇投资公司档案管理制度

投资公司档案管理员岗位职责

投资开发公司档案管理员岗位职责

(1)仔细贯彻执行《中华人民共和国国档案实施方法》等有关档案工作政策、法规,依据公司发展的需求提出档案室的发展规划,制定档案的工作安排,进行工作总结、指导、监督、检查。

(2)负责公司各类档案(包括文书档案、工程档案、各类证件、照片、实物等)的归档、立卷、存档等工作。

(3)根据公司相关规定,做好档案的借阅和利用,指导并督促公司各部门档案资料的归档。

(4)主动开展档案学问宣扬工作,增加全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

(5)依据公司档案管理要求,办理档案的接收、移交手续。

(6)管理档案库房,保障档案妥当存放,发觉问题刚好报告、解决。

(7)完成领导交办的其他工作。

投资公司档案管理补充规定

投资开发公司档案管理补充规定

为进一步规范公司档案管理,提高档案管理水平,保证档案资料的齐全、完整、精确和刚好归档,结合公司现有的档案管理规定及其他相关制度,现将档案管理作以下补充规定:

一、档案移交

1.公司档案实行统一管理制度,任何人不得将档案资料据为己有,由办公室统一保管。各部门要刚好收集、整理本部门的档案,各经办人应负责将本年度的全部档案资料于次年三月底前整理后移交办公室进行归档。有关公司的重大事务重要资料应随时向办公室移交。

2.全部归档材料内容必需填写完整,特殊是合同、协议日期及签字栏。

3.全部需加盖公司印章的材料,办公室必需留存一份原件存档,确因状况特别,无法以原件备存的,应以复印件存档。全部合同、协议(除财务合同)完成签订后,应刚好移交办公室归档;财务合同由安排财务部负责于每季度末月25日前向办公室统一移交一次。

4.建设项目的档案工作,应做到与项目建设进程同步。在项目申请立项后,项目主管要根据档案清单内容起先进行资料的积累、整理工作:

(1)施工许可证申领完成后1个月内,应将项目前期资料移交至公司档案室;

(2)项目竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后,应在15天内完成后期业主档案资料的移交工作;

(3)施工、监理方除按规定干脆将档案交至区城建档案馆外,另一套装订成册,由项目主管验收后移交至公司档案室。

5.项目前期资料自上交区城建档案馆起三个月内,项目主管需完成资料的补齐完善工作。

6.会计档案由安排财务部负责归档,满两年后于次年3月移交至公司档案室统一保管。

7.档案移交工作需坚持谁项目谁负责原则,并将此项工作纳入个人年度绩效考核中,如超出规定期限未移交或整改的,酌情扣分。

各类档案归档移交期限表

档案类型归档内容移交时限责任部门/责任人

文书档案各类合同、协议等(除财务合同)签订后一周内各部门

其他资料次年三月底前各部门

财务档案财务合同每季度末25日前安排财务部

全部会计档案每年三月安排财务部

工程档案公司归档前期业主

档案资料待施工许可证申领完成后1个月内项目主管公司归档后期业主

档案资料竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后15天内项目主管

移交城建档案馆资料上交城建档案馆起三个月内完成档案前期资料移交工作项目主管

二、档案利用

(一)公司内部借阅、查阅

公司档案内部借阅、查阅范围仅限本公司员工。

1.借阅、查阅档案时,需填写《档案借阅、查阅审批表》(详见附件)。如借阅、查阅本部门档案,由部门负责人签字同意;如借阅、查阅非本部门档案,另需档案所属部门负责人审批签字;重要档案及机密档案原则不予借阅、查阅,特别状况须总经理批准同意。

2.借阅档案需限时归还,借阅人在《档案借阅、查阅审批表》中应注明借阅期限,按期归还,逾期未归还的,将视状况计入个人年度绩效考核成果;确因特别状况无法刚好归还的,可申请延期,并办理延期审批手续。

3.借阅人必需严格保密,不准泄露档案内容,如发觉遗失必需刚好汇报,并报办公室备案,严峻者追究责任。

4.必需爱惜档案,不准在档案材料中写字、划线或作记号等;不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等,必需保持档案完整及整齐。

(二)外部人员借阅、查阅

公司档案原则不予外部人员查阅、借阅,若因工作须要,确需查阅、借阅的,按相关程序办理。

1.未经许可,公司员工不得替外部人员借阅、查阅档案,不得向外部人员供应一切档案,不得私带外部人员到档案室查阅档案。

2.外部人员查阅相关档案,须经公司分管领导批准;如重要档案,须经公司总经理批准。

3.外部人员借阅相关档案,须经公司总经理批准,限期归还,并由档案管理员负责跟踪催讨。

附件:档案借阅查阅申请表

附件:档案借阅查阅申请表

□借阅□查阅

申请人:

档案名称:

事由:

时间:

借阅档案:□原件□复印件

借阅期限:

归还日期:

部门领导审批:

年月日

办公室审批:

年月日

分管副总审批:

年月日

总经理审批:

年月日

某某城建投资公司档案管理制度

某城建投资公司档案管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格根据制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,仔细履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、档案管理规范

(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同保管价值,根据便利保管和利用的原则管理。

(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。

(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。

(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度安排放在安排的第一年立卷,跨年度总结放在总结最终一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。

(五)卷内文件排列要依据不怜悯况,根据文件形成的规律和特点进行排列,密不行分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。

(六)卷内文件排列依次,要依次编写件号和页号。

(七)卷内文件要逐件填写卷内书目。

(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,精确概括地反映卷内文件材料的内容。

(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予供应档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应运用复印件,尽量不用原件,一般由运用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特别状况须要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥当保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。

二、财务固定资产档案管理规范

(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。

(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应依据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费状况添置和更新。

(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并刚好上报相关主管部门。

(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。

三、工程项目档案管理规范

(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他须要存档的文件等。

(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员依据审批权限送交领导审批。

(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应依据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息刚好归档。

(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予供应档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应运用复印件,尽量不用原件,一般由运用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特别状况须要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。

(五)工程档案工作人员必需树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作隐私保管并严格限制查阅范围;凡作隐私和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司隐私;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。

投资公司档案管理规定方法

投资公司档案管理规定

外商投资企业档案管理暂行规定

(生效日期:1995.12.29--失效日期:)

第一条为加强外商投资企业(包括中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业)的档案管理工作,有效地爱护和利用档案,维护企业的合法权益,依据《中华人民共和国国档案法》和国家有关外商投资企业的法律、法规,特制定本规定。

其次条外商投资企业档案是指外商投资企业筹建以来的各项活动中形成的对本企业以及对国家、社会具有利用、保存价值的各种文件材料(包括不同载体形式)。

第三条外商投资企业档案属企业全部,受国家法律爱护。企业担当爱护档案的义务。

第四条外商投资企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作,是国家全部档案工作的组成部分。其主要任务是贯彻执行国家档案工作的有关法律、法规,建立健全本企业档案管理规章制度;统一管理本企业的档案,并对本企业所属单位的档案工作进行监督和指导。

第五条外商投资企业应当加强对其档案工作的领导,把企业档案工作列入企业管理安排,并确定管理档案的部门和人员负责本企业的档案工作。

负责管理档案的人员应有档案专业学问、技能和企业管理学问。

各级政府档案行政管理部门和上级主管部门,有权对本级行政区域内或本系统、本行业的下属外商投资企业的档案工作进行监督和检查,担当有关服务工作。

第六条外商投资企业文件材料的归档范围主要包括:

1.外商投资企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投资企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

2.董事会或联合管理机构形成的文件材料;

3.财务、会计及其管理方面的文件材料;

4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;

5.经营管理方面的文件材料;

6.生产技术管理方面的文件材料;

7.产品生产方面的文件材料;

8.仪器、设备方面的文件材料;

9.基本建设方面的文件材料;

10.科学技术探讨、技术引进、技术转让方面的文件材料;

11.教化培训方面的文件材料;

12.情报信息方面的文件材料;

13.*党组织和工会组织的文件材料;

14.其它具有利用和保存价值的文件材料。

第七条外商投资企业各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,按本企业的规定,定期向档案部门或指定的部门移交,任何个人不得据为已有。

第八条外商投资企业所形成的档案参照国家标准、规范和国际先进方法,进行科学分类和整理。

第九条外商投资企业应当有库房和必要的设施及爱护设备保管档案,确保档案的平安。暂不具备档案平安保管条件的企业,可托付主管部门或当地国家档案馆代为保管。档案代管单位必需保障代管档案的平安,做好代管档案的全部者利用档案的各项服务工作。

第十条外商投资企业应当依据档案的实际价值和国家有关规定,编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。具有长远查考利用及探讨价值的永久保存;在肯定时期内有查考利用价值的长期或短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限从长。

第十一条外商投资企业对保管到期的档案应当进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责,干脆对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案列出销毁清单,报经董事会审批后销毁,销毁清单永久保存。其中,会计档案按《中华人民共和国国会计法》的有关规定执行。

第十二条外商投资企业的中外各方都有利用档案的权利,应当建立健全并严格执行档案利用制度,防止失密和泄密。

中国政府有关部门依法执行公务须要查阅企业档案时,企业应予供应。

第十三条外商投资企业终止、解散后,中外合资经营企业、中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥为保存,或向当地国家档案馆移交。外资企业的档案按以下状况,分别处理:

1.外资企业延长期限、分立、合并或其它事项变更的,该企业的档案向变更后的企业移交。

2.外资企业期满或依法宣告破产的,该企业的档案按第十一条规定执行。

3.外资企业因违反法律、行政规章被依法责令关闭的,根据有关机关的确定处理。

4.原企业依据须要可保存有关档案的复制件。

第十四条有下列行为之一的,依据情节轻重,赐予行政处分或惩罚;造成损失的,依据档案的价值和数量,责令赔偿;构成犯罪的,应当依法追究当事人的责任:

1.损毁、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案的;

2.涂改、伪造档案的;

3.私自出卖、倒卖档案的;

4.擅自占有和非法携带档案出境的;

5.档案工作人员玩忽职守造成损失的。

第十五条香港、澳门、台湾地区的公司、企业和其它经济组织或者个人在中国大陆举办的企业比照本规定执行。

第十六条本规定由国家档案局负责说明。

第十七条本规定自发布之日起施行。

投资公司档案管理制度

投资管理公司档案管理制度

第一条依据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。

其次条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门依据工作须要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应根据明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作须要接着运用的文件资料,原件移交档案室,运用部门留存复印件。

第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理批阅后归档。

第四条一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第五条在切实遵循《中国档案分类法》前提下,依据公司实际状况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量平安管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

第六条归档范围:

(一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三)本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六)本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第七条归档要求:

(一)归档的文件材料要完整、系统、精确。

(二)归档的文件材料必需是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

(三)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

(四)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(五)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(七)档案文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。

(八)案卷封面,应逐项按规定一律运用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清楚。

第八条档案管理人员职责

(一)根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二)根据归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三)工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守,努力维护公司档案的完整与平安。

第九条档案的查阅和借阅

(一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。

(二)档案借阅的最长期限为一周